При выдаче аванса на командировку в бухучете отражается задолженность (проводка Дт 372 — Кт 302, 312). Предполагается, что такая задолженность не будет погашена денежными средствами или их эквивалентами (работник за подотчетные средства будет приобретать гостиничные, транспортные услуги), т. е. она является немонетарной задолженностью. А согласно п. 7 П(С)БУ 21 на каждую дату баланса пересчитываются (с использованием валютного курса на конец дня даты баланса) только монетарные статьи баланса. По немонетарным статьям курсовые разницы не отражаются. Поэтому в вашем случае курсовую разницу считать не нужно.
Другое дело, если работник не использует часть выданных ему средств или, наоборот, суммы аванса ему не хватит, что приведет к необходимости использования собственных денег.
В первом случае к авансовому отчету будут приложены документы на сумму меньшую, чем сумма аванса. Характер задолженности, «покрытой» авансовым отчетом, не изменится, она так и останется немонетарной. Поэтому по ней при утверждении авансового отчета (проводка Дт 92, 93 (и т. п.)— Кт 372) курсовые разницы не возникают. А вот та часть, которую работник обязан вернуть денежными средствами, трансформируется в монетарную. Дата утверждения авансового отчета и дата возврата неиспользованных средств, как правило, совпадают. Значит, на эту дату на указанную часть необходимо рассчитать курсовую разницу между курсами НБУ на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета (на начало дня).
Во втором случае перерасходованные средства возвращаются работнику. Однако такая выплата осуществляется в гривнях по курсу НБУ на день выплаты средств (считаем, использовать нужно курс НБУ на начало дня). Поэтому при утверждении авансового отчета в бухучете логично формировать не валютную задолженность, а гривневую (ориентируясь на курс НБУ на начало дня утверждения отчета, — консультация в подкатегории 102.07.14 БЗ) с последующей корректировкой исходя из курса НБУ на день выплаты, без отражения курсовых разниц (подробнее см. «Загранкомандировки, ТОП-10: вторая пятерка» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 22, с. 26). Впрочем, итог будет одинаковым.
