ведем ФЛП
Предпринимателям-работодателям желательно вести кадровую документацию, хоть и в несколько упрощенном виде, по сравнению с юридическими лицами. Почему? Это поможет им избежать конфликтных ситуаций не только с работниками, но и с проверяющими органами.
Какие кадровые документы вам заводить, уважаемые предприниматели, выбирайте сами. Мы же подскажем, зачем они нужны.
Штатное расписание
Штатное расписание — это не просто список работников, а документ, в котором приведен перечень должностей (работ) с указанием количества работников, их занимающих, и размеров окладов по каждой должности.
Зачем оно нужно предпринимателю, у которого работников раз, два и обчелся? Это незаменимая вещь для работодателей, которые в трудовом договоре не указали оклад (ставку) работника. К примеру, ограничились формулировкой, что зарплата выплачивается работнику в размере не ниже минимальной. Конкретный размер зарплаты для каждого работника в этом случае будет указан в штатном расписании.
Обратите внимание: такая формулировка в трудовом договоре + штатное расписание позволяют уйти от необходимости «клепать» допсоглашения к трудовым договорам работников, в случае если предприниматель применяет вариант ухода от индексации, повышая зарплату работникам, например, на 1 — 2 грн. через каждые два месяца.
Форму штатного расписания предприниматель разрабатывает «под себя». Утверждать его можно, например, с помощью грифа утверждения. Вносить в штатное расписание изменения или переутверждать его допустимо хоть каждый месяц.
Распоряжения и заявления
Почему распоряжения, а не приказы? На наш взгляд, приказывать самому себе — неправильно. Предпринимателю логичнее издавать распоряжения. Но если вам ближе приказ, приказывайте.
Прием работников. Первый шаг в вашей совместной с работником трудовой жизни — оформление его приема. Как же все сделать правильно? Смотрим в КЗоТ.
Предприниматель вправе допустить работника к выполнению трудовых обязанностей только после того, как ( ч. 3 ст. 24 КЗоТ):
заключит с ним трудовой договор, оформленный приказом (распоряжением) работодателя;
уведомит налоговый орган о приеме работника по форме и в порядке, установленных постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413.
Обратите внимание! Трудовой договор с работником заключается в письменной форме (в 2-х экземплярах) ( ст. 24 КЗоТ). Но, несмотря на это, предприниматель должен издать распоряжение (приказ). Зачем нужен дубляж? Дело в том, что в форме уведомления о приеме на работу указывают реквизиты именно распоряжения (приказа). На это обращает внимание Минсоцполитики в письме от 30.03.15 г. № 191/06/187-15. Кроме того, приведенное выше требование ч. 3 ст. 24 КЗоТ о необходимости оформления трудового договора приказом (распоряжением) каких-либо исключений для предпринимателей не содержит.
А вот подавать заявление о приеме на работу труженику не обязательно. Он делает это в устной форме, а в письменной свое желание подтверждает подписью в трудовом договоре.
Образец распоряжения о приеме на работу приведен на рис. 1.
Рис. 1. Пример распоряжения ФЛП о приеме работника
Описание функций работника, размер заработной платы и прочие условия труда указывают в трудовом договоре. За основу можно взять форму, утвержденную приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.
Заметим: этим нормативным документом также утвержден порядок регистрации трудового договора предпринимателя с работником. Но эту процедуру с 01.01.2015 г. отменили, внеся изменения в ст. 24 КЗоТ. Поэтому упомянутый приказ действует только в части, которая не противоречит законодательству.
Важно! «Подправляя» форму трудового договора, вносите только те изменения и дополнения, которые не будут ухудшать положение работников.
Увольнение работников. Несмотря на то, что информация об основании увольнения и его дате указывается в трудовом договоре, рекомендуем составлять распоряжение о прекращении трудового договора. В этом случае вы «на бумаге» сможете зафиксировать количество неиспользованных дней ежегодного отпуска и отпуска «на детей», подлежащих компенсации при увольнении работника, или излишне использованных дней ежегодного отпуска, а также размер выходного пособия (при необходимости).
Важно! Не забудьте снять с регистрации в центре занятости трудовые договоры, заключенные до 01.01.2015 г.
Отпуск, переводы, командировка, премии, доплаты и т. д. Рекомендуем издавать распоряжения о предоставлении отпуска. Это поможет в дальнейшем избежать возможных недоразумений с работниками относительно использованных ими дней отпусков.
Распоряжение о направлении работника в командировку. В нем укажите место назначения (страна, город, предприятие, куда командируется работник), срок командировки (дата ее начала и окончания), цель командировки и основание (служебное задание или другой документ), а также другую необходимую информацию, например, дополнительные ограничения по суммам средств, выдаваемых командированному работнику (в пределах установленных норм), и цели их использования.
И еще один важный момент. Оформив распоряжение, не забудьте выдать его копию работнику, направляемому в командировку. В таком случае копия распоряжения о командировке будет основанием для того, чтобы в счет за проживание в гостинице по месту командирования не был включен туристический сбор.
Работник будет выполнять обязанности временно отсутствующего работника? Зафиксируйте это в распоряжении, указав порядок оплаты такой работы.
Выплачиваете ему материальную помощь к отпуску либо нецелевую благотворительную помощь? Получите от работника соответствующее заявление и издайте распоряжение. Это снимет вопросы с ее налогообложением.
Вообще, все зарплатные моменты, которые выходят за рамки просто оклада, лучше оформлять в виде распоряжений. Конечно, предприниматель сам себе голова. Но с «трудовой колокольни» он просто одна из сторон трудового договора. И лучше, когда стороны существуют без взаимных претензий друг к другу.
Ниже приведем образцы заявления (см. рис. 2) и приказа (см. рис. 3) о переводе работника на более легкую работу.
Рис. 2. Пример заявления о переводе на более легкую работу
Рис. 3. Пример распоряжения о переводе работника на более легкую работу
Личные карточки, дела и трудовые книжки
Предприниматель не обязан заполнять на каждого работника личную карточку (бланк со сведениями о работнике). В то же время ему ничего не мешает сформировать ее по собственному желанию.
Какая от этого польза? У работодателя будут систематизированы данные о работнике, использованных им отпусках и т. д. В то же время не обязательно брать у работников согласие на обработку их персональних данных и уведомлять Уполномоченного по правам человека о наличии картотек. Основание: обработка происходит в порядке, установленном трудовым законодательством. Но при этом персональные данные работников должны быть надлежащим образом защищены в соответствии с Законом Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 г. № 2297-VI.
Что касается личного дела, то по каждому работнику желательно иметь экземпляр трудового договора, копии паспорта и карточки с регистрационным номером. Если работник имеет право на дополнительный отпуск «на детей» либо на налоговую социальную льготу или является инвалидом (чернобыльцем, участником АТО), понадобятся документы, подтверждающие такое право либо статус.
«Следить» за бланками трудовых книжек основных работников предпринимателям не нужно. Объясняется это очень просто: они хранятся у самих работников. Детальнее о ведении трудовых книжек предпринимателем читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 94, с. 38.
Акты, объяснительные записки
Любой форс-мажор в ходе рабочего дня нужно зафиксировать. О чем речь? Например, о ситуации, когда работники нарушают дисциплину: прогуливают, приходят в нетрезвом состоянии, не выполняют поставленные задачи и т. д.
За такие проступки у предпринимателя есть законное право вынести выговор работнику и даже его уволить. Но вначале такой случай нужно зафиксировать в акте (см. рис. 4 на с. 42) и потребовать от нерадивого труженика объяснение.
Рис. 4. Пример акта о появлении на работе в состоянии алкогольного опьянения
Акт составляют и в случаях, когда продолжать работу невозможно из-за аварии или других форс-мажорных обстоятельств, т. е. оформляют простой.
Табель учета рабочего времени
Без табеля учета рабочего времени предпринимателю уж точно не обойтись.
В нем работодатель отмечает, сколько дней и часов работал работник в каждом месяце. Ведь очень важно учитывать дни, когда работники болели или были в отпуске.
Кроме того, данные табеля подтверждают, что работник трудится в режиме неполного рабочего времени и соответственно законно получает «урезанную» зарплату.
Чтобы не «изобретать велосипед», в виде образца он может взять форму табеля учета использования рабочего времени (ф. № П-5), утвержденную приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489. При необходимости эту форму можно дополнить, изменить или заменить другими показателями.
Зарплатные ведомости
Расчетно-платежные (зарплатные) ведомости необходимы предпринимателю для подтверждения:
— размера начисленного дохода и правильности проведенных удержаний с него;
— расходов на оплату труда у общесистемщиков и единоналожников — плательщиков НДС.
Ведомость на выплату зарплаты ( приложение 1 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637) можно использовать как подтверждение получения зарплаты работником.
Должностные инструкции
Должностная инструкция — это документ, в котором работодатель указывает конкретные задания, обязанности, права и ответственность работника. Предприниматели не обязаны составлять должностные инструкции, но они будут им полезны, если эта информация не указана в трудовом договоре.
