Директор купил товар за свои средства (документы составлены на него): можно ли вернуть ему средства через подотчет?
Директор приобрел товар за наличные (без поручения). Документы (приходный кассовый ордер и накладная) составлены на его имя. Подскажите, каковы последствия данной операции. Можно ли вернуть ему эти средства через подотчет? Какие налоговые последствия ожидают предприятие?
(г. Харьков)
В рамках данного номера уже неоднократно отмечалось, что подотчетное лицо действует от имени работодателя/доверителя, а потому документы, составляемые при совершении таким лицом покупок товаров (работ, услуг), должны содержать в себе наименование/прочие реквизиты такого работодателя/доверителя, а не подотчетного лица (разумеется, в случаях, когда указание этих сведений предусмотрено формой документа). Данное правило касается и приобретения товаров директором предприятия, даже несмотря на то, что в силу своей должности ему не нужно получать с этой целью специальное поручение. В подобном случае, для корректного составления продавцом товара первичных/расчетных документов директору было бы достаточно предъявить извлечение из устава предприятия, однако, судя по всему, он этого не сделал. В этой связи, в идеале, в рассматриваемой ситуации законодательных оснований для возмещения понесенных директором расходов нет, а передачу им товара предприятию следовало бы охарактеризовать как:
1) продажу (если компенсация производилась) — в таком случае в момент выплаты директору соответствующей суммы предприятию, в большинстве своем, следует удержать из нее НДФЛ по ставке 5 % (с учетом базы налогообложения и других особенностей, установленных ст. 173 НКУ) с внесением такой выплаты в Налоговый расчет по форме № 1ДФ (с признаком дохода «105»). При этом в дальнейшем стоимость товара с учетом обычных цен можно будет учесть в расходах в зависимости от направления его использования (в составе себестоимости или прочих расходов: административных, сбытовых или прочих);
2) бесплатную передачу (если компенсация не производилась) — в этой ситуации в соответствии с п.п. 135.5.4 НКУ предприятию следует отразить доходы от бесплатно полученных товаров — по дате их оприходования, в размере, определенном исходя из обычных цен (п.п. 135.5.4 НКУ, п. 137.10 НКУ). Необходимости удержания НДФЛ, в силу отсутствия выплачиваемого директору вознаграждения, в таком случае нет, однако в дальнейшем нет и оснований для включения стоимости такого товара в расходы.
Вместе с тем законодательство позволяет посмотреть на данную ситуацию и с другой стороны. Дело в том, что операцию по приобретению директором товара можно признать действиями, совершенными в интересах другого лица без его поручения, правовые последствия которых прописаны в одноименной главе 79 ГКУ (отчасти они уже рассматривались в предыдущих материалах данного номера). При этом формально нормы данной главы для целей возмещения соответствующих сумм не ограничивают форму подтверждающих документов, в том числе не выставляют условия о том, чтобы подобные документы были оформлены на такое другое лицо (в нашем случае предприятие). В этой связи, с учетом сказанного, предприятию ничто не должно мешать принять купленный директором товар и возместить его стоимость (причем отношения между сторонами в данной ситуации должны регулироваться соответствующими нормами о договоре поручения, что, очевидно, непосредственно влияет на учет). Единственное, что при этом необходимо принимать во внимание, — 10-тысячный лимит наличных расчетов с другими субъектами хозяйствования в соответствии с п. 2.3 Положения № 637 (письмо НБУ от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206 см. на с. 42). Что касается предельного срока для возмещения средств в указанном выше порядке, то он законодательно не установлен, а потому должен определяться по общим правилам, установленным ГКУ.
Несмотря на это, подобных ситуаций лучше не допускать: предугадать реакцию налоговиков довольно сложно, однако, предполагаем, они будут настаивать на том, что данная операция соответствует купле/продаже, что приведет к негативным учетным последствиям (дело при этом усугубляется отсутствием устоявшейся судебной практики в части применения предписаний главы 79 ГКУ). Таким образом, действуя от имени предприятия в качестве подотчетного лица, необходимо обязательно обращать внимание на то, чтобы сопутствующие подобным действиям документы оформлялись на имя такого предприятия.
Виталий Смердов, экономист-аналитик
