Не дай себе замерзнуть: все об учете зимней одежды (специальной и фирменной)

Организационные аспекты учета

Спецодежда. Для достижения высокой производительности и безопасности труда представителям многих профессий нужна специальная одежда, ­об­увь, а также другие средства индивидуальной защиты. Обязанность по обеспечению работников таким необходимым «арсеналом» возложена на плечи работодателя и прописана в ст. 163 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. и ст. 8 Закона об охране труда. Там, в частности, указано, что упомянутые средства индивидуальной защиты должны выдаваться бесплатно в пределах установленных норм работникам, которые заняты на работах:

— с вредными и опасными условиями труда;

— связанных с загрязнением;

— осуществляемых в неблагоприятных метеорологических условиях;

— разовых, не предусмотренных трудовым договором, но при этом связанных с ликвидацией последствий аварий, стихийного бедствия и т. д.

Правила обеспечения работников средствами защиты, а также порядок их содержания и хранения установлены Положением № 53. Нормы этого документа актуальны для всех предприятий, учреждений и организаций, независимо от формы собственности и видов их деятельности. В нем мы находим и само определение термина «средство индивидуальной защиты», под которым понимается снаряжение, предназначенное для ношения пользователем и/или обеспечения его защиты от одной или нескольких видов опасностей для жизни и здоровья. Одними из составляющих средств индивидуальной защиты являются специальная одежда и обувь.

В п. 4.8 Положения № 53 прямо указано, что при наступлении холодного времени года работникам необходимо предоставить теплую специальную одежду и обувь (далее — спецодежда): костюмы на утепленной прокладке, брюки на утепленной прокладке, куртки для защиты от низких температур, тулупы, полушубки, валенки, шапки-ушанки и т. п. Пользоваться такой теплой одеждой можно в течение сезона, но в рамках сроков, учитывающих климатические условия. Эти сроки устанавливает работодатель совместно с профсоюзами (а при их отсутствии — с уполномоченным наемными работниками лицом по вопросам охраны труда) и прописывает их в коллективном договоре.

Выданная работникам спецодежда является собственностью предприятия, поэтому с наступлением теплого времени года ее следует сдать на хранение. И делать это нужно на основании поименного списка работников, которым она была выдана. С наступлением холодов теплые вещи в надлежащем состоянии снова возвращают тем работникам, у которых они были приняты на хранение. Выдача работникам и возврат ими спецодежды отражаются в личной карточке учета специальной одежды, специальной обуви и прочих средств индивидуальной защиты, по форме из приложения 1 к Положению № 53.

Обратите внимание: спецодежда выдается работникам лишь тех профессий и должностей, которые заняты на перечисленных нами работах с неблагоприятными условиями труда и для которых она предусмотрена нормативно-правовыми актами по вопросам охраны труда. При этом конкретный перечень профессий и должностей определяется предприятием самостоятельно, исходя из особенностей технологического процесса, и обычно включается в коллективный договор в качестве приложения к нему.

Обязательный минимум бесплатной выдачи спецодежды с определением ее защитных свойств и сроков использования (ношения) установлен Нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (далее — Нормы бесплатной выдачи спецодежды). Именно ими и следует руководствоваться при выдаче теплой одежды.

Существуют общие и отраслевые (типовые отраслевые) Нормы бесплатной выдачи спецодежды. Общие нормы предназначены для работников общих (сквозных) профессий и должностей всех отраслей экономики. На сегодняшний день такими действующими общими нормами являются Нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам общих профессий различных отраслей промышленности, утвержденные приказом Государственного комитета Украины по промышленной безопасности, охране труда и горному надзору от 16.04.2009 г. № 62, определяющие виды и сроки ношения (использования) спецодежды, необходимой работникам для выполнения производственного процесса.

Кроме этого, существует и ряд отраслевых нормативных актов, которые регулируют выдачу спецодежды работникам железнодорожного транспорта, мясной и молочной промышленности, сельского и водного хозяйства и т. д. Предприятиям, относящимся к таким сферам, следует руководствоваться нормами соответствующих профильных документов.

Вместе с тем на практике не всегда удается соблюдать установленные нормы выдачи спецодежды. Бывают ситуации объективного характера, когда работнику приходится выдавать спецодежду сверх норм. К таким ситуациям относятся:

— преждевременный износ одежды не по вине работника, пропажа одежды из установленных мест ее хранения или порча. В таких случаях работодатель обязан заменить спецодежду за свой счет (п. 4.4 Положения № 53). При этом факт преждевременного износа следует зафиксировать актом специально созданной комиссии, которая и должна вынести решение о замене спецодежды;

— совмещение профессий или работа по совместительству, когда работнику кроме одежды по основной профессии необходимо дополнительно выдать одежду для работы по совместительству (совмещению, п. 4.13 Положения № 53);

— работа в условиях, требующих дополнительного использования спецодежды. Разумеется, условие о таком дополнительном снабжении должно быть закреплено в коллективном договоре (п. 7.1 Положения № 53).

В рамках данной статьи мы вспомнили только о самых распространенных причинах использования спецодежды свыше установленных норм, но в Положении № 53 есть и другие объективные причины.

При возникновении любой из этих причин перерасход спецодежды не будет считаться сверхнормативным и не повлечет за собой негативных налоговых последствий.

Фирменная одежда. Сегодня многие предприятия принимают решение об обеспечении работников фирменной одеждой (или ее элементами). Это происходит потому, что такая одежда выступает носителем фирменного стиля и, как следствие, подчеркивает индивидуальность конкретного предприятия, улучшает его запоминаемость и восприятие клиентами. Каких-либо установленных правил в отношении фирменной одежды не существует. Связано это прежде всего с тем, что каждый субъект хозяйствования самостоятельно разрабатывает такие правила для отдельных категорий работников. При этом он определяет круг лиц, которым фирменная одежда будет выдаваться, ее дизайн, внешний вид, срок службы и нормы выдачи. Все эти правила в отношении фирменной одежды отражаются во внутренних документах и утверждаются руководителем предприятия.

Бухгалтерский учет

Порядок отражения в бухгалтерском учете фирменной одежды ничем не отличается от учета спецодежды и зависит исключительно от срока ее использования. Разница лишь в том, что для спецодежды предполагаемый срок использования определяют на основании типовых (отраслевых) норм бесплатной выдачи одежды, а для фирменной одежды такой срок прописывают во внутренних документах предприятия.

Если срок использования одежды (как специальной, так и фирменной) не превышает 1 года, то такую одежду зачисляют в состав запасов в качестве малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее — МБП). Учет одежды как МБП ведется с использованием одноименного счета 22. По дебету этого счета отражается приобретение одежды, а по кредиту — ее отпуск в эксплуатацию со списанием на счета учета расходов.

Основанием для передачи одежды в индивидуальное пользование работников и для ее списания на счета учета расходов будет запись в Ведомости учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (типовая форма № МШ-7, утвержденная приказом № 145). Отметку о выдаче одежды делают и в Личной карточке учета спецодежды по форме № МШ-6 либо же приведенной в приложении 1 к Положению № 53. Далее ведется оперативный количественный учет МБП в разрезе материально ответственных лиц и мест эксплуатации в течение срока их фактического использования (п. 23 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 9 «Запасы», утвержденного приказом Минфина от 20.10.99 г. № 246).

Что касается одежды со сроком использования более 1 года, то ее приходуют как объект необоротных активов:

— либо на субсчет 112 «Малоценные необоротные материальные активы» (далее — МНМА), если стоимость одежды не превышает стоимостной границы, закрепленной в приказе об учетной политике*;

— либо на субсчет 117 «Прочие необоротные материальные активы» (далее — ОС), если стоимость одежды выше установленной границы.

Так, например, зимнюю шапку по цене 360 грн. необходимо учитывать как МНМА на субсчете 112, а утепленную куртку за 3200 грн. относят к ОС и зачисляют на субсчет 117.

Основанием для зачисления одежды на баланс предприятия будет Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1). За применение этой формы высказался Госкомстат в письме от 05.12.2005 г. № 14/1-2-25/102, где дословно говорится: «для учета малоценных необоротных материальных активов, включаемых в состав основных средств, предприятиям рекомендуется применять типовые формы учета основных средств, утвержденные приказом Минстата от 29.12.95 г. № 352 — ф. № ОЗ-1,
ф. № ОЗ-3, ф. № ОЗ-6».

Стоимость «долгоиграющей» одежды подлежит амортизации начиная с месяца, следующего за месяцем, в котором одежда была передана в эксплуатацию. Согласно п. 27 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 7 «Основные средства», утвержденного приказом Минфина от 27.04.2000 г. № 92, амортизация прочих необоротных активов начисляется с применением прямолинейного или производственного метода. Вместе с тем для амортизации недорогой одежды, числящейся в составе МНМА (на субсчете 112), могут применяться еще два метода:

— списание 100 % амортизируемой стоимости уже при отпуске одежды со склада в эксплуатацию;

— списание 50 % амортизируемой стоимости в первом месяце ее использования, а остальных 50 % — в месяце изъятия одежды из состава активов предприятия.

Предприятие вправе выбрать любой из перечисленных методов амортизации одежды и закрепить свой выбор в приказе об учетной политике.

Начисление амортизации отражается проводкой Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 132, а списание спецодежды с баланса — Дт 132 — Кт 112, 117.

Для списания отдельных пришедших в негодность предметов одежды, ранее зачисленных в состав ОС, применяется специально утвержденная для этого форма ОЗ-3 «Акт списания основных средств».

Что касается расходов на уход и обслуживание спецодежды, то они списываются в состав тех же расходов, что и стоимость выданной работникам одежды (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 209, 661, 685,…)

Налоговый учет

Если в бухгалтерском учете подходы к отражению специальной фирменной одежды совпадают, то в налоговом учете такого единства нет. Поэтому рассмотрим порядок налогообложния этих двух типов одежды по отдельности.

Спецодежда. Расходы на приобретение спец­одежды попадают в налоговые расходы на основании специального п.п. 140.1.1 НКУ вкупе с п. 5 Перечня № 994. Напомним, что в соответствии с нормами упомянутого подпункта при определении объекта налогообложения учитываются расходы налогоплательщика на обеспечение наемных работников специальной одеждой, обувью, специальной (форменной) одеждой, необходимыми для выполнения профессиональных обязанностей по перечню, установленному Кабмином и/или отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

Что касается Перечня № 994, то в нем, как известно, перечислены мероприятия и средства по охране труда, расходы на осуществление и приобретние которых включаются в налоговые расходы. В п. 5 этого Перечня упомянуты мероприятия по обеспечению работников спецодеждой и обувью в рамках установленных норм. Получается, что

у предприятия есть право на налоговые расходы по спецодежде только в пределах норм

Кроме этого, путь к налоговым расходам открыт и для спецодежды, не вписавшейся в нормативы по объективным причинам, о которых мы уже писали выше. Если же таких причин нет, то и для налоговых расходов оснований не будет.

В налоговом учете затраты на приобретение спецодежды, как правило, включаются в состав общепроизводственных расходов предприятия на основании п.п. «є» п.п. 138.8.5 ст. 138 НКУ. При этом уменьшают объект налогообложения они по правилам бухгалтерского учета, а именно: распределенные общепроизводственные расходы учитываются в том отчетном периоде, в котором признаются доходы от реализации готовой продукции (работ, услуг), а нераспределенные — в периоде их осуществления.

Однако те предприятия, которые не формируют общепроизводственные расходы (например, предприятия торговли), могут учитывать затраты на спецодежду в составе:

— административных расходов на основании п.п. «ж» п.п. 138.10.2 ст. 138 НКУ;

— расходов на сбыт согласно п.п. «з» п.п. 138.10.3 ст. 138 НКУ;

— прочих операционных расходов в соответствии с п.п. «в» п.п. 138.10.4 ст. 138 НКУ.

В этом случае расходы на приобретение спецодежды отражаются в налоговом учете по дате их передачи в эксплуатацию, а вот предварительная (авансовая) оплата никакого влияния на величину налоговых расходов предприятия не оказывает (п.п. 139.1.3 ст. 139 НКУ).

Обратите внимание: как следует из норм п.п. 140.1.1 НКУ, главным и достаточным условием включения стоимости спецодежды в состав налоговых расходов является соблюдение предприятием установленных Норм бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты. При этом никаких дополнительных условий в виде срока службы спецодежды или ее стоимости п.п. 140.1.1 ст. 140 НКУ не выдвигает. Нет в нем и оговорки «(кроме подлежащих амортизации)». В связи с этим все затраты на приобретение спецодежды в пределах норм должны включаться в налоговые расходы. Этот вывод в полной мере распространяется и на спецодежду, стоимость которой превышает установленный п.п. 14.1.138 ст. 14 НКУ стоимостный критерий 2500 грн. и срок службы которой более одного года с момента ввода в эксплуатацию. Другими словами,

стоимость «дорогой» спецодежды со сроком службы более года должна попасть в налоговые расходы, но не сразу, а с учетом норм п. 138.5 НКУ (т. е. по мере начисления расходов в бухгалтерском учете)

А это значит, что если спецодежду отразили на субсчете 117 «Прочие необоротные материальные активы» и амортизируют ее с применением линейного или производственного метода, то налоговые расходы следует отражать по мере начисления амортизации.

Правда, мы должны предупредить наших читателей, что у налоговиков на этот счет может быть иное мнение. Так, в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 5, с. 30, они отметили, что средства индивидуальной защиты, соответствующие требованиям п.п. 14.1.138 НКУ относительно стоимости и срока эксплуатации, могут относиться к основным средствам. В связи с этим представители налогового ведомства могут настаивать на отнесении дорогостоящей одежды к группе 9 ОС и последующей ее амортизации в течение 12 лет.

По нашему мнению, такой формальный подход к налоговому учету спецодежды нельзя назвать справедливым. В данном случае приоритет следует отдать нормам специального п.п. 140.1.1 НКУ, регламентирующего учет расходов двойного назначения, а он, в свою очередь, каких-либо условий относительно срока службы спецодежды или ее стоимости не выдвигает.

И еще один момент. В случае возврата работником спецодежды отраженные ранее налоговые расходы корректировать не нужно (причем независимо от сроков возврата спецодежды и состояния пригодности для дальнейшего использования). Связано это с тем, что перехода права собственности не происходит: одежда была и остается собственностью налогоплательщика. Об этом, кстати, шла речь и в консультации фискалов, опубликованной в подкатегории 102.07.09 БЗ.

Теперь перейдем к НДС-учету. Обеспечение работников специальной одеждой, обувью и средствами индивидуальной защиты (в соответствии с установленными перечнями и в пределах норм) является прямой обязанностью работодателя. Поэтому связь расходов на эти цели с хозяйственной деятельностью предприятия очевидна. А раз так, то отнести в налоговый кредит сумму «входного» НДС предприятие сможет в общеустановленном порядке — при наличии должным образом оформленной налоговой накладной (пп. 198.3, 198.6 НКУ).

Передача спецодежды в эксплуатацию не считается поставкой товара, ведь право собственности на нее остается за работодателем и к работнику не переходит. А раз нет поставки, то нет и объекта для начисления НДС (причем независимо от того, вписывается объем спецодежды в установленные нормы или нет).

Выдача спецодежды работнику предприятия в пределах норм не влечет за собой никаких налоговых последствий и по налогу с доходов для такого работника. Так, в п.п. 165.1.9 НКУ прямо указано, что в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода работника не включается стоимость спецодежды, спецобуви и прочих средств индивидуальной защиты. Правда, для этого необходимо выполнение следующих условий:

1) лица, получающие спецодежду, должны состоять в трудовых отношениях с предприятием;

2) спецодежду необходимо выдавать в соответствии с Законом об охране труда, а также отраслевыми нормами бесплатной выдачи спецодежды;

3) спецодежда должна быть возвращена на склад предприятия:

— по истечении срока ношения;

— при получении новой взамен изношенной (ставшей непригодной, испорченной, пропавшей с места хранения не по вине работника);

— при увольнении работника.

Факт возврата спецодежды необходимо зафиксировать путем составления специального акта или просто росписями в аналитической карточке учета спецодежды — работник «сдал», кладовщик «принял» — в таком-то состоянии.

Невыполнение хотя бы одного из этих условий становится причиной для включения стоимости спецодежды в совокупный налогооблагаемый доход работника. Исключением является выдача одежды свыше установленных норм в случаях, предусмотренных Положением № 53.

Стоимость необлагаемой спецодежды работодатели обязаны отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «136». Подробнее об этом можно прочитать в статье «Специальная одежда в Налоговом расчете по форме № 1ДФ», опубликованной в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 29, с. 24.

И еще один момент. Стоимость выданных в пределах норм спецодежды, спецобуви и прочих средств индивидуальной защиты упомянута в п. 5 разд. II Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170, и, стало быть, единым взносом не облагается. Отметим, что это же правило в полной мере распространяется и на сверхнормативную спецодежду, поскольку в объект обложения ЕСВ она просто не вписывается (ст. 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI).

Что касается военного сбора (далее — ВС), то поскольку спецодежда в пределах норм не является доходом работника, то облагать ее стоимость этим сбором не нужно. А вот сверхнормативную спецодежду, предоставляемую в рамках трудовых отношений и включаемую в доход работника, налоговики, скорее всего, захотят отнести к облагаемым ВС.

Фирменная одежда. Несмотря на то, что расходы, связанные с приобретением фирменной одежды, необходимы для продвижения товаров (работ, услуг) на рынке, налоговики в их отношении занимают довольно жесткую позицию. Так, в письме ГНСУ от 19.10.2012 г. № 3976/0/61-12/15-1415 изложены уже привычные нам выводы, известные еще с «докодексного» периода: учесть в составе налоговых расходов стоимость фирменной (форменной) одежды для работников предприятия возможно только в том случае, если такая одежда является специальной — входит в перечень, утвержденный Кабинетом Министров Украины, и предусмотрена Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты. Получается, что если фирменная одежда не была отнесена к категории специальной одежды и не предусмотрена типовыми нормами, то расходы на нее не включаются в состав налоговых расходов и должны идти за счет чистой прибыли предприятия.

По нашему мнению, такой подход является несправедливым, поскольку обеспечение работников предприятия фирменной одеждой всецело связано с его хозяйственной деятельностью. Конечно, для обоснования налоговорасходности нормы специального п.п. 140.1.1 НКУ не подходят. Они касаются исключительно расходов на обеспечение работников специальной (форменной) одеждой, перечни и нормы выдачи которой утверждены Кабинетом Министров Украины. Уверены, что основания для отражения налоговых расходов должны быть среди других подпунктов.

Так, если фирменная одежда содержит какие-то сведения о субъекте или продаваемых им товарах (например, логотип торговой марки, бренд или слоган предприятия), то такая одежда считается рекламой, расходы на которую входят в состав расходов на сбыт (п.п. «г» п.п. 138.10.3 НКУ). Напомним, что в соответствии со ст. 1 Закона Украины «О рекламе» от 03.07.96 г. № 270/96-ВР рекламой считается информация о лице или товаре, распространенная в любой форме и любым способом и предназначенная сформировать или поддержать осведомленность потребителей рекламы и их интерес относительно таких лица или товара. Как видим,

фирменная одежда вполне вписывается в это определение и может попасть в налоговые расходы на основании «рекламного» п.п. «г» п.п. 138.10.3 НКУ

В документальном плане обеспечение работников фирменной одеждой следует оформить:

— приказом по предприятию;

— положением о порядке использования фирменной одежды, оговаривающим составляющие комплекта фирменной одежды, перечень работников, которым она выдается, нормы выдачи и сроки ношения;

— соответствующими записями в коллективном договоре.

Если фирменная одежда не содержит элементов рекламы (например, когда работников обеспечивают просто одинаковой формой без нанесения логотипа предприятия), то таким затратам место в налоговых расходах на основании п.п. «з» п.п. 138.10.3 НКУ как прочих расходов, связанных со сбытом товаров (работ, услуг).

И еще один момент. Если предприятие — плательщик НДС, то по расходам на изготовление фирменной одежды, учитывая их хозяйственную направленность, сумму «входного» НДС оно вправе отнести в налоговый кредит (п. 198.1 НКУ). Разумеется, при наличии должным образом оформленной налоговой накладной (п. 201.10 НКУ).

Кроме того, стоимость фирменной одежды, выданной работнику во временное пользование, если такая выдача предусмотрена в трудовом или коллективном договоре, не включается в налого­облагаемый доход и не облагается НДФЛ.

Оснований для начисления ЕСВ и ВС на стоимость фирменной одежды тоже не будет. Связано это прежде всего с тем, что в соответствии с п.п. 2.2.11 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5, в фонд дополнительной зарплаты входит стоимость бесплатно предоставленной работникам форменной одежды, обмундирования, которое может использоваться вне рабочего места и остается в личном постоянном пользовании. Но как мы сказали выше, фирменная одежда выдается работникам на время и в их личном постоянном пользовании не остается.

А теперь приведем пример.

Пример. В октябре 2014 года производственное предприятие, являющееся плательщиком налога на прибыль и НДС, приобрело и выдало грузчику спецодежду для внешних работ зимой (в рамках установленных норм):

В учете операции по приобретению зимней одежды отражают следующим образом (см. таблицу).

Табл. Учет спецодежды

выводы

• Обязательный минимум бесплатной выдачи спецодежды с определением ее защитных свойств и сроков использования (ношения) установлен общими и отраслевыми Нормами бесплатной выдачи.

• Правила ношения и соответствующие нормы в отношении фирменной одежды отражаются во внутренних документах предприятия и утверждаются его руководителем.

• Порядок отражения в бухгалтерском учете фирменной одежды ничем не отличается от учета спецодежды и зависит исключительно от срока ее использования.

• У предприятия есть право на налоговые расходы по спецодежде только в пределах норм.

• Если фирменная одежда не является специальной, то за право включить ее стоимость в расходы придется побороться.