Коммунальные расходы офиса

Адамович Наталия, налоговый эксперт
Коммунальные платежи — еще одна составляющая расходов по офису. Проблемность их учета напрямую связана с документальным подтверждением таких расходов и права на налоговый кредит по НДС. Сперва разберемся с учетом коммунальных платежей по собственному офисному помещению. Учет коммунальных платежей по арендованному офису см. в статье «Офис в аренде» на с. 40 этого номера.

Коммунальные услуги включают в себя централизованную поставку холодной и горячей воды, водоотведение, газо- и электропоставку, централизованное отопление, а также вывоз бытовых отходов ( п. 1 ч. 1 ст. 13 Закона № 1875). С каждым поставщиком коммунальных услуг у предприятия должен быть заключен договор. Перечень потребляемых коммунальных услуг зависит от уровня благоустройства соответствующего сооружения. И офис как раз и является потребителем практически всех перечисленных выше коммунальных услуг.

Коммунальные услуги предоставляются поставщиками непрерывно ( ч. 2 ст. 16 Закона № 1875), т. е. постоянно изо дня в день.

Плата за коммунальные услуги начисляется ежемесячно, согласно условиям договора

Это прямо указано в ч. 1 ст. 32 Закона № 1875. А значит, и документы, свидетельствующие об их выполнении/потреблении/предоставлении, поставщики составляют каждый месяц. Состав документов, которые укажут на реальность полученных коммунальных услуг, особых вопросов не вызывает. Ими служат договоры с коммунальщиками, счета и счета-фактуры от этих организаций, акты приемки-передачи товаров/ оказанных услуг/выполненных работ, а также платежные документы подтверждающие их оплату. А это важно для отражения таких расходов в учете.

Налог на прибыль

При определении объекта обложения налогом на прибыль как малодоходные плательщики (с доходом за календарный год не выше 20 млн грн.), так и высокодоходные плательщики (с доходом за календарный год выше 20 млн грн.) будут ориентироваться только на бухгалтерский финрезультат ( п. 134.1.1 НКУ). При потреблении коммунальных услуг отдельный налоговый учет не ведется и дополнительные разницы у высокодоходных плательщиков не возникают. Поэтому для плательщика налога на прибыль главное — верно отразить эти расходы в бухгалтерском учете.

Когда ставим расходы в бухучете

Расходы, которые невозможно прямо связать с доходом определенного периода, отражаются в составе расходов того отчетного периода, в котором они были осуществлены ( абз. 2 п. 7 П(С)БУ 16).

Стоимость коммунальных услуг относится на расходы не ранее месяца фактического их получения, т. е. месяца составления актов приема-передачи. На дату перечисления аванса за коммунальные услуги расходы не увеличиваются ( п. 9.2 П(С)БУ 16). Отражение расходов производится на основании составленных в подтверждение осуществления хозопераций первичных документов ( п. 1.2 Положения № 88).

«Первичку» на коммунальные услуги поставщик обычно датирует последним днем периода их оказания (например, при ежемесячном оформлении — последним числом месяца, пусть даже такой день является нерабочим).

Это связано с выполнением базовых принципов бухгалтерского учета, одним из которых является соответствие доходов и расходов ( ст. 4 Закона о бух­учете), а именно: для определения финансового результата необходимо сравнить доходы отчетного периода с расходами, которые были осуществлены для получения этих доходов. Кроме того, п. 5 ст. 9 Закона о бухучете (ср. ) требует отражать хозяйственные операции в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Если услуга была предоставлена исполнителем и потреблена заказчиком в мае, то отразить ее в бухучете потребителю нужно именно в мае

Если у вас потребление и документальное потверждение коммунальных услуг идет месяц в месяц — значит, вы счастливчик. Полностью выполняете бухгалтерский «устав» при отражении расходов на полученные услуги.

Даже если вы получите этот документ в следующем периоде, расходы все равно ставим на дату составления такого акта.

Но есть и другая реальность. Опоздание с составлением первичных документов от поставщика коммунальных услуг весьма распространено на практике.

Если акт составлен в другом месяце

Если за коммунальные услуги текущего месяца акт выполненных услуг составлен и получен в следующем месяце, возникает вопрос, когда признавать расходы по коммунальным услугам: в периоде составления/получения акта выполненных услуг или же ставить расходы в периоде потребления услуги?

Здесь так же ориентируемся на основной бухгалтерский постулат: хозооперации должны быть отражены в учетных регистрах в том периоде, в котором они были осуществлены ( ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Соответственно показать расходы на коммунальные услуги предприятие должно в месяце их получения/потребления.

Но как же первичный документ — акт, он-то составлен и получен уже в другом (следующем) месяце? Ответ находим в ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете: первичные документы разрешается составлять не только во время хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Учтите! Датой составления первичного документа Минфин считает дату его подписания (см. письмо Минфина от 15.01.2015 г. № 31-11410-08-10/871).

К тому же перенос информации из первичных документов в учетные регистры нужно осуществлять по мере их поступления к месту обработки (бухгалтерия, вычислительная установка), однако не позже срока, обеспечивающего своевременное составление бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов ( п. 3.5 Положения № 88).

Соответственно если акт за потребленные вами коммунальные услуги от энерго-, тепло- или водоснабжающей организации составлен и попал к вам в следующем месяце, но до окончания сроков подачи отчетности за период потребления услуг, то в учете проводим его периодом потребления коммунальных услуг.

Расходы по коммунальным услугам отражаем в периоде их потребления

Если же акт попал к вам с большим опозданием и отчетность за период получения коммунальных услуг уже составлена и сдана, то здесь имеем дело с ошибкой. Хозяйственная операция была (коммунальные услуги получены/потреблены), но в учете и отчетности не отражена. Значит, придется исправлять ошибку. Как ее исправить, подробнее см. «Выявили бухгалтерскую ошибку? Исправляем без проблем» // Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 42, с. 26.

НДС

А вот для НДС-учета эта проблема куда серьезней. Коммунальные услуги — это облагаемые НДС операции, поэтому поставщик, являясь плательщиком НДС, обязан начислять налоговые обязательства и составлять налоговые накладные. Налоговые обязательства по НДС по услугам начисляют по дате первого из событий ( п. 187.1 НКУ): (1) или по дате оплаты; (2) или по дате отгрузки товаров/оформления документа, удостоверяющего факт поставки услуг.

То есть поставщик коммунальных услуг должен составить налоговую накладную на дату получения предоплаты или на дату составления соответствующего отгрузочного документа и зарегистрировать ее в ЕРНН в течение 15 дней. Возможен вариант составления налоговой накладной по итогам дня (если налоговая накладная не составлялась) в случае выписки счетов, выставляемых плательщику налога за товары/услуги, стоимость которых определяется показателями приборов учета ( п. 13 Порядка № 957).

Исключение: поставщики электроэнергии — они составляют в предоплатном варианте налоговые накладные подекадно (об этом будет далее).

Хотим предупредить, что налоговики решительно против ситуации, когда подписали акт не в текущем, а в следующем месяце, тогда же начислили и обязательства по НДС (если ранее не было предоплаты). По их убеждению, составление акта предоставленных услуг в месяце, следующем за месяцем, в котором состоялась фактическая поставка услуг, является нарушением правил ведения бухгалтерского и налогового учета (см. письмо ГНАУ от 20.05.10 г. № 9895/7/16-1517-08, № 5766/5/16-1518). Поэтому вы как получатель товаров/услуг можете столкнуться с проблемой отражения налогового кредита по «невовремя» составленной налоговой накладной. Чтобы избежать проблем, рекомендуем в такой ситуации требовать акт и налоговую накладную, датированные последним днем месяца.

Когда отражаем НК

По своевременно зарегистрированным налоговым накладным суммы НДС попадут в налоговый кредит получателя уже в периоде составления таких налоговых накладных.

А вот по налоговым накладным, с которыми вышел конфуз с регистрацией (поставщик просрочил 15-дневный срок регистрации в ЕРНН), налоговый кредит отражается в периоде регистрации таких налоговых накладных ( п. 198.6 НКУ).

Если с получением налоговой накладной дело вообще не заладилось, то отразить налоговый кредит по коммунальным услугам, стоимость которых определяется по показаниям приборов учета, можно и на основании полученного счета ( п. 201.11 НКУ). Главное, чтобы такой счет:

— содержал общую сумму платежа, сумму НДС и налоговый номер продавца;

— соответствовал остальным требованиям первичного документа ( п. 2.4 Положения № 88);

— вовремя составлен (составлен за текущий месяц и датирован последним днем месяца). Вопрос может быть со счетом, в котором отражаются поставки прошлого месяца (например, за май), а дата составления самого счета приходится на текущий месяц (например, 5 июня). Лучше этого избегать.

Впрочем, в НКУ можно найти доказательство увеличения налогового кредита в предыдущем месяце. Так согласно последнему абзацу п. 198.2 этого Кодекса для товаров/услуг, поставка (приобретение) которых контролируется приборами учета, факт поставки (приобретения) таких товаров/услуг удостоверяется данными учета. Обратите внимание: речь не о количестве потребленного или его стоимости, а именно о факте приобретения. Отсюда можно сделать вывод, что во главу угла ставится не дата оформления счета, а данные приборов. А они будут свидетельствовать о приобретении товаров/услуг в предыдущем месяце. Более того, такой подход позволит синхронизировать налоговые обязательства поставщика и налоговый кредит покупателя (поставщик отражает налоговые обязательства в предыдущем месяце, письмо Миндоходов от 06.12.2013 г. № 26567/7/99-99-15-01-04-17).

Не забудьте полученный счет внести в реестр документов — заменителей налоговых накладных ( п. 201.111 НКУ). Напомним, ведут этот реестр с 01.01.2015 г., ориентируясь на форму «старого» реестра выданных и полученных налоговых накладных (см. подкатегорию 101.19 БЗ).

Если НН на электричество оформлена не подекадно

С 01.01.2015 г. плательщики НДС, поставляющие электрическую энергию на условиях предоплаты, должны составлять налоговые накладные подекадно. Налоговики указали, что эта норма распространяется на всех плательщиков НДС, поставляющих электроэнергию, и на все этапы ее поставки до конечного потребителя (см. подкатегорию 101.19 БЗ).

В декадной НН поставщики электроэнергии указывают всю сумму денежных средств, поступивших в счет оплаты за такую электроэнергию на текущие счета в течение соответствующей декады. А в последний день месяца составляют НН/РК по результатам окончательного расчета потребления электроэнергии, с учетом поставленной электроэнергии и полученных средств в течение такого месяца. Подробнее о порядке оформления энергопоставщиками таких НН см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 42, с. 37.

Выписывать налоговые накладные на поставку предоплатной электроэнергии в ином, неподекадном порядке нельзя

Нормативные документы не разрешают составлять НН на поставку электричества в ином формате (т.е по дате поступления предоплаты). Поэтому, к сожалению, налоговые накладные, составленные не подекадно (не в последний день декады), будут считаться оформленными с нарушением. Так что у получателя могут быть проблемы с отражением налогового кредита, даже если поставщик зарегистрировал их в ЕРНН.

Можно ли плательщику — получателю электроэнергии в такой ситуации как-то попытаться сохранить налоговый кредит? Воспользоваться п. 201.11 НКУ и отразить НДС на основании счета за электроэнергию не получится. Во-первых, счет должен содержать все обязательные реквизиты, во-вторых, мешает другое условие — налоговая накладная должна быть не получена. В нашем случае НН получена, но, увы, составлена с ошибкой (составлена не на последнюю дату декады).

Здесь можно попросить поставщика обнулить такую НН через РК и составить новую НН на правильную дату. Подробнее о том, как исправить ситуацию и сохранить налоговый кредит, если поставщик ошибся в дате выписки налоговой накладной, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 30, с. 5.

Причем сюда не стоит приписывать запрет налоговиков на выписку РК к безосновательно составленным НН, когда ни факта поставки товаров/услуг, ни даты оплаты не было (см. подкатегорию 101.07 БЗ). В нашем случае основания для выписки налоговой накладной были — поставщик выписал НН на дату поступления оплаты.

У вас необлагаемые операции? Распределяем НДС

Если в офисе под одной крышей курируются как облагаемые, так и необлагаемые НДС операции, то от распределения «входного» НДС (включая и перерасчет по итогам года), начисленного/уплаченного в составе стоимости коммунальных услуг по офисному помещению, плательщику не отвертеться. Плательщик должен следовать правилам ст. 199 НКУ.

То есть в составе налогового кредита можно отра-
зить только сумму НДС, равную доли использования (ЧВ) таких услуг в облагаемых операциях:

— ЧВ, рассчитанной на начало года, — если в прошлом году была облагаемая и необлагаемая деятельность;

— ЧВ, рассчитанной по результатам первого отчетного периода, если необлагаемую деятельность плательщик подключил только в текущем году.

При покупке «двойных» коммунальных услуг «входной» НДС распределяют в периоде составления налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН (в периоде регистрации НН в ЕРНН, если НН зарегистрирована с опозданием).

Тогда в декларации по НДС коммунальные услуги по офису будут проходить через стр. 15.1 и 15.2

Причем учтите, что с 01.07.2015 г. в части распределения НДС все поменяется с точностью до наоборот. В состав налогового кредита нужно будет включать всю «входящую» сумму НДС по «двойным» приобретениям/получениям. Однако плательщик должен будет начислить налоговые обязательства, составить НН и зарегистрировать ее в ЕРНН на часть уплаченного (начисленного) НДС, соответствующего части использования коммунальных услуг в необлагаемых операциях ( п. 199.1 НКУ).

Составить такую НН, как требует п.п. «б» п. 198.5 НКУ, нужно будет не позднее последнего дня отчетного периода, в котором купленные товары/услуги с суммой НДС, отраженной в составе налогового кредита, будут использоваться в операциях, освобожденных от НДС.

Важная деталь! Для начисления НО придется применять не ту ЧВ, рассчитанную на текущий год и указанную в стр. 1 или 2 таблицы 1 Приложения Д7, а ее противоположность — необлагаемую долю. Заметим, что каких-либо изменений и пояснений о расчете необлагаемого ЧВ для таких целей в п. 199.2 и 199.3 НКУ нет. Там значится только старый порядок определения ЧВ в облагаемых операциях. Впрочем, определить ЧВ по необлагаемым операциям не сложно. Достаточно из 100 процентов вычесть уже известную «облагаемую» ЧВ. Тем не менее ждем с нетерпением пояснений от налоговиков.

выводы

  • Если акт за коммунальные услуги прошлого месяца датирован началом следующего месяца, отражаем расходы в месяце получения услуг.

  • При датировании актов предоставления ежемесячных коммунальных услуг последним календарным днем отчетного месяца соблюдаются бухучетные правила и не возникают проблемы со стороны НДС-учета.

  • 3 Неподекадная выписка НН поставщиком электроэнергии может поставить под угрозу налоговый кредит у потребителя.

  • 3 Если плательщик одновременно осуществляет облагаемые и необлагаемые операции, то сумма «входящего» НДС за коммунальные услуги по офису попадет под распределение. Причем с июня ждите новый порядок.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше