Сроки предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет* (далее — Отчет), установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Зависят они от того, в какой форме выдавался аванс: наличными или в безналичной форме (см. таблицу).
* Форма Отчета утверждена приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845.
Сроки предоставления Отчета
| Цель выдачи аванса | Форма выдачи аванса | ||
| в наличной форме | в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков и других платежных документов | ||
| расчеты производились наличными, снятыми с платежных карточек | расчеты производились в безналичной форме | ||
| Срок предоставления Отчета | |||
| Для покрытия командировочных расходов | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку | До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки | Не позднее 10 дней после окончания командировки |
| Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку | До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки | Не позднее 10 дней после окончания командировки |
| Для выполнения отдельных гражданско-правовых действий (решения производственных (хозяйственных) вопросов) | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, выдавшего средства под отчет ( п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ) | ||
| * Срок предоставления Отчета может быть продлен работодателем для выяснения вопросов о выявленных разногласиях между соответствующими отчетными документами. | |||
Интересный момент возникает при выдаче аванса на командировку в безналичной форме путем перечисления на личную (зарплатную) карточку работника. По нашему мнению, в этом случае следует руководствоваться общими сроками предоставления Отчета, установленными п.п. 170.9.2 НКУ. То есть работник обязан отчитаться о количестве и направлениях использования денежных средств до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку. Основывается этот вывод на том, что НКУ не содержит специальных норм, устанавливающих сроки предоставления Отчета в случае перечисления денежных средств на командировку на личную платежную карточку работника.
Однако фискалы считают иначе. По их мнению, действие п.п. 170.9.3 НКУ распространяется как на случаи, когда в командировке используется корпоративная платежная карточка, так и на случаи использования работником личной карточки (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214, разъяснение в категории 109.14 БЗ*). В связи с этим фискалы делают, на наш взгляд, ошибочный вывод: если во время служебной командировки работник получал наличные с применением личного специального платежного средства, то он должен предоставить Отчет до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки.
* База знаний, размещенная на официальном сайте ГФСУ: http://zir.minrd.gov.ua.
