Магазин отдельно от предприятия: допустима ли «центральная» касса предприятия по адресу магазина?

Если коротко насчет «центральной» кассы — можно.

Но давайте начнем со статуса магазина.

Главное — не пугайтесь слов «обособленное подразделение». ☺ Ведь не боялись же вы указывать в заявлении на регистрацию РРО, работающих в магазине, два разных адреса — предприятия и магазина? Важно понять, для какой цели и в рамках какого нормативного акта используется этот термин.

Ваше предприятие вправе само определять степень самостоятельности (как меры обособленности) такого магазина. И даже если ваш магазин обособ­лен территориально — а это факт, поскольку он расположен вне местонахождения офиса (адреса регистрации) самого предприятия, — то это еще не значит, что этот магазин настолько самостоятелен, что сведения о нем нужно вносить в ЕГР и выполнять все связанные с этим процедуры.

Подробно с этой головоломкой вы можете разобраться, прочитав специальную статью на эту тему (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 74, с. 4). Но уже из вашего вопроса понятно, что ваш конкретный магазин не выполняет самостоятельных функций представительства предприятия перед третьими лицами и поэтому в понимании ГКУ*, ХКУ**, НКУ***, а также Закона о госрегистрации**** (вот их сколько!) является не обособ­ленным, а структурным подразделением вашего предприятия.☺

А теперь внимание! Для целей соблюдения кассовой дисциплины, т. е. в понимании Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637), этот ваш магазин — самое что ни на есть обособленное подразделение, соответствующее определению абз. третьего п. 1.2 этого Положения! Так говорят и фискалы (см. подкатегорию 109.01 БЗ). Поэтому настоятельно рекомендуем вам прочитать наши свежайшие публикации на эту тему («Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 14, с. 24; № 16, с. 16).

Но! Не спешите паниковать: при условии, что в магазине осуществляются только расчеты через РРО, но нет других операций с наличностью, требующих оформления ПКО или РКО, вам нет необходимости ни организовывать там отдельную кассу, ни соответственно заводить там отдельную кассовую книгу! Все аргументы вы найдете в первой из указанных статей. Главное — если сегодня при соблюдении данного условия в магазине нет ни кассы, ни кассовой книги, то вы ничего не нарушили! ☺

И вот что важно! В Положении № 637 отсутствует такое понятие, как «центральная касса» предприятия. Да, если у вашего предприятия есть офис и есть магазин, тем более расположенные по разным адресам, то для возможности проведения любых разрешенных Положением № 637 операций с наличностью по каждому из этих мест расположения вы вправе организовать отдельные кассы: одну — по адресу местонахождения офиса, другую — в магазине. Повторим еще раз: если в магазине осуществляются только расчеты через РРО (с составлением Z-отчетов), но не проводятся другие виды операций с наличностью (требующих оформления ПКО и РКО), тогда в магазине ни касса, ни кассовая книга не обязательны.

Да! Если вы можете так организовать свою хоздеятельность, что по местонахождению офиса не будете проводить абсолютно никаких операций с наличностью (перечисление зарплаты или чего другого на зарплатную карточку — безналичная операция!), то организовывать там кассу вам вовсе не обязательно. При этом у вашего предприятия при желании может быть всего одна касса — внимание! — как одно структурное подразделение предприятия, расположенное по адресу местонахождения магазина, — и будет собственно магазин — как другое структурное подразделение предприятия, расположенное по тому же самому адресу. Потому что в соответствии с ч. 3 ст. 64 ХКУ предприятие вправе самостоятельно решать такие вопросы. И если угодно, называйте такую кассу предприятия «центральной». ☺ Понятно, что при этом именно здесь — в «центральной» кассе предприятия — должна быть заведена кассовая книга, установлен лимит кассы и именно здесь должны оформляться все ПКО и РКО (конечно же, при необходимости). Но повторяем еще раз: наличие по одному адресу с одним структурным подразделением предприятия — магазином другого структурного подразделения предприятия — кассы предприятия не влечет за собой безусловной обязанности создавать кассу и вести кассовую книгу в магазине (если в магазине осуществляются только расчеты через РРО, но нет других операций с наличностью, требующих оформления ПКО или РКО, то здесь ни касса, ни кассовая книга не обязательны). Кстати, позиция, что суммы выручки РРО, нашедшие свое отражение в КУРО, не должны дублироваться в кассе предприятия, получает свое подтверждение и в судебных решениях (см., например, определение Винницкого апелляционного административного суда от 04.05.2013 г. по делу № 2а/0270/2790/12, оставленное в силе определением ВАСУ от 10.06.2014 г. № К/800/32619/13).

Главное тут вот что: в распорядительных документах предприятия следует четко прописать, какие конкретно помещения закрепляются за магазином и время его работы, где в магазине могут проводиться расчеты с покупателями («место проведения расчетов»), какое конкретно отдельное помещение закрепляется за кассой предприятия и распорядок ее работы, а также — важно! — каков порядок инкассации наличной выручки из магазина. Если выручка сдается непосредственно в банк — это должно быть прямо определено в приказе по предприятию, а лучше — еще и заключен договор со службой инкассации.

Кстати! Если штатным расписанием предприятия должность кассира не предусмотрена, то приказом эти обязанности можно возложить на любого другого работника, например, на продавца магазина (обязательно заключив с ним договор о полной материальной ответственности).