Работодатель обязан обеспечить командируемого работника суточными за дни нахождения в командировке. Причем их размер и порядок выдачи должны быть установлены законом (см. ч. 2 ст. 121 КЗоТ). Но в нашем случае «должны быть установлены» ≠ «установлены».
На уровне законодательных актов размер суточных установлен только для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств и членов экипажей судов, других транспортных средств (см. Инструкцию № 59, постановление № 98, постановление КМУ «О предельных нормах суточных расходов для командировки членов экипажей судов, других транспортных средств и суммах, направляемых на их питание вместо суточных расходов» от 02.02.2011 г. № 73).
А как же быть хозрасчетникам?! Ориентироваться на здравый смысл и учитывать положения п.п. 170.9.1 НКУ. Теперь обо всем по порядку.
Документ для суточных
Размер суточных либо порядок его определения должен быть установлен неким актом общего действия работодателя, содержание которого заранее известно работнику, но никак не приказом руководителя.
Важно!
Устанавливать размер суточных на свое усмотрение и произвольно менять их размер руководитель не может
По нашему мнению, для хозрасчетных предприятий оптимальным вариантом будет разработка и утверждение после предварительного согласования с трудовым коллективом внутреннего положения о командировках. В нем следует оговорить все наиболее существенные вопросы, возникающие при направлении сотрудников в служебные поездки. Один из разделов такого положения как раз может быть посвящен нормам суточных, выплачиваемых при командировке.
Не знаете, что прописать в этом положении? Тут вам ориентиром могут быть бюджетные Инструкция № 59 и постановление № 98. Согласитесь, зачем заново изобретать велосипед, если есть откуда списать ☺.
Определяем размер
Для начала определимся, что собой представляют суточные. Суточные расходы — это не требующие документального подтверждения расходы на питание и финансирование других личных потребностей работника в командировке, которые он несет в связи с пребыванием вне места своего проживания.
Естественно, что затраты на питание могут весьма отличаться в зависимости как от гастрономических пристрастий командируемых работников, так и от места командировки. Как быть? Здесь есть два варианта:
— первый — рассматривать суточные как некую усредненную величину, которая является своего рода социальной гарантией для работника в командировке;
— второй вариант — установить разный размер суточных, например, в зависимости от региона, куда командируют работника, сезона (если командировка в курортный город). При таком подходе обосновать разный размер суточных помогут данные органов Госкомстата.
Кроме того, в положении о командировках можно прописать свой размер суточных для дня отъезда в командировку и возвращения из нее, если большую половину такого дня работник будет находится в своем населенном пункте. Например, для ситуаций, когда работники уезжают в командировку после 14:00, а возвращается из нее до 14:00, оговорить, что работнику выплачиваются суточные в размере 50 процентов от установленного общего размера.
А вот с разным размером суточных в зависимости от занимаемой должности чуток тяжелее. Почему? Суточные призваны компенсировать затраты работника для удовлетворения тех нужд, которые у всех людей одинаковые, независимо от занимаемой в организации должности. Так что не стоит ставить размер суточных в зависимость от должности командируемого работника.
При определении размера суточных рекомендуем в качестве минимального ориентира использовать размер, установленный для бюджетников постановлением № 98. Для командировок в пределах Украины это 30 грн.
А что с верхним пределом? Для хозрасчетников он не очерчен на законодательном уровне. Однако чтобы избежать «лишней» налоговой нагрузки, учтите положения п.п. 170.9.1 НКУ. В нем законодатель исключил из налогооблагаемых доходов суммы суточных в размере, не превышающем:
— 0,2 размера МЗП* (в 2015 году — не более 243,60 грн.), в расчете на каждый календарный день командировки в пределах территории Украины;
* Минимальная заработная плата, установленная законом на 1 января налогового (отчетного) года.
— 0,75 размера МЗП (в 2015 году — не более 913,50 грн.), в расчете на каждый календарный день «заграничной» командировки.
Все, что будет превышать эти суммы, придется обложить НДФЛ и ВС как допблаго. ЕСВ суточные не облагают независимо от их размера.
Так что думайте сами, решайте сами ☺...
Согласованный с профсоюзом размер суточных включите в положение о командировках, разработанное на предприятии.
Размер суточных, если в счет включено…
Суточные в первую очередь предназначены для компенсации расходов на питание в командировке. Но во многих гостиницах в стоимость проживания включена стоимость питания (например, завтрак). Как быть в этом случае?
В положении о командировках можно предусмотреть уменьшение размера суточных в зависимости от того, будет включено питание в гостиничный счет или нет
Например, указать, что размер суточных уменьшается на стоимость питания и составляет 80 % при одноразовом питании, 55 % — при двухразовом, 35 % — при трехразовом питании.
Если подобной нормы об уменьшении размера суточных в положении о командировках нет, считаем, что суточные должны быть выплачены в полном размере. И волноваться, что при проверке налоговики «вытащат» из суммы суточных, выданных командированному работнику, сумму расходов на питание, включенную в оплату стоимости проживания в гостинице, не стоит. Основание для такого оптимистического утверждения — абзац второй п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Из его положений следует, что хозрасчетные предприятия вправе исключить из состава налогооблагаемого дохода физлица сумму суточных, не уменьшая ее на стоимость питания или бытовых услуг (стирки, чистки, починки и глажки одежды, обуви или белья), включенных в счет на проживание.
С суммами суточных за день определились. Давайте поговорим о том, как подсчитать сумму суточных за период командировки.
Считаем «Итого»
Расчет суточных производите отдельно за каждый день пребывания в командировке, включая день приезда и день отъезда, выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в дороге (вместе с вынужденными остановками).
Количество дней командировки рассчитываете с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня
Если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают (являются одним днем), суточные выплачивайте за один день (см. письма Минфина от 29.12.2005 г. № 31-18030-07-25/28711, от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854). По какой из командировок (первой или второй) отразить в этом случае возмещение суточных, предприятие вправе решить самостоятельно. Однако если будет решено оплатить этот день как день прибытия из первой командировки, то для целей расчета суточных по второй командировке ее продолжительность следует уменьшить на 1 день.
Сумму суточных определяете для командировки:
— по Украине и в страны, на территорию которых можно въехать без визы* (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. Что еще за первичные документы? Это документы, подтверждающие пребывание работника в месте командировки: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, и т. п.;
* Перечень стран и режимы въезда (визовый/безвизовый) в них граждан Украины приведены на официальном сайте Министерства иностранных дел (www.mfa.gov.ua).
— в страны, на территорию которых въехать можно только при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и отметкам Госпогранслужбы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе. Имейте в виду: по общему правилу отметки о пересечении государственной границы не проставляются в паспортных документах граждан Украины, за исключением случаев их личного обращения с целью проставления такой отметки. Предупредите своего работника о необходимости получить такую отметку!
Внимание! Если отсутствуют соответствующие подтверждающие документы, приказ или отметки Госпогранслужбы в паспорте (заменяющем его документе), сумма суточных включается в налогооблагаемый доход налогоплательщика. На это прямо указывает п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.
Но как быть, если работник в «украинской» командировке не осуществлял никаких расходов, связанных с такой командировкой, и, как следствие, у него нет указанных первичных документов? Минфин считает, что в этом случае сумму суточных следует определять только на основании приказа о командировке (см. письмо Минфина от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433). Налоговики придерживаются иного мнения. В такой ситуации они хотят видеть первичные документы, удостоверяющие намерения и фактичность осуществления командировки (см. письмо ГНСУ от 18.06.2011 г. № 11327/6/15-0516). Тут подойдут любые документы, подтверждающие связь служебной поездки с хозяйственной деятельностью предприятия. Например, это могут быть приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью командирующего предприятия, заключенный договор или контракт, документы, удостоверяющие участие командированного лица в мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия, командирующего работника и т. д.
Итак, любой неверный шаг (отсутствие приказа о командировке или отметок о пересечении границы в загранпаспорте), и суточные станут налогооблагаемым доходом работника. И тогда придется уплатить с суммы суточных с учетом натурального коэффициента НДФЛ и ВС, как с допблага. Так что с документальным оформлением командировки лучше не шутить.
Если командировка за границу
По общему правилу командированным работникам суточные возмещают:
— по нормам, установленным для командировки по Украине, — за время проезда по территории Украины;
— по нормам, установленным для командировок за границу, — за время проезда и пребывания на территории другой страны.
Аванс на загранкомандировку выдается работнику в национальной валюте страны командирования или в свободно конвертируемой валюте. Поэтому суточные за «заграничные» дни командировки пересчитайте в валюту, в которой выдаете аванс, если валюта, в которой утверждены суточные, и валюта аванса не совпадают. Причем, если нормы суточных для загранкомандировок установлены:
— в гривнях, вам следует определить официально установленный НБУ курс гривни к требуемой валюте на дату выплаты аванса. Затем норму суточных в гривнях делите на курс и умножайте на количество «заграничных» дней командировки;
— в одной валюте, допустим, в долларах США, а аванс необходимо выдать в другой валюте, действуйте так. На дату выплаты аванса определяйте кросс-курс валют как отношение установленного на эту дату курса гривни к доллару США к курсу гривни к требуемой валюте. Далее норму суточных расходов в долларах США умножайте на предварительно рассчитанный кросс-курс и на количество «заграничных» дней командировки.
С размером суточных определились? Переходим к расчету общей суммы аванса (см. предыдущую статью).
выводы
Хозрасчетные предприятия определяют размер суточных самостоятельно и фиксируют его в нормативном акте работодателя, согласованном с профкомом, например, в положении о командировках.
-
Суммы суточных в размере, установленном работодателем в положении о командировках, не включаются в налогооблагаемый доход командированного работника, если по ним одновременно выполнены следующие три условия:
1) в 2015 году их размер не превышает 243,60 грн. в расчете на каждый календарный день командировки в пределах территории Украины и 913,50 грн. в расчете на каждый календарный день «заграничной» командировки;
2) имеются документы, подтверждающие пребывание работника в месте командировки, приказ о командировке, отметки Госпогранслужбы в загранпаспорте (для «заграничной» командировки в «визовые» страны);
3) командировка связана с хозяйственной деятельностью работодателя.
