Как известно, правила организации наличного обращения регламентированы Положением № 637. Большинство требований этого документа филиалы в своей деятельности применяют без каких-либо особенностей. В то же время Положением установлены и специальные кассовые правила для обособленных подразделений.
Кстати, сразу же обратим ваше внимание: в этой статье мы будем ориентироваться на определение термина «обособленное подразделение», приведенное в п. 1.2 Положения № 637. Так, обособленные подразделения — это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины. То есть соблюдать описанные здесь специальные правила нужно не только тем филиалам и обособленным подразделениям, информация о которых вносится в ЕГРПОУ, но и прочим структурным подразделениям, в том числе хозяйственным единицам. На этом акцентируют внимание предприятий и специалисты ГФСУ в консультации из подкатегории 109.01 БЗ.
Итак, посмотрим, в чем особенности «филиальной» работы с наличностью.
Особенности организации работы с наличкой
Правила работы обособленного подразделения с наличными денежными средствами следует, по нашему мнению, прописать в приказе об организации кассовой дисциплины на предприятии (или в приказе об организации кассовой дисциплины в обособленном подразделении). Именно в этом документе следует определить объем «кассовых» полномочий филиала (т. е. какие операции по приему-выдаче наличных средств могут осуществляться непосредственно в кассе подразделения, а какие — прерогатива самого предприятия) и т. д. Кроме того, здесь же стоит расписать порядок взаимодействия обособленного подразделения с бухгалтерией головного предприятия* (например, определить время рабочих смен филиала и предприятия, а также порядок сдачи подразделением наличной выручки).
* В этой части положения приказа об организации кассовой дисциплины будут в некоторой степени дублировать информацию из Положения об обособленном подразделении. Последний документ тоже, как правило, содержит нормы, регламентирующие порядок проведения наличных расчетов внутри подразделений, а также между подразделением и головным предприятием.
Все расчеты наличными денежными средствами должны осуществляться в кассе подразделения ( п. 4.1 Положения № 637). При этом «филиальная» касса может быть организована по аналогии с кассой** предприятия.
** Напомним, что под кассой принято понимать помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов ( п. 1.2 Положения № 637).
Если в обособленном подразделении осуществляются только расчеты через РРО (приходные и расходные кассовые ордера не оформляются), то само место осуществления наличных расчетов через РРО подпадает под определение кассы. В этом случае обособленному подразделению дополнительно кассу можно не «создавать».
Все операции с наличностью в кассе подразделения проводит кассир или другой работник, выполняющий по распоряжению руководителя обязанности кассира ( п. 4.8 Положения № 637). Причем очень важно:
с кассиром или исполняющим его обязанности работником непременно должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности
На обязательное наличие такого договора*** указывает п. 4.7 Положения № 637.
*** Пример оформления договора о полной индивидуальной материальной ответственности, заключаемого с кассиром предприятия, при желании вы можете найти в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, спецвыпуск № 9, с. 18.
Обособленные подразделения и кассовая книга
Общие «кассовые» правила предполагают, что все поступления и выдачи наличных в национальной валюте отражают в кассовой книге, типовая форма № КО-4 которой приведена в приложении 5 к Положению № 637. При этом каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).
А вот для обособленных подразделений предприятий абзацы третий и четвертый п. 4.2 Положения № 637 устанавливают свои, специальные, правила применения кассовой книги. Так, кассовую книгу:
— должны вести — обособленные подразделения предприятий, которые проводят операции по приему наличности за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением их приходными кассовыми ордерами, а также операции по выдаче наличности (например, на выплаты, связанные с оплатой труда, на производственные (хозяйственные) нужды и т. д.) с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями;
— могут не вести — обособленные подразделения предприятия, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам.
Получается, что обособленное подразделение без кассовой книги не имеет права, например, принимать выручку по приходным кассовым ордерам, выплачивать заработную плату работникам или выдавать подотчетные средства по расходным кассовым ордерам или ведомостям.
Также, по мнению специалистов ГФСУ (см. подкатегорию 109.15 БЗ), кассовую книгу не ведут торговые объекты, которые не являются обособленными подразделениями в понимании Положения № 637 и не проводят операции по приему наличной выручки по кассовым ордерам.
Здесь следует уточнить. Как вы помните, в самом начале мы обращали ваше внимание, что под определение «обособленного подразделения» для целей применения норм Положения № 637 попадают все структурные подразделения предприятия, его хозяйственные единицы, в том числе торговые точки. Более того, подтверждают это и сами налоговики в своих разъяснениях. Это означает, что при, в общем-то, правильном выводе, к которому приходят специалисты ГФСУ в упомянутой консультации, формулировка «...торговые объекты, которые не являются обособленными подразделениями в понимании Положения № 637...» несколько некорректна. Торговые точки — те же обособленные подразделения (естественно, для целей налично-кассовых правил), а значит, на них распространяются все правила, которые установлены для обособленных подразделений. В том числе это касается, например, правил ведения кассовой книги или сдачи сверхлимитной наличной выручки (см. консультацию в подкатегории 109.15 БЗ).
Кассовая книга обособленного подразделения ведется независимо от кассовой книги головного предприятия. Причем храниться она должна на месте проведения наличных расчетов, т. е. в кассе обособленного подразделения.
Регистрация юрлицом кассовых книг для своих обособленных подразделений Положением № 637 не предусмотрена, а значит, эта процедура, в общем-то, лишняя. На это налоговики указывают в консультации из подкатегории 109.15 БЗ.
И напоследок еще один момент. В наше время высоких технологий обособленные подразделения могут вести кассовые книги в электронном виде. Главное при этом — соблюдать типовую форму книги, а также установленные пп. 4.3 — 4.4 Положения № 637 правила ее ведения.
Обособленное подразделение и лимит кассы
Все, кто работает с «наличкой», конечно же, знают о существовании такого понятия как «лимит остатка наличности в кассе», или попросту «лимит кассы». Рассчитывают его самостоятельно на основании Расчета установления лимита остатка наличности в кассе (далее — Расчет) по форме, приведенной в приложении 8 к Положению № 637.
Что касается предприятий, имеющих обособленные подразделения, то они устанавливают отдельные лимиты кассы для себя, а также для каждого своего обособленного подразделения ( п. 5.2 Положения № 637).
Расчет лимита кассы для обособленных подразделений проводится по общим правилам ( пп. 5.2 — 5.4 Положения № 637): на основании среднедневного поступления наличности в кассу или на основании расчета среднедневной выдачи наличности из кассы. При этом суммы поступлений (выплаты) наличных берут за три любых месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих установлению лимита.
Кроме того, помимо общих «лимитно-кассовых» правил, при расчете лимита для обособленного подразделения следует учитывать и ряд особенностей. Перечислим их.
1. Мы уже упоминали, что под определение «кассы» подпадает также место проведения наличных расчетов с применением РРО. А это значит, что обособленному подразделению, в котором осуществляются расчеты через РРО, лимит кассы устанавливают на общих основаниях (см. письмо НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119).
2. Для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается в целом, без распределения его на каждую кассу, входящую в состав данного обособленного подразделения (см. письмо НБУ от 22.11.2006 г. № 11-115/4301-12445).
Если в подразделении несколько РРО, то лимит кассы устанавливается общий по подразделению, без распределения на каждый РРО
3. Для каждого обособленного подразделения может быть избран свой трехмесячный период для расчета лимита кассы в зависимости от специфики функционирования этого подразделения (см. письмо НБУ от 19.05.2006 г. № 11-113/1875-5345). Добавим, что, на наш взгляд, в данном случае может различаться и сам порядок расчета лимитов: так, например, для предприятия лимит можно рассчитывать по среднедневным поступлениям, а для обособленного подразделения (если, предположим, поступления в кассу у него отсутствуют или минимальны) — по среднедневной выдаче наличности. Или наоборот.
4. Расчет лимита кассы для вновь созданных подразделений, на наш взгляд, осуществляется с учетом норм абзаца третьего п. 5.2 Положения № 637, т. е. по прогнозным расчетам. То есть предприятие на первые 3 месяца работы нового подразделения устанавливает ему прогнозный лимит кассы. Причем минимальный размер такого прогнозного лимита законодательством не ограничивается, на что налоговики указывают в своей консультации из подкатегории 109.16 БЗ. И уже по истечении трехмесячного срока (т. е. когда у предприятия появляется трехмесячный расчетный период) лимит нужно пересмотреть с учетом фактических показателей кассовых оборотов подразделения.
Расчетная сумма лимита кассы утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения обособленного подразделения соответствующим внутренним приказом (распоряжением)
И учтите: обязательные реквизиты такого документа Положением № 637 не регламентированы, а значит, они определяются руководителем предприятия самостоятельно.
Если минимальный размер лимита законодательно не регламентирован, то вот устанавливать лимит в сумме, превышающей расчетную величину, мы вам не рекомендуем. В таком случае лимит кассы считается установленным на уровне расчетной величины, а сумма превышения считается сверхлимитной ( п. 5.8 Положения № 637). Исключение из этого правила составляют те подразделения, у которых среднедневной показатель, рассчитанный на основании кассовых оборотов, равен нулю или не более 10 ннмдг (т. е. не более 170 грн.). Таким подразделениям лимит кассы можно установить в размере, превышающем рассчитанный среднедневной показатель, но не более 170 грн. ( абзац пятый п. 5.4 Положения № 637).
И еще один важный момент, который хотелось бы вспомнить в завершение разговора о правилах расчета «филиального» лимита кассы. Помните! Пренебрегать расчетом лимита кассы для обособленных подразделений, собственно так же, как и «для себя», предприятию не стоит. Дело в том, что если лимит кассы не установлен (независимо от причин такого неустановления), то такой лимит считается нулевым ( п. 5.8 Положения № 637). В этом случае вся наличность, находящаяся в кассе на конец рабочего дня и не сданная в соответствии с требованиями Положения № 637, считается сверхлимитной. В свою очередь, выявление сверхлимитных остатков в кассе грозит применением штрафных санкций в двукратном размере суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день ( ст. 1 Указа № 436).
Обособленное подразделение и наличная выручка
Не секрет, что наличность в нерабочее время может храниться в кассе обособленного подразделения только в пределах лимита кассы. В свою очередь, вся наличка, превышающая лимит, должна быть сдана ( п. 2.8 Положения № 637):
— в кассу головного предприятия или
— в любой банк для ее перевода и зачисления на банковские счета головного предприятия.
При отсутствии банков наличная выручка для перевода на банковские счета предприятия может сдаваться операторам почтовой связи и небанковским финансовым учреждениям, которые в установленном законодательством порядке получили лицензию на перевод средств без открытия счета.
Сдаем выручку в кассу предприятия. В этом случае выручка обособленного подразделения принимается в кассу головного предприятия с оформлением приходного кассового ордера и отражением этой операции в кассовой книге головного предприятия. Факт сдачи выручки в кассу предприятия будет подтверждать квитанция к приходному кассовому ордеру головного предприятия.
И помните! Если время работы обособленного подразделения, принимающего наличность через РРО, не совпадает с временем работы предприятия, в этой ситуации не будет считаться нарушением сдача наличности в кассу предприятия на следующий день (см. письмо НБУ от 09.08.2010 г. № 11-110/4073-13707, консультацию в подкатегории 109.15 БЗ).
Сдаем выручку в банк. Второй не менее распространенный способ «пристроить» сверхлимитную выручку — сдать ее непосредственно в банк для зачисления на счет головного предприятия. В этом случае наличка, попавшая в банк прямо из обособленного подразделения, зачисляется на счет предприятия в безналичном порядке и непосредственно в кассу предприятия не поступает. А значит, такая наличная выручка не оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами в кассе предприятия (п. 4.3 Методрекомендаций № 210).
В кассовой книге предприятия движение выручки обособленного подразделения в этом случае показывать тоже не нужно.
Однако в этом случае вопрос возникает с кассовой книгой обособленного подразделения, которое использует РРО или РК и ведет КУРО. Суть вопроса в том, может ли такое подразделение, самостоятельно сдающее сверхлимитную выручку в банк, не заводить кассовую книгу?
По нашему мнению, может. Дело в том, что сдача обособленным подразделением проведенной через РРО выручки в банк любым из возможных способов (самостоятельно, через службу инкассации) не требует составления кассовых ордеров. Ведь инкассация выручки обособленного подразделения в этом случае осуществляется с использованием операции «служебная выдача» и учитывается таким обособленным подразделением в КУРО. А раз нет кассовых ордеров, то и заводить кассовую книгу нет никакой необходимости. Кстати, не склонны усложнять жизнь налогоплательщиков и специалисты ГФСУ. Аналогичные разъяснения на этот счет они дают в консультации из подкатегории 109.15 БЗ.
Обособленное подразделение и кассовые документы
По общим требованиям Положения № 637 кассовые документы:
— на прием наличных денежных средств должны быть подписаны главным бухгалтером или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем ( п. 3.3 Положения № 637);
— на выдачу наличных денежных средств — руководителем и главным бухгалтером или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем.
Как видим, Положение № 637 прямо предусматривает право руководителя предприятия уполномочить определенного работника подразделения на подписание кассовых документов. Для этого должен быть издан приказ и доведен до сведения такого работника.
Таким образом,
право подписи кассовых документов обособленного подразделения (в том числе расходных кассовых ордеров) имеют руководитель (заместитель руководителя) такого подразделения
Главное — не забыть наделить соответствующего работника подразделения такими полномочиями и закрепить эти полномочия внутренним распорядительным документом предприятия.
На это же в свое время обращал внимание и НБУ в письме от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75. В нем, в частности, говорится, что отдельные обязанности руководителя, не определенные законом как исключительная компетенция, могут возлагаться в порядке, предусмотренном законодательством о труде и гражданским законодательством, на других работников по приказу (распоряжению) руководителя, доверенности и т. п.
Отдельно упомянем такой атрибут современного руководителя, как факсимиле. Учтите! Использовать факсимильную подпись при подписании кассовых документов нельзя. На это указывал НБУ в своем письме от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507. Кроме того, аналогичный вывод следует и из «свежего» письма ГФСУ от 24.11.2015 г. № 25024/6/99-95-42-03-15.
Вот, собственно, и все главные особенности организации работы с наличными денежными средствами в обособленных подразделениях. В остальном следует руководствоваться общими для требованиями Положения № 637. Ну а если все же возникнут вопросы, то мы всегда рады ответить на них на страницах нашего издания.
выводы
Не все обособленные подразделения должны вести кассовую книгу. Не ведут книгу подразделения, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам.
Лимит кассы устанавливается отдельно «для себя» и отдельно для каждого обособленного подразделения юридического лица.
Если лимит кассы обособленного подразделения не установлен, то он считается нулевым. Тогда вся наличность в кассе на конец рабочего дня является сверхлимитной.
Наличная выручка, сданная обособленным подразделением в банк для зачисления ее на счет головного предприятия, приходными и расходными кассовыми ордерами в кассе предприятия не оформляется.
