Ситуация 1. Экономист по зарплате в первичных документах на начисление зарплаты за июнь 2014 года допустил описку. В результате работнику со сдельной оплатой труда за июнь 2014 года ошибочно начислена основная зарплата в сумме 2200 грн., тогда как должно было быть начислено 2300 грн. Цена ошибки — работнику ошибочно недоначислено 100 грн. зарплаты. Ошибку выявили 15.07.2014 г. За июль работнику начислена зарплата в сумме 2450 грн.
Решение. Ошибку исправляем в такой последовательности.
Шаг 1. 15 июля выявлена ошибка. В зависимости от того, кто выявил ошибку, составляется докладная, а при необходимости — объяснительная записка, о факте и ее причине.
Шаг 2. На основании этого руководитель предприятия издает приказ о доначислении 100 грн. в июле.
Согласие работника на доначисление выплаты не нужно
Работник имеет право на оплату своего труда согласно нормам законодательства и коллективного договора на основании заключенного трудового договора (ст. 21 Закона об оплате труда). Да и вряд ли работник будет против лишних денег. Более того, в подобных ситуациях в большинстве случаев именно работник выявляет факт того, что ему не доплатили причитающиеся выплаты (обращается устно или письменно).
Шаг 3. На основании приказа (распоряжения) бухгалтерия включает сумму доначисленных 100 грн. в фонд оплаты труда (ФОТ) июля 2014 года (месяца, в котором выявлена и задокументирована ошибка). Основание — п.п. 1.6.2 Инструкции № 5.
Подпункт 1.6.2 Инструкции № 5: «Если начисления фонда оплаты труда осуществляются за предыдущий период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления».
На основании приказа бухгалтерия осуществляет бухгалтерские записи по доначислению суммы зарплаты (100 грн.), НДФЛ и ЕСВ. Проводки те же, что и при начислении зарплаты за текущий месяц такому работнику.
Поскольку доначисленные 100 грн. — это ФОТ текущего месяца, в котором выявили ошибку, сумму доначисления облагаете вместе с начислениями текущего месяца (июля). Поэтому никаких корректировок в отчетности, в которую уже «попала» зарплата работника за июнь, проводить не нужно (ни в форме № Д4, ни в форме № 1ДФ, ни в декларации по налогу на прибыль).
ЕСВ на доначисленную зарплату начисляете с учетом следующего:
— доначисленный заработок включается в зарплату того месяца, в котором были осуществлены начисления (исправление ошибки) (п.п. 3 п. 4.3 Инструкции № 455; п. 4.9 Порядка № 454);
— применяете размер взноса, который действовал на день начисления выплат (применяемый в июле);
— максимальную величину базы начисления ЕСВ* применяете совокупно к общему начисленному доходу за месяц, в котором был доначислен доход. В описанной ситуации следует контролировать, не превысит ли зарплата за июль вместе с доначисленной зарплатой за июнь 17 ПМТЛ. Поскольку 20706 грн. > 2550 грн. [2450 + 100], то платим ЕСВ со всей суммы. Об этом говорится в письмах ПФУ от 29.06.2011 г. № 13191/03-20 и от 26.01.2011 г. № 1405/03-36.
* Максимальная величина базы начисления ЕСВ равна 17 размерам прожиточного минимума на трудоспособное лицо (ПМТЛ). В течение 2014 года эта величина составляет 20706 грн. (1218 х 17).
При заполнении формы № 1ДФ также следует исходить из того, что 100 грн. доначисленой зарплаты за июнь — это ФОТ июля. Корректировать данные поданной формы № 1ДФ за II квартал 2014 года не нужно. Но при расчете суммы налога на доходы физических лиц (НДФЛ) необходимо пользоваться разъяснениями, приведенным в письме ГНСУ от 19.02.2013 г. № 2972/0/51-12/17-1115. Налоговики пояснили, что при проведении перерасчета доначисления доходов такие доначисления нужно относить к месяцам, за которые они доначисляются. Заметьте, что НКУ позволяет работодателю проводить перерасчет в любое время (п.п. 169.4.3). Если это не сделать сразу, то необходимо учесть при проведении обязательного годового перерасчета.
Таким образом, при расчете НДФЛ после проведения доначисления зарплаты необходимо перепроверить, не повлияют ли доначисленные 100 грн. на возможность применения налоговой социальной льготы (НСЛ) в июне 2014 года. Если повлияют, то нужно рассчитать новую сумму НДФЛ за июнь с учетом доначисленной суммы. В нашем случае с предельным доходом для НСЛ сравниваем:
— в июне — 2300 грн. (2200 + 100);
— в июле — 2450 грн.
Таким образом, если работник имеет право на применение НСЛ, 100 грн. следует считать начислением за июнь.
Порядок налогообложения начислений работнику за июнь и июль см. в таблице.
Налогообложение начислений работнику за июнь и июль (доначислена зарплата в июле)
| Налог/отчетность | Правила налогообложения в: | |
| июне | июле | |
| 1 | 2 | 3 |
| Сумма зарплаты | 2200,00 | 2450,00 + 100,00 = 2550,00 |
| ЕСВ: | ||
| — начисление (условно — 36,76 %) | 808,72 | 937,38 |
| — удержание (3,6 %) | 79,20 | 91,80 |
| НДФЛ | 318,12 | 368,73* |
| Выплачено работнику | 1802,68 | 2089,47 |
| Форма № Д4 (таблица 1): | ||
| — строки 1, 1.1, 2, 2.1, 2.1.1, 4, 4.1, 4.1.1 | 2200,00 | 2550,00 |
| — строки 3, 3.1, 3.1.1 | 808,72 | 937,38 |
| — строки 5, 5.1 | 79,20 | 91,80 |
| Форма № 1ДФ: | ||
| — графы 3 и 3а | 2200,00 | 2550,00 |
| — графы 4 и 4а | 318,12 | 368,73 |
| Налоговые расходы (НР) | В НР июня включаете: 2200 грн. зарплаты и 808,72 грн. начисленного ЕСВ | В НР июля включаете: 2550 грн. зарплаты (в том числе доначисленной за июнь) и 937,38 грн. начисленного ЕСВ, в том числе и на 100 грн. доначисленной зарплаты (36,76 грн.) |
| *Для целей применения НСЛ и ставок НДФЛ суммы доначислений относим к месяцу, за который они проводятся. В нашем случае доначисленная сумма ни на что не повлияла, так как работник не пользуется НСЛ. | ||
Как влияет доначисление на расчет больничных и отпускных? Это закономерный вопрос, если корректировка проведена в месяце или за месяц, который пришелся на расчетный период.
В расчете отпускных участвуют выплаты, перечисленные в п. 3 Порядка № 100. В письме от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, спецвыпуск, № 4, с. 17) Минсоцполитики обращает внимание на следующий момент: «…только премии включаются в заработную плату того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости, остальные выплаты должны учитываться в те месяцы, за которые они осуществлены».
Таким образом, другие выплаты, которые начисляются за период, например такие, как отпускные, пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам и т. п., для расчета отпускных должны быть отнесены к заработку того месяца, за который они начислены. Это же касается корректировок. То есть суммы доначисленной зарплаты должны быть отнесены к тому месяцу, за который они доначислены.
В расчете больничных и декретных участвуют выплаты, которые включаются в фонд оплаты труда и с которых взимается ЕСВ. Кроме того, учтите, что выплаты за неотработанное время в расчете больничных не участвуют, а вот при расчете декретных их нужно учитывать. Зарплата учитывается в том размере, в котором она была начислена и с которой взимался ЕСВ.
Суммы доначисленной зарплаты для расчета больничных и декретных учитываются в том месяце, в котором они начислены. При этом корректировки зарплаты не влияют на размер больничных и декретных, выплаченных за предыдущие периоды. Аналогичные разъяснения предоставлены Минсоцполитики в письме от 22.07.2013 г. № 380/18/99-13.
Ситуация 2. Используя исходные данные ситуации 1, предположим, что в июле работнику начисляют больничные.
Расчетным периодом в нашем случае является январь — июнь 2014 года. В расчет средней зарплаты выплаты за июнь включаете в сумме 2200 грн. А вот 100 грн., которые доначислены в июле за июнь, в расчет средней зарплаты для оплаты больничного не попадут.
Ответственность лица, которое допустило ошибку. Работодатель может привлечь экономиста к дисциплинарной ответственности. Причина — ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей, результатом чего стала ошибка в начислении зарплаты работнику.
Другие ошибки, которые исправляются по такому же сценарию. Точно так же, как показано в ситуации 1, отражаете доначисление ошибочно не начисленных других выплат, которые включаются в ФОТ. Например, забыли по ошибке начислить работнику премию. Или начислили, но в меньшем размере, чем должно быть. В таком же порядке отражаете исправление доначисленных отпускных.
Причинами подобных ошибок могут быть как невнимательность работников, так и сбои в бухгалтерской программе. Будьте внимательны!
выводы
-
Если вы ошибочно начислили работнику меньшую сумму, чем положено, обязательно доначислите ее.
-
Для правильного удержания НДФЛ доначисленую сумму следует разбросать между месяцами, за которые такая выплата доначисляется. Для взимания ЕСВ доначисленная сумма попадает в доход месяца, в котором она начислена.
При заполнении отчетности доначисленная сумма считается начислением за месяц, в котором исправлена ошибка.
