Чек РРО, расчетная квитанция и товарный чек — первичные документы или нет?

Чтобы понять, можно ли считать фискальный кассовый чек, расчетную квитанцию формы № РК-1 и товарный чек первичными документами, давайте, друзья, первым делом выясним, что представляет собой первичный документ.

Узнать, что представляет собой первичный документ, нам поможет ст. 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете). Там сказано, что это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление. А хозяйственная операция — это действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия.

Какие функции выполняют первичные документы? Они согласно ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете:
(1) фиксируют факты осуществления хозяйственных операций и (2) служат основанием для бухгалтерского учета этих операций. Ну а на данных бухгалтерского учета базируются финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель (ч. 2 ст. 3 Закона о бухучете).

Вот такая важная роль отведена первичным документам!

Однако, чтобы получить высокий статус первичного, документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете

Вы наверняка слышали об этом много раз. Вот эти реквизиты:

1) название документа (формы);

2) дата и место составления;

3) наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

4) содержание, объем и единица измерения хозяйственной операции;

5) должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

6) личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Составлять первичные документы нужно во время осуществления хозоперации, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания.

А еще, как утверждает ВАСУ, документы имеют силу первичных только в том случае, когда хозяйственная операция была фактически осуществлена (см. письмо от 02.06.2011 г. № 742/11/13-11 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 49, с. 11).

Расчетный документ ≠ первичный документ

Теперь конкретно о фискальном кассовом чеке, расчетной квитанции формы № РК-1 и товарном чеке. Можно ли их считать первичными документами?

По правде говоря, эти документы в первую очередь — расчетные. Их главное назначение — подтвердить факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств. На это прямо указывает ст. 2 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее — Закон об РРО).

А вот назвать их первичными все-таки сложно. Почему? Сейчас поясним.

Заглянем в Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614 (далее — Положение № 614). Среди требований, которые установлены к форме и содержанию расчетных документов, значится и перечень обязательных реквизитов. В отношении фискального кассового чека он приведен в п. 3.2, а в отношении расчетной квитанции — в п. 5.3 Положения № 614.

Даже невооруженным глазом видно, что в эти перечни, установленные Положением № 614, входят многие из тех реквизитов, наличие которых предусмотрено ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете для первичных документов. Многие, да не все!

Так, например, фискальный кассовый чек (приложение 1 к Положению № 614) не содержит личной подписи или других данных, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Поэтому, как бы нам ни хотелось, но без такого обязательного реквизита документ не может считаться первичным, а остается лишь расчетным

Неужели это значит, что он не сможет сослужить службу предприятию в учетных целях?

Не спешите хвататься за голову и, как герой известного комедийного фильма, повторять: «Шеф, все пропало, все пропало!..». ☺ Без бухгалтерско-налоговых расходов вы не останетесь, будьте уверены.

Среди документов, которые наделены правом подтверждать расходы плательщика, расчетным документам тоже есть место. Мы в этом твердо убеждены.

Ведь они в достаточной степени доказывают факт осуществления хозяйственной операции и составлены во время ее совершения. Да и изменения в структуре активов и обязательств тут наступают. А это как раз то, что «доктор», то бишь Закон о бухучете, прописал. Прислушаемся к нему, ибо в деле определения объекта обложения налогом на прибыль бухучет теперь главный. Об этом извещает п.п. 134.1.1 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ).

Впрочем, даже в период безраздельного господства на «налоговоприбыльной» ниве НКУ его п.п. 139.1.9 к когорте документов, которые имели право подтверждать налоговорасходность затрат плательщика, причислял и расчетные документы. Так что смело принимайте их в «друзья».

Конечно, в идеале хотелось бы в дополнение к расчетным документам получить от поставщика еще и накладную или акт выполненных работ/предоставленных услуг. Тем более, что п. 15 ст. 3 Закона об РРО дает к этому стимул. Он разрешает покупателю в подкрепление передачи права собственности на товары (услуги) требовать от продавца чек, накладную или другой подтверждающий операцию письменный документ.

Но чего греха таить, продавцы частенько обходятся минимальным пакетом документов. Например, по услугам ксерокопирования или сканирования вам могут выдать всего лишь чек.

Что делать, если ваш поставщик оказался как раз таким «минималистом»? Брать дело в свои руки. ☺

Как обзавестись первичным документом

Для оприходования приобретенного товара (услуги) в дополнение к фискальному кассовому чеку составьте свой первичный документ — приходную накладную или акт о приемке, а при списании — лимитно-заборную карту, накладную-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов или акт о списании. Тогда стопроцентное основание для отражения расходов в учете вам обеспечено.

Перечисленные документы могут пригодиться и в случае, если вы приобрели товары (услуги) у субъекта хозяйствования, который использует нефискальный РРО и выдал вам чек с надписью «Нефискальный чек».

Обычно подобные чеки РРО выдают лица, которых ст. 9 Закона об РРО освободила от обязательного применения в своей деятельности РРО (например, предприниматели-единоналожники*). Использовать РРО в нефискальном режиме им позволяет ст. 13 этого Закона.

Сам по себе такой чек не считается ни расчетным, ни первичным документом, а потому не открывает покупателю путь к расходам в учете.

Но не надо печалиться. Вы запросто можете превратить нефискальный чек в первичный документ. И тут нет никакой магии.

Присмотритесь: обязательные реквизиты, пре­дусмотренные для фискального кассового чека, этот документ содержит. И это очень хорошо. Не хватает тут лишь одного реквизита — личной подписи лица, участвовавшего в осуществлении хозяйственной операции, или других данных, которые дают возможность его идентифицировать.

Так вот, попросите продавца дополнить чек недостающей подписью,

и перед вами окажется первичный документ со всеми обязательными реквизитами, наличия которых требует ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете

И тогда расходы по нему будут у вас «в кармане». Вот и все волшебство.

А что, если вы имеете дело с продавцом, который с позволения Закона об РРО работает вообще без РРО и без РК? Он в подтверждение расчета за вашу покупку вместо кассового чека может выдать любой другой документ произвольной формы.

Правда, контролеры в роли такого документа предпочитают видеть товарный чек. И не важно, что его форма и содержание законодательно не установлены. Тут не о чем беспокоиться,  утверждают налоговики (см., в частности, письмо ГНАУ от 27.04.2011 г. № 7966/6/23-7015/515 // спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 9, с. 85 и консультацию в подкатегории 109.10 БЗ). Они советуют субъектам хозяйствования выдавать такие чеки в произвольной форме и уверяют, что эти документы тоже будут считаться расчетными.

Единственное требование — товарный чек должен иметь надпись «Товарный чек» и по наполнению соответствовать чеку РРО, т. е. содержать реквизиты фискального чека РРО, за исключением фискального номера РРО и надписи «Фіскальний чек». При этом конкретный перечень обязательных реквизитов товарного чека, в числе которых и подпись лица, осуществляющего расчет, контролеры в указанном письме привели отдельно.

То есть фактически это документ, по форме и содержанию подобный отрывной части расчетной квитанции формы № РК-1 (приложение 3 к Положению № 614).

У вас есть на руках такой правильно составленный товарный чек? Отлично! Смело приравнивайте его к первичным документам (ведь он как раз полностью соответствует этому званию) и включайте указанные в нем суммы в свои расходы.

Только помните: при покупке товаров/услуг за наличные подотчетное лицо должно предоставить вам Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), и приложить к нему оригиналы соответствующих первичных и расчетных/платежных документов.

При этом (внимание!) в документах, которые содержат наименование и/или другие реквизиты покупателя, должны фигурировать данные субъекта хозяйствования (т. е. ваши), а не подотчетного лица. Разумеется, это правило не касается кассовых чеков.

Имейте в виду: компенсировать соответствующие суммы подотчетному лицу и отразить в учете расходы на основании расчетных/первичных документов вы сможете только после того, как руководитель утвердит Отчет.

Подробнее с подотчетными вопросами вы можете ознакомиться в «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, а с вопросами ведения первичной документации — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 54.

выводы

• Документы имеют силу первичных только в том случае, когда хозяйственная операция была фактически осуществлена.

• Среди документов, которые наделены правом подтверждать расходы плательщика, расчетным документам тоже есть место.

• Товарный чек, по форме и содержанию подобный отрывной части расчетной квитанции формы № РК-1, можно считать первичным документом.