В командировку за деньги работника: что учесть при возмещении

В числе гарантий, предусмотренных ст. 121 КЗоТ, есть обязанность работодателя по выплате направляемым в командировку работникам суточных и сумм, покрывающих стоимость проезда к месту назначения и обратно, а также найма жилых помещений (так называемый аванс). Трудовое законодательство не предусматривает для работодателя возможности обязать работника осуществлять какие-либо расходы за свой счет. Подробнее об обязанности авансировании работника см. на с. 8 этого номера.

Другое дело, что при необходимости командированный работник может по своей инициативе понести определенные расходы в пользу работодателя. Например, если суммы выданного аванса не хватило, либо командировка «горящая» и выдать аванс не получилось — и работник согласен с этим.

Главное, чтобы в отношении вопросов денежного обеспечения командированного работника были выполнены требования ст. 121 КЗоТ:

в любом случае предприятие обязано компенсировать понесенные работником в командировке расходы

То есть если работник вынужден нести командировочные расходы за счет собственных средств, то после возвращения из командировки предприятие должно компенсировать ему эти расходы.

Важные ограничения

Отправляя работника в командировку с маленьким авансом или вообще без него, предприятие должно учесть ряд ограничений, касающихся расходования работником собственных средств в пользу предприятия. Что это за ограничения?

10-тысячное ограничение по наличному расчету. В соответствии с п. 2.3 Положения № 637 и п. 1 Постановления правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210, наличные расчеты одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам не должны превышать 10 тыс. грн.

Суточные и командировочно-компенсационные платежи, гарантированные ст. 121 КЗоТ и Инструкцией № 59, под 10-тысячное ограничение не попадают

А вот если работник в командировке, действуя от имени предприятия, тратит собственные средства на приобретение ТМЦ для нужд предприятия (документы будут выписаны на имя предприятия), то ему следует вложиться в 10-тысячное ограничение (см. письмо НБУ от 30.01.2014 г. № 27-011/3958 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 49, с. 54).

Здесь главное, чтобы приложенный к Отчету кассовый чек (чек РРО) содержал сумму (с учетом НДС) не более 10 тыс. грн. Если же работник для компенсации потраченных собственных средств на покупку ТМЦ предоставит чек (пару чеков от одного продавца в течение дня) на сумму свыше 10 тыс. грн., то, компенсировав эту сумму, предприятие нарушит требование об установленном ограничении (см. подкатегорию 109.13 БЗ). Вряд ли руководитель подпишет Отчет с таким чеком. Ведь ему как должностному лицу за данное нарушение грозит админштраф, предусмотренный ст. 163¹⁵ КоАП (от 1700 до 3400 грн., а при повторном привлечении в течение года — от 8500 до 17000 грн.). Хотя если руководитель дал задание, то по-хорошему должен и подписать Отчет.

Компенсация работнику расходов на загранкомандировку только в гривне. Вернуть работнику потраченные им в загранкомандировке свои деньги именно в валюте предприятие не сможет.

Работник, который потратил на загранкомандировку собственную валюту, может рассчитывать только на гривни

Ведь, «инвалютно-наличные» правила для предприятия таковы: возмещение прибывшему из загранкомандировки работнику расходов собственных средств в инвалюте необходимо осуществить в гривне по курсу НБУ на день погашения задолженности ( п. 2.5 Правил № 200).

Так что во избежание конфликтных ситуаций об этих ограничениях работника следует предупредить заблаговременно.

Порядок подачи Отчета

Без Отчета вернуть свои деньги у работника вряд ли получится. Причем подать придется не только авансовый Отчет, но и оригиналы подтверждающих документов. Единственный вопрос — в какой срок? Ведь в п.п. 170.9.2 НКУ оговорены предельные сроки подачи Отчета только при расходах под выданный аванс. Однако налоговики требуют соблюдать эти сроки и в случае, когда работник отчитывается за трату своих собственных денежных средств (см. письмо Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 60, с. 14).

Отчет должен быть подан до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку

Вместе с тем налоговики соглашаются, что при нарушении этих сроков ни работнику, ни предприятию ничего не грозит.

Когда возмещать

Законодательством не установлен срок исполнения обязательства в части возврата предприятием израсходованных работником средств. Разве что в Инструкции № 59 предусмотрено, что дополнительные средства, необходимые для окончательного расчета за командировку, следует выплатить до окончания 3-го банковского дня после утверждения Отчета. Но для небюджетников эта норма носит рекомендательных характер. Однако если в коллективном трудовом договоре предусмотрен срок для выплаты компенсации предприятием подотчетных сумм и расходов, понесенных работником на хозяйственные нужды, то ориентироваться следует на эти сроки.

В любом случае затягивать с компенсацией не стоит, ведь работник, чтобы взыскать с предприятия задолженность, может обратиться в суд. Какой же срок исковой давности у такой задолженности?

Срок исковой давности

Ситуация, когда работник финансировал только связанные с командировкой расходы (например, не хватило выданного аванса, либо «горящая» командировка — аванс не успели выдать вообще), вписывается в рамки трудовых отношений. Поэтому берется и соответствующий срок исковой давности (в течение которого работник может обратиться в суд) — 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права ( ст. 233 КЗоТ).

Если же работник потратил собственные средства на хознужды, не связанные с командировкой (приобрел для предприятия ТМЦ), то здесь имеют место уже не трудовые, а гражданско-правовые отношения: поручения (гл. 69 ГКУ) или совершения действий в имущественных интересах другого лица (ст. 1158-1160 ГКУ). А по таким отношениям продолжительность срока исковой давности в общем случае составляет 3 года (ст. 257 ГКУ).

С какого дня исчисляется этот срок? Ответ простой. Если в коллективном трудовом договоре предусмотрен срок для выплаты компенсации предприятием подотчетных сумм и расходов, понесенных работником на хознужды предприятия или на командировку, тогда начинать отсчет срока исковой давности необходимо со дня, следующего за таким утвержденным компенсационным днем.

В противном случае (если другой отправной точки нет) работник может обратиться на предприятие с письменным требованием уплатить ему надлежащее и в случае его нарушения обратиться в суд. Срок давности в таком случае начнет отсчет с восьмого дня с даты предъявления работником письменного требования (см. письмо Министерства доходов и сборов Украины от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 93, с. 3).

Например, если авансовый чисто командировочный Отчет утвержден 27.04.2015 г., то 3-месячный срок на обращение работника в суд в случае невозмещения ему потраченных собственных средств начинает исчисляться, если:

1) в колдоговоре срок компенсации привязан ко дню утверждения авансового Отчета — с 28.04.2015 г. Последним днем, когда работник может подать иск в суд, будет 28.07.2015 г.;

2) в колдоговоре срок компенсации не прописан и 30.04.2015 г. работник подал требование о возврате потраченных средств — с 08.05.2015 г. Последним днем, когда работник может подать иск в суд, будет 08.08.2015 г.

Хотя суды не отказывают в рассмотрении дел о невыплате компенсации собственных средств работника, потраченных в командировке, и после истечения такого срока (см. например, определение ВАСУ от 16.10.2013 г. по делу № К-23790/10-с). Кроме того, например, уже уволенному работнику могут на основании ст. 117 КЗоТ, кроме самой суммы потраченных средств, прописать выплатить средний заработок за весь период задержки по их расчету (см. определение Окружного административного суда г. Киева от 02.04.2012 г. № 2а-2184/11/2670). Поэтому баловаться с невозвратом работнику его кровных все же не рекомендуем.

Погашение/списание задолженности

После того, как руководитель утвердил авансовый отчет, бухгалтер должен показать обязательства предприятия перед работником по кредиту субсчета 372.

Такая задолженность должна числиться в учете:

1) либо до даты ее погашения. Погашается задолженность перед работником или путем перечисления на карточный счет работника или путем выдачи денежных средств из кассы предприятия. Учтите! Ограничение на 10 тыс. грн. при наличном погашении задолженности перед работником не распространяется (см. подкатегорию 109.13 БЗ).

Не должно распространяться на наличное погашение задолженности перед работником и 150-тысячное ограничение. Но, зная отношение фискалов/НБУ к расширенной трактовке этой нормы, лучше не выпрыгивать за эту сумму (см. комментарий к письму Миндоходов от 25.06.2014 г. № 11459/6/99-99-19-03-02-15 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 90, с. 5).

И еще важный момент. Сумма средств, выплаченная работнику на основании авансового отчета и оригиналов документов как возмещение понесенных работником за свой счет командировочных расходов, не включается в его налогооблагаемый доход (см. подкатегорию 103.03 БЗ). Соответственно не облагается ни НДФЛ, ни военным сбором;

2) либо до даты списания с учета. Эта дата наступает по истечении срока исковой давности. По истечении срока исковой давности сумму задолженности перед работником придется включить в состав доходов (показать на субсчете 717 «Доход от списания кредиторской задолженности»). Подробнее об учете безнадежной задолженности см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 29.

Учет погашения/списания долга перед работником, прибывшим из командировки

выводы

• Подать авансовый отчет желательно в общие сроки, предусмотренные для подачи авансового отчета (по крайней мере, этого требуют налоговики).

• Действующее законодательство не устанавливает срока расчетов предприятия с работником по расходам.

• Срок исковой давности по задолженности предприятия перед работниками по возмещению командировочных расходов — 3 месяца, по возмещению расходов на ТМЦ — 3 года.

• Не рассчитавшись с работником, по истечении срока исковой давности придется отразить доход.