Блиц-ответы на ваши вопросы
Даже самый трудный и запутанный вопрос достоин краткого и исчерпывающего ответа. В этой статье, вы, уважаемые бухгалтеры, найдете подборку вопросов ваших коллег (а может, среди них есть и ваши) по заполнению отчета по форме № Д4 и наши ответы на них.
Мария Соломина, эксперт по вопросам оплаты труда
Заработная плата в таблице 6 отчета по форме № Д4
В результате счетной ошибки работнику за сентябрь 2013 года была начислена зарплата в меньшем размере. Ошибка выявлена в октябре 2013 года. В этом же месяце (в октябре) разница между фактически начисленной в сентябре зарплатой и той, которая причиталась к начислению, была доначислена работнику. Как в таблице 6 отчета по форме № Д4 за октябрь 2013 года отразить суммы доначисленной зарплаты за сентябрь 2013 года и зарплаты за октябрь 2013 года? (г. Севастополь) |
Начисленную в октябре зарплату за отчетный месяц и доначисленную сумму зарплаты за сентябрь 2013 года в таблице 6 отражаем одной строкой. Дело в том, что если зарплата начисляется за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной зарплаты включаются в зарплату месяца, в котором были произведены такие доначисления. На это прямо указывают в п. 4.9 Порядка № 454 и п.п. 1.6.2 Инструкции № 5.
В октябре 2013 года по решению суда работнику начислена средняя зарплата за время вынужденного прогула. Сумма средней зарплаты, которая приходится на август — сентябрь 2013 года, равна 8000,00 грн. Как такое начисление отразить в отчете по форме Д4? Нужно ли корректировать отчеты по ЕСВ за отчетные периоды, за которые начислена средняя зарплата? (г. Донецк) |
Нет, отчеты за прошлые периоды корректировать не нужно. Если вы в текущем месяце начисляете работнику заработную плату за несколько месяцев, в том числе и по решению суда среднюю зарплату за вынужденный прогул, то ее нужно отражать в отчете по форме № Д4 за тот месяц, в котором она начислена.
Вместе с тем, отражая в таблице 6 данные по работнику, которому в отчетном месяце производится такое «оптовое» начисление зарплаты, учтите два важных момента.
Во-первых, на него вы заполняете столько строк, за сколько месяцев была начислена заработная плата. В графе 11 таблицы 6 проставляете месяц и год, за который произведено начисление.
Во-вторых, доход, начисленный за прошлые месяцы, сравниваете с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, которая действовала в этих месяцах.
Отпускные в таблице 6 отчета по форме № Д4
В октябре 2013 года работнику были начислены заработная плата за фактически отработанное время и отпускные за 14 календарных дней октября 2013 года. Нужно ли отпускные в таблице 6 отчета по форме № Д4 отражать отдельной строкой или можно показать их в составе заработной платы, ведь они полностью приходятся на отчетный месяц? (г. Харьков) |
Даже если период ежегодного отпуска полностью приходится на отчетный месяц, сумму отпускных вы отражаете в таблице 6 отчета по форме № Д4 в отдельной строке, указывая в графе 10 КТН «10».
Например, сумма заработной платы, начисленной работнику за фактически отработанные дни с 1 по 17 октября 2013 года, составила 1300,00 грн. (ЕСВ — 46,80 грн.), сумма отпускных за период с 18 по 31 октября 2013 года — 1000,00 грн. (ЕСВ — 36,00 грн.). В таблице 6 отчета по форме № Д4 за октябрь 2013 года доход этого работника нужно будет отразить так, как показано на рис. 1 (см. с. 24).
Важно! В таблице 6 по данному работнику графу 15 заполняем по строке с зарплатой. Графа 15 по строке отпускных остается не заполненной (в бумажном варианте проставляем прочерк).
Работница с 14 по 23 октября 2013 года будет находиться в социальном отпуске, предоставляемом работникам, у которых есть дети (ст. 19 Закона об отпусках), а с 24 октября по 16 ноября 2013 года — в ежегодном отпуске. Перед уходом в отпуск ей выплачены октябрьская зарплата и отпускные по двум отпускам. Как такие выплаты показать в таблице 6 отчета по форме № Д4? Нужно ли показывать с КТН «10» отпускные, начисленные за период социального отпуска? (г. Житомир) |
Ответ на ваш первый вопрос, уважаемый читатель, будет зависеть от применяемого у вас порядка начисления отпускных. Дело в том, что если отпуск приходится на один календарный месяц, то проблем с его начислением и отражением в отчетности, как правило, не возникает. Но ведь не любят наши работники ходить так отпуск! Гораздо чаще отпуска у работников переходящие (отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом). И в этом случае возможны два варианта начисления отпускных:
1) всю сумму переходящих отпускных начисляют в том месяце, в котором работник уходит в отпуск, т. е. в бухучете (кредит субсчета 661) отпускные и за текущий, и за следующий месяц отражают в месяце их выплаты;
2) отпускные начисляют частями — отдельно по каждому месяцу, на который приходится отпуск, т. е. в бухучете (кредит субсчета 661) в месяце ухода в отпуск отражают часть отпускных, приходящуюся на текущий месяц, а в следующем месяце — сумму отпускных, относящуюся к такому следующему месяцу.
По нашему мнению, логичнее начислять переходящие отпускные отдельно по каждому месяцу, на который приходится отпуск (второй вариант). Такой подход «увязывается» с положениями п.п. 1.6.1 Инструкции № 5. В данной норме Инструкции № 5 указано, что суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце.
Но на практике бухгалтеры применяют оба варианта начисления отпускных. И Порядок № 454 дает возможность отразить их в отчете по форме № Д4 независимо от избранного вами способа начисления отпускных. Главное — сделать это правильно!
Чтобы рассмотреть на конкретном примере порядок отражения переходящих отпускных в таблице 6 отчета по форме № Д4, давайте с вами предположим, что по работнику:
— сумма заработной платы за фактически отработанные дни октября составила 900,00 грн. (ЕСВ — 32,40 грн.);
— сумма отпускных за период отпуска на детей — 1000,00 грн. (ЕСВ — 36,00 грн.);
— сумма отпускных за период ежегодного отпуска — 2400 грн., в том числе за 8 календарных дней октября — 800,00 грн. (ЕСВ — 28,80 грн.), за 16 календарных дней ноября — 1600,00 грн. (ЕСВ — 57,60 грн.);
— заработная плата за фактически отработанные дни ноября — 1095,00 грн. (ЕСВ — 39,42 грн.)
Если отпускные за октябрь и ноябрь начисляют в октябре, таблицу 6 отчетов по форме № 4 за октябрь и за ноябрь 2013 года по данному работнику нужно будет заполнить так, как показано на рис. 2 (см. с. 25).
Если у вас на предприятии используется второй вариант начисления отпускных, который, еще раз подчеркнем, поддерживает наша редакция, то предприятие заполнит таблицы 6 отчетов за октябрь и ноябрь 2013 года так, как показано на рис. 3 (см. с. 26).
Обратите внимание: независимо от вида оплачиваемого отпуска, суммы отпускных вы отражаете в графе 10 с КТН «10». Это следует из положений п. 4.9 Порядка № 454.
Работник увольняется. Как отразить в таблице 6 отчета по форме № Д4 отчисления за дни отпуска, предоставленные в счет не отработанной им части рабочего года? (г. Запорожье) |
В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за тот отчетный период, в котором доход работника «похудел» на сумму отчислений за не отработанные им дни ежегодного отпуска, вы указываете:
— в графе 11 — месяц, в котором было проведено начисление отпускных;
— в графе 15 — количество дней отпуска, за которые проводятся отчисления, со знаком «минус»;
— в графе 17 — сумму отпускных также со знаком «минус».
Дело в том, что п. 4.9 Порядка № 454 допускает внесение в таблицу 6 отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (дохода) при отражении сторнированных сумм отпускных, начисленных в предыдущих периодах.
Например, работник увольняется по собственному желанию 31 октября 2013 года. При увольнении вы выявили, что работник излишне использовал 10 календарных дней ежегодного основного отпуска. В этом отпуске он находился с 15 июля по 7 августа 2013 года. Сумма излишне начисленных отпускных составила 1000,00 грн., из них за 3 дня июля — 300,00 грн. (ЕСВ — 10,80 грн.), за 7 дней августа — 700,00 грн. (ЕСВ — 25,20 грн.). Зарплата за отработанные дни октября 2013 года равна 2500,00 грн. (ЕСВ — 90,00 грн.).
Тогда таблицу 6 отчета по форме № Д4 вы заполните так, как показано на рис. 4 (см. с. 26).
Декретные в таблице 5 отчета по форме № Д4
Нужно ли в таблице 5 отчета по форме № Д4 показывать дату выхода работницы из отпуска в связи с беременностью и родами, если она ушла в такой отпуск до 01.07.2013 г. (т. е. дату ухода в отпуск по беременности и родам этой работницы мы в таблице 5 не указывали)? (г. Харьков) |
Непременно нужно! Даже если в таблице 5, которая была подана в составе отчета за месяц ухода работницы в отпуск в связи с беременностью и родами, вы не приводили данные о начале этого отпуска, в отчете за месяц окончания такого отпуска, подаваемом после 01.07.2013 г., строку нужно заполнить.
Отпуск за свой счет в отчете по форме № Д4
На предприятии есть один наемный работник. С 1 по 30 ноября 2013 года он будет находиться в отпуске без сохранения заработной платы. Нужно ли будет подавать отчет по форме № Д4 за ноябрь 2013 года? (г. Киев) |
Если на предприятии есть хотя бы один наемный работник, отчет по форме № Д4 подавать нужно.
То есть в вашем случае, даже несмотря на то что заработная плата такому работнику за ноябрь 2013 года не начислялась, вам необходимо будет заполнить таблицы 1, 6 и 7 (если по работнику ведется учет спецстажа), а также титульный лист отчета по форме № Д4 за ноябрь 2013 года и подать его в ГНИ. Причем в таблице 6 по этому работнику в графе 14 вы укажете количество календарных дней отпуска без сохранения заработной платы в отчетном месяца, а в графе 15 — количество календарных дней отчетного месяца, в течение которых работник находился в трудовых отношениях. В описанной вами ситуации показатели этих двух граф совпадут и будут равны 30 календарным дням.
Рис. 1. Фрагмент таблицы 6 отчета по форме Д4
Рис. 2. Фрагмент таблицы 6 отчета по форме Д4
Рис. 3. Фрагмент таблицы 6 отчета по форме Д4
Рис. 4. Фрагмент таблицы 6 отчета по форме Д4