Темы статей
Выбрать темы

Командированный потерял подтверждающую первичку: все ли пропало?

Александр Голенко, шеф-редактор
Ситуация очень даже не редкая… Конечно же, это не такой кошмар, как при совке потеря партбилета, но какой-то выход искать надо. Вопрос: какой?..

img 1После того, как вы, коллега главбух, такого растеряху в праведном гневе пару раз казнили (морально ☺), давайте-ка вместе подумаем, можно ли его, болезного, хоть немножко помиловать?

Приступая к обсуждению ситуации, мы чистосердечно признаемся, что наравне с вами проштудировали энциклопедический спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 5 и тематический свежак — «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 43.

В обсуждении ограничимся командировками в пределах Украины (с предварительной выдачей аванса) и самыми типичными документально подтверждаемыми расходами — на проживание и на проезд (остальное — по аналогии).

Пара слов без протокола

Прежде чем погружаться в дебри законодательства, вы по привычке задумаетесь: решать ли проблему в лоб или обойти ее?

То есть оцените, какова «цена вопроса».

Ведь, в принципе, командированному безразлично, каким именно образом ему будут компенсированы фактически понесенные им расходы. Тем более когда у него рыльце в таком пушку, что нет повода кочевряжиться… При этом для вас не составит особой проблемы выяснение (пусть и неформальное) реальной суммы таких расходов плюс-минус слагаемое «нет совести». ☺

Но для вас как радетеля интересов предприятия вопрос стоит несколько иначе: готовы ли вы в порыве милосердия потерять на:

— начислении (ЕСВ) — это как минимум;

— удержаниях (НДФЛ + ЕСВ + ВС) — если не договоритесь с растеряхой, чтобы он взял эти «потери» на себя?

О вашем отказе от расходов по таким суммам мы даже не говорим — это будет перебором.

Как вы поняли, мы открыто намекаем на отказ от хозяйственной операции «служебная командировка» как таковой, а точнее, на замену ее ситуацией «премия» или даже «материальная помощь» (если, конечно, вы обойдете проблему с кассой — см. п. 3 чуть ниже).

Для чистоты картины при этом:

1) соответствующий приказ о командировании работника (если он, конечно, был вовремя издан ☺)
аннулируется;

2) если вы по традиции применяете давно не обязательное командировочное удостоверение — оно «зачищается»;

3) если аванс на командировку не выдавался — проблем нет вообще. Если же аванс был выдан, то возникают проблемы. Особенно при заблаговременной выдаче. Ведь если командированный отчитался бы по возвращении из командировки в нормальном режиме, то о днях «заблаговременности» никто вспоминать не стал бы. А вот при попытке вернуть деньги в статусе неиспользованных — поскольку это явно произойдет не на следующий за их выдачей день, — над вами нависнет угроза «наличных» штрафов (см. спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 5, с. 64).

Нельзя исключить ситуацию, когда у такого командированного при всем его желании просто нет физической возможности наскрести денег для соответствующего возврата — и тогда, чтобы проблемы не наслоились как снежный ком, видимо, стоит выдать ему ссуду… Пусть бы он вернул аванс в установленный срок, а потом уже спокойно восстанавливал документы по возможности.

И еще. Не думайте, что если даже вы решите плюнуть на компенсацию расходов на проезд и проживание, а выплатите несчастному лишь суточные, то это будет решением всех проблем. ☹ Ведь дотошный проверяющий потребует подтвердить сам факт выезда в командировку как таковой! Вот когда сгодилась бы привычная бумажка — командировочное удостоверение с «чужими» печатями о прибытии-убытии! На этот срок, покрытый суточными, видимо, не посягнет и неадекватный контролер...

Что о подтверждении расходов говорит законодательство?

Давайте-ка поговорим о подтверждении командировочных расходов подробнее.

Как известно, с 01.01.2015 г. канул в Лету бывший краеугольным п.п. 140.1.7 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ)… Кстати говоря, теперь расходы по налогу на прибыль в части компенсации командировочных расходов признаются именно по бухучетным правилам… ☺ Все нужное вы знаете из «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 43, с. 26.

А что же осталось небухучетного?

Ну прежде всего это ст. 121 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (цитируем часть вторую этой статьи):

Работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством

Кроме общего п. 44.1 НКУ, касающегося обязательности первичных документов вообще, в НКУ сохранилась следующая цепочка расходно-командировочных норм.

В контексте необложения НДФЛ сумм компенсации п.п. 165.1.11 НКУ отсылает нас к п. 170.9 НКУ, в котором прямо требуется документальное подтверждение:

(1) связи командировки с хоздеятельностью работодателя ( абзац пятнадцатый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ);

(2) фактических расходов, в частности, на проезд, проживание и всех аналогичных ( абзацы второй и третий п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ);

(3) количества дней, за которые выплачиваются суточные (на сумму которых, рассчитываемую за каждый день командировки, не требуется отдельного подтверждающего документа — см. абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ) — внимание! — «в соответствии с приказом о командировке и соответствующими первичными документами» ( абзац двенадцатый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).

Ну и чтобы уже не возвращаться к командировочной нормативке, заметим: вросшая в мозг налоговиков и плательщиков так называемая «пятьдесят девятая инструкция»* абсолютно не касается «коммерсов», а предназначена только для предприятий, учреждений, организаций, финансируемых из бюджета! Это черным по белому написано в ее п. 1, и это признают как суды, так и сами налоговики (см. письмо ГНАУ от 14.05.2013 г. № 2502/6/99-99-17-03-03-15 и консультацию из подкатегории 103.17 БЗ, в которых сказано, что «коммерсы» эту инструкцию «могут использовать как вспомогательный (справочный) документ»). Внимание: предприятия «могут», если, конечно, захотят — например, при составлении положения о командировках (которое очень облегчает жизнь бухгалтера ☺)), — а налоговики — в качестве «ограничителя расходов» — НЕ могут! И точка…

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее по тексту — Инструкция № 59).

Всегда оригинал или иногда дубликат?

Прежде чем идти дальше, поставим вопрос ребром: обязательно ли приложение к авансовому отчету командированного именно оригиналов подтверждающих документов?

Об оригиналах традиционно говорят налоговики (и вслед за ними — консультанты), но давайте зададимся вопросом: откуда пошла эта традиция, если в перечисленных нормах НКУ столь жесткое требование прямо не выдвигается?

Очевидно, что эти ноги растут из Инструкции № 59, где речь идет строго об оригиналах подтверждающих документов…☹ И кстати, прямо признавая вспомогательный статус Инструкции № 59, в том же письме ГНАУ от 14.05.2013 г. № 2502/6/99-99-17-03-03-15 налоговики без оговорок и без совести талдычат об оригиналах подтверждающих документов. Но, к сожалению, есть и другой «источник». Смотрите: в  п. 7.39 Положения № 637* прямо требуется при проверке авансовых отчетов особое внимание уделять наличию именно оригиналов подтверждающих документов. Можно, конечно, рассуждать, что «первоисточник» этого — все та же злосчастная Инструкция № 59, которая раньше была «всеобщей», а также и о том, что указанная норма, так сказать, вторичная… но сегодня-то Положение № 637& — самостоятельный документ…

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Зайдем с другой стороны: а если не оригинал, то что другое?

Признаем сразу: если говорить конкретно о расчетных документах, то ни Закон № 265**, ни Положение № 637 не допускают возможности оформления (выдачи) НЕ оригинала — например, так называемого дубликата — взамен утраченного оригинала расчетного документа. Категорически против этого и налоговики (относительно чеков РРО — в 109.10 БЗ, относительно ПКО — в 109.15 БЗ). Так что «оставь надежду»… ☹

** Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

Что же касается других подтверждающих документов, то тут ситуация несколько отличается. Обратите внимание, что в /font> п. 44.5 НКУ в случае утраты первичных документов на плательщика возлагается обязанность их восстановить! А «восстановить» оригинал документа можно только в виде дубликата — ведь двух оригиналов быть не может. Значит, НКУ таки допускает использование дубликата как полноценного первичного документа! ☺

Напоминаем, что согласно п. 3.14 ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» дубликат оригинала это повторно оформленный служебный документ для использования вместо утраченного оригинала, имеющий такую же юридическую силу. И кстати, во времена выписки бумажных налоговых накладных даже в отношении этого супердокумента ВАСУ признавал правомерность использования дубликата вместо оригинала (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 81, с. 3).

Давайте начистоту. Чем отличается дубликат от оригинала? Мелкой надписью сверху — «Дубликат». А ведь бывают случаи, когда что-то надписать нечаянно забыли… ☺

Прибыл-убыл…

Продолжим обсуждение по поводу подтверждения срока командировки для расчета суточных.

При наличии у командированного работника проездных документов «с датами» для расчета суточных «день отъезда» и «день приезда» определяются по этим датам. Кстати, в указанной консультации (103.17 БЗ) налоговики строго привязывают даты билетов к приказу на командировку, но будем считать, что, поскольку их аргументация основана на упомянутой Инструкции № 59, ее выводы можно безоговорочно отнести только к бюджетникам.

Если же билетов нет — количество дней командировки можно определить по счетам гостиниц (кстати, это единственный вариант, если командированный перемещается на автомобиле).

Если нет других документов, то мы считаем, что оформленное командировочное удостоверение тоже вполне соответствует статусу первичного документа согласно абзацу одиннадцатому ст. 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (при наличии в нем реквизитов, требуемых ч. 2 ст. 9 этого Закона и  разделом 2 Положения № 88*). Ведь в  абзаце двенадцатом п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ черным по белому написано — «первичными документами», т. е. не обязательно проездными (билетами)! ☺ Но для того, чтобы применять командировочное удостоверение, надо предусмотреть это в своем положении о командировках.

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Жил или проживал?

Теперь по поводу подтверждения расходов на проживание.

Первичные документы, подтверждающие расходы командированного на проживание, упоминаются в  абзаце третьем п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Это счета, полученные от гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронированию мест в местах проживания. Однако в случае если оплата проживания была произведена не безналом с банковского счета предприятия, а наличными либо платежной картой, то, поскольку происходит продажа услуги, для подтверждения этого факта и этих расходов согласно Закону № 265 необходим еще и соответствующий расчетный документ — чек РРО (хотя, говоря формально, в ННКУ он прямо не требуется, а упоминается именно в «длябюджетной» Инструкции № 59). Ну или с учетом последних безРРОшных послаблений (например, в отношении «домиллионных» единщиков) — документ, подтверждающий соответствующий статус продавца, и документ, подтверждающий оплату.

Таким образом, если при необходимости приложения к авансовому отчету двух подтверждающих документов — гостиничного счета и расчетного документа — командированный восстановил лишь первый из них (получив его дубликат), то это ситуацию не спасает…  ☹

Для безРРОшного варианта ситуация лучше, поскольку оформление «дубликатов» упомянутых документов отельера сильно не напряжет…

Ваш билет?! Мой билет!

В заключение — отдельно о проездных документах.

В ранее упоминавшемся абзаце третьем п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ требуется наличие документов, подтверждающих стоимость соответствующих расходов

в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате по всем видам транспорта…

Прежде всего напомним, что на основании п. 4 ст. 9 Закона № 265 не применяются РРО (и РК) при продаже проездных и перевозочных документов на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов и на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.

Таким образом, если говорить о привычных бумажных билетах, то последние, сами являясь расчетными документами, с целью подтверждения расходов исключают необходимость приложения к авансовому отчету еще чего-то дополнительно.

Заметим, что обезличенный автобусный билет повышает вероятность того, что командированный сможет добыть его «аналог» и по прошествии срока командировки…

С «именными» бумажными билетами все гораздо хуже, так как законодательство не предусматривает возможности оформления дубликата утерянного проездного документа — да еще и на бланке установленной формы. ☹

Вообще, с точки зрения конкретики процедур ситуация с железнодорожными проездными (и перевозочными) документами куда более предпочтительна в сравнении с авиа- — и все благодаря Порядку оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденному совместным приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137 (далее — Порядок № 331/137). Поскольку в абзаце четырнадцатом п. 1.4 Порядка № 331/137 определено главное: железнодорожный проездной документ — это самостоятельный расчетный документ (напечатанный хоть на форменном бланке, если был куплен в кассе, хоть на обычном листе бумаги — если приобретался и оплачивался в электронном виде по сети Интернет). Поэтому в качестве подтверждающего документа к авансовому отчету достаточно приложить либо билет на бланке, либо — для электронной формы — распечатку на обычном листе бумаге его визуальной формы (об этом вы читали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 82, с. 28)  — так называемый посадочный документ (см. п. 5.2 Порядка № 331/137).

И еще один момент. Признание визуальной (бумажной) формы электронного проездного документа расчетным документом по сути упраздняет необходимость отдельного подтверждающего «документа об оплате», упоминаемого в  абзаце третьем п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, но только в отношении такого вида транспорта, как железнодорожный. Это подтверждается таким фактом: в той же консультации из подкатегории 109.10 БЗ, касающейся электронных железнодорожных билетов, в отличие от консультации, касающейся электронных авиабилетов, о необходимости приложения отдельного «документа об оплате» не сказано!

С авиабилетами ситуация сложнее — наверное, потому, что в этой отрасли не удосужились утвердить согласованный с налоговиками документ (подобный Порядку № 331/137). Поэтому налоговики не признают именно авиабилет в электронной форме расчетным документом, а Минфин в письме от 25.05.2010 г. № 31-18030-07-21/12414 лишь подтверждает эту позицию, требуя прилагать к авансовому отчету: (1) распечатку маршрута полета, (2) оригинал корешка посадочного талона и — внимание! — (3) оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции… ☹ И все это соответствует п. 12 разд. II Инструкции № 59.

Так что храните подтверждающие документы тщательнее, чем Кощей свое яйцо…

выводы

  • После исключения с 01.01.2015 г. из НКУ «расходно-командировочного» п.п. 140.1.7 там сохранился его «дубликат» — п.п. 170.9.1.

  • В отсутствие других документов (билетов, гостиничных счетов) подтвердить срок и факт командировки для расчета суточных можно командировочным удостоверением с отметками принимающей стороны.

  • Оформление дубликатов расчетных и проездных документов законодательством не пре­дусмотрено.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше