Простои: документируем, оплачиваем, учитываем

Простои: документируем, оплачиваем, учитываем

Людмила СОЛОШЕНКО, налоговый эксперт

Столкнувшееся с простоем предприятие, в первую очередь, интересует, как документально оформить такие операции, а также как быть с расходами в период простоя — каким образом их отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Однако прежде, чем вплотную подойти к документальным и учетным моментам, для начала выясним, что же представляет собой простой.

Определение простоя находим в трудовом законодательстве. Так, простой — это приостановление работы, вызванное отсутствием организационных или технических условий, необходимых для выполнения работы, неотвратимой силой или другими обстоятельствами (ст. 34 КЗоТ). Как видим, каких-либо временных рамок простоя или условий о его масштабности (т. е. охвата простоем отдельных работников, цехов или, предположим, всего предприятия) приведенное определение не содержит. А ключевым фактором в данном случае является собственно факт приостановления работы. Поэтому если это присуще возникшей ситуации, то у предприятия появляются все основания говорить о простое. А он, в свою очередь, в каждом конкретном случае в зависимости от обстановки может оказаться:

— непродолжительным или длительным;

— «локальным» (на уровне отдельных работников или подразделений предприятия) либо «общим» (касаться всего предприятия в целом). Важно, чтобы при наличии отмеченных обстоятельств предприятие обозначило ситуацию как простой, предприняв соответствующие меры, а также надлежащим образом оформив операции документально.

Итак, прежде всего, о начале простоя (кроме простоя структурного подразделения или всего предприятия — когда вышестоящее руководство уже «в курсе») работник должен предупредить собственника или уполномоченный им орган либо бригадира, мастера, других должностных лиц. Такое уведомление может происходить в устной либо письменной форме (например, путем составления докладной или служебной записки, см. письмо Минпромполитики от 01.10.2007 г. № 24/5-4-296).

Должны ли работники в период простоя присутствовать на рабочих местах? Этот вопрос предприятие решает самостоятельно (данный момент лучше оговорить в приказе о простое)

Необходимость присутствия работников во время простоя на предприятии может закрепляться в правилах внутреннего трудового распорядка. Если простой, к примеру, имеет круглосуточный (недельный) характер, то необходимость присутствия (отсутствия) в таком случае работников на работе лучше оговорить в приказе — подробнее о котором мы еще скажем дальше (письмо Минтруда от 23.10.2007 г. № 257/06/187-07).

Похожие разъяснения приводились и в письме Минтруда от 19.05.2009 г. № 5615/0/14-09/026. В нем сообщалось, что в период простоя работники могут присутствовать на рабочих местах, если этого требует производство и существует необходимость через определенный период срочного привлечения работников к работе. Если от начала простоя известна дата возможного возобновления работ, то работников можно не обязывать постоянно находиться на рабочих местах, а они должны появиться на работе в установленное в приказе время.

Любое событие в деятельности предприятия (в том числе и простой) нужно задокументировать. Вместе с тем порядок документального оформления простоя действующим законодательством не определен. Поэтому каждое предприятие для себя этот вопрос решает самостоятельно. Рекомендации, предложенные Минтруда, таковы: после уведомления о простое могут оформляться акт простоя (произвольной формы*, в котором указываются причины, вызвавшие приостановление работы; к акту прилагается уведомление о простое (служебная/докладная записка) в случае составления в письменном виде) и приказ собственника или уполномоченного органа о возникшем простое (см. письмо Минтруда от 23.10.2007 г. № 257/06/187-07). Ниже предлагаем вашему вниманию примерные образцы таких документов:

В отношении учета и документального подтверждения времени простоя, важных для оплаты, напомним, что утвержденная в прошлом приказом Минстата Украины от 09.10.95 г. № 253 форма Листка учета простоев (типовая форма № П-16), предназначенная для фиксирования продолжительности простоев и внесения соответствующих записей в табеля учета использования рабочего времени, с 01.09.2009 г. приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489 была отменена. До сих пор никакого нового документа на замену ей так и не появилось. В связи с этим предприятие может составлять такой документ в произвольной форме, в частности, ориентируясь на форму отмененного документа.

Также учет времени простоя по каждому работнику ведется в табеле учета использования рабочего времени (типовой формы № П-5). Для обозначения времени простоя в нем используют буквенное обозначение «П» (код 23). Подробно о заполнении табелей вы можете прочитать в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 92, с. 34.

Составленные документы, подтверждающие ситуацию, возникшую на предприятии, послужат основанием для надлежащего отражения операций в период простоя в учете. Ведь несмотря на приостановление процесса производства, предприятие в период простоя по-прежнему несет ряд расходов, связанных с обеспечением деятельности. К числу таковых, в первую очередь относятся расходы на:

— оплату времени простоя работникам,

— амортизацию и содержание основных средств,

— оплату коммунальных услуг и прочих расходов, связанных с управлением и обслуживанием предприятия.

При этом ситуация осложняется тем, что порядок учета некоторых расходов, возникающих при простое, прямо законодательством не урегулирован. А потому при их учете будем исходить из общих учетных правил и норм. Разберемся с наиболее характерными «простойными» расходами предприятия и поговорим об их учете более предметно.

В числе первых вопросов, возникающих у предприятия в таком случае: нужно ли оплачивать простой? Всегда ли его оплачивают работникам? В каком размере осуществляются выплаты? Посмотрим, что на этот счет нам говорит трудовое законодательство.

Время простоя не по вине работника оплачивается из расчета не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада)

Это предусмотрено ст. 113 КЗоТ. Заметим: в данном случае речь идет о минимальном размере оплаты времени простоя (т. е. законодательно установленной минимальной государственной гарантии, ниже которой не может осуществляться выплата, ст. 12 Закона об оплате труда). Хотя ничто не запрещает предприятию, например, в коллективном договоре предусмотреть оплату времени простоя и в более высоком размере (ст. 15 Закона об оплате труда; письмо Минтруда от 23.10.2007 г. № 257/06/187-07). Обратите внимание (!): время простоя (из расчета 2/3) оплачивают именно исходя из установленной работнику тарифной ставки (а не, скажем, среднего заработка). Поэтому нормы постановления КМУ от 08.02.95 г. № 100 (о средней зарплате) данной ситуации не касаются и не имеют к ней никакого отношения.

Расчет оплаты времени простоя подкрепим примерами.

Пример 1 (при почасовой оплате труда). Часовая тарифная ставка работника — 24 грн./ч. Длительность простоя — 10 ч. Тогда оплата времени простоя работника составит:

24 грн./ч х 2/3 х 10 ч = 160 грн.

Пример 2 (при сдельной оплате труда). Сдельная расценка за единицу продукции — 6 грн./ед. Норма выработки продукции — 5 ед/ч. Длительность простоя — 20 ч.

При таких условиях размер оплаты за 1 час (при выполнении норм выработки) составит: 6 грн./ед. х х 5 ед./ч = 30 грн./ч. Тогда оплата времени простоя работника составит:

30 грн./ч х 2/3 х 20 ч = 400 грн.

Пример 3. Месячный оклад работника — 3150 грн. Предположим, в сентябре 2013 года (21 рабочий день) было 10 рабочих дней простоя.

Тогда заработок работника за сентябрь составит:

— за 11 рабочих дней сентября 2013 года: 3150 грн. : 21 день х 11 дней = 1650 грн.;

— за 10 рабочих дней простоя в сентябре 2013 года:

3150 грн. : 21 день х 10 дней х 2/3 = 1000 грн.

Итого заработок работника за сентябрь = 1650 грн. + 1000 грн. = 2650 грн.

Вместе с тем при особых обстоятельствах (не путать с общим случаем, рассмотренным выше (!)) — если простой связан с производственной ситуацией, опасной для жизни или здоровья работника либо окружающих его людей и окружающей природной среды, — время простоя оплачивается работникам в размере среднего заработка (абзац третий ст. 113 КЗоТ, абзац третий ст. 6 Закона Украины «Об охране труда» от 14.10.92 г. № 2694-ХII). В соответствии с абз. 3 п. 2 разд. II Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100, средняя зарплата рассчитывается исходя из выплат за 2 последних календарных месяца работы, предшествующих месяцу простоя. То есть в данном случае, в отличие от ситуации, рассмотренной выше, простой оплачивается уже исходя из среднего заработка. В свою очередь, признание возникшей ситуации «опасной для жизни или здоровья работников или окружающей природной среды» при необходимости может подтверждаться специалистами предприятия по охране труда при участии представителей профсоюзной организации.

А вот время простоя по вине работника (например, работник испортил производственное оборудование) не оплачивается. Таким образом, для оплаты простоя важны (1) степень опасности возникшей ситуации, а также (2) отсутствие вины работников в случившемся.

Оплата простоев не по вине работников включается в фонд оплаты труда

Согласно п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 оплата вынужденных простоев (как оплата за неотработанное время) формирует фонд дополнительной заработной платы. А потому в бухучете ее учитывают соответственно в составе административных расходов, расходов на сбыт или прочих операционных расходов (в зависимости от того, работники каких участков (подразделений) предприятия при этом простаивают) и отражают записью Дт 92, 93, 949 — Кт 661.

В данном случае отдельного внимания также заслуживают нормы п.п. 15.9 П(С)БУ 16, причисляющие расходы на оплату простоев к составу общепроизводственных расходов предприятия. Однако, полагаем, что общепроизводственными (Дт 91 — Кт 661) такие расходы в действительности могут считаться лишь тогда, когда:

— приостановление работы (производства) носит непродолжительный (краткосрочный) характер (в частности, при недолговременном простое отдельных работников, участков или направлений производства);

— сам производственный процесс при этом не прекращается и не останавливается (т. е. когда по-прежнему существует объект расходов и как следствие — связанные с ним общепроизводственные расходы);

— выплаты осуществляются в пределах, установленных ст. 113 КЗоТ. Суммы превышения размера оплаты простоев, определенного КЗоТ, не учитываются при формировании производственной себестоимости продукции, а, являясь расходами периода, относятся в состав себестоимости реализованной продукции (работ, услуг) (п. 46 Методрекомендаций № 373 и п. 11 П(С)БУ 16).

В остальных же случаях, когда речь идет о продолжительных простоях с приостановлением процесса производства (выпуска) продукции (работ, услуг) и возникающие расходы на оплату простоев работников уже никак с производством и конкретными объектами затрат связать невозможно (так как объект расходов отсутствует), такие расходы не могут считаться для предприятия общепроизводственными, а являются прочими операционными расходами (отражаются по дебету субсчета 949).

В налоговом учете расходы на оплату простоев работников относят в состав налоговых расходов на основании п. 142.1 НКУ как расходы на оплату труда физических лиц, состоящих с предприятием в трудовых отношениях. Такие расходы в зависимости от категории работников зачисляют в состав налоговых административных расходов, расходов на сбыт или прочих расходов (пп. 138.10.2 — 138.10.4, 138.12.2 НКУ) с отражением соответственно в строках 06.1, 06.2, 06.4.39 приложения ІВ к строке 06.4 декларации по налогу на прибыль предприятия. При краткосрочных простоях, как отмечалось, расходы на оплату простоев могут включаться в общепроизводственные расходы предприятия (п.п. 138.8.5 НКУ) — тогда в составе налоговой себестоимости реализованной продукции (п. 138.4 НКУ) они соответственно попадут в строку 05.1 декларации по налогу на прибыль.

С возможностью включения расходов на оплату вынужденных простоев в состав налоговых расходов соглашаются и налоговики (см. консультацию из раздела 102.07.17 ЕБНЗ). Хотя в указанной консультации для них почему-то определено лишь одно место — в составе прочих расходов с отражением в строке 06.4.39 приложения ІВ к декларации.

Кроме того, сумма оплаты простоев (как заработная плата) облагается ЕСВ как в части начислений (Дт 91, 92, 93, 949 — Кт 651; начисленный ЕСВ при этом в налоговом учете относят в налоговые расходы на основании п. 143.1 НКУ, с отражением в строках 05.1, 06.1, 06.2, 06.4.13 приложения ІВ к декларации по налогу на прибыль), так и в части удержаний (Дт 661 — Кт 651). Также с таких сумм в общем порядке удерживается налог на доходы физических лиц (Дт 661 — Кт 641/НДФЛ).

Итак, как видим, вынужденные простои (не по вине работников) согласно действующему законодательству оплачиваются.

А можно ли, к примеру, в обход такой оплаты отправить работников в связи с простоем в отпуск без сохранения заработной платы — за свой счет? Нет — такие действия будут расцениваться как нарушение трудового законодательства. Особенно, если учесть, что соответствующие нормы, существовавшие в прошлом в части второй ст. 26 Закона об отпусках (и допускающие, напомним, возможность предоставления на время простоя такого отпуска в порядке, определенном коллективным договором), были исключены еще в далеком в 2000-м году. Так что законодательных оснований поступать таким образом, направляя работников на период простоя в неоплачиваемый отпуск, на сегодняшний день больше нет (на что обращалось внимание и в письме Минтруда от 18.03.2009 г. № 2961/0/14-09/06). При предоставлении же, например, работникам отпусков за свой счет «по семейным обстоятельствам», следует учитывать, что продолжительность такого отпуска не может превышать в году 15 календарных дней (ст. 26 Закона об отпусках). Подробнее об отпусках расскажет спецвыпуск газеты «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 4.

При простое возможен и такой вариант: временный перевод работников на другую работу. В частности, как предусмотрено ст. 34 КЗоТ, при простое работники могут быть переведены на другую работу на том же предприятии, в учреждении, организации на все время простоя или на другое предприятие, в учреждение, организацию, но в той же местности на срок до одного месяца.

Такой перевод осуществляется (1) с согласия работника и (2) с учетом его специальности и квалификации.

Мы считаем (и с нами соглашается большинство специалистов), что в данном случае ст. 34 КЗоТ одним месяцем ограничивает лишь срок перевода на другую работу, в то время как количество переводов в течение календарного года и общая их продолжительность не ограничены.

При этом порядок оплаты такой временной работы ст. 34 КЗоТ не определен. Разъяснения на этот счет приводились в письме Минтруда от 23.01.2009 г. № 57/13/84-09: в этом случае руководствуются нормами ст. 33 КЗоТ, т. е. оплату труда переведенному работнику осуществляют за фактически выполненную работу, но не ниже среднего заработка по предыдущей работе. Поэтому в такой ситуации работнику причитается не 2/3 тарифной ставки, а обычный заработок (причем скорректированный до среднего заработка на предыдущей работе, если выработка на новом месте окажется ниже). Напомним, что с «переводными» нюансами и оформлением таких операций вам в деталях поможет разобраться статья «Перевод на другую работу» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 26, с. 39.

На этом разговор о простоях сегодня завершаем. В дальнейшем к этой теме мы еще вернемся и поговорим уже об амортизации простаивающих основных средств и учете других расходов, возникающих в период простоя у предприятия.

	выводы
	После уведомления о простое оформляются акт простоя и приказ о простое по предприятию. Время простоя работников фиксируется в табелях учета использования рабочего времени. Вынужденные простои не по вине работников оплачиваются из расчета не ниже 2/3 тарифной ставки (а при особых обстоятельствах — исходя из среднего заработка). Простои по вине работников не оплачиваются.

Документы статьи

1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

2. КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

3. Закон об оплате труда — Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.

4. Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

5. Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5.

6. Методрекомендации № 373 — Методические рекомендации по формированию себестоимости продукции (работ, услуг) в промышленности, утвержденные приказом Министерства промышленной политики Украины от 09.07.2007 г. № 373.

7. П(С)БУ 16 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 31.12.99 г. № 318.