Если в командировке работник арендовал жилье у предпринимателя…
Работник предприятия, которое работает на общей системе, был направлен в командировку. Жилье в аренду работнику предоставлял предприниматель, работающий на едином налоге. Нужно ли в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ отражать арендную плату, выплаченную предпринимателю работником?
(г. Запорожье)
В соответствии со ст. 121 Кодекса законов о труде Украины работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.
При возмещении командировочных расходов работников бюджетные организации руководствуются Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), и постановлением КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.
Для предприятий, не финансируемых за счет бюджетных средств, положения Инструкции № 59 носят рекомендательный характер. Предельные размеры суточных и расходов по найму жилого помещения для работников такие предприятия могут установить во внутреннем документе — Положении о командировке. Предельные размеры суточных, которые могут быть включены в состав налоговых расходов, установлены в п.п. 140.1.7 НКУ (в 2013 году для командировок по Украине — 229,40 грн., для командировок за границу — 860,25 грн.).
Командировочные расходы возмещают работнику на основании Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276), и оригиналов первичных документов, подтверждающих понесенные затраты работника в связи с командировкой. Первичные документы являются также основанием для включения командировочных расходов работника в расходы предприятия (п.п. 140.1.7 НКУ). В рассматриваемой ситуации для подтверждения расходов на проживание работник, который арендовал жилье у предпринимателя-единоналожника, должен предоставить работодателю такие документы:
1) договор аренды (при наличии);
2) акт, подтверждающий, что в течение определенного периода времени арендатором использовалось имущество. Отметим, что с юридической точки зрения составление такого акта является необязательным. Однако такой документ необходим для целей налогового учета как первичный документ (см. п. 138.2 и п.п. 139.1.9 НКУ);
3) расчетный документ, выписанный в произвольной форме, свидетельствующий о принятии предпринимателем оплаты за аренду недвижимости;
4) бумажный документ, подтверждающий осуществление операции с использованием платежной карточки (слип), если расчеты с предпринимателем работник проводил с помощью платежной карточки.
По сложившейся практике, в случае, когда командированный работник арендовал жилье у предпринимателя-единоналожника, работодатель требовал также копии свидетельства об уплате единого налога и документа, удостоверяющего госрегистрацию предпринимателя в качестве субъекта предпринимательской деятельности (выписка или извлечение из Госреестра). Эти документы нужны были для того, чтобы не удерживать налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) с дохода предпринимателя. При этом согласно разъяснениям налоговиков, которые ранее были размещены в ЕБНЗ на официальном сайте ГНСУ (www.sts.gov.ua), доход предпринимателя нужно было отражать в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ с признаком «157».
Однако в октябре 2012 года в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 37, с. 29 появилась консультация Татьяны Федченко, начальника отдела налогообложения самозанятых лиц Управления администрирования налогов на доходы физических лиц Департамента налогообложения физических лиц ГНСУ и Наталии Фокиной, главного государственного налогового инспектора, согласно которой предприятие, направившее работника в командировку, не является налоговым агентом для предпринимателя, у которого командированный арендовал жилье и лично оплачивал аренду. Аргументы следующие: жилье было предоставлено в аренду гражданину, и оплачивал стоимость аренды он лично, а не предприятие, что подтверждают первичные документы. Предприятие же возмещает работнику командировочные расходы на основании подтверждающих документов. В связи с вышеизложенным специалисты ГНСУ делают вывод: отражать доход предпринимателя в виде арендной платы, которая была уплачена командированным работником, в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ не нужно. Однако следует отметить, что в разъяснении налоговиков есть упоминание о необходимости получения копий документа, подтверждающие госрегистрацию предпринимателя и свидетельства об уплате единого налога. Аналогичная консультация размещена в ЕБНЗ с кодом 160.26.1.
Таким образом, налоговики изменили свою позицию. Отметим, что нам она кажется более логичной в отличие от предыдущей. Получается, если в командировке ваш работник имел дело с предпринимателем, отражать доход предпринимателя, полученный им от гражданина (вашего работника), в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ нет необходимости. На наш взгляд, учитывая, что предприятие не налоговый агент, не стоило бы требовать копии документа, подтверждающего госрегистрацию предпринимателя, и/или свидетельства об уплате единого налога. Однако разъяснения налоговиков свидетельствуют о том, что лучше их иметь.
Следует отметить, что в случаях, когда оплата за арендованное в командировке жилье поступает на соответствующий счет предпринимателя непосредственно с текущего счета предприятия, командировавшего работника, а также когда командированный работник проводит оплату с использованием корпоративной платежной карточки предприятия*, предприятие, командировавшее работника, будет являться налоговым агентом относительно дохода, выплаченного данному предпринимателю. То есть предприятие должно будет получить от предпринимателя копию свидетельства об уплате единого налога и/или выписки (извлечения) из Госреестра для неудержания налога на доходы физических лиц и отразить выплаченный предпринимателю доход в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ. Если единоналожник находится на второй группе, оплата аренды предприятием — неплательщиком единого налога за своего работника может обернуться для него негативными последствиями (придется уйти с упрощенной системы и уплатить 15 % единого налога), так как имеет место нарушение условий пребывания предпринимателя на второй группе плательщика единого налога.
Екатерина Скрипкина, экономист-аналитик
* В данном случае оплата аренды также будет произведена от имени предприятия, выдавшего работнику корпоративную платежную карточку (абз. 15 п. 1.4 Положения № 223).
