1.1. Когда инвентаризация обязательна
Начнем с того, что напомним: по объему проверяемого имущества инвентаризации бывают полными (сплошными) и выборочными (частичными), а по основаниям проведения — плановыми (предсказуемыми) и внеплановыми (внезапными).
Понятно, что полные инвентаризации охватывают объекты (вид имущества, место хранения) полностью. А вот цель выборочных инвентаризаций — установить состояние и наличие отдельных ценностей в месте хранения. Например, выборочную инвентаризацию предприятие проводит по тем ценностям, в отношении которых поставщик отказался удовлетворить претензии вследствие их недогрузки или когда подобные претензии поступили от покупателей.
В отношении плановых инвентаризаций предприятия утверждают сроки проведения и осуществляют подготовительные работы по группированию, размещению материальных ценностей в порядке, удобном для подсчета, измерения и взвешивания заблаговременно.
При каждой внезапной инвентаризации начало подготовительных мероприятий, а также завершение работы с документами по движению ценностей и определение остатков последних на начало инвентаризации происходят уже в присутствии инвентаризационной комиссии (п. 8 Инструкции № 69).
В общем случае порядок и сроки проведения инвентаризации регулирует Инструкция № 69. Но есть и исключения. Например, инвентаризацию драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, а также драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в отходах и ломе, проводят по особым правилам, которые установлены Инструкцией № 84, а нефти и нефтепродуктов — Инструкцией № 281. Сельхозпредприятия могут воспользоваться Методическими рекомендациями по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий (см. приложение к письму Минагрополитики от 04.12.2003 г. № 37-27-12/14023).
Однако наша с вами цель сегодня — изучить порядок проведения инвентаризации, предусмотренный Инструкцией № 69. Именно о нем и будем говорить, а нюансы «особых» инвентаризаций оставим «за кадром».
При этом уточним: вопросы инвентаризации регулирует также Положение № 158. То есть его требования касаются не только инвентаризации, связанной с передачей в аренду и приватизацией имущества госпредприятий, но и других случаев проведения инвентаризации с учетом особенностей, предусмотренных Инструкцией № 69. Такую норму содержит п. 11 упомянутой Инструкции. На этот факт указывал в свое время и Минфин (см. письма от 21.10.2003 г. № 31-04200-30-23/154 и от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/191).
Каковы основные задачи инвентаризации? Ответ на данный вопрос нам дает п. 7 Инструкции № 69. Так, в ходе инвентаризации проверяют фактическое наличие:
1) основных средств (далее — ОС);
2) нематериальных активов (далее — НМА);
3) товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ);
4) денежных средств;
5) ценных бумаг и других денежных документов;
6) объемов незавершенного производства (далее — НЗП).
Фактическое наличие сопоставляют с данными бухгалтерского учета и устанавливают излишки или недостачу ценностей и средств.
Кроме того, при инвентаризации проверяют, насколько реальной является стоимость указанных выше объектов учета, а также финансовых вложений, дебиторской и кредиторской задолженности, расходов будущих периодов, обеспечений и резервов предстоящих расходов и платежей.
Комиссия выявляет ценности, частично утратившие свое первоначальное качество, не пригодные для использования в хозяйственной деятельности (испорченные, просроченные или не пригодные к эксплуатации). Все эти данные находят отражение в соответствующих инвентаризационных описях. Также проверяют соблюдение правил содержания и эксплуатации ОС, условий и порядка хранения ТМЦ и денежных средств.
Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия
Он обязан создать необходимые условия для проведения инвентаризации в кратчайшие сроки, определить объекты и периодичность проведения инвентаризации (п. 2 Инструкции № 69). Так что инвентаризацию на предприятии можно проводить раз в месяц, квартал, полугодие, год или с любой другой периодичностью.
Но (внимание!) существуют случаи, когда проводить инвентаризацию нужно обязательно. Они перечислены в пп. 3, 4 и 6 Инструкции № 69. Приведем их в табл. 1.1.
Таблица 1.1. Случаи обязательного проведения инвентаризации
| № п/п | Случаи обязательного проведения инвентаризации | Норма Инструкции № 69 | Когда проводится |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Передача имущества госпредприятия в аренду, приватизация, в других законодательно предусмотренных случаях | п.п. «а» п. 3 | На последнее число месяца, на которое осуществляется оценка (п. 52 Положения № 158) |
| 2 | Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности | п.п. «б» п. 3 | Ежегодно не ранее 1 октября. Инвентаризировать недвижимость можно 1 раз в 3 года, а библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет или ежегодно* |
| * При этом охватывают инвентаризацией не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней. | |||
| 3 | При смене материально ответственных лиц | п.п. «в» п. 3 | На день приема-передачи дел |
| 4 | При установлении фактов хищения или злоупотреблений, порчи ценностей | п.п. «г» п. 3 | На день установления таких фактов |
| 5 | По судебному решению или на основании соответствующим образом оформленного документа органа, который по закону имеет право требовать проведения инвентаризации. Например, при проверке контролирующим органом (п.п. 20.1.9 НКУ) | п.п. «д» п. 3 | В срок, указанный в документе соответствующего органа, но не ранее получения предприятием такого документа |
| 6 | В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия | п.п. «е» п. 3 | На день после окончания таких явлений |
| 7 | При передаче предприятий и их структурных подразделений* | п.п. «є» п. 3 | На дату передачи |
| * Инвентаризацию можно не проводить при передаче предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, в сферу управления которого входят эти предприятия. | |||
| 8 | В случае ликвидации предприятия | п.п. «ж» п. 3 | Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса |
| 9 | При коллективной (бригадной) материальной ответственности — в случае изменения руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов и по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады) | п. 4 | На дату наступления перечисленных событий |
| 10 | При получении отказа поставщика удовлетворить претензию о недогрузке товаров или при получении от покупателя претензии о недогрузке товаров проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены такие претензии | п. 6 | На дату получения претензии (отказа поставщика удовлетворить претензию) |
В случаях обязательного проведения инвентаризации, предусмотренных пп. 3 и 4 Инструкции № 69, проверяют наличие и состояние не только собственных активов, но и имущества, которое не принадлежит предприятию и учет которого ведут на забалансовых счетах (например, имущества, принятого по договорам аренды, комиссии, ответственного хранения и т. д.) (п. 5 Инструкции № 69).
Иначе складывается ситуация, если поставщик отказался удовлетворить претензию предприятия о недогрузке товара или если с подобной претензией к предприятию обратился покупатель товаров. При таких обстоятельствах проводят инвентаризацию только тех товаров, которые заявлены в указанных претензиях (п. 6 Инструкции № 69).
1.2. Инвентаризационные комиссии
Для проведения на предприятии инвентаризации создают постоянно действующую инвентаризационную комиссию (п.п. 11.1 Инструкции № 69). Ее состав руководитель предприятия утверждает своим приказом, а входят в нее руководители структурных подразделений и главный бухгалтер. Возглавляет данную комиссию руководитель предприятия или его заместитель. Такая комиссия работает круглогодично, но самостоятельно инвентаризацию обычно не проводит, а выполняет преимущественно организационные, регулирующие и контрольные функции (см. табл. 1.2 на с. 10).
Приведем образец приказа о назначении постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
А если на предприятии работает всего одно лицо — директор? Тогда он может утвердить состав постоянно действующей комиссии из одного лица или включить в нее специалистов, нанятых по гражданско-правовому договору (см. письмо Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918).
На малых предприятиях допустимо, чтобы члены постоянно действующей инвентаризационной комиссии самостоятельно проводили инвентаризацию. Однако, как правило, в связи с большим объемом работ проведение инвентаризации одной комиссией не представляется возможным.
В связи с этим создают рабочие инвентаризационные комиссии, которые и занимаются инвентаризацией имущества непосредственно в местах хранения и производства (п.п. 11.2 Инструкции № 69). В состав таких комиссий могут входить инженер, технолог, механик, исполнитель работ, товаровед, экономист, бухгалтер и др. Это должны быть опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет. Возглавляют указанные комиссии представители руководителя предприятия, который назначил инвентаризацию. Рабочую инвентаризационную комиссию руководитель предприятия назначает своим приказом непосредственно перед началом проведения инвентаризации.
Важно! Нельзя назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии при инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц одного и то же работника два года подряд.
Помните, что материально ответственные лица в состав инвентаризационных комиссий входить не могут, поскольку они являются лицами, которых проверяют.
Инвентаризацию проводит полный состав инвентаризационной комиссии в присутствии материально ответственного лица (п.п. 11.2 Инструкции № 69)
Функции постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий различны (см. табл. 1.2 на с. 10).
Таблица 1.2. Функции инвентаризационных комиссий
| Постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п.п. 11.3 Инструкции № 69) | Рабочая инвентаризационная комиссия (п.п. 11.4 Инструкции № 69) |
| 1. Проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей. | 1. Осуществляет инвентаризацию имущества, ТМЦ, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов, НЗП в местах хранения и производства. |
1.3. Приказ о проведении инвентаризации
Чтобы инвентаризация состоялась, руководитель предприятия издает приказ о ее проведении. В этом документе он устанавливает: дату, на которую должна быть проведена инвентаризация, сроки ее проведения, виды активов и обязательств, которые нужно проинвентаризировать.
Приведем образец такого приказа.
Впрочем, сроки и порядок проведения инвентаризации можно установить в приказе об учетной политике. Тогда издавать отдельный приказ о проведении ежегодной инвентаризации не нужно.
Обратите внимание: инвентаризация конкретных объектов начинается уже после даты, на которую она назначена, а не до того. Продолжительность инвентаризации оговаривается в приказе о ее проведении. Так, в нашем случае инвентаризация осуществляется по состоянию на 30 ноября, поэтому срок ее проведения, например, по ОС — с 1 по 16 декабря 2014 года, а по ТМЦ — с 1 по 12 декабря 2014 года.
При этом инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября 2014 года. Ведь согласно п. 1 разд. II НП(С)БУ 1 баланс предприятия составляется на конец последнего дня отчетного периода. Соответственно и инвентаризационные описи составляем аналогичным образом.
О том, какие именно описи составляют при инвентаризации различных объектов учета, поговорим далее.
1.4. Какие инвентаризационные описи применять
Естественно, проинвентаризированные объекты учета необходимо отразить в соответствующих первичных документах. Какие описи заполняют предприятия в процессе инвентаризации своих активов и обязательств, вы можете узнать из табл. 1.3.
Таблица 1.3. Документальное оформление проведения инвентаризации
| № п/п | Объекты инвентаризации | Документальное оформление проведения инвентаризации | |
| название формы | порядок составления | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Здания, сооружения и другие объекты недвижимости | Инвентаризационная опись основных средств (форма № инв-1) | Инвентаризационная комиссия составляет документ в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность ОС. На арендованные ОС составляют отдельные описи по каждому арендодателю в двух экземплярах. Один экземпляр описи передают арендодателю |
| 2 | Библиотечные фонды | ||
| 3 | ОС и прочие необоротные материальные активы (кроме указанных в пп. 1 и 2 данной таблицы) | ||
| 4 | Незаконченные ремонты | Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № инв-10) | Инвентаризационная комиссия составляет документ в одном экземпляре, подписывает его и передает в бухгалтерию |
| 5 | Нематериальные активы | Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4) | Инвентаризационная комиссия составляет документ в одном экземпляре для оформления данных инвентаризации отдельно по каждому местонахождению объектов нематериальных активов и по каждому лицу, ответственному за их использование. В инвентаризационную опись включают каждый отдельный объект нематериальных активов |
| 6 | ТМЦ, кроме тех, порядок проведения инвентаризации которых регулируют специальные документы (т. е. кроме драгоценных металлов, нефти и нефтепродуктов, спирта и т. п.) | Инвентаризационный ярлык (форма № инв-2) | Используется, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу произвести подсчет ТМЦ и записать их в инвентаризационную опись. Заполняют в одном экземпляре и хранят вместе с пересчитанными ТМЦ по месту их нахождения. Данные этого документа используют для заполнения формы № инв-3 или типовой формы № М-21 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № инв-3) | Инвентаризационная комиссия составляет документ в одном экземпляре, подписывает его и передает в бухгалтерию | ||
| Инвентаризационная опись (типовая форма № М-21) | |||
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма № инв-5) | Инвентаризационная комиссия составляет документ в одном экземпляре. Его подписывают члены комиссии и материально ответственное лицо (в случае принятия ценностей на хранение). После этого опись передают в бухгалтерию | ||
| Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (форма № инв-6) | Инвентаризационная комиссия составляет акт в одном экземпляре на основании документов, которые подтверждают нахождение материалов и товаров в пути, подписывает его и передает в бухгалтерию | ||
| 7 | Расходы будущих периодов | Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № инв-11) | Инвентаризационная комиссия составляет документ в одном экземпляре, подписывает его и передает в бухгалтерию |
| 8 | Обеспечения предстоящих расходов и платежей | Акт инвентаризации обеспечений предстоящих расходов и платежей в произвольной форме (пример см. на с. 63) | Инвентаризационная комиссия составляет документ в одном экземпляре, подписывает его и передает в бухгалтерию |
| 9 | Наличные денежные средства, ценные бумаги, денежные документы | Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7 к Положению № 637) | Инвентаризационная комиссия составляет документ в двух экземплярах. Его подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо (т. е. кассир). Один экземпляр Акта передают в бухгалтерию предприятия, а второй остается у материально ответственного лица |
| 10 | Расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме № инв-17) | Составляют в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и прилагают к акту по форме № инв-17 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17) | Составляют в одном экземпляре на основании данных бухгалтерского учета и актов сверки расчетов (см. письмо Минфина от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, спецвыпуск № 11, с. 32) | ||
| 11 | Имущество и материальные ценности, которые не принадлежат предприятию и учет которых ведется на забалансовых счетах | Составляют отдельные инвентаризационные описи (акты) в зависимости от вида имущества | — |
Впрочем, при проведении инвентаризации необязательно применять только те формы первичной документации, которые перечислены в табл. 1.3. В утвержденные типовые формы вы вполне можете включить и другие реквизиты, если этого требует специфика вашей деятельности. Более того, вы имеете полное право документировать процесс инвентаризации с помощью самостоятельно изготовленных бланков. Главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона о бухучете, либо реквизиты типовых или специализированных форм. «Добро» на это дает Госкомстат в письме от 15.07.2010 г. № 14/2-18/72.
Далее систематизируем информацию о порядке проведения инвентаризации.
1.5. Этапы проведения инвентаризации
Любая инвентаризация на предприятии проходит в четыре этапа. Представим их в виде схемы.
Заметим, что в отдельных случаях могут быть проведены контрольные проверки инвентаризации. Их осуществляет постоянно действующая инвентаризационная комиссия с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.
Обратите внимание: контрольную проверку проводят после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции), где проводилась инвентаризация. При этом проверяют наиболее дорогие материальные ценности и те, которые пользуются повышенным спросом.
Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляют актом (приложение 1 к Инструкции № 69). Кроме того, проведение контрольных проверок инвентаризаций бухгалтерия предприятия регистрирует в специальной книге по форме, приведенной в приложении 2 к Инструкции № 69.
Если выявляют значительные расхождения между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки, назначают новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей (п.п. 11.6 Инструкции № 69).
При этом руководитель предприятия должен срочно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава рабочей инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения при проведении инвентаризации.
Если же проблем с проведением инвентаризации не было, переходим к следующему этапу.
выводы
-
По объему проверяемого имущества инвентаризации бывают полными (сплошными) и выборочными (частичными), а по основаниям проведения — плановыми (предсказуемыми) и внеплановыми (внезапными).
-
В ходе инвентаризации фактическое наличие сопоставляют с данными бухгалтерского учета и устанавливают излишки или недостачу ценностей и средств.
-
Инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводят ежегодно не ранее 1 октября. Инвентаризировать недвижимость можно 1 раз в 3 года, а библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет или ежегодно.
-
Для проведения на предприятии инвентаризации создают постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а если объем работ большой, то и рабочие инвентаризационные комиссии. Их составы руководитель предприятия утверждает своим приказом.
-
Инвентаризацию проводит полный состав инвентаризационной комиссии в присутствии материально ответственного лица.
-
По окончании инвентаризации оформленные в установленном порядке инвентаризационные описи передают в бухгалтерию.
-
Протокол инвентаризационной комиссии вместе с другими документами передают на рассмотрение руководителю предприятия.
-
Руководитель предприятия должен в 5-дневный срок рассмотреть и утвердить протокол инвентаризационной комиссии.
