Темы статей
Выбрать темы

Загранкомандировки: валютно-карточные вопросы (ч. 1)

Солошенко Людмила, налоговый эксперт
Когда с валютой в стране напряженка, а в командировку сотрудников отправить надо, приходится подыскивать пути выхода. Поэтому мы решили вновь вернуться к этой теме* и рассмотреть загранкомандировочные вопросы, наиболее часто поступающие от читателей в последние дни.

* О загранкомандировках вы уже могли прочесть в «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 20, с. 34; № 22, с. 26, а также в спецвыпуске за 2013 год, № 5.

Сперва об «общем» — о признании расходов по загранкомандировкам. Поскольку без азов, как говорится, никуда. А потом остановимся на  конкретных ситуациях, интересующих читателей.

Признание расходов по загранкомандировкам

img 1Работнику выдан наличный аванс в валюте для командировки за границу. По возвращении из командировки работник предоставил авансовый Отчет. Когда и по какому курсу в учете отражать расходы по загранкомандировке?

 

Сформировать расходы по загранкомандировке получится только на дату утверждения авансового Отчета**. Ведь именно тогда станет достоверно известна величина командировочных затрат. То есть будет понятно: сколько потрачено работником и хватило аванса на командировку или нет. А значит, будет ясно, какую сумму непотраченного аванса должен вернуть работник предприятию или, наоборот, возник ли долг у предприятия перед работником (по возмещению потраченных работником «сверх аванса» средств).

** Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Миндоходов Украины от 24.12.2013 г. № 845.

А раз имеем дело с инвалютой, то для учета это обычные валютные операции. То есть в бухгалтерском учете применяют правила «валютного» П(С)БУ 21. Поэтому для отражения расходов сумму в инвалюте пересчитывают в гривни по курсу НБУ на начало дня даты осуществления операции (п. 5 П(С)БУ 21).

И так как первой была выдача наличного аванса, то командировочные расходы (в рамках аванса) формируют по курсу НБУ, действовавшему на начало дня даты выдачи аванса. Поэтому: (1) расходы отражают на дату утверждения авансового Отчета, (2) с учетом правила «0» часов — по действовавшему на дату выдачи аванса утреннему (!) курсу НБУ. Об отражении в учете командировочных расходов, которые оказались больше/меньше величины аванса, см. в табл. 1 на с. 31:

Таблица 1. Формирование расходов по загранкомандировкам

№ п/п

Потрачено работником в загранкомандировке

Порядок признания расходов/ отражения валютных курсовых разниц (КР)

На дату утверждения авансового Отчета:

1

командировочные расходы:

1.1

— в пределах аванса

— признаются расходами по курсу НБУ, действовавшему на начало дня даты выдачи аванса

1.2

— сверх аванса, т.е. сумма потраченных работником собственных средств (если работником потрачено > полученного аванса)

— признаются расходами по курсу НБУ, действовавшему на начало дня даты утверждения авансового Отчета (см. консультацию в подкатегории 502.07.14 БЗ со сроком действия до 01.01.2015 г.). Возникает задолженность предприятия перед работником.
Погасить ее п. 11 разд. II и п. 19 разд. III Инструкции № 59 рекомендуют* до окончания третьего банковского дня после утверждения авансового Отчета.
Расчеты с работником производят в национальной валюте Украины (гривнях) по официальному курсу НБУ, установленному на день погашения долга (п. 19 разд. III Инструкции № 59, п. 2.5 Правил № 200). Поэтому на дату погашения задолженности перед работником может возникнуть разница (если курс НБУ на начало дня даты погашения долга отличается от курса НБУ на начало дня даты утверждения авансового Отчета).
О том, почему лучше погашать задолженность перед работником в день утверждения авансового Отчета, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 22, с. 26

2

сумма неизрасходованного аванса (если работником потрачено < полученного аванса)

— превращается в монетарный долг работника перед предприятием. Неизрасходованный остаток валютных средств работник должен вернуть в кассу предприятия до или во время подачи авансового Отчета (п.п. 170.9.2 НКУ)

КР

На дату погашения долга работником рассчитывается КР (если курс НБУ на начало дня даты погашения долга отличается от курса НБУ на начало дня даты выдачи аванса)**

* О том, что нормы «командировочной» Инструкции № 59 являются обязательными для бюджетников, а для других (негосударственных, небюджетных) предприятий носят рекомендательный характер, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 20, с. 34.
** Если между этими событиями наступает дата баланса, то КР, само собой, рассчитывают и на дату баланса. Тогда при расчете такой КР используют курс НБУ на конец дня даты баланса (п. 8 П(С)БУ 21).

 

Уточним один нюанс, связанный с моментом отражения командировочных расходов. В бухгалтерском и налоговом учете расходы на загранкомандировки признают расходами в зависимости от функционального назначения затрат (т. е. отправленного в командировку персонала). В связи с этим расходы на служебные командировки:

— производственных рабочих, а также работников аппарата управления цехами, участками, бригадами и другого общепроизводственного персонала включают в состав производственных или общепроизводственных расходов (Дт 23, 91 — Кт 372, п.п. «а» п.п. 138.8.5 НКУ*);

— административно-управленческого и прочего общехозяйственного персонала включают в состав административных расходов (Дт 92 — Кт 372, п.п. «б» п.п. 138.10.2 НКУ*);

— работников, занятых сбытом, включают в состав расходов на сбыт (Дт 93 — Кт 372, п.п. «ґ» п.п. 138.10.3 НКУ*).

Причем расходы на командировки работников двух последних категорий признают в учете расходами в периоде их осуществления (п. 7 П(С)БУ 16, п. 138.5 НКУ*). Поэтому они включаются в расходы на дату утверждения авансового Отчета.

А вот расходы на командировки работников первой категории (т. е. производственных рабочих и общепроизводственного персонала) формируют себестоимость выпускаемой продукции. А значит, в состав расходов они попадут лишь в периоде реализации такой продукции, одновременно с признанием доходов от ее продажи (пп. 7, 11 П(С)БУ 16, п. 138.4 НКУ*).

Рассмотрим следующий пример.

Пример 1. Работнику отдела сбыта 17.10.2014 г. (утренний курс НБУ — 16,4043 грн./) выдан аванс на командировку в Чехию в сумме €1000 и 2050,00 грн.

В день возвращения из командировки 21.10.2014 г. (утренний курс НБУ — 16,607280 грн./€) работник предоставил авансовый Отчет, согласно которому:

— суточные за 5 дней командировки (с 17.10.2014 г. по 21.10.2014 г.) составили €265,15. Приказом по предприятию суточные для командировок за границу установлены в размере 870 грн. в день (т. е. 870 грн.: 16,4043 грн./€ х 5 дней = €265,15; подробнее об установлении размера загрансуточных до 01.01.2015 г. см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 20, с. 34**);

— расходы на проезд: билеты на самолет Харьков — Прага (стоимостью 2050,00 грн.) и на самолет Прага — Харьков (стоимостью €200);

— расходы на проживание в гостинице без питания — €500.

Отчет утвержден 21.10.2014 г.

* На эти нормы НКУ (действовавшие до 01.01.2015 г.) ориентируются при составлении декларации по налогу на прибыль за 2014 год. Впрочем, и после этой даты ситуация в чем-то будет схожей. Ведь с 01.01.2015 г. — после изменений, внесенных в НКУ Законом Украины от 28.12.2014 г. № 71-VIII — объект налогообложения определяют по бухучетным правилам (п.п. 134.1.1 НКУ). А в бухучете порядок отражения командировочных расходов остается тем же — зависит от функционального назначения затрат (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 6, c. 4).

** С 01.01.2015 г. ограничения по размеру суточных остались только для НДФЛ (абзац шестой п.п. 170.9.1 НКУ).
Так, не включаются в налогооблагаемый доход (т. е. не облагаются НДФЛ) суточные в размере:
— 243,6 грн. (0,2 х 1218 грн.) — при командировках по Украине;
— 913,5 грн. (0,75 х 1218 грн.) — при командировках за границу.

В учете операции отразятся следующим образом (см. табл. 2):

Таблица 2. Учет расходов на загранкомандировку (если аванс выдан наличными)

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, €/грн.

Налоговый учет

Дт

Кт

доходы

расходы

1

2

3

4

5

6

7

17.10.2014 г. (утренний курс НБУ— 16,4043 грн./€):

1

Выдан аванс на загранкомандировку:

— в евро

372

302

€1000

16404,30

— в гривнях

372

301

2050,00

21.10.2014 г. (утренний курс НБУ— 16,607280 грн./€):

2

На основании утвержденного авансового Отчета включены в состав расходов на сбыт (по утреннему курсу НБУ на дату выдачи аванса — 16,4043 грн./€):

— суточные

93

372

€265,15

4349,60

4349,60

— стоимость проезда

93

372

2050,00

2050,00

93

372

€200

3280,86

3280,86

— стоимость проживания

93

372

€500

8202,15

8202,15

3

Работником возвращен остаток неизрасходованных средств (утренний курс НБУ на 21.10.2014 г. — 16,607280 грн./€)

302

372

€34,85

578,76

4

Отражена курсовая разница на день возврата средств работником [(16,607280 грн./ € - 16,4043 грн./€) х х €34,85]

372

714

7,07

7,07

 

В загранкомандировку — с гривневой платежной карточкой

Не имея возможности оперативно обеспечить работника авансом в инвалюте (отсутствует валюта в уполномоченном банке), предприятие отправило работника в срочную загранкомандировку (в Польшу) с гривневой корпоративной платежной карточкой. В командировке работник снял в банкомате злотые. Но после их обменял на евро и в евро оплатил счет за проживание. К авансовому Отчету работник приложил счет за проживание в евро. Как предприятию отразить расходы на проживание в этом случае?

Возможность перечисления аванса при командировках на платежные карточки предусмотрена п. 5 разд. I Инструкции № 59. Поэтому сперва напомним главные учетные особенности расчетов с применением корпоративных платежных карточек (КПК) (см. рисунок на с. 34).

 

img 2

 

Заметим: если бы в загранкомандировку работник был отправлен с валютной КПК, расходы по загранкомандировке определяли бы так. Глядя на выписку банка по картсчету, командировочные расходы признавали бы на дату утверждения авансового Отчета по действовавшим на даты списания (!) средств с картсчета (т. е. проведения безналичных расчетов с помощью КПК или снятия наличных в банкомате) утренним курсам НБУ.

Однако вся особенность нашей ситуации в том, что командированному работнику была выдана гривневая КПК. Поэтому движение средств по карт­счету будет в гривне (в выписке банка будут фигурировать гривневые суммы). Но как же тогда быть, если к авансовому Отчету работник приложил счет за проживание в евро? В таком случае

сумму расходов на проживание определяют (евро пересчитывают) по курсу НБУ на начало дня даты утверждения авансового Отчета

Подкрепим сказанное примером.

Пример 2. Работник аппарата управления направлен в командировку (с 08.10.2014 г. по 10.10.2014 г.) в Польшу с гривневой КПК (на КПК зачислено 10000 грн.).

С помощью КПК работник:

— приобрел билеты на проезд стоимостью 4460 грн.;

— в загранкомандировке снял в банкомате злотые (за что согласно банковской выписке с картсчета списано 5200 грн., в том числе: комиссия банка — 50 грн., разница между коммерческим курсом банка и курсом НБУ — 120 грн.).

Затем работник часть злотых обменял на евро и оплатил счет за проживание в гостинице на сумму €200.

В день возвращения из командировки 10.10.2014 г. работник подал авансовый Отчет, согласно которому:

— суточные за 3 дня командировки — 1800 грн. (3 дня х 600 грн.; приказом по предприятию суточные для командировок за границу установлены в размере 600 грн. в день);

— расходы на проезд: билеты на самолет Харьков — Варшава и на самолет Варшава — Харьков (стоимостью 4460 грн.);

— расходы на проживание в гостинице без питания — €200.

Отчет утвержден 10.10.2014 г. (утренний курс НБУ — 16,351018 грн./€).

В учете операции отразятся следующим образом (см. табл. 3 на с. 35):

Таблица 3. Использование в загранкомандировке гривневой КПК

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Налоговый учет

Дт

Кт

доходы

расходы

1

Перечислены денежные средства в национальной валюте с текущего счета на картсчет

313

311

10000

2

Выдана работнику гривневая КПК

051

10000

В журнале выдачи и возврата КПК делается запись о выдаче КПК работнику, а также о сумме средств, доступной для использования с применением этой КПК (10000 грн.).

3

На основании выписки банка отражены операции по картсчету:

— списана сумма гривень, потраченная работником на приобретение билетов на проезд

372

313

4460

— списана сумма, полученная работником через банкомат

372

313

5200

10.10.2014 г. (утренний курс НБУ — 16,351018 грн./€):

4

На основании утвержденного авансового Отчета в состав расходов включены:

— стоимость проезда

93

372

4460

4460

— комиссионное вознаграждение банка за снятие наличных в банкомате (50 грн.)

92

372

50

50

— разница между коммерческим курсом банка и курсом НБУ при снятии наличных (120 грн.)

949

372

120

120

— суточные

93

372

1800

1800

— стоимость проживания [€200 х 16,351018 грн./€]

93

372

€200

3270,20

3270,20

5

Возвращена работником гривневая КПК:

— использовано

051

9660

— остаток

051

340

В журнале выдачи и возврата КПК делается запись о возврате КПК работником, а также о сумме средств, оставшейся доступной для использования с применением этой КПК (остаток — 340 грн.).

6

Погашена задолженность перед работником (проведен окончательный расчет) [(4460 грн. + 50 грн. + 120 грн. + 1800 грн. + 3270,20 грн.) - (4460 грн. + 5200 грн.)]

372

301

40,20

 

Если осталась непотраченной валюта, снятая через заграничный банкомат с гривневой КПК

Не имея валютного счета, предприятие направило работника в загранкомандировку с гривневой КПК. За рубежом работник снял в банкомате наличную валюту (евро), однако израсходовал ее не полностью. Должен ли работник вместе с авансовым Отчетом возвращать остаток неиспользованных средств в валюте (т. е. в евро)?

 

Вопрос, по-видимому, появился потому, что в  «командировочной» Инструкции № 59 встречаем такие положения. По окончании загранкомандировки часть неиспользованных наличных средств должна быть возвращена работником в кассу предприятия либо зачислена на соответствующий счет предприятия в тех денежных единицах, в которых был предоставлен аванс (п. 17 разд. III Инструкции № 59). В прошлом на это указывали Минфин в письме от 30.10.2008 г. № 31-26030-13-25/39646 и НБУ в письме от 24.10.2008 г. № 25-313/2313-14525.

Похожие требования находим и в п. 8.4 «валютно-наличных» Правил № 200. Там предусмотрено: невозвращенный остаток наличной инвалюты, которая была получена предприятием с текущего счета в инвалюте для обеспечения расходов на командировки работников за границу, подлежит зачислению непосредственно на текущий счет предприятия в инвалюте в течение 5 банковских дней с момента его оприходования в кассе предприятия.

Однако — возразите вы — выполнить такие требования получится, если у предприятия есть валютный счет (с которого прежде снималась такая наличная валюта). И будете правы! Так как действительно в этой ситуации работник обязан (!) вернуть остаток неизрасходованных в командировке наличных валютных средств в полученной валюте. Ведь только в этом случае для предприятия вовсю будут работать нормы Правил № 200, касающиеся использования наличной инвалюты. А в них находим следующие требования:

— полученная с текущих валютных счетов наличная валюта может использоваться исключительно на цели, на которые она получена (п. 8.14 Правил № 200);

— неиспользованный остаток наличной инвалюты подлежит возврату на текущий валютный счет (п. 8.4 Правил № 200).

У нас же другая ситуация. Предприятие валютного счета не имеет. Поэтому, если работник вернет валюту, перечислять (возвращать) ее будет просто некуда! Хотя, возможно, предприятие решит-таки открыть валютный счет.

Напомним, что для учета наличных операций в инвалюте предприятие может самостоятельно разработать формы кассовых документов — по аналогии с кассовыми документами для учета операций в национальной валюте (письмо НБУ от 27.01.2006 г. № 11-113/353-954, письмо Госкомстата Украины от 24.11.2006 г. № 04/4-6/191, консультация в подкатегории 109.21 БЗ). Но дальше жестко регламентированный порядок обращения с наличной инвалютой и требования п. 8.4 Правил № 200 заставят-таки предприятие сдать наличную валюту на валютный счет.

Если же открытие валютного счета, предположим, не входит в ваши планы, то лучше поступите так. Попросите работника вернуть остаток неиспользованной суммы (т. е. разницу между полученным и израсходованным) до или вместе с авансовым Отчетом (п.п. 170.9.2 НКУ) в гривнях.

Представим, что по условиям примера 2 счет за проживание составил только €100. Тогда командированный работник должен вернуть остаток непотраченного аванса в размере 1594,90 грн. [т. е. (4460 грн. + 5200 грн.) - (4460 грн. + 50 грн. + 120 грн. + 1800 грн. + €100 х 16,351018 грн./€)].

И кстати, так как «командировочная» Инструкция № 59 для обычных (небюджетных) предприятий носит, как отмечалось, рекомендательный характер, то говорить о каких-либо нарушениях ее норм в этом случае будет просто не уместно.

Можно ли работника отправить в загранкомандировку с КПК, оформленной на другого работника?

Отправляем работника в загранкомандировку. Однако быстро обеспечить его валютным авансом не получается. Можно ли работника отправить в загранкомандировку с оформленной на другого работника КПК?

 

Нет, поступать так нежелательно.

Все дело в том, что: 

пользоваться КПК могут только работники, на которых они оформлены

Ведь п. 1 разд. VI Положения № 705 строго-настрого приказывает: пользователь обязан использовать КПК согласно требованиям законодательства Украины и условиям договора, заключенного с эмитентом (банком), и не допускать (!) использования КПК лицами, которые не имеют на то законного права или полномочий. Похожие требования помещены и в п. 1 разд. III Положения № 705: пользователи имеют право использовать КПК для осуществления платежных операций в соответствии с режимами счетов и условиями договора с эмитентом.

При этом пользователь обязан надежно хранить и не передавать другим лицам (!) электронное платежное средство, ПИН-код и другие средства, дающие возможность им пользоваться. Ну а использовать электронное платежное средство по доверенности и вовсе запрещается (п. 1 разд. VI Положения № 705).

Учтите также, что при проведении расчетов торговцы могут отказаться от осуществления платежной операции с использованием КПК, если установлено, что лицо не имеет права использовать КПК (п. 12 разд. V Положения № 705).

Так что пользоваться КПК могут только лица, на  которых они оформлены. Поэтому и 

отчитаться за потраченные средства предстоит именно работнику — законному пользователю КПК

Ну а возможный выход в вашей ситуации — перечислить сумму аванса на личную карточку работника (если, конечно, с ее помощью возможен расчет за рубежом). Или, на крайний случай, обеспечить работника авансом в гривне (подробнее об этом читайте «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 20, с. 34).

выводы

  • Сумму расходов по загранкомандировке предприятие может сформировать на дату утверждения авансового Отчета.

  • Если работник, отправленный в загранкомандировку с гривневой КПК, подал с авансовым Отчетом документы в инвалюте, то сумму расходов определяют путем пересчета по утреннему курсу НБУ на дату утверждения авансового Отчета.

  • Если у предприятия нет валютного счета, то непотраченную наличность, снятую в загранкомадировке с гривневой КПК, работник может вернуть в гривнях.

  • Работника нежелательно отправлять в загранкомандировку с КПК, оформленной на другого работника.

Документы статьи

  1. НКУ  Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

  2. Инструкция № 59  Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу в редакции приказа Министерства финансов Украины от 17.03.2011 г. № 362.

  3. Положение № 705  Положение о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705.

  4. Правила № 200  Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200.

  5. П(С)БУ 21  Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 «Влияние изменений валютных курсов», утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 10.08.2000 г. № 193.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше