Трудовые отношения

С первого рабочего, но не с первого календарного: рассчитываем больничные, декретные, отпускные

Начнем с теории. Правила расчета средней зарплаты для оплаты периода временной нетрудоспособности и отпуска в связи с беременностью и родами определены Порядком № 1266, а отпускных — Порядком № 100. Причем право давать разъяснения относительно применения обоих Порядков КМУ предоставил Минсоцполитики (ранее Минтруда).

В общем случае расчетным периодом, за который исчисляется средняя заработная плата для определения суммы:

— больничных и пособия по беременности и родам, являются последние 6 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующие месяцу, в котором наступил страховой случай (п. 4 Порядка № 1266);

— отпускных — последние 12 календарных месяцев работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующие месяцу предоставления отпуска (абзац первый п. 2 Порядка № 100).

Как видите, в приведенных нормах обоих Порядков есть «привязка» к 1-му числу месяца. Однако, по мнению Минсоцполитики (помните, это ведомство вправе нам с вами разъяснять, как пользоваться Порядками № 1266 и № 100), только при расчете больничных месяц, в котором работник был принят на работу с первого рабочего дня месяца, но не с первого календарного дня, нельзя включать в расчетный период (см. письма Минтруда от 19.10.2007 г. № 595/020/99-07, от 16.12.2008 г. № 621/18/99-08).

При определении расчетного периода, за который проводят исчисление средней зарплаты для расчета пособия по беременности и родам и отпускных, первый месяц работы на предприятии может войти в расчетный период, если он отработан работником полностью (см. письмо Минтруда от 12.03.2010 г. № 2515/0/14-10/18 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 34, разъяснение специалиста Минсоцполитики в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 22, с. 46).

Пример. Работница принята на работу с 3 февраля 2014 года. Допустим, что в августе 2014 года она: а) заболела; б) уходит в отпуск в связи с беременностью и родами; в) уходит в ежегодный отпуск. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота, воскресенье.

День приема на работу (3 февраля 2014 года) является первым рабочим днем в этом месяце (1 и 2 февраля 2014 года — выходные дни на предприятии).

Расчетным периодом для исчисления суммы:

— оплаты дней временной нетрудоспособности (вариант «а») будет март — июль 2014 года. Февраль 2014 года выбрасываем из расчетного периода;

— пособия по беременности и родам и отпускных (варианты «б» и «в») — февраль — июль 2014 года.

Важно! Расчет среднедневной заработной платы для оплаты периода ежегодного отпуска и отпуска в связи с беременностью и родами следует производить в календарных днях. И если в расчетный период вошел месяц, в котором работник был принят на работу не с первого календарного дня, но с первого рабочего (месяц отработан полностью) (в примере — февраль 2014 года), то при подсчете количества календарных дней в расчетном периоде нужно такой месяц учитывать как полный. То есть, в расчете количества календарных дней в расчетном периоде необходимо учитывать 28 календарных дней февраля 2014 года (с 1-го по 28-й, а не с 3-го по 28-й день месяца).

Если работник загулялся и забыл получить расчет

Ответ на первый вопрос — ждать, пока работник не соизволит получить причитающиеся ему суммы зарплаты. Ответ на второй вопрос — их нет. Почему? Читаем далее ☺.

В своем вопросе, уважаемый читатель, вы говорите о трехгодичном сроке, скорее всего имея в виду срок исковой давности, установленный ст. 257 ГКУ. Однако отношения, возникающие между работником и работодателем в рамках трудового договора, регулирует трудовое законодательство, в частности Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ), а не ГКУ.

Так вот, срок исковой давности, в течение которого работник может обратиться в суд (комиссию по трудовым спорам), к заработной плате не применяется (ч. 2 ст. 233 КЗоТ). Причем работодатель обязан выплатить не полученные работником в день увольнения суммы зарплаты не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 116 КЗоТ). Именно поэтому такая задолженность должна учитываться предприятием до ее полного погашения.

Если же работнику будет отказано работодателем в получении депонированной заработной платы, то имеем налицо факт нарушения трудовых прав работника на выплату зарплаты и возникновение трудового спора.

Однако Госказначейство в этом вопросе придерживается противоположного мнения. Это ведомство считает, что к депонированным суммам зарплаты следует применять общие сроки исковой давности, установленные ГКУ (см. письмо Госказначейства от 23.12.2005 г. № 07-04/2393-11338 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 23). Но мы считаем такой подход ошибочным. Наши аргументы см. выше.

Повышение зарплаты: спасет ли от индексации

Сразу же ответим, что с помощью одноразового повышения избежать «навсегда» начисления зарплатной индексации не получится. Если цены на товары и услуги растут, следовательно, растет индекс инфляции. Официально опубликованные Госкомстатом ежемесячные индексы инфляции участвуют в расчете коэффициентов индексации (величин прироста индекса потребительских цен (далее — ИПЦ)).

Увеличение зарплаты может помочь избежать индексации, но максимум на три месяца. Однако для такого зарплатного повышения необходимо одновременно выполнить следующие условия:

1) рост зарплаты — только за счет постоянной составляющей (должностного оклада, тарифной ставки, «гарантированной» надбавки и т. д.);

2) сумма повышения зарплаты должна перекрывать (быть большей либо равной) положенную индексацию в таком месяце (норма работает с 21.06.2012 г.).

Пример. До 2014 года базовым месяцем работника был август 2013 года (месяц последнего повышения зарплаты). В феврале 2014 года должностной оклад работнику увеличили на 50 грн. Что с индексацией за период январь — август 2014 года?

При повышении зарплаты за счет оклада в феврале 2014 года этот месяц стал базовым. В феврале 2014 года у работника наступило право на текущую индексацию (от предыдущего базового — августа 2013 года) в размере 13,40 грн. (1218 грн. х 1,1 %). Но поскольку сумма повышения оклада (50 грн.) превысила сумму положенной индексации (13,40 грн.) работник утратил право на индексацию. Его зарплату за февраль, март и апрель 2014 года не индексируем.

Для новой индексации с марта 2014 года начинаем расчет величины прироста индекса до превышения порога индексации 101 %. Такое право наступает у работника уже в мае 2014 года. Причитающаяся работнику сумма майской индексации (от базового февраля 2014 года) составляет 26,80 грн. (1218 грн. х 2,2 %). Если в мае 2014 года не увеличить зарплату на сумму, которая превышает 26,80 грн., то ее надо индексировать.

Величина прироста индекса от базового февраля 2014 года составляет: за июнь 2014 года — 5,6 %; за июль и август 2014 года — 9,6 %. При полностью отработанных месяцах сумма индексации будет равна: за июнь 2014 года 68,21 грн. (1218 х 5,6 %); за июль и август 2014 года 116,93 грн. (1218 х 9,6 %) в каждом из месяцев.

Учтите: если вы повысите зарплату на сумму меньшую, чем положенная в таком месяце текущая индексация, то придется выполнить требования абзаца третьего п. 5 Порядка № 1078. Тогда в таком базовом месяце необходимо будет начислить индексацию с учетом повышения зарплаты, т. е. рассчитать фиксированную сумму индексации. Ее будем определять как разность между положенной индексацией и суммой повышения зарплаты.

Вот и делаем вывод: нет готового «одноразового рецепта», чтобы полностью «уйти» от начисления индексации. Все зависит от базового месяца работника и коэффициента индексации (величины прироста ИПЦ), исчисляемого нарастающим итогом.

Однако «систематическое» решение все же есть! Если в месяце, в котором у работника право на индексацию не наступило (индексация = 0), увеличить зарплату, пусть даже на 1 грн., а затем один раз в три месяца регулярно ее повышать (на соответствующую сумму) либо повышать через месяц (на любую сумму), то индексацию начислять не придется.

Чем грозит непроведение индексации?

Индексация зарплаты — это не право, а обязанность работодателя (ст. 95 КЗоТ, ст. 33 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).

Учтите, что индексацию зарплаты работник может отсудить и для взыскания таких сумм срок исковой давности не ограничен (ч. 2 ст. 233 КЗоТ). На это обос­нованно указал Высший специализированный суд Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел (письмо от 07.05.2013 г. № 708/0/4-13// «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 40).

Непроведение индексации зарплаты квалифицируется как нарушение законодательства о труде. За неначисление индексации должностные лица предприятия, учреждения, организации могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии со ст. 41 КоАП. Размер админштрафа составляет 30 — 100 ннмдг (510 — 1700 грн.). Решение о наложении штрафа выносится судом на основании протокола об административном нарушении, составленного по результатам проверки Государственной инспекции по вопросам труда.

При повторной контрольной проверке уже представители органов Гоструда могут наложить админ-штраф за невыполнение требований Предписания об устранении выявленных нарушений. В таком случае за игнорирование требований проверяющих размер штрафа составит 50 — 100 ннмдг (850 — 1700 грн.).

Заметьте, что админштраф могут наложить не позднее чем через три месяца со дня выявления правонарушения.

Если организация, учреждение и заведение бюджетные, то проверить может еще и Госфининспекция.

Доначисляем суммы индексации: что с «трудозарплатной» отчетностью

Предприятие будет доначислять индексацию зарплаты за апрель, май и июнь 2014 года. Ошибку выявили самостоятельно в августе 2014 года. Как отразить в ЕСВ-отчетности? Нужно ли самостоятельно начислять штраф и пеню? Корректировать ли суммы НДФЛ в предыдущих месяцах? Заполнять «уточняющую» форму № 1ДФ за 2 квартал или же суммы доначислений показать в 3 квартале 2014 года?

Поскольку индексация за прошлые месяцы начисляется в текущем месяце, то доначисленная сумма включается в ФОТ месяца доначисления (текущего месяца) (п.п. 1.6.2 Инструкции № 5). Поэтому НДФЛ и ЕСВ такую выплату облагают в составе зарплаты за текущий месяц (в данном случае — за август).

ЕСВ-отчет. Штрафы и пеню начислять не нужно. В таблице 1 и таблице 6 формы № Д4 суммы доначисленной индексации отражайте в месяце доначисления. Основание — п. 4.9 Порядка формирования и подачи страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Министерства доходов и сборов Украины от 09.09.2013 г. № 454 и п.п. 3 п. 4.3 Инструкции № 455.

Следовательно, все индексационные доначисления войдут в состав начисленной зарплаты за отчетный месяц, т. е. за август 2014 года. Суммы ЕСВ с такого доначисления также показываем в общей сумме ЕСВ, начисленного/удержанного с августовской зарплаты работников.

Отчет № 1ДФ. Поданный Налоговый расчет по форме № 1ДФ за 2 квартал не корректируем. Сумму заработной платы за фактически отработанное время и суммы доначисленной индексации отражаете в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 3 квартал 2014 года (т. е. в том квартале, на который приходится месяц доначисления) в общем порядке: в одной строке с признаком дохода «101».

В то же время при проведении перерасчета по НДФЛ (п.п. 169.4.2 НКУ) для целей правильности применения НСЛ и ставок НДФЛ (15 и 17 %) все доначисления (в том числе и сумм индексации) необходимо разбросать по месяцам, за которые они доначисляются (письмо ГНСУ от 19.02.2013 г. № 2972/0/51-12/17-1115). Причем такой перерасчет можно сделать сразу в месяце доначисления.

Вновь созданное предприятие: рассчитываем индексацию

Предприятие открылось в октябре 2013 года. Зарплаты работникам с момента открытия не повышались. Будет ли базовым месяцем для начисления индексации октябрь 2013 года? Индексацию не начисляли. Как исправить ситуацию?

Индексация зарплаты — обязанность работодателя. Все полагающиеся суммы индексации необходимо доначислить работникам. Все доначисления отражаем в ФОТ месяца доначисления, в том числе и в отчетности.

Для того, чтобы определить право работников на индексацию, необходимо знать величину прироста ИПЦ.

Если работники были приняты на работу в октябре 2013 года, то до появления базового месяца (месяца первого повышения зарплаты после этой даты) руководствуемся нормой п. 10¹ Порядка № 1078 (действует с 21.06.2012 г.). Это означает, что величину прироста индекса будем рассчитывать с учетом ИПЦ месяца приема на работу, т. е. октября 2013 года, как для вновь принятых работников.

Если вы пользуетесь готовыми индексационными таблицами, то ориентиром для поиска коэффициента индексации (величины прироста ИПЦ) будет сентябрь 2013 года (месяц, предшествующий месяцу приема на работу).

Впервые право на проведение индексации зарплаты работников наступает в феврале 2014 года. Величина прироста ИПЦ за этот месяц составляет 1,1 %. В следующих месяцах величина прироста ИПЦ возрастает.

Поскольку зарплата будет повышаться в июле 2014 года, то за период февраль — июнь 2014 года необходимо начислить текущую индексацию:

— за февраль, март и апрель 2014 года по 13,40 грн. (1218 х 1,1 %) ежемесячно;

— за май 2014 года 49,94 грн. (1218 х 4,1 %);

— за июнь 2014 года 92,57 грн. (1218 х 7,6 %).

Важно! Рассчитанные суммы индексации в полном размере вы начислите при полностью отработанном месяце. Если месяц «неполный» — к суммам индексации применяем пропорциональный подход (абзац седьмой п. 4 Порядка № 1078)

При повышении зарплаты в июле 2014 года надо использовать норму абзаца третьего п. 5 Порядка № 1078 и пример, приведенный в приложении 4 к Порядку № 1078. Получаем, что сумма повышения зарплаты (10 грн.) меньше положенной индексации за июль 2014 года 142,51 грн. (1218 х 11,7 %).

Поэтому в июле 2014 года надо рассчитать фиксированную сумму индексации: 142,51 грн. - 10 грн. = 132,51 грн. Эта сумма индексации сохраняется у работника до тех пор, пока очередное повышение зарплаты не превысит указанную величину.

Июль 2014 года становится базовым месяцем, поскольку в нем произошло повышение зарплаты. С августа 2014 года начинаем расчет величины прироста ИПЦ для дальнейшей индексации.

Индексация при неполном рабочем времени

Как правильно начислять индексацию работнику, оформленному на 0,5 ставки: исходя из оклада или пропорционально отработанному времени?

Нормой абзаца седьмого п. 4 Порядка № 1078 установлено: при неполном рабочем времени сумму индексации определяем из расчета полного рабочего времени, а выплачиваем — пропорционально отработанному времени.

Это правило официально «прописалось» в Порядке № 1078 с 13.02.2014 г. (даты вступления в силу постановления КМУ от 29.01.2014 г. № 36). При этом применять «пропорциональность» к суммам индексации в зависимости от фактически отработанного времени специалисты Минсоцполитики рекомендовали уже после 21.06.2012 г. Причем в понятие «неполного» времени работы чиновники вкладывают и не полностью отработанный месяц (в случае отпуска, болезни, увольнения и т. д.).

Поэтому, если работник работает на 0,5 ставки, то сумму индексации (и текущую, и фиксированную) мы вначале определим из расчета полной ставки (полного рабочего времени). Затем начислим такие суммы с учетом занятости (нагрузки) работника и фактически отработанного времени*.

Например, от базового декабря 2013 года сумма текущей индексации в июле 2014 года составляет 1218 грн. х 10,4 % = 126,67 грн.

Работнику, который трудится на 0,5 ставки, будет начислено 126,67 грн. х 0,5 = 63,34 грн.