Командировка — это как?
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Такое определение служебной командировки дает Инструкция № 59.
Заметим, что ее положения обязательны только для «бюджетников». А вот обычные предприятия соблюдать предписания такой Инструкции не обязаны: для них она носит рекомендательный характер (см. письма ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415, Минфина от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433 и от 22.11.2011 г. № 31-07230-16-10/28802, Минюста от 13.02.2012 г. № 54-0-2-12/7.2). Кроме того, к такому выводу пришел и ВАСУ в постановлении от 07.10.2014 г. № К/800/4207/14. Несмотря на это Инструкцию № 59 зачастую используют как ориентир при разработке собственного внутреннего Положения о служебных командировках.
Но вернемся к определению. Уже из него ясно, что не любая поездка считается командировкой. Детали уточним «в картинках» (см. рис. на с. 5).
Как видите, помимо прочего, нужны документы, которые подтверждают связь командировки с основной деятельностью предприятия. Такими являются, в частности (но не исключительно):
— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, которое направляет работника в командировку;
— заключенный договор или контракт;
— другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;
— документы, подтверждающие участие лица, направленного в командировку, в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия, направившего работника.
Что касается того, какие поездки являются совпадающими с основной деятельностью, то этот вопрос в каждом конкретном случае должен решать руководитель предприятия исходя из цели и предмета его деятельности. Заметьте: это не значит, что ориентироваться нужно только на вид деятельности, указанный в ЕГР. Например, если юрист машиностроительного предприятия едет на юридическую конференцию, то это все равно будет командировка (хотя юруслуг в ЕГР нет).
Имейте в виду, что не считаются командировками:
— служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, если иное не предусмотрено законодательством (подробнее об этом читайте на с. 42);
— служебные поездки работников по поручению работодателя в пределах одного населенного пункта по месту работы (см. письмо Минфина от 22.03.2013 г. № 31-07230-16-27/9358);
— направление работника на обучение, в частности на семинар. К такому выводу пришли специалисты Минфина в письме от 20.05.2013 г. № 31-07230-16-27/15177.
И еще один важный момент: запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором ( ст. 31 КЗоТ). Командировка в такой ситуации возможна только по соглашению сторон и работник имеет право отказаться от нее.
Во всех остальных случаях по общему правилу работник не может отказаться от командировки. Отказ от направления в командировку без уважительных причин является нарушением трудовой дисциплины, за которое работнику может быть вынесен выговор, а при систематических необоснованных отказах возможно даже увольнение ( ст. 147 и п. 3 ст. 40 КЗоТ).
Учтите, что перед командировкой работнику обязаны выдать аванс (подробно поговорим на с. 8).
Все равно остались вопросы? Ну что ж, тогда ответим и на них.
Можно ли направить в командировку учредителя?
В Инструкции № 59, которую мы используем в качестве ориентира, речь идет только о командировках наемных работников. Несмотря на это, считаем, что предприятие имеет полное право направить своего учредителя в командировку, даже если он не числится в штате. Для «налоговых» целей не будет препятствий, чтобы считать командировкой поездку учредителя, связанную с основной деятельностью предприятия.
Подтверждение тому находим в п.п. 170.9.1 НКУ. Сумма возмещенных расходов на командировку не является доходом физлица, в том числе члена руководящего органа предприятия.
При этом согласно ст. 89 ХКУ управление деятельностью хозяйственного общества осуществляют его органы и должностные лица, состав и порядок избрания (назначения) которых определяются в зависимости от вида общества, а в определенных законом случаях — участники общества (через общее собрание хозобщества, которое является его высшим органом). Таким образом, учредитель считается членом руководящего органа предприятия и может быть направлен в командировку.
Кого нельзя отправить в командировку?
Есть и такие лица, которых командировать нельзя. Список «освобожденных» приводим в таблице ниже.
№ п/п | Нельзя направить в командировку: | Комментарий |
1 | — неработника предприятия | В командировку могут быть направлены исключительно лица, состоящие с предприятием в трудовых отношениях |
2 | — физических лиц, выполняющих на предприятии работы по ГПД | |
3 | — беременную женщину и женщину, имеющую ребенка в возрасте до 3 лет ( ст. 176 КЗоТ) | «Обойти» запрет не может даже заявление сотрудницы о ее желании поехать в командировку* |
4 | — женщину, имеющую ребенка возрасте от 3 лет до 14 лет или ребенка-инвалида ( ст. 177 КЗоТ) | Такую работницу можно отправить в командировку, если*: |
5 | — отца, воспитывающего детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также опекунов (попечителей), приемных родителей ( ст. 1861 КЗоТ) | На указанную категорию работников распространяются гарантии, приведенные в пп. 3 и 4 этой таблицы в зависимости от возраста ребенка |
6 | — работника в период его временной нетрудоспособности | На период временной нетрудоспособности работнику предоставляется больничный лист, который является основанием для освобождения от работы. Поэтому для привлечения работника к выполнению служебного поручения в период временной нетрудоспособности нет законных оснований (письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854) |
7 | — работника, находящегося в отпуске | Но в случае крайней необходимости такой командировки работника (с его согласия) можно отозвать из отпуска |
8 | — предпринимателя (сам себя) | Подробно читайте на с. 40 этого выпуска |
* В противном случае должностные лица такого работодателя могут быть привлечены к ответственности на основании ч. 1 ст. 41 КоАП в виде штрафа в размере от 510 до 1700 грн. Кроме того, к предприятию могут применить финштраф в размере минзарплаты по ст. 265 КЗоТ. | ||
Сколько может длиться командировка?
Кого можно, а кого нельзя направить в командировку, мы определили. Теперь поговорим о сроках пребывания в командировке.
Они не должны превышать максимальных сроков командирования, установленных:
— для органов госвласти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, — Инструкцией № 59 (по Украине — 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней);
— для хозрасчетных предприятий — локальным актом работодателя (например, Положением о командировках). Таким предприятиям рекомендуем прислушаться к требованиям Инструкции № 59. Более длительный «вояж» контролеры могут расценить как перевод на работу в другую местность (с необходимостью соблюдать гарантии, установленные ст. 120 КЗоТ). Вам ведь это не нужно?
Конкретный срок командировки в рамках указанных предельных сроков определяет руководитель предприятия или его заместитель в зависимости от производственной необходимости и фиксирует в приказе* о направлении в командировку.
* Подробно о документальном сопровождении командировок работников читайте в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 7, с. 81.
Учтите: дни временной нетрудоспособности не включают в срок командировки
Продолжительность командировки определяется с учетом:
— дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня;
— выходных, праздничных и нерабочих дней, которые приходятся на период командировки.
Запланированный срок командировки меняется в связи с форс-мажорными обстоятельствами? Как быть в данной ситуации, читайте на с. 18 этого номера.
«Изюминки» командировок за границу
Как мы выяснили: не рекомендуется, чтобы максимальная продолжительность заграничной командировки превышала 60 календарных дней. Что еще нужно учитывать работодателю?
Как и в случае с командировками по Украине, работнику нужно выдать аванс (см. на с. 8). Заметим, что его нужно выдать в национальной валюте государства, в которую отправляется работник, или в свободно конвертируемой валюте. А вот компенсировать израсходованные работником средства после возвращения из командировки нужно в гривнях.
Важное уточнение! В загранкомандировке работник имеет право расходовать средства исключительно для оплаты командировочных расходов, и никакие операции по приобретению товарно-материальных ценностей для предприятия он проводить не может. Такой вывод следует из ст. 7 Декрета № 15-93. Об учете загранкомандировок подробно еще поговорим на страницах этого выпуска.
Собственно говоря, в курс дела мы вас ввели. Теперь изучаем нюансы.
P.S. Пусть возвращение из командировок не будет сценарием для народного фольклора... ☺
выводы
В командировку можно направить работника предприятия, в том числе работающего по совместительству или на условиях неполного рабочего времени и т. д.
Можно командировать учредителя или члена руководящих органов предприятия.
Беременную женщину, а также маму, у которой ребенку еще не исполнилось 3 года, направлять в командировку запрещено (даже при наличии заявления от такой работницы).
В загранкомандировке покупать товары для предприятия работник не может.
