Отчет по ЕСВ: особенности заполнения приложения 4

Отчет по ЕСВ: особенности заполнения приложения 4

Начиная с отчета за январь 2013 года работодатели-страхователи обязаны подавать в орган Пенсионного фонда приложение 4 по новым правилам. О новом порядке заполнения такого отчета мы уже писали на страницах нашей газеты (см. «НиБУ», 2013, № 9, с. 4). Вместе с тем иногда складываются нестандартные ситуации по начислению той или иной выплаты, которые имеют свои особенности отражения в приложение 4. За разъяснениями по таким вопросам мы обратились к специалисту Пенсионного фонда Укрины.

Валентина БОРШОВСКАЯ, заместитель директора Департамента — начальник отдела персонифицированного учета, информационных систем и сетей Пенсионного фонда Украины

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Для того чтобы заполнить таблицу 6 приложения 4, приведем расчет дополнительных данных.

Сумма ЕСВ, удержанная с больничных:

2175 x 2 % = 43,50 (грн.).

Сумма ЕСВ, удержанная с зарплаты за отработанные дни февраля 2013 года:

1760 x 3,6 % = 63,36 (грн.).

В таблице 6 приложения 4 за январь 2013 года на такого работника должна быть заполнена строка, в которой не будет информации о начисленных выплатах (поскольку он весь месяц болел), но будет заполнена графа 15 «Кількість днів перебування у трудових відносинах/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця». В этой графе необходимо указать количество календарных дней в январе 2013 года, на протяжении которых работник был в трудовых отношениях с предприятием, а именно — 31.

При этом следует иметь в виду, что при заполнении таблицы 1 приложения 4 за январь 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати», поскольку в течение отчетного месяца такому работнику никакие выплаты не начислялись.

Фрагменты заполненной таблицы 6 приложения 4 за январь 2013 года и за февраль 2013 года по приведенному в примере работнику приведены на рис. 1 (с. 27).

Рис. 1. Извлечение из таблиц 6
 (болезнь больше месяца)

В таблице 5 приложения 4 за январь 2013 года необходимо отразить информацию о дате начала отношений по договору гражданско-правового характера в графе 10, а также указать код категории застрахованного лица — «3» (лица, которые выполняют работы по договору гражданско-правового характера).

В приложении 4 за январь 2013 года в таблице 6 должна быть отражена информация по такому физическому лицу в графах 6, 7, 8 и 12. В графе 9 следует проставить код категории застрахованного лица «26». В графе 11 — «01.2013». И обязательно следует заполнить графу 15 — количество календарных дней, в течение которых физическое лицо находилось в гражданско-правовых отношениях, в отчетном месяце (в нашем примере — «18»). Также физическое лицо учитывается при заполнении перед таблицей 1 приложения 4 показателя «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характера».

Таблица 6 приложения 4 за февраль 2013 года заполняется аналогично январской: в ней должна быть отражена информация по такому физическому лицу в графах 6, 7, 8 и 12. В графе 9 следует проставить код категории застрахованного лица «26». В графе 11 — «02.2013». И обязательно следует заполнить графу 15 — количество календарных дней, в течение которых физическое лицо находилось в гражданско-правовых отношениях, в отчетном месяце (в нашем примере — 28). Также физическое лицо учитывается при заполнении перед таблицей 1 приложения 4 показателя «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характера».

Согласно ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ в случае, если срок выполнения работ (предоставления услуг) по гражданско-правовому договору превышает календарный месяц, доход, выплаченный по результатам работы, для начисления ЕСВ делят на количество месяцев, за которые он начислен.

В приложении 4 за март 2013 года в таблице 6 информация о начисленной сумме по договору гражданско-правового характера должна быть отражена, как показано на рис. 2 (с. 29). Также это физлицо учитываем при заполнении таблицы 1 приложения 4 в показателе «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру».

Рис. 2. Извлечение из таблицы 6
 (гражданско-правовой договор на 3 месяца)

Кроме того, в таблице 5 приложения 4 за март 2013 года необходимо отразить информацию о дате окончания отношений по договору гражданско-правового характера, указав в графе 7 код категории лица — «3».

В данной ситуации следует учесть, что, несмотря на то что в феврале 2013 года работнику не были начислены какие-либо выплаты, на него следует заполнить строку в таблице 6 приложения 4 на февраль 2013 года с указанием количества календарных дней, в течение которых работник пребывал в трудовых отношениях с предприятием, в графе 15. При этом следует учесть, что при заполнении таблицы 1 приложения 4 за февраль 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

Приведем фрагменты заполненных таблиц 6 приложения 4 за январь 2013 года* и за февраль 2013 года по данному работнику (см. рис. 3 на с. 30).

* Отметим, что существует и второй подход при начислении отпускных, когда отпускные начисляют частями отдельно по каждому месяцу, на который приходится отпуск.

Рис. 3. Извлечение из таблицы 6
 (полный месяц в отпуске; начисление отпускных в месяце выплаты отпускных)

Несмотря на то что в феврале 2013 года работнику не были начислены какие-либо выплаты, на него следует заполнить строку в таблице 6 приложения 4 на февраль 2013 года с указанием количества календарных дней, в течение которых работник пребывал в трудовых отношениях с предприятием, в графе 15, а также количества календарных дней, в течение которых работник находился в отпуске «за свой счет» (графа 14) (см. рисунок на с. 32).

Рис. 4. Извлечение из таблицы 6
 (работник-инвалид находился полный месяц в отпуске «за свой счет»)

При заполнении таблицы 1 приложения 4 за февраль 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

Дополнительные данные: зарплата за февраль 2013 года составила 3000 грн., сумма ЕСВ, удержанная с зарплаты, составила 108 грн.

Приведем фрагмент таблицы 6 приложения 4 за январь 2013 года, в котором неправильно указали количество дней отпуска «за свой счет» и за февраль 2013 года, в котором необходимо откорректировать количество календарных дней отпуска «за свой счет», которое было отражено в приложении за январь (см. рисунок на с. 33).

Рис. 5. Извлечение из таблицы 6
 (исправление ошибки: неправильно указано количество дней отпуска «за свой счет»)

При смене совместительства на основное место работы путем издания приказа о переводе с совместительства на основное место работы трудовые отношения не прекращаются. При начислении ЕСВ максимальную величину сравнивают с общей суммой зарплаты, начисленной работнику за февраль 2013 года — 20000 грн. (12000 + 8000).

Поскольку начисленная сумма зарплаты превысила максимальную величину (20000 > 19499), ЕСВ начисляем на максимальную величину (19499 грн.):

— в части начислений:

19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);

— в части удержаний:

19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).

Заполняем приложение 4 за февраль 2013 года следующим образом.

В таблице 5 делается две записи:

первая запись с указанием даты прекращения трудовых отношений по совместительству в графе 10 «дата закінчення» — «18» (18 февраля), в графе 7 — «2» («2 — наймані працівники (без трудової книжки)»); графу 12 не заполняем;

вторая запись — в графе 10 «дата початку» указываем дату начала трудовых отношений по основному месту работы — «19» (19 февраля), в графе 7 — «1» («1 — наймані працівники з трудовою книжкою»).

В таблице 6 заполняем одну строку на сумму начисленной зарплаты за февраль 2013 года. При этом в графе 19 проставляем «1» (у работодателя на последнее число месяца находится трудовая книжка) (см. рисунок на с. 34).

Рис. 6. Извлечения из таблиц 5 и 6
 (перевод с совместительства на основное место работы)

При начислении ЕСВ на сумму средней заработной платы за вынужденный прогул, указанную в решении суда, следует руководствоваться ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ. ЕСВ начисляется на сумму, которая определяется путем деления начисленной средней заработной платы (дохода) на количество месяцев, за которые она начислена.

В данном случае средний заработок делим на два месяца, за которые она начислена (январь и февраль):

6000 грн. : 2 месяца = 3000 (грн./за месяц).

ЕСВ за январь начисляем с учетом максимальной величины января (19499 грн.):

— в части начислений:

3000 x 37 % = 1110 (грн.);

— в части удержаний:

3000 х 3,6 % = 108 (грн.).

При начислении ЕСВ на зарплату за фактически отработанное время после восстановления в феврале 2013 года (2200 грн.) максимальную величину сравниваем с общим начисленным доходом за февраль 2013 года. Поскольку общая сумма зарплаты февраля не превысила максимальную величину для февраля ((3000 + 2200) < 19499), ЕСВ начисляем на всю сумму начисленной зарплаты за февраль (5200 грн.):

— в части начислений:

5200 x 37 % = 1924 (грн.);

— в части удержаний:

5200 х 3,6 % = 187,2 (грн.).

В таблице 6 приложения 4 за февраль 2013 года (см. рис. 7 на с. 36) на работника следует заполнить две строки:

первая строка — средняя зарплата за январь 2013 года (графа 11) за вынужденный прогул 3000 грн. с заполнением в графе 10 — «1», в графе 19 — «1» и в графе 15 — «31»;

вторая строка — средняя зарплата за вынужденный прогул за февраль 2013 года (3000 грн.) и зарплата за фактически отработанное время в феврале 2013 года (графа 11) в сумме 2200 грн. с заполнением в графе 19 — «1» (трудовая книжка на конец февраля находится у работодателя) и в графе 15 — «28».

Рис. 7. Извлечение из таблицы 6
 (восстановление по суду)

Кроме того, в связи с незаконным увольнением и восстановлением на работе нужно подать таблицу 5 приложения 4 за декабрь 2012 года типа «Додаткова» (отдельный отчет в составе таблицы 5 и титульного листа). В ней на работника заполняем строку с отражением в графе 10 в колонках «дата початку» даты незаконного увольнения.

Следует отметить, что в таблице 5 приложения 4 информация о дате начала и окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет не показывается. Поэтому таблице 5 приложения 4 за февраль 2013 года информация о дате окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет не показывается.

В таблице 6 (см. рис. 8 на с. 36) отражаем на работника одну строку, в которой показываем начисление отпускных в сумме 3100 грн. (графы 16 и 17) и сумму удержанного ЕСВ (111,6 грн.). В графе 10 проставляем код типа начислений «10» (предоставлен отпуск), в графе 15 — «28» — количество календарных дней нахождения в трудовых отношениях (указываем все календарные дни месяца выхода из отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 лет, а не только календарные дни ежегодного отпуска с 05.02.13 г. по 28.02.13 г.).

Рис. 8. Извлечение из таблицы 6
 (ежегодный отпуск при выходе из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет)

При заполнении таблицы 6 приложения 4 следует исходить из того, что компенсацию за неиспользованные дни отпуска необходимо отражать не как начисление отпускных за дни отпуска, а как зарплату — в одной строке с начисленной за отчетный месяц зарплатой. Поэтому в таблице 6 приложения 4 за февраль 2013 года на уволенного работника заполняем одну строку, в которой отражаем общую сумму начислений — 22000 грн. (18000 + 4000). При этом в графе 10 код типа начисления «10» указывать не надо (фактически работник не использует дни отпуска).

При взимании ЕСВ нужно учитывать, что начисленный доход за февраль 2013 года превысил максимальную величину (22000 > 19499), и поэтому ЕСВ начисляем исходя из максимальной величины (19499 грн.):

— в части начислений: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);

— в части удержаний: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).

Кроме того, данные об увольнении работника нужно показать в таблице 5 приложения 4 за февраль 2013 года, указав в графе 10 «дата закінчення» — «28» (28 февраля — дата увольнения), а в графе 12 — статью КЗоТ, на основании которой работник уволен, например, при увольнении по собственному желанию указываем «ст. 38 КЗпП» (см. рис. 9 на с. 38).

Рис. 9. Извлечения из таблиц 5 и 6
 (увольнение по собственному желанию с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск)

Что касается таблицы 5 приложения 4, то следует отметить, что в отчете за февраль 2013 года необходимо отразить дату начала отпуска в связи с беременностью и родами (4 февраля), при этом категория лица в графе 7 — «5», а в отчете за июнь 2013 года — дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами (9 июня), при этом категория лица в графе 7 — «5».

Теперь рассмотрим порядок заполнения таблицы 6 приложения 4 на протяжении всего периода отпуска в связи с беременностью и родами.

В таблице 6 приложения 4 за февраль 2013 года необходимо указать данные о начисленной заработной плате за отработанные дни февраля. При этом в графе 15 необходимо указать количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — 28.

В таблице 6 приложения 4 отчетов за март, апрель и май 2013 года заполняется пустая строка по такой работнице. При этом указываем код категории застрахованного лица — 1 (графа 9) и количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях (графа 15) — в марте — 31, в апреле — 30, в мае — 31.

В таблице 6 приложения 4 отчета за июнь 2013 года заполняется пустая строка по такой работнице. При этом указываем код категории застрахованного лица — 1 (графа 9) и количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — 9 (графа 15), т. е. период до дня ухода работницы в отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.

Обратите внимание: сумму выплачиваемого пособия по беременности и родам в таблице 6 не показываем, так как с него не взимается ЕСВ.

Порядок заполнения таблиц 5 и 6 на протяжении нахождения работницы в отпуске в связи с беременностью и родами см. на рис. 10 (с. 39-40).

Рис. 10. Извлечения из таблиц 5 и 6 за февраль — июнь 2013 года
(предоставление отпуска по беременности и родам
с 04.02.13 г. по 09.06.13 г.)

Нет, не надо. Показатель «Разом за аркушем документів» по графам 13, 14 и 15 таблицы 6 заполнять не нужно.