7.1. Главное о расчете и выплате отпускных
Основные моменты, касающиеся оплаты отпусков, раскрыты в профильном Порядке № 100. В частности, п. 7 этого документа устанавливает, как рассчитать отпускные за время ежегодного отпуска, дополнительных учебных отпусков, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, или компенсацию* за неиспользованные отпуска, продолжительность которых исчисляется в календарных днях.
* Подробно о компенсации за неиспользованный отпуск читайте на с. 107.
Так, во всех перечисленных случаях вначале определяют среднюю заработную плату. Для этого суммарный заработок за последние перед началом отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период делят на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней).
Полученный результат умножают на количество календарных дней отпуска.
На Порядок № 100 нужно ориентироваться и при оплате дополнительного отпуска работникам, имеющим совершеннолетнего ребенка — инвалида подгруппы А группы І ( ч. 2 ст. 21 Закона об отпусках)
Удобно расчет суммы отпускных представить в виде формулы:
О = Д x ЗП : (К - П - В),
где О — сумма отпускных;
Д — количество календарных дней отпуска;
ЗП — сумма заработной платы, начисленной в расчетном периоде;
К — общее количество календарных дней в расчетном периоде (за 12 месяцев — это 365 (в високосном году — 366) календарных дней);
П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период (см. с. 81);
В — время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде.
Таким образом, для расчета суммы отпускных необходимо определить:
— расчетный период и количество календарных дней в нем;
— выплаты, начисленные в расчетном периоде и участвующие в расчете средней зарплаты.
Продолжительность расчетного периода
В общем случае исчисление средней заработной платы для оплаты времени отпусков производится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска ( п. 2 Порядка № 100). Но есть и частные случаи. Систематизируем информацию в табл. 7.1 и «приправим» наглядными примерами.
Таблица 7.1. Определение расчетного периода: распространенные ситуации
Условие | Как определить расчетный период | Пример |
Работник отработал на предприятии один год и более (общий случай) | 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска | Работник предприятия принят на работу 11.03.2013 г. С 23.03.2015 г. ему предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Расчетным периодом является март 2014 года — февраль 2015 года |
Работник проработал на предприятии менее года | Фактическое время работы (с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск). То есть в расчет принимаются только полностью отработанные месяцы | Работник принят на работу 11.09.2014 г. С 16.03.2015 г. ему предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Работник проработал на предприятии менее 12 календарных месяцев, поэтому средняя заработная плата исчисляется за фактическое время работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующее месяцу предоставления отпуска. В данном случае расчетным периодом будет октябрь 2014 года — февраль 2015 года |
Работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем | Такой месяц учитывается при определении количества дней в расчетном периоде | Работник принят на работу 03.11.2014 г. и уходит в ежегодный отпуск с 14.04.2015 г. Расчетным периодом, за который определяется средняя зарплата, является ноябрь 2014 года — март 2015 года, поскольку 3-е число — первый рабочий день ноября 2014 года (1 и 2 ноября — выходные дни). Аналогичные разъяснения были предоставлены специалистом Минсоцполитики в «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 22, с. 46 |
Работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде | 12 календарных месяцев. При этом средняя заработная плата исчисляется исходя из установленных в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада | Работник принят на работу 06.04.2015 г. С 20.04.2015 г. ему предоставлен учебный отпуск. Работник не имел заработка в расчетном периоде, поэтому исчисление отпускных производят исходя из тарифной ставки (должностного оклада), установленной трудовым договором. Это подтверждает Минтруда в письме от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05 |
Работница предприятия 04.03.2015 г. вышла из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет. С 16.03.2015 г. ей предоставлен ежегодный отпуск за 2011 — 2012 годы. В течение 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу, в котором работница идет в ежегодный отпуск, она не имела заработка. В связи с этим средняя заработная плата будет исчисляться исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (пример см. на с. 90) | ||
Работнику предоставляются неиспользованные дни ежегодного отпуска за несколько лет | 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска. При этом если: — «не разрывать» отпуска и оформить их предоставление одним приказом (распоряжением), то расчетный период будет один; — если же предоставление каждого отпуска за соответствующий отработанный год предоставляют отдельно, то и расчетный период придется определять каждый раз заново | Работник уходит в отпуск с 01.04.2015 г. Продолжительность отпуска составляет 30 календарных дней (24 календарных дня за текущий год и 6 дней за прошлый рабочий год). Расчетным периодом для исчисления суммы отпускных является апрель 2014 года — март 2015 года. Если же отпуска предоставляют отдельно, то расчетный период придется определять каждый раз заново |
На количество дней в расчетном периоде оказывают влияние различные факторы. Рассмотрим, какие.
1. При определении продолжительности расчетного периода исключают праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ.
Пример 7.1. Работник принят на работу 12.01.2015 г. С 27.04.2015 г. ему предоставляют отпуск на 5 календарных дней.
Расчетным периодом в этом случае является февраль — март 2015 года. На этот период приходится один праздничный день — 8 марта, который необходимо исключить при расчете средней зарплаты для определения суммы отпускных.
Таким образом, количество дней расчетного периода, участвующих в исчислении средней заработной платы, составляет: 28 + 31 - 1 = 58 (к. дн.).
Для удобства приведем информацию о календарных днях, включаемых в расчет, в табл. 7.2.
Таблица 7.2. Дни, принимаемые в расчет отпускных
Месяц | Количество календарных дней | Количество праздничных и нерабочих дней (число месяца, на которое приходится праздник) | Календарные дни, принимаемые в расчет |
2014 год | |||
Март | 31 | 1 (8) | 30 |
Апрель | 30 | 1 (20) | 29 |
Май | 31 | 3 (1, 2, 9) | 28 |
Июнь | 30 | 2 (8, 28) | 28 |
Июль | 31 | — | 31 |
Август | 31 | 1 (24) | 30 |
Сентябрь | 30 | — | 30 |
Октябрь | 31 | — | 31 |
Ноябрь | 30 | — | 30 |
Декабрь | 31 | — | 31 |
2015 год | |||
Январь | 31 | 2 (1, 7) | 29 |
Февраль | 28 | — | 28 |
Март | 31 | 1 (8) | 30 |
Апрель | 30 | 1 (12) | 29 |
Май | 31 | 4 (1, 2, 9, 31) | 27 |
Июнь | 30 | 1 (28) | 29 |
Июль | 31 | — | 31 |
Август | 31 | 1 (24) | 30 |
Сентябрь | 30 | — | 30 |
Октябрь | 31 | 1 (14)* | 30 |
Ноябрь | 30 | — | 30 |
Декабрь | 31 | — | 31 |
* Законом от 05.03.2015 г. № 238-VIII внесены изменения в ст. 73 КЗоТ. В соответствии с ними 14 октября (День защитника Украины) теперь является праздничным днем. | |||
2. Время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода. На этом основании из расчетного периода исключают:
— дни простоя не по вине работника, за которые за работником частично сохранялся заработок;
Дни прогулов по вине работника не исключают из расчетного периода, так как их нельзя считать уважительной причиной для отсутствия на рабочем месте
— дни, когда работники не работали в связи с установлением режима неполной рабочей недели по не зависящим от них причинам (см. с. 89);
— время нахождения в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (6-летнего возраста — согласно медицинскому заключению). Эту ситуацию рассмотрим на примерах (см. с. 90);
— дни отпуска без сохранения зарплаты как по ст. 25, так и по ст. 26 Закона об отпусках (см. консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 17-18, с. 16, письмо Минсоцполитики от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12). Но! Если работник отдыхал «за свой счет» дольше, чем предусмотрено в упомянутых статьях, то «излишек» отпускных дней считается предоставленным незаконно и такие дни не исключают из расчета средней заработной платы.
Пример 7.2. Работнице предприятия предоставлен ежегодный отпуск с 14.04.2015 г. Расчетным периодом является апрель 2014 года — март 2015 года. С 17.12.2014 г. по 31.12.2014 г. работница находилась в отпуске без сохранения заработной платы на основании ст. 26 Закона об отпусках.
Согласно требованиям Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы для расчета отпускных время нахождения работницы в отпуске без сохранения заработной платы (15 календарных дней) необходимо исключить из расчетного периода.
Таким образом, количество дней расчетного периода, участвующих в исчислении средней заработной платы, составит:
365 - 10 - 15 = 340 (к. дн.).
3. Для работников со сдельной оплатой труда в случае отсутствия оперативных данных для расчета заработка за последний месяц расчетного периода его можно заменить другим месяцем, который непосредственно предшествует расчетному периоду.
Пример 7.3. Для работника предприятия установлена сдельная система оплаты труда. С 01.04.2015 г. он уходит в ежегодный отпуск. Расчетным периодом должен быть апрель 2014 года — март 2015 года. Однако оперативные данные о заработной плате за март 2015 года на момент расчета и выплаты отпускных отсутствуют.
В этом случае в расчет принимается заработная плата за период март 2014 года — февраль 2015 года.
Выплаты, включаемые расчет отпускных
Перечень выплат, которые участвуют в расчете отпускных, приведен в п. 3 Порядка № 100. В свою очередь, выплаты, которые не включаются в расчет средней заработной платы, указаны в п. 4 этого Порядка (см. табл. 7.3).
Таблица 7.3. Выплаты, участвующие / не участвующие в расчете отпускных
№ п/п | Выплаты, учитываемые при расчете отпускных |
1 | Основная заработная плата |
2 | Доплаты и надбавки за: — сверхурочную работу; — работу в ночное время; — совмещение профессий и должностей; — расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ работниками-повременщиками; — высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство); — условия труда; — интенсивность труда; — руководство бригадой; — выслугу лет и др. |
3 | Производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии |
Премии включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. | |
4 | Вознаграждение по итогам работы за год, за выслугу лет и др. |
Подробности читайте на с. 85. | |
5 | Выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (в частности, за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и др.) |
Внимание! Выплаты за время, в течение которого за работником средний заработок сохраняется не полностью (например, за период простоя), в расчете отпускных не участвуют. | |
6 | Пособие в связи с временной нетрудоспособностью |
При расчете средней зарплаты следует также учитывать и оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя. | |
7 | Пособие по беременности и родам |
В Порядке № 100 о пособии по беременности и родам ничего не сказано, но его также нужно учитывать при расчете средней зарплаты. Это подтверждает и Минтруда в письме от 22.06.2006 г. № 4201/0/14-06/13. | |
Выплаты, не учитываемые при исчислении средней заработной платы | |
1 | Выплаты за выполнение отдельных поручений (одноразового характера), которые не входят в обязанности работника |
Исключение составляют (т. е. учитываются при расчете средней заработной платы): — доплата за совмещение профессий и должностей; — доплата за расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ; — доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующих работников; — разница в должностных окладах, выплачиваемая работникам, которые исполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями. | |
2 | Одноразовые выплаты: — компенсация за неиспользованный отпуск; — материальная помощь; — помощь работникам, которые выходят на пенсию; — выходное пособие и др. |
Обратите внимание: независимо от того, является материальная помощь разовой или нет, предоставлена она одному или всем (большинству) сотрудников, ее сумму не учитывают при исчислении средней заработной платы (см. письмо Минтруда от 13.12.2005 г. № 694/13/84-05). | |
3 | Компенсационные выплаты на командировку и при переводе на другую работу. Они включают: суточные, оплату за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных |
4 | Отдельные виды премий: — за изобретения и рационализаторские предложения; — за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений; — за внедрение новой техники и технологии; — за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин; — за ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хозяйственной деятельности) |
5 | Денежные и вещевые вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и др. |
6 | Пенсии, государственные пособия, социальные и компенсационные выплаты |
7 | Литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору |
8 | Стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания |
9 | Дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха |
10 | Выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за многолетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и др. |
11 | Стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение |
12 | Заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством) |
13 | Суммы возмещения ущерба, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья |
14 | Доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и взносам членов трудового коллектива в имущество предприятия |
15 | Компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты |
Важно! Выплаты должны учитываться в тех месяцах, за которые они начислены (см. письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11). Это, в частности, касается «переходящих» выплат — больничных и отпускных. И только учет премий имеет особенности (подробности читайте на с. 85).
Все выплаты включают в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без вычета сумм НДФЛ, ЕСВ, военного сбора, алиментов и т. д., за исключением отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы.
Итак, основные вводные по расчету отпускных вы уже знаете. Теперь выясним, когда же нужно выплатить отпускные.
Сроки выплаты отпускных
Сумму заработной платы за все время отпуска необходимо выплатить работнику не позднее чем за 3 дня до его начала ( ст. 21 Закона об отпусках, ст. 115 КЗоТ). Причем в данном случае имеются в виду календарные дни (см. письмо Минтруда от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09).
Эти сроки лучше не нарушать. Ведь несвоевременная выплата отпускных может служить основанием для:
— переноса ежегодного отпуска в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках. Причем, если работник обратится к работодателю с заявлением о переносе отпуска по этой причине, работодатель не имеет права ему отказать;
— применения к работодателю штрафных санкций на основании ст. 265 КЗоТ, а к его должностным лицам — административных взысканий в соответствии со ст. 41 КУоАП.
Встречаются ситуации, когда по каким-либо причинам работник обращается к работодателю с просьбой предоставить ему отпуск в сокращенные сроки, не оговоренные заранее. Соответственно, выплатить отпускные за 3 дня до начала отпуска не представляется возможным.
Как быть? В этом случае избежать негативных последствий поможет ст. 7 Конвенции Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» № 132, ратифицированной Законом Украины от 29.05.2001 г. № 2481-III. В соответствии с ней
отпускные выплачивают работнику до отпуска, если иное не предусмотрено в соглашении между работником и работодателем
Таким образом, в заявлении о предоставлении отпуска работник может указать желаемый срок выплаты ему отпускных. Такой выход предлагало Минсоцполитики в письме от 05.01.2012 г. № 7/13/133-12 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 45, с. 15). Заявление, подписанное руководителем предприятия, будет основанием для предоставления отпуска и выплаты отпускных в сроки, отличные от предусмотренных КЗоТ и Законом об отпусках. Но это все же крайний случай.
