Итак, вы приобрели автомобиль, сформировали его первоначальную стоимость, застраховали и ввели в эксплуатацию.
Теперь, собственно, начинается наиболее специфическая часть учета — эксплуатация автомобиля. Здесь мы пока не будем говорить о техобслуживании и ремонте авто — об этом вы узнаете из следующего раздела сегодняшнего спецвыпуска.
То есть пока предположим, что автомобиль работает исправно. Однако в этом случае надо озаботиться, наверное, главным вопросом: как списывать топливо, которое автомобиль постоянно сжигает в процессе эксплуатации? Для этого существуют специальные и утвержденные уполномоченным органом нормы расхода топлива (здесь и далее — Нормы № 43). Именно с них мы и начнем этот раздел.
3.1. Нормы расхода топлива: применяем правильно
На кого распространяются Нормы № 43
Нормы № 43* — это документ нормативно-технического характера. Он стоит в одном ряду с техническими стандартами, техническими условиями, строительными нормами и правилами, тарифно-квалификационными справочниками и другими подобными документами.
* Были опубликованы в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, спецвыпуск № 5, с. 32.
В самих Нормах № 43 указывается, что они предназначены для планирования потребности предприятий, организаций и учреждений в горюче-смазочных материалах (далее — ГСМ) и контроля за их расходованием, ведения отчетности, введения режима экономии и рационального использования нефтепродуктов, а также могут применяться для разработки удельных норм расхода топлива.
Система нормирования расхода ГСМ предназначена для всех субъектов хозяйствования, действующих на территории Украины и эксплуатирующих автомобили (см. письмо Государственной администрации автомобильного транспорта от 12.08.2009 г. № 3623-21/07/19-09).
Однако так ли все однозначно? Ведь Нормы № 43, по сути, имеют межведомственный характер, но при этом не прошли регистрацию в Минюсте. По мнению самого Минюста (см. письмо от 28.02.2014 г. № 1112-0-4-14/10.1), эти Нормы регистрации не подлежат. А вот с точки зрения ГлавКРУ (письмо от 11.08.2010 г. № 02-14/1232), отсутствие такой регистрации делает Нормы № 43 обязательными лишь для предприятий, которые входят в сферу управления Минтранса. Другие центральные органы исполнительной власти, а также субъекты хозяйствования должны разработать собственные нормативные документы по нормированию расхода топлива и смазочных материалов в соответствии с законодательством.
Что касается применения Норм № 43 в налоговом учете, то в НКУ нет предписаний отталкиваться от подобных нормативных документов в целях включения ГСМ в расходы.
Это вовсе не означает, что безлимитное (ненормируемое) использование топлива в ходе эксплуатации колесных транспортных средств можно считать правомерным
Ведь это противоречило бы главному правилу налогового учета — относить на уменьшение объекта налогообложения только расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Другими словами, нормы должны быть в любом случае, вот только утверждаться они, в принципе, могут и самим предприятием.
В то же время налоговики всегда настаивали на применении Норм № 43 и продолжают это делать сейчас (см., например, разъяснения, приведенные в консультациях из подкатегорий 102.07.14 и 102.07.20 БЗ). Поэтому нам представляется необходимым использование Норм № 43, чтобы на их основе разработать собственное положение о списании ГСМ, где максимально учесть специфику конкретного предприятия.
Определяем нормативный расход топлива
Нормирование расхода топлива — это установление допустимой меры его потребления в определенных условиях эксплуатации автомобилей. Для этого применяют базовые линейные нормы, установленные в отношении конкретных моделей (модификаций) автомобилей, а также систему нормативов и корректирующих коэффициентов, которые позволяют учесть выполненную транспортную работу, климатические, дорожные и другие условия эксплуатации.
Независимо от того, какой документ (Нормы № 43 или самостоятельно разработанное положение о порядке нормирования расхода ГСМ) будет использовать в своей деятельности предприятие, без определения нормативного расхода топлива ему не обойтись.
Нормативный расход топлива для каждого конкретного автомобиля (оборудования) рассчитывают по формулам, приведенным в разд. 4 Норм № 43, в зависимости от типа автомобиля (оборудования) и его предназначения с применением соответствующих норм расхода топлива (см. табл. 3.1 на с. 30) и коэффициентов их корректировки (установлены разд. 3 Норм № 43).
Так, нормативный расход топлива для легковых автомобилей и автобусов рассчитываем согласно формуле, содержащейся в п. 4.1 упомянутого документа:
Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х КΣ),
где Qн — нормативный расход топлива, л (м3);
Hs — базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км (м3/100 км). Базовые линейные нормы по типам автомобилей приведены в приложениях А и Б к Нормам № 43 в разрезе моделей (модификаций) автомобилей в алфавитном порядке (подробнее см. п. 1 табл. 3.1 на с. 30);
S — фактический пробег автомобиля, км, который определяется по показаниям спидометра и отражается в путевом листе (об использовании путевых листов см. на с. 46);
КΣ — суммарный корректирующий коэффициент, % (см. с. 33).
При использовании в автомобилях автономных (независимых) обогревателей нормативный расход топлива на работу обогревателя добавляют к общему нормативному расходу топлива
Максимально возможное значение нормативного расхода топлива на работу обогревателя рассчитывают согласно п. 4.2 Норм № 43:
Qон = Hон х 0,01 х КT х tон,
где Qон — максимально возможное значение нормативного расхода топлива на работу обогревателя, л;
Hон — базовая норма расхода топлива на работу независимого обогревателя, л/ч (см. п. 7 табл. 3.1 на с. 32). Она приведена в приложении Г к Нормам № 43. При отсутствии в нем конкретной модели автомобиля (автобуса) или марки обогревателя применяют корректирующий коэффициент согласно п.п. 3.1.13 Норм № 43 либо, в случае необходимости, устанавливают соответствующую временную норму на работу специального оборудования согласно п. 2.2 этих Норм;
КT — процент использования мощности обогревателя в зависимости от фактической температуры воздуха в холодное время года. Определяется согласно п. 1.8 Норм № 43 (см. п. 7 табл. 3.1 на с. 32);
tон — обоснованная и должным образом задокументированная продолжительность работы обогревателя, ч.
Продолжительность работы автономного обогревателя и обоснование процента использования его мощности указывают в путевых листах и/или других отчетных документах.
Для бортовых грузовых автомобилей и седельных тягачей в составе автопоездов, автомобилей-фургонов и грузопассажирских автомобилей, выполняющих работу, учитываемую в тонно-километрах, нормативный расход топлива рассчитывайте по следующей формуле (п. 4.4 Норм № 43):
Qн = 0,01 х (Hsan х S + Hw х W) х (1 + 0,01 х КΣ),
где Hsan — линейная норма расхода топлива на пробег автопоезда, л/100 км (м3/100 км);
Hw — норма на транспортную работу (см. п. 2 табл. 3.1 на с. 30), л/100 т·км (м3/100 т·км);
W — объем транспортной работы, т·км.
При этом линейную норму расхода топлива на пробег автопоезда (Hsan) рассчитывайте так:
Hsan = Hs + Hg х Gnp,
где Hs — базовая линейная норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км (м3/100 км);
Hg — норма расхода топлива на одну тонну снаряженной массы прицепа или полуприцепа (см. п. 3 табл. 3.1 на с. 31), л/100 т·км (м3/100 т·км);
Gnp — снаряженная масса прицепа или полуприцепа, т.
Объем транспортной работы (W) определяют следующим образом:
W = Gван х Sван,
где Gван — масса груза, т;
Sван — пробег с грузом, км.
Заметим, что формула, приведенная в п. 4.4 Норм № 43, применяется также при расчете нормативного расхода топлива при эксплуатации легковых автомобилей и автобусов с прицепами, выполняющих транспортную работу, учитываемую в тонно-километрах (об этом сказано в п. 4.3 Норм № 43).
Для автомобилей-самосвалов и самосвальных автопоездов нормативный расход топлива определяют по такой формуле (п. 4.5 Норм № 43):
Qн = 0,01 х Нsanc х S х (1 + 0,01 х KΣ) + Hz х Z,
где Нsanc — линейная норма расхода топлива самосвального автопоезда, л/100 км (м3/100 км);
Hz — норма расхода топлива на ездку с грузом автомобиля-самосвала (см. п. 4 в табл. 3.1 на с. 31), л (м3);
Z — количество ездок с грузом.
В свою очередь, линейную норму расхода топлива самосвального автопоезда (Нsanc) определяют так:
Нsanc = Нs + Hw х (Gnp + 0,5 х g),
где Нs — базовая линейная норма расхода топлива на пробег автомобиля-самосвала с учетом транспортной работы, л/100 км (м3/100 км);
Hw — норма расхода топлива на транспортную работу и снаряженную массу прицепа или полуприцепа (см. п. 2 табл. 3.1 на с. 30), л/100 т·км (м3/100 т·км);
Gnp — снаряженная масса прицепа или полуприцепа, т;
g — грузоподъемность прицепа, т.
Отдельные формулы предусмотрены Нормами № 43 для расчета нормативного расхода топлива для специальных и специализированных автомобилей.
Так, нормативный расход топлива для спецавтомобилей, выполняющих специальные работы во время стоянки, определяют следующим образом (п.п. 4.6.1 Норм № 43):
Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х КΣ) + Hоб х Tоб х (1 + 0,01 х КΣс),
где Нs — базовая линейная норма расхода топлива на пробег специального автомобиля, л/100 км (м3/100 км);
Hоб — норма расхода топлива на работу специального оборудования (см. п. 5 табл. 3.1 на с. 32), л/ч (или литров на выполненную операцию, например, заполнение цистерны и т. п.);
Tоб — время работы оборудования, ч (или количество выполненных операций);
КΣ — суммарный корректирующий коэффициент к линейной норме, %;
КΣс — суммарный корректирующий коэффициент к норме на работу специального оборудования, %.
В случае если специальный автомобиль выполняет транспортную работу, учитываемую в тонно-километрах, нормативный расход топлива рассчитывают по формуле (п.п. 4.6.1 Норм № 43):
Qн = 0,01 х (Нs х S + Нw х W) х (1 + 0,01 х КΣ) + Hоб х Tоб х (1 + 0,01 х КΣс).
Нормативный расход топлива для специальных автомобилей, выполняющих работу во время движения, определяют следующим образом (п.п. 4.6.2 Норм № 43):
Qн = 0,01 х (Нs х S + Нsc х Sc) х (1 + 0,01 х КΣ) + Hn х N,
где Нs — базовая линейная норма расхода топлива на пробег спецавтомобиля (без выполнения специальной работы), л/100 км;
S — пробег спецавтомобиля без выполнения специальной работы, км;
Нsc — норма расхода топлива на пробег при выполнении специальной работы (см. п. 6 табл. 3.1 на с. 32), л/100 км (м3/100 км);
Sc — пробег автомобиля при выполнении специальной работы, км;
Hn — норма расхода топлива на разбрасывание одного кузова песка или смеси согласно табл. Б.2 Норм № 43, л;
N — количество кузовов разбросанного песка или смеси за смену.
Виды норм расхода топлива
Говоря о формулах, применяемых в нормировании расхода топлива, мы уже обращали внимание на виды этих норм. Теперь пришло время познакомиться с их содержанием.
Приведем сводную информацию об этом в табл. 3.1.
Таблица 3.1. Виды норм расхода топлива
| Вид норм расхода ГСМ | Описание порядка применения нормы | Значение |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. Базовая линейная норма (Hs) | Устанавливается на 100 км пробега автомобиля | Базовые линейные нормы приведены в приложениях А и Б к Нормам № 43 в разрезе моделей (модификаций) автомобилей. Нормы распространяются только на модели (модификации) автомобилей с указанными техническими данными и особенностями конструктивного исполнения |
| Базовые линейные нормы расхода топлива установлены в таких единицах измерения: | ||
| 2. Норма на выполнение транспортной работы (Hw) | Учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом. Устанавливается на 100 тонно-километров (т·км) | Предельно допустимые (максимальные) нормы на выполнение транспортной работы в зависимости от вида топлива составляют: |
| Норма на выполнение транспортной работы применяется для: Также она может применяться для легковых автомобилей и автобусов с прицепами, которые выполняют транспортную работу, учитываемую в тонно-километрах. При осуществлении магистральных перевозок современными грузовыми автомобилями рекомендуется применять норму на транспортную работу в пределах 0,55 — 0,7 л дизельного топлива на 100 т·км. Фактические расходы топлива на выполнение транспортной работы увеличиваются в условиях эксплуатации, включающих осуществление большого количества остановок и фаз разгона-выбега-торможения на единицу пути, повышенное сопротивление качению (некачественное дорожное покрытие, дороги из щебня (гравия), грунтовые дороги и т. п.), холмистый рельеф местности. Большие значения норм на выполнение транспортной работы, подпадающие под применение корректирующих коэффициентов, указанных в пп. 3.1.1.2, 3.1.2, 3.1.3, 3.1.5 — 3.1.8, 3.1.15 Норм № 43, при работе за пределами города используются на часть маршрута с соответствующими условиями движения, что должно быть надлежащим образом задокументировано (записями ответственных лиц в путевых листах и/или других отчетных документах). | ||
| 3. Норма на одну тонну снаряженной массы (Нg) | Учитывает дополнительный расход топлива при изменении снаряженной массы автомобиля, прицепа или полуприцепа | Норма на одну тонну снаряженной массы (автопоезда, автомобиля, прицепа или полуприцепа и т. п.) применяется в случае изменения снаряженной массы автомобиля. Нормы на одну тонну снаряженной массы в зависимости от вида топлива равняются соответствующим нормам на выполнение транспортной работы согласно п. 1.3 Норм № 43 (см. п. 2 этой таблицы) и используются так же, как и нормы на выполнение транспортной работы |
| 4. Норма на маневрирование в местах загрузки и разгрузки и выполнение операции по разгрузке (Нz) | Учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием и выполнением операций погрузки и разгрузки — на одну ездку | Норма на маневрирование в местах загрузки и разгрузки и выполнение операции по разгрузке установлена на каждую ездку с грузом. Ее максимально возможное значение рассчитывается в зависимости от грузоподъемности автомобиля следующим образом: |
| Норма на маневрирование в местах загрузки и разгрузки и выполнение операции по разгрузке применяется для автомобилей-самосвалов и автопоездов с самосвальными кузовами. | ||
| 5. Норма на работу специального оборудования, установленного на автомобилях (Hоб) | Устанавливается на час работы оборудования или на выполненную операцию | Нормы на работу специального оборудования приведены в табл. Б.1 приложения Б к Нормам № 43 |
| Норму на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, применяют для специальных и специализированных автомобилей, выполняющих специальные работы во время стоянки (автокраны, компрессорные, буровые установки и т. п.). | ||
| 6. Норма на пробег при выполнении специальной работы (Hsc) | Устанавливается на 100 км пробега | Нормы на пробег при выполнении специальной работы по моделям спецавтомобилей приведены вместе с линейными нормами на пробег без выполнения специальной работы в табл. Б.2 приложения Б к Нормам № 43 |
| Норму на пробег при выполнении специальной работы применяют для специальных и специализированных автомобилей, которые выполняют специальные работы во время движения (снегоочистители, поливомоечные и т. п.). | ||
| 7. Норма расхода топлива на работу автономного (независимого) обогревателя (Hон) | Устанавливается на один час работы независимого обогревателя | Базовые нормы расхода топлива автономными обогревателями на один час работы обогревателя приведены в приложении Г к Нормам № 43. |
| Норму расхода топлива на работу автономного (независимого) обогревателя применяют для автомобилей и другой техники на колесном шасси, оборудованных автономными обогревателями. | ||
Кроме того, согласно п. 1.10 Норм № 43 нормативы расхода смазочных материалов установлены на 100 литров (100 м3 СПГ) нормативного расхода топлива Qн, рассчитанного для данного автомобиля:
— нормативы расхода масел — в л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
— нормативы расхода смазочных материалов — в кг/100 л (кг/100 м3 СПГ) Qн,
и приведены в приложении В к этим Нормам.
Применяем корректирующие коэффициенты
При расчете нормативного расхода топлива дорожные, климатические и другие эксплуатационные факторы учитывают путем применения корректирующих коэффициентов. Они приведены в разд. 3 Норм № 43 и могут повышать (п. 3.1) или понижать (п. 3.2) базовые значения нормы расхода топлива.
В случае применения одновременно нескольких корректирующих коэффициентов рассчитывают суммарный коэффициент корректировки (п. 3.3 Норм № 43):
KΣ = K1 + K2 + … + Кn.
При этом уменьшающие корректирующие коэффициенты подставляют в формулу со знаком минус.
Помните: максимальные значения коэффициентов корректировки норм расхода топлива, указанные в п. 3.1 Норм № 43, соответствуют предельно допустимым нормативам для самых сложных условий эксплуатации подвижного состава.
Они не могут быть установлены одновременно на все автомобили (оборудование) предприятия и на весь период их эксплуатации
С целью обеспечения экономного использования моторных топлив автомобильным транспортом и предотвращения злоупотреблений рекомендуется дифференцированное применение коэффициентов корректировки при расчетах нормативного расхода топлива в зависимости от фактических потребностей в соответствующих условиях эксплуатации. По возможности, устанавливайте индивидуальные значения коэффициентов корректировки норм (в регламентированных пределах) для каждого транспортного средства в зависимости от особенностей его конструкции, технического состояния и условий эксплуатации.
Конкретные величины коэффициентов в регламентированных пределах и сроки их действия устанавливает непосредственно руководитель предприятий и утверждает приказом (распоряжением) по предприятию.
Если нет базовой линейной нормы
Если в Нормах № 43 нет базовой линейной нормы для определенного автомобиля, возможно несколько вариантов решения этой проблемы.
В случае, когда речь идет о дорожно-строительной технике и специальных машинах, можно обратиться к соответствующим Нормам расхода ГСМ, разработанным Государственным агентством автомобильных дорог Украины «Укравтодор» (официальный сайт указанного госоргана — www.ukravtodor.gov.ua).
Если же речь идет об обычных колесных транспортных средствах, то следует помнить, что для старых автомобилей (производство которых прекращено 25 и более лет назад) разрешено применять корректирующие коэффициенты и формулы расчетов, приведенные в Нормах № 43, а базовые линейные нормы, приведенные в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных приказом Минтранса от 03.05.95 г. № 179. Об этом прямо сказано в п. 1.2 действующих Норм № 43.
А вот для прочих автомобилей, не вошедших в Нормы № 43, ничего не остается, как заняться определением временной нормы расхода топлива. Разделом 2 Норм № 43 предусмотрены различные способы определения временных норм расхода топлива в зависимости от модели (модификации) автомобиля. Рассмотрим их.
1-й способ применяют для моделей и модификациий автомобиля, которые не имеют существенных конструктивных отличий (модель двигателя и конструкция трансмиссии) и не отличаются от базовой модели снаряженной массой и габаритными размерами (п.п. 2.1.1 Норм № 43).
В этом случае временная линейная норма расхода топлива устанавливается в том же размере, что и для базовой модели. Другими словами, в такой ситуации предприятию следует пользоваться нормами, приведенными в приложениях А и Б к Нормам № 43 в разрезе моделей (модификаций) автомобилей.
2-й способ подходит для моделей и модификаций автомобиля, которые не имеют существенных конструктивных отличий (существенными считают отличия в модели (модификации) двигателя, его основных систем и элементов трансмиссии), но отличаются от базовой модели снаряженной массой (в связи с установкой фургонов, кунгов, дополнительного оборудования, бронированием и т. д.) и не являются серийными (п.п. 2.1.2 Норм № 43).
Для таких моделей (модификаций) временная линейная норма расхода топлива устанавливается в том же размере, что и для базовой модели, а разница в потреблении топлива учитывается путем применения нормы на одну тонну снаряженной массы Hg (л/100 т·км) в соответствии с п. 1.4 Норм № 43 (см. п. 3 табл. 3.1 на с. 31).
Заметим, что в прежней редакции Норм № 43 для определения временной линейной нормы расхода топлива в рассматриваемом случае применялась достаточно наглядная формула, которой можно пользоваться и сейчас:
Hs = Hs + ∆Gсп х Hg,
где Hs — временная линейная норма, л/100 км (м3/100 км);
Hs — линейная норма для базового автомобиля, л/100 км (м3/100 км);
∆Gсп — разница снаряженных масс, т;
Hg — норма на одну тонну снаряженной массы, л/100 т·км (м3/100 т·км).
3-й способ используют, если на автомобиле установлено специальное оборудование (п.п. 2.1.3 Норм № 43).
Увеличение потребления топлива (без выполнения специальной работы) для таких автомобилей также учитывается путем применения нормы на одну тонну снаряженной массы Hg (л/100 т·км) в соответствии с п. 1.4 Норм № 43.
4-й способ применяют для газобаллонных (ГБА) и газодизельных (ГДА) модификаций автомобилей и автомобилей, использующих другие виды альтернативного или смесевого топлива (в частности, топливо, содержащее компоненты из возобновляемых источников энергии, — биотопливо), которые не вошли в Нормы № 43 (п.п. 2.1.4 этих Норм).
В таком случае линейная норма расхода жидкого топлива базового автомобиля корректируется с учетом разницы снаряженных масс ГБА (ГДА) и базового автомобиля (аналогично расчету нормы расхода топлива на выполнение транспортной работы) и применяется в случае работы автомобиля на жидком топливе. Норма расхода газового топлива определяется путем корректировки рассчитанной линейной нормы расхода жидкого топлива с применением переводных коэффициентов (см. п. 2 табл. 3.1 на с. 30).
5-й способ подходит для: новых моделей (модификаций) автомобилей и автомобилей оригинальной конструкции; оборудования, устанавливаемого на колесных транспортных средствах; технологических машин и механизмов; автомобилей при выполнении специальной работы или осуществлении перевозок в специфических условиях эксплуатации, выполнении технологических операций (п.п. 2.1.5 Норм № 43).
В этом случае временные и временные индивидуальные, базовые, базовые линейные и дифференцированные нормы расхода топлива с уточнением, при необходимости, коэффициентов их корректировки разрабатываются главным институтом Министерства инфраструктуры Украины ГП «ГосавтотрансНИИпроект» по заявкам заводов-изготовителей или предприятий — собственников автомобилей на договорных началах.
Временные индивидуальные нормы устанавливают на определенный разработчиком (ГП «ГосавтотрансНИИпроект») период апробации, продолжающийся до одного года. После окончания установленного периода апробации и предоставления предприятием разработчику данных по апробации с приведением эксплуатационных условий срок действия нормы продлевается. При этом устанавливается следующий период апробации с возможной корректировкой нормы.
Временные нормы расхода топлива вводятся в действие приказом руководителя предприятия
Они имеют силу только для автомобилей этого предприятия и утрачивают силу:
— в случае утверждения Мининфраструктуры временных норм, разработанных по заявкам заводов-изготовителей;
— при введении в действие в Украине постоянных норм расхода топлива на соответствующие модели (модификации) автомобилей, спецавтомобилей или специального оборудования.
Как свидетельствует соответствующая консультация из подкатегории 102.07.20 БЗ, налоговики благосклонно относятся к возможности применения в налоговых целях временных норм расхода топлива, если речь идет о новых моделях автомобилей и автомобилях оригинальной конструкции, которых нет в Нормах № 43.
6-й способ применяют для специального оборудования, установленного на автомобиле (п. 2.2 Норм № 43). В этом случае в качестве временных норм предприятия могут применять технологические нормы, приведенные в документации завода — изготовителя оборудования, или рассчитать их с использованием технических данных, приведенных в этой документации.
Возможность установления временной нормы рассматривает комиссия, созданная на предприятии, с участием куратора по вопросам энергопотребления от вышестоящей организации. Результат оформляется актом (приложение Ж к Нормам № 43).
Если в технической документации завода — изготовителя оборудования отсутствуют нормы или технические данные, необходимые для их расчета, комиссия проводит контрольные замеры расхода топлива. Результаты оформляют актом (приложение И к Нормам № 43).
Один заверенный экземпляр акта (по форме, приведенной в приложении Ж или И Норм № 43) отправляется на рассмотрение в ГП «ГосавтотрансНИИпроект». Там он регистрируется и возвращается на предприятие. Временная индивидуальная норма расхода топлива вступает в силу после ее регистрации и утверждения приказом руководителя предприятия.
И наконец, скажем о смазочных материалах. Если в приложении В к Нормам № 43 не приведены нормативы их расхода для определенных моделей (модификаций) автомобилей, то для них устанавливают временные нормы в размерах, определенных п. 2.3 этих Норм. Вводят в действие эти временные нормы приказом руководителя предприятия.
3.2. Учет приобретения и использования ГСМ
Способы приобретения ГСМ
Порядок отражения в учете операций по приобретению ГСМ зависит от применяемой формы расчета за них и правил их отпуска на автозаправочных станциях (далее — АЗС).
Отпуск нефтепродуктов потребителям АЗС осуществляют на основании заключенных договоров или за наличные (п. 7.1 Инструкции № 281).
На сегодняшний день наиболее распространены следующие способы приобретения ГСМ по безналичному расчету:
— по ведомостям;
— по талонам;
— по топливным смарт-картам.
Подобные нормы содержатся и в п. 10 Правил № 1442. В соответствии с этим пунктом расчеты за проданные нефтепродукты осуществляются в наличной и/или безналичной форме (с применением платежных карточек, талонов, ведомостей на отпуск нефтепродуктов и т. д.) в установленном законодательством порядке.
Расчеты за топливо, проданное с применением талонов или ведомостей на отпуск нефтепродуктов, осуществляются исключительно через учреждения банков
Отпуск ГСМ по ведомостям. Отпуск топлива по безналичному расчету по ведомостям осуществляется АЗС на основании договоров, заключенных с предприятиями — потребителями ГСМ.
Факт отпуска топлива отражается в ведомости на отпуск нефтепродуктов по форме № 16НП, приведенной в приложении 16 к Инструкции № 281. В ведомости фиксируется количество отпущенных ГСМ, которое подтверждают своими подписями оператор АЗС и водитель (п.п. 10.3.2.1 Инструкции № 281).
На основании ведомостей на отпуск нефтепродуктов АЗС периодически, но не реже одного раза в месяц, выписывают сводные ведомости-счета каждому предприятию — потребителю ГСМ. В таких счетах обязательно указывают количество и общую стоимость отпущенных нефтепродуктов по маркам и ценам, установленным в течение месяца. Также в них в обязательном порядке приводят информацию о сумме НДС, включенного в стоимость отпущенных ГСМ.
АЗС проводит сверку своих расчетов с потребителями за отпущенные нефтепродукты ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным (п.п. 10.3.2.2 Инструкции № 281).
Отпуск ГСМ по талонам. Отпуск нефтепродуктов может осуществляться по специальным талонам, приобретенным на условиях и по отпускной цене установленного номинала, которые подтверждают право собственника на получение на АЗС фиксированного количества ГСМ определенного наименования и марки, указанных на них (разд. 3 Инструкции № 281).
Таким образом, талон — это документ, который подтверждает право покупателя на получение уже оплаченного топлива, хранящегося на АЗС. При этом талоны не являются средством платежа за ГСМ, поскольку за топливо вы уже предварительно заплатили по безналичному расчету.
Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает их эмитент, т. е. предприятие — поставщик ГСМ. Однако на талоне обязательно должны быть указаны его серийный и порядковый номера (п.п. 10.3.3.1 Инструкции № 281).
Часто талоны изготавливаются из пластика и содержат номинал, вид и марку топлива. АЗС могут выпускать талоны различного номинала на приобретение различных марок топлива (например, 5 л, 10 л, 15 л, 20 л и т. д. на бензин А95, А98, дизельное топливо и т. п.). Талоны действуют только в пределах одной сети АЗС. Поэтому если поставщики ГСМ не являются партнерами, получить топливо на заправке одной фирмы по талонам другой не получится.
В чем собственно суть приобретения ГСМ по талонам
Между продавцом нефтепродуктов и покупателем талонов на ГСМ заключается договор, в котором в обязательном порядке указывают марку и вид ГСМ, их стоимость, способ получения (в рассматриваемой ситуации это талоны), перечень АЗС, отпускающих топливо, момент перехода права собственности, срок действия талонов.
Кроме того, в договоре предусматриваются варианты действий с «просроченными» и поврежденными талонами (например, продление, обмен на денежные средства или другие талоны) и утерянными талонами (в частности, блокирование, аннулирование)*.
* Подробнее о том, как действовать в случае утери талонов на ГСМ, читайте в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 64, с. 38.
После заключения договора покупатель перечисляет денежные средства на текущий счет продавца топлива в сроки, указанные в счете-фактуре. Затем продавец выдает предприятию-покупателю талоны на топливо. В дальнейшем эти талоны предприятие передает водителям, а те уже обменивают талоны на соответствующее количество топлива на любой из АЗС, перечисленных в договоре с продавцом нефтепродуктов.
Обратите внимание: обычно право собственности на ГСМ переходит от продавца к покупателю раньше, чем топливо физически было получено последним. В таком случае до момента фактической заправки автомобилей ГСМ находятся на хранении у поставщика, что должно быть соответствующим образом оформлено.
Получение от поставщика талонов предприятие-потребитель отражает в своем аналитическом учете. Для этого ведут ведомость учета талонов, где фиксируют факты поступления талонов и выдачу их водителям.
Указанная ведомость составляется в произвольной форме. Вместе с тем учет талонов на ГСМ должен быть организован так, чтобы он позволял получать информацию о:
1) талонах:
— поступивших на предприятие;
— выданных водителям под отчет;
— оставшихся на предприятии;
2) марках топлива, отпускаемого по талонам. Причем на каждую марку ГСМ лучше открыть отдельную ведомость;
3) водителях, получивших талоны. При этом водители, которым выданы талоны, должны обязательно расписаться в ведомости. Если полученные талоны не были использованы, водитель должен сдать их материально ответственному лицу (это также отражается в ведомости учета талонов).
Приведем примерный образец ведомости учета талонов на ГСМ.
Табл. Ведомость учета талонов на бензин марки А92 за октябрь 2014 года
| Поступление талонов | Выдача талонов | Подпись водителя | |||||
| дата | литры | количество и номинал | дата | Ф. И. О. водителя | литры | количество и номинал | |
| Остаток на 01.10.2014 г. | 50 | 5 шт. х 10 л | — | — | — | — | — |
| — | — | — | 01.10.2014 г. | Демченко Б. В. | 30 | 3 шт. х 10 л | Демченко |
| 02.10.2014 г. | 90 | 9 шт. х 10 л | — | — | — | — | — |
| — | — | — | 04.10.2014 г. | Слюсар Н. П. | 40 | 4 шт. х 10 л | Слюсар |
| — | — | — | 08.10.2014 г. | Панченко Ф. М. | 30 | 3 шт. х 10 л | Панченко |
| — | — | — | 19.10.2014 г. | Панченко Ф. М. | 20 | 2 шт. х 10 л | Панченко |
| 22.10.2014 г. | 80 | 8 шт. х 10 л | — | — | — | — | — |
| — | — | — | 27.10.2014 г. | Демченко Б. В. | 30 | 3 шт. х 10 л | Демченко |
| Итого за октябрь 2014 года | 170 | 17 шт. х х 10 л | — | — | 150 | 15 шт. х х 10 л | — |
| Остаток на 01.11.2014 г. | 70 | 7 шт. х 10 л | — | — | — | — | — |
Отпуск ГСМ по топливным смарт-картам. Топливная смарт-карта представляет собой пластиковую карточку со встроенным чипом (микропроцессором). Она содержит информацию о количестве и ассортименте оплаченных нефтепродуктов, которые могут быть отпущены на АЗС, а также другую информацию, необходимую для организации расчетов.
Данная карта является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, а не средством платежа или разновидностью платежных карт
Другими словами, топливная смарт-карта предназначена для фиксации в электронном виде задолженности эмитента перед держателем этих средств по предварительно оплаченным ГСМ.
Топливные смарт-карты бывают двух видов:
— денежные — на такой карте содержится информация о сумме денежных средств, зачисленных на условный счет предприятия. Такая карта дает возможность субъекту хозяйствования приобрести любую марку ГСМ, сопутствующие товары и услуги, реализуемые на АЗС, исходя из лимита денежных средств. Как правило, топливо и услуги по денежной топливной карте отпускаются по рыночным ценам, установленным на дату заправки (предоставления услуги);
— литровые — на этой карте содержится информация о количестве литров ГСМ определенной марки, оплаченных предприятием предварительно. По литровой смарт-карте, в отличие от денежной, ГСМ отпускаются по цене, указанной в договоре. Такие топливные карты различаются по видам ГСМ, которые могут быть по ним получены (например, бензин А92, А95, А95EURO, дизельное топливо и т. д.).
В договоре на отпуск ГСМ по топливным картам предусматривают:
— требования к использованию и хранению топливных карт;
— вид топливной карты (денежная или литровая);
— условия заправки и порядок расчетов за потребленные ГСМ;
— лимит расхода денежных средств или топлива в сутки (месяц);
— перечень АЗС, которые обслуживают данную топливную карту;
— другие условия.
Кроме того, в договоре должен быть четко определен момент, когда переходит право собственности на ГСМ.
В сроки, установленные договором, предприятие оплачивает поставщику стоимость топливных карт и ГСМ и получает от него топливные карты.
Топливные карты хранят в бухгалтерии и выдают водителям в порядке, установленном на предприятии (ежедневно, еженедельно, ежемесячно). При условии частого использования топливная карта может быть закреплена за конкретным водителем.
При заправке по топливной карте водитель, как правило, получает чек специализированного РРО с указанием наименования, количества и стоимости фактически отпущенных нефтепродуктов, а также чек автозаправочного терминала (расход по карте).
Приобретение ГСМ по топливным картам требует от предприятия разработать и внедрить у себя систему документального учета таких карт с целью контроля за их использованием. В частности, следует:
— утвердить правила пользования топливными картами;
— утвердить список водителей, которым будут выдаваться топливные карты, а также порядок их выдачи;
— разработать форму отчета (произвольную) держателей смарт-карт, т. е. водителей. Такие отчеты должны предоставляться водителями в бухгалтерию предприятия вместе с чеками автозаправочных терминалов и путевыми листами в сроки, установленные предприятием (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно в последний календарный день отчетного месяца);
— назначить лицо, ответственное за хранение, выдачу и учет топливных карт;
— вести журнал учета движения топливных карт (составляется в произвольной форме).
Образец журнала учета движения топливных карт приведем ниже.
Табл. Журнал учета движения топливных карт
| № п/п | Дата выдачи | Топливная карта | Ф.И.О. получателя | Подпись получателя | Возврат карты | Подпись получателя | Подпись бухгалтера | ||||
| номер | наименование поставщика | единица измерения | остаток на карте до выдачи | дата возврата | остаток на карте после возврата | ||||||
| 1 | 06.10.2014 г. | 127659 | ООО «Нафтовий світ» | л | 920 | Дахно П. С. | Дахно | 09.10.2014 г. | 880 | Дахно | Юрченко |
| 2 | 17.10.2014 г. | 458701 | ООО «Журавлина» | грн. | 2370 | Волиняк Л. О. | Волиняк | 19.10.2014 г. | 1770 | Волиняк | Юрченко |
Исходя из данных журнала, бухгалтерия или материально ответственное лицо должно сделать выборку израсходованных средств по каждому водителю и по каждой карте. Данные журнала бухгалтерия предприятия использует для отражения поступления ГСМ в баки транспортных средств.
Отпуск ГСМ за наличный расчет. ГСМ за наличные приобретаются непосредственно на АЗС. В этом случае отпуск ГСМ и заправка автомобиля осуществляются за счет средств, выданных водителю предприятия под отчет.
Первичным документом, подтверждающим факт понесенных работником расходов на приобретение ГСМ, будет чек РРО, выданный на АЗС. Такой чек прилагается к Отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845.
Подробнее о «технической» стороне приобретения ГСМ за наличные читайте в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 82, с. 32.
Учет приобретения ГСМ
Бухгалтерский учет. Приобретенные ГСМ отражаются в составе запасов предприятия по первоначальной стоимости, которая формируется с учетом п. 9 П(С)БУ 9.
Учет топлива, а также оплаченных талонов на ГСМ ведут на субсчете 203 «Топливо»
Аналитический учет на этом субсчете ведут исходя из потребностей конкретного предприятия в разрезе видов и марок топлива, а также по местам его хранения. В связи с этим могут открываться субсчета второго, третьего и других порядков, например: 2031 «Дизельное топливо», 2032 «Бензин А92», 2033 «Бензин А95» и т. д.
Другой вариант: 2031 «Топливо на складе», 2032 «Талоны на топливо», 2033 «Топливо в автомобиле» и т. д. В таком случае после предоставления водителем отчета об использовании талонов на топливо и чеков АЗС стоимость ГСМ с субсчета 2032 «Талоны на топливо» будет списываться на субсчет 2033 «Топливо в автомобиле».
Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведут по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта.
Порядок учета топливных карт зависит от условий их получения, прописанных в договоре между поставщиком ГСМ и предприятием-покупателем.
Чаще всего предприятия покупают смарт-карты, поэтому в бухгалтерском учете отражают их так:
— на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», если срок службы топливной карты не превышает 1 год. При этом расходы, связанные с приобретением такой «краткосрочной» смарт-карты, признают расходами того периода, в котором она передана в эксплуатацию, в зависимости от направления использования или списывают на себестоимость продукции (работ, услуг);
— на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы», если срок службы топливной карты более 1 года. Стоимость такой карты амортизируется.
В аналогичном порядке смарт-карта отражается и в налоговом учете (см. пп. 138.4, 138.5 и 145.1 НКУ).
Если топливная карта остается в собственности поставщика нефтепродуктов, то в бухгалтерском учете покупателя она не отражается, поскольку не соответствует критериям признания активом. В этом случае топливная карта отражается только в аналитическом учете (в журнале учета движения топливных карт).
Что касается непосредственно нефтепродуктов, которые приобретает предприятие с помощью топливных карт, то их стоимость отражается в бухгалтерском учете предприятия в общем порядке.
Налоговый учет. Затраты на ГСМ в полном объеме учитываются предприятием в составе налоговых расходов. Единственное условие — такие затраты должны быть связаны с хозяйственной деятельностью налогоплательщика. Однако при этом нужно помнить, что в момент предоплаты за ГСМ налоговые расходы у предприятия не возникают (п.п. 139.1.3 НКУ).
Не включается в расходы стоимость топлива и на этапе его оприходования
Право на отражение таких затрат появится у предприятия только после использования ГСМ в хозяйственной деятельности.
Что касается НДС, то по общему правилу право на налоговый кредит по ГСМ, используемым для налогооблагаемых операций в рамках хозяйственной деятельности, у предприятия возникает на дату первого из событий (п. 198.2 НКУ):
— либо на дату оплаты ГСМ,
— либо на дату оприходования ГСМ, что подтверждено налоговой накладной.
То есть для получения права на налоговый кредит факт предоплаты или оприходования нефтепродуктов должен быть подтвержден надлежащим образом оформленной налоговой накладной. Причем такая налоговая накладная должна быть обязательно зарегистрирована в Едином реестре налоговых накладных, поскольку осуществляется поставка подакцизного товара (п. 11 подразд. 2 разд. XX НКУ).
Впрочем, из этого общего правила есть одно исключение — покупка ГСМ с использованием банковских платежных карточек. В этом случае оплата ГСМ, как правило, «опаздывает», а потому АЗС иногда отказываются составлять налоговую накладную до фактического поступления денег.
Однако при применении платежных карточек датой, по которой возникают налоговые обязательства, является НЕ дата поступления средств на счет продавца. НКУ предусмотрено, что в случае приобретения товаров с использованием кредитных или дебетовых карточек этой датой является: (1) дата, удостоверяющая факт поставки, которая оформлена налоговой накладной, или (2) дата выписки соответствующего счета (товарного чека)* (п. 187.5 НКУ).
* Фактически это дата оформления квитанции платежного терминала.
В этом случае АЗС должна составлять налоговую накладную с учетом данной специфической нормы. Соответственно, именно на эту дату у покупателя ГСМ возникает право на налоговый кредит. Подробнее об этом случае читайте в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 46, с. 45.
Если же вы покупали ГСМ за наличные и без налоговой накладной — вступают правила отражения налогового кредита по кассовому чеку (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). Напомним: право на налоговый кредит без налоговой накладной дает кассовый чек, по которому общая сумма приобретенных товаров/услуг (без НДС) составляет не более 200 грн. в день. То есть сумма «чекового» налогового кредита может составлять максимум 40 грн. в день по всем имеющимся чекам.
Причем в случае получения предприятием кассового чека, в котором общая сумма полученных товаров/услуг превышает 200 грн., оно не сможет отразить в составе налогового кредита ни всю сумму «входного» НДС, ни ее часть. Поскольку такая ситуация нежелательна, рекомендуем либо избегать наличных приобретений ГСМ на сумму свыше 240 грн., либо договориться с поставщиком о выдаче налоговой накладной. Подробнее о наличных расчетах за ГСМ читайте в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 82, с. 32.
Использование ГСМ
В целях списания ГСМ предприятия определяют их фактический и нормативный расход.
Использование топлива. Расчет фактического расхода топлива осуществляется исходя из пройденного километража и данных о расходе топлива, зафиксированных в путевом листе или другом документе, который его заменяет (подробнее см. на с. 27). Определить фактическое количество топлива, израсходованного в течение смены (рейса), можно с учетом данных измерительных приборов автомобиля на момент окончания смены (рейса) с помощью такой формулы:
Тф = ОТн + ЗТ - ОТк,
где Тф — фактическое количество израсходованного автомобилем топлива (рассчитывается по одному путевому листу);
ОТн — остаток топлива в бензобаке (в баллоне, если это газ) автомобиля на начало смены (рейса) (графа путевого листа «остаток горючего при выезде»);
ЗТ — количество топлива, залитого в бензобак (заправленного в баллон, если это газ) в течение смены (рейса) (графа путевого листа «выдано горючее»);
ОТк — остаток топлива в бензобаке (в баллоне, если это газ) автомобиля на конец смены (рейса) (графа путевого листа «остаток горючего при возвращении»).
Нормативный расход ГСМ с целью их списания определяется также на основании данных путевых листов о фактическом пробеге автомобиля за смену. Разница в том, что он определяется уже с учетом норм расхода топлива**.
** О нормах расхода топлива см. на с. 27.
Все израсходованное топливо (как в пределах норм, так и сверх них) списывается с баланса (Кт 203)
Но при этом стоимость ГСМ в пределах норм отражают в зависимости от цели использования автотранспорта по дебету счетов 15, 20, 23, 28, 91, 92, 93, 94. А вот сумму перерасхода ГСМ списывают в дебет субсчета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Теперь о налоговом учете. Как мы сказали выше, ни в момент осуществления предоплаты за ГСМ, ни на этапе их оприходования налоговые расходы у предприятия не возникают. Право на отражение таких затрат появляется у предприятия только после использования ГСМ в хозяйственной деятельности. При этом такие затраты в зависимости от направления использования транспортного средства классифицируются как общепроизводственные, административные расходы, расходы на сбыт или прочие операционные расходы (п.п. «г» п.п. 138.8.5, п.п. «в» п.п. 138.10.2, пп. «е» и «ж» п.п. 138.10.3, п.п. «в» п.п. 138.10.4 НКУ). Об этом говорят и налоговики в письме ГНСУ от 28.02.2012 г. № 3535/6/15-1415 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 36 — 37, с. 5.
Итак, если фактический расход не превышает норму, то в налоговые расходы предприятие включает всю стоимость фактически использованного топлива, с учетом правил признания расходов, установленных НКУ:
— при использовании ГСМ для заправки автомобилей, занятых в строительстве (создании) объектов основных средств, их стоимость попадет в первоначальную стоимость таких объектов;
— стоимость ГСМ, включенная в себестоимость произведенной продукции (выполненных работ, предоставленных услуг), а также в первоначальную стоимость приобретенных товаров, попадет в состав расходов предприятия только в периоде признания доходов от реализации такой продукции (товаров, работ, услуг). Такие расходы включают в стр. 05.1 декларации по налогу на прибыль;
— расходы на приобретение ГСМ для автомобилей, обеспечивающих прочие хозяйственные нужды, будут учтены при исчислении объекта налогообложения в том периоде, в котором они были понесены (в периоде списания израсходованных ГСМ с баланса). В зависимости от направления использования автомобиля (административные, сбытовые, прочие операционные нужды) такие расходы отражают в стр. 06.1, 06.2 или 06.4 декларации по налогу на прибыль.
А вот если фактический расход топлива превышает нормативный, то в состав налоговых расходов безопаснее отнести его стоимость в пределах норм. Сверхнормативные расходы на ГСМ:
— не могут учитываться при определении объекта налогообложения на основании п.п. 139.1.1 НКУ;
— влекут за собой необходимость откорректировать ранее отраженный при приобретении этих ГСМ налоговый кредит путем начисления налоговых обязательств по НДС (п.п. «г» п. 198.5 НКУ).
Использование моторного масла. Вопрос об учете приобретенного моторного масла всплывает гораздо реже. Ведь, как правило, замену масла осуществляют на СТО. В связи с этим предприятия просто отражают расходы на техобслуживание, не задумываясь об оприходовании и последующем учете масла. Таковых сразу отсылаем к подразделу 4.1 сегодняшнего спецвыпуска, посвященному техобслуживанию автомобиля (см. с. 49).
Однако для тех, кто меняет масло самостоятельно, все же коротко расскажем об учете его использования.
После приобретения масло приходуется на баланс как обычные запасы — на счет 20 «Производственные запасы». Это понятно и вопросов не вызывает. Главный вопрос в этом случае заключается в том, когда приобретенное масло следует списывать на расходы.
По нашему мнению, стоимость масла списывают на расходы непосредственно тогда, когда его заливают в автомобиль
Такой порядок следует из того, что П(С)БУ 9 предусматривает списывать запасы на расходы именно в момент их выбытия, в нашем случае — для использования в собственной хозяйственной деятельности.
В момент, когда масло будет сливаться, списать его будет сложно, а в некоторых случаях — невозможно, поскольку, как правило, часть масла сгорает в процессе работы. В таких случаях сливаться будет физически меньше масла, чем в свое время было залито, а потому на момент слива невозможно будет зафиксировать количество заливавшегося масла.
Аналогичным способом следует рассматривать учет моторных масел и в налоговом учете (п. 138.5 НКУ). При этом необходимо учитывать нормы расхода масел (смазок). Расходы в пределах нормы включают в состав налоговых, а остальные не отражают в налоговом учете.
Заметьте: такие нормы установлены из расчета на 100 литров нормативного расхода топлива (см. п. 1.10 Норм № 43). Поэтому вначале следует определить нормативный расход топлива, работавшего «в связке» с маслом, от периода залива до периода слива масла.
Норма расхода масла будет рассчитываться по формуле:
Qмасла = Qнорм х Qтоп : 100,
где Qмасла — нормативный расход масла;
Qнорм — норма расхода масла на 100 литров израсходованного топлива;
Qтоп — норма расхода топлива исходя из фактического пробега автомобиля.
Контролировать эту норму можно будет, учитывая фактически заправленное ранее масло. Поскольку замену масла производят, как правило, чаще одного раза в год, на момент подачи декларации по налогу на прибыль вам будет точно известно, вписались вы в «масляную» норму или нет.
После отработки слитые моторные масла еще можно реализовать. Они соответствуют критериям признания активом, поэтому их приходуют на баланс по чистой стоимости реализации (Дт 209 — Кт 719).
В налоговом учете оприходованные моторные масла включают в состав дохода (п.п. 135.5.15 НКУ).
Впоследствии продажа отработанных масел спецпредприятиям будет отражаться как реализация обычных запасов. Стоимость, за которую они проданы, попадет в состав доходов, а себестоимость, по которой они оприходованы, — в состав расходов, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Кроме того, в отношении отработанных моторных масел следует соблюдать специальный порядок утилизации. Подробно об этом читайте в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 16, с. 37.
Примеры отражения в учете приобретения и использования ГСМ
Пример 3.1. Приобретение ГСМ по топливной карте. Предприятие «Лелека» заключило договор с компанией, владеющей сетью АЗС, на приобретение 300 л бензина марки А95 по цене 15,60 грн. (в том числе НДС 20 % — 2,60 грн.) за литр на сумму 4680,00 грн. (в том числе НДС 20 % — 780,00 грн.) с использованием смарт-карты для автомобиля, предназначенного для административных целей. На получение топливной карты была оформлена заявка. Стоимость изготовления смарт-карты — 60,00 грн. (в том числе НДС 20 % — 10,00 грн.), срок ее действия — 1 год.
По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю после заправки автомобиля. Топливо, которое находится в баках автомобилей, предприятие учитывает на субсчете 2033 «Топливо в автомобиле».
В течение месяца водителю предприятия по топливной карте отпущено 170 л бензина общей стоимостью 2652,00 грн. (в том числе НДС 20 % — 442,00 грн.).
По данным путевых листов фактический расход бензина за месяц составил 165 л. Фактический расход топлива совпадает с нормативным.
В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаем следующими записями (см. табл. 3.2):
Таблица 3.2. Учет приобретения и использования гсм (по топливной карте)
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | доходы | расходы | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Приобретение топливной карты | ||||||
| 1 | Перечислена поставщику ГСМ предоплата за топливную карту | 371 | 311 | 60,00 | — | — |
| 2 | Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе предоплаты за топливную карту (при наличии налоговой накладной) | 641/НДС | 644 | 10,00 | — | — |
| 3 | Оприходована топливная карта | 22 | 631 | 50,00 | — | — |
| 4 | Списана ранее отраженная сумма налогового кредита по НДС | 644 | 631 | 10,00 | — | — |
| 5 | Отражен зачет задолженностей | 631 | 371 | 60,00 | — | — |
| 6 | Передана топливная карта водителю | 92 | 22 | 50,00 | — | 50,00 |
| 7 | Отнесены на финансовый результат расходы на приобретение топливной карты | 791 | 92 | 50,00 | — | — |
| Приобретение ГСМ | ||||||
| 1 | Перечислена поставщику предоплата за ГСМ | 371 | 311 | 4680,00 | — | — |
| 2 | Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе предоплаты за ГСМ (при наличии налоговой накладной) | 641/НДС | 644 | 780,00 | — | — |
| 3 | Отражена заправка автомобиля бензином | 2033 | 631 | 2210,00 | — | — |
| 4 | Списана отраженная ранее сумма налогового кредита по НДС | 644 | 631 | 442,00 | — | — |
| 5 | Отражен зачет задолженностей | 631 | 371 | 2652,00 | — | — |
| Использование ГСМ | ||||||
| 1 | Списана стоимость фактически использованного автомобилем бензина (165 л х 13,00 грн./л) | 92 | 2033 | 2145,00 | — | 2145,00* |
| * Стоимость ГСМ, использованных для заправки автомобиля, включается в состав административных расходов в периоде их использования (п. 138.5, п.п. «в» п.п. 138.10.2 НКУ). При этом, поскольку фактический расход бензина соответствует нормативному, в состав налоговых расходов включается вся стоимость израсходованного топлива. | ||||||
| 2 | Отнесена на финансовый результат стоимость израсходованного бензина | 791 | 92 | 2145,00 | — | — |
Пример 3.2. Приобретение ГСМ по талонам. Предприятие «Перлина» заключило договор с компанией, владеющей сетью АЗС, на приобретение 200 л бензина марки А98 по цене 19,20 грн. (в том числе НДС 20 % — 3,20 грн.) за литр на сумму 3840,00 грн. (в том числе НДС 20 % — 640,00 грн.). После получения 100 % предоплаты поставщик предоставил предприятию талоны на бензин (право собственности на топливо перешло к покупателю) и одновременно принял его на ответственное хранение.
Для учета талонов на топливо предприятие использует субсчет 2032 «Талоны на топливо», а для учета топлива в баках автомобилей — субсчет 2033 «Топливо в автомобиле».
В течение месяца водителю для заправки были выданы талоны на 100 л бензина, что было отражено в ведомости учета талонов на бензин. Автомобиль использовался для сбытовых нужд.
Фактический расход бензина за месяц составил 90 л, в то время как расход топлива по нормам должен был составить 88 л. То есть возник перерасход ГСМ в размере 2 л.
В налоговом и бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями (см. табл. 3.3):
Таблица 3.3. Учет приобретения и использования гсм (по талонам)
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | доходы | расходы | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Приобретение ГСМ | ||||||
| 1 | Перечислена поставщику предоплата за ГСМ | 371 | 311 | 3840,00 | — | — |
| 2 | Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе предоплаты за ГСМ (при наличии налоговой накладной) | 641/НДС | 644 | 640,00 | — | — |
| 3 | Отражено поступление талонов на бензин | 2032 | 631 | 3200,00 | — | — |
| 4 | Списана ранее отраженная сумма налогового кредита по НДС | 644 | 631 | 640,00 | — | — |
| 5 | Отражен зачет задолженностей | 631 | 371 | 3840,00 | — | — |
| Использование талонов для заправки автомобиля | ||||||
| 1 | Отражена заправка автомобиля топливом (на основании путевых листов) (90 л х 16,00 грн./л) | 2033 | 2032 | 1440,00 | — | — |
| Использование ГСМ | ||||||
| 1 | Списана стоимость фактически использованного автомобилем бензина в пределах норм (88 л х 16,00 грн./л) | 93 | 2033 | 1408,00 | — | 1408,00* |
| * Стоимость ГСМ, использованных для заправки автомобиля, включаем в состав расходов на сбыт в периоде их использования (п. 138.5, п.п. «е» п.п. 138.10.3 НКУ). При этом, поскольку фактический расход превысил норму, в состав налоговых расходов включаем стоимость израсходованного топлива в пределах нормы. | ||||||
| 2 | Отражена сумма перерасхода бензина (2 л х 16,00 грн./л) | 947 | 2033 | 32,00 | — | — |
| 3 | Начислены налоговые обязательства по НДС (32,00 грн. х 20 % : 100 %) | 947 | 641/НДС | 6,40 | — | — |
| 4 | Отнесены на финансовый результат: | |||||
| — стоимость израсходованного бензина в пределах норм | 791 | 93 | 1408,00 | — | — | |
| — стоимость перерасхода бензина с учетом НДС | 791 | 947 | 38,40 | — | — | |
Пример 3.3. Приобретение моторного масла. Предприятие приобрело 20 л моторного масла по цене 54,00 грн./л (в том числе НДС 20 % — 9,00 грн.) и залило 5 л в автомобиль BMW 728i административного назначения. Пробег автомобиля на этом масле составил 2400 км. Норма расхода топлива составляет 12,5 л на 100 км пробега, а временная норма расхода масла — 1,8 л на 100 л нормативного расхода топлива. После отработки было слито 4,6 л моторного масла, которые предприятие сдало по цене 3,60 грн./л (в том числе НДС 20 % — 0,60 грн.).
Норма расхода масла составляет: 1,8 х (12,5 : 100) х 2400 : 100 = 5,4 (л). То есть фактический расход масла во время предыдущей заправки (5 л) был меньше, чем должен быть по норме.
Отразим указанные хозяйственные операции в учете (см. табл. 3.4).
Таблица 3.4. Учет приобретения и использования моторного масла
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | доходы | расходы | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Оприходовано приобретенное моторное масло (20 л х 45,00 грн./л) | 201 | 631 | 900,00 | — | — |
| 2 | Отражен налоговый кредит по НДС | 641/НДС | 631 | 180,00 | — | — |
| 3 | Залито 5 л масла в автомобиль (5 л х 45,00 грн./л) | 92 | 201 | 225,00 | — | 225,00* |
| 4 | Слито с автомобиля 4,6 л отработанного масла (4,6 л х 3,00 грн./л) | 209 | 719 | 13,80 | 13,80 | — |
| 5 | Сдано отработанное масло на спецпредприятие (4,6 л х 3,60 грн./л) | 301 | 712 | 16,56 | 13,80 | — |
| 6 | Начислено налоговое обязательство по НДС | 712 | 641/НДС | 2,76 | — | — |
| 7 | Списана с баланса стоимость отработанного масла | 943 | 209 | 13,80 | — | 13,80 |
| 8 | Сформирован финансовый результат | 719 | 791 | 13,80 | — | — |
| 712 | 791 | 13,80 | — | — | ||
| 791 | 92 | 225,00 | — | — | ||
| 791 | 943 | 13,80 | — | — | ||
| * Поскольку мы «вписались» в нормы использования масла, вся сумма расходов на списанное масло отражается в налоговом учете. | ||||||
3.3. Документальное оформление работы автомобиля
Учет, как вы знаете, невозможен без первичных документов. Справедливо это и в отношении работы автомобиля. Однако в предыдущих подразделах мы сознательно избегали детального разговора о документальном оформлении операций по эксплуатации транспортных средств. Ведь за последние год-полтора в этом вопросе произошли довольно серьезные изменения, чуть ли не революционного масштаба.
Ввиду этого вопрос документального оформления мы выделяем в отдельный подраздел.
Путевой лист
Сначала напомним историю вопроса. В 2011 году из Закона Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III исключили упоминание о путевых листах. Отсутствие этого документа у водителя перестало быть административным правонарушением на основании ст. 126 КУоАП.
Однако с использованием путевого листа для учета работы автомобиля дело обстояло не так просто. Разумеется, ключевым был вопрос о документальном подтверждении количества списанных ГСМ. Налоговики в своих разъяснениях настаивали на том, что ГСМ, как и раньше, должны списываться на основании путевого листа установленной формы. Иначе — не видать налоговых расходов (см. письмо ГНСУ от 28.02.2012 г. № 3535/6/15-1415 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 36 — 37, с. 5, а также консультации, размещенные в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 19, с. 5).
Ситуация стала более радужной весной 2013 года, когда приказом Госслужбы статистики от 19.03.2013 г. № 95 была отменена форма путевого листа служебного легкового автомобиля. В связи с этим предприятия получили возможность самостоятельно разрабатывать документы для учета работы легкового автомобиля (см. наше сообщение в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 30, с. 3). Вскоре некоторые налоговые органы на местах признали, что в связи с этим «легковые» путевые листы больше не являются обязательным документом для списания ГСМ (см. письмо Главного управления Миндоходов в Сумской области от 19.06.2013 г. № 1244/10/11-009).
Под конец 2013 года следом за своим «легковым побратимом» был отменен путевой лист грузового автомобиля (читайте об этом в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 103, с. 3).
Таким образом, нормативно утвержденных форм путевых листов в настоящее время не существует.
Следовательно, роль путевого листа может выполнять документ, разработанный предприятием самостоятельно
Его нужно утвердить приказом руководителя предприятия. Это касается как «легкового», так и «грузового» путевого листа. Единственное условие — такой «самодельный» путевой лист должен содержать все обязательные реквизиты, присущие первичному документу (см. п. 2.4 Положения № 88).
Помимо списания ГСМ остается еще один вопрос — с ежесменными медосмотрами водителей (подробно об этом см. на с. 98). Хотя он и не имеет прямого отношения к учету работы автомобиля, но вам стоит его учесть, когда вы будете разрабатывать «самодельный» путевой лист.
Напомним: на сегодняшний день абзац третий п. 4.6 Положения № 65/80 предусматривает, что при наличии путевого листа медицинский работник делает в нем запись о результате контроля за состоянием здоровья водителя автотранспортного средства. Эта норма свидетельствует о том, что удостоверять медосмотр водителей штампом медработника в путевом листе теперь не обязательно*. Таким образом, предприятие может самостоятельно разработать документ, в котором будет удостоверять ежесменный медосмотр водителей.
* При этом не забывайте об обязательном применении Журнала ежесменного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей (приложение 3 к Положению № 65/80).
Делаем вывод. В связи с отменой нормативно-правовых актов, определявших формы путевых листов, предприятие самостоятельно разрабатывает документы, которые будут подтверждать расход ГСМ и медосмотр водителей. При этом за основу можно взять упраздненные формы путевых листов. Такие документы утверждаются приказом руководителя предприятия.
Товарно-транспортная накладная
Наряду с путевым листом одним из важнейших «транспортных» документов является товарно-транспортная накладная (далее — ТТН). Несмотря на то, что этот документ касается не столько автомобиля, сколько перевозимого груза, скажем несколько слов и о нем.
Прежде всего напомним, что всем нам знакомая с незапамятных времен форма ТТН в конце прошлого года утратила силу (об этом вы могли прочитать в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 103, с. 3).
Однако свободно дышали мы не так уж и долго. Уже в начале 2014 года нам предложили новую форму данного документа, которая действует и по сей день. Ее бланк (форма № 1-ТН) содержится в приложении 7 к Правилам № 363. И если упоминание о путевых листах из разд. 1 этих Правил исключено, то ТТН там как была, так и осталась.
ТТН является единым для всех участников транспортного процесса юридическим документом, предназначенным для списания товарно-материальных ценностей, учета на пути их перемещения, налогообложения, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку грузов и учета выполненной работы.
Это значит, что роль ТТН как одного из важнейших документов для грузоперевозок существенно не изменилась. Изменилась лишь форма документа
Поскольку мы говорим здесь об автомобиле, а не о грузоперевозках, детально углубляться в нюансы заполнения новой формы ТТН не будем. А всех, кого интересует эта тема, отсылаем к нашей статье в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 10, с. 18.
Здесь лишь напомним: ТТН нужна, если к перевозке груза каким-либо образом привлечена сторонняя организация. То есть в тех случаях, когда автомобиль, на котором перевозится груз, и сам этот груз принадлежат разным лицам.
Другими словами, ТТН вам нужна, когда вы везете чужой груз на своем автомобиле или когда другое лицо везет ваш груз на своем автомобиле.
Если же вы везете свой груз на своем автомобиле — форма № 1-ТН не нужна. В этом случае достаточно обычной накладной на товар.
Несмотря на то, что ТТН — это документ, который касается в основном груза и информации о перевозке груза, есть в нем и сведения, которые касаются автомобиля. Например, в ТТН обязательно указывают номер автомобиля, на котором перевозится груз. Это чрезвычайно важная информация, поскольку она связана с идентификацией автомобиля, задействованного в грузоперевозке.
Как свидетельствует судебная практика, информация о номерных знаках автомобиля часто используется как инструмент определения реальности или фиктивности перевозки со всеми вытекающими налоговыми последствиями (см., например, определения ВАСУ от 12.02.2013 г. по делу № К-8204/10 и от 12.02.2013 г. по делу № К-9419/10).
На этом заканчиваем обзор вопросов, связанных с эксплуатацией автомобиля в условиях его безотказной работы. Следующий раздел нашего спецвыпуска также будет связан с эксплуатацией автомобиля, но уже в условиях возможных неполадок, устранения естественных последствий эксплуатации или же качественного улучшения автомобиля.
выводы
-
Стоимость топлива и оплаченных талонов на ГСМ учитывают на субсчете 203.
-
Стоимость использованных ГСМ в пределах норм списывают в дебет счетов 15, 20, 23, 28, 91, 92, 93, 94 в зависимости от цели использования автотранспорта, а сумму перерасхода — в дебет субсчета 947.
-
В налоговом учете в состав расходов предприятие сможет включить стоимость использованных в хоздеятельности ГСМ только в пределах норм.
-
Утвержденных нормативно-правовыми актами форм путевых листов в настоящее время не существует. Формы этих документов предприятие может разрабатывать самостоятельно.
- ТТН остается основным документом, который оформляют при грузоперевозках. С начала 2014 года применяют новую форму № 1-ТН.
