Может ли ФЛП отправить себя в командировку
Вы знаете, что командировка работника — это поездка на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения. Почему важно ее правильно оформить? Во-первых, чтобы не нарушить требования ст. 121 КЗоТ, которая защищает интересы работников, т. е. требует выдать им средства на командировку, оплатить проживание, проезд и т. д. Во-вторых, чтобы правильно отразить эти расходы в налоговом учете.
А нужно ли ФЛП оформлять приказ, выделять себе аванс из кассы или со счета, отчитываться и т. д., проще говоря, отправить самого себя в командировку?
Считаем, что нет. Предпринимательская деятельность КЗоТ не регулируется, а, значит, подобные организационные вопросы ФЛП решает на свое усмотрение, и, кроме того, распоряжается собственными средствами. Следовательно,
оформление командировочных документов, предоставление авансового отчета (об использовании денежных средств) и т. д. предусмотрено только для наемных работников
Этот нюанс, уверены, вас обрадовал, но возникает вопрос: как ФЛП на общей системе быть с отражением расходов? Ведь все-таки он едет не для удовольствия или развлечений, а по работе, соответственно, по логике, имеет право учесть такие расходы. Так ли это с точки зрения НКУ, рассмотрим далее.
Право на расходы по командировке ФЛП
Напомним: общесистемщики могут отразить в учете расходы, если они связаны с хозяйственной деятельностью, фактически понесены, документально подтверждены и перечислены в перечне п. 177.4 НКУ. Что ж, в случае с деловой поездкой ФЛП может доказать ее связь с хоздеятельностью, но его явно подвел перечень п. 177.4 НКУ.
К сожалению, в нем упомянуты только расходы на командировки работников (при документальном подтверждении). В то же время о расходах ФЛП на собственные деловые поездки/командировки — ни слова. Налоговики также «хватаются» за этот пробел и говорят, что права на расходы у ФЛП на общей системе по суммам средств, потраченным в личной командировке, нет (консультация в подкатегории 104.05 БЗ).
Но не расстраивайтесь, из этой непростой ситуации есть выход. Вы действительно не можете списать поголовно все потраченные в командировке суммы, но есть виды затрат, которые подойдут под другие нормы.
Расходы на проезд
Здесь все зависит от того, каким способом вы добираетесь до места командировки и обратно. Допустим, вы предпочли поездку на любом виде пассажирского транспорта (воздушном, железнодорожном, автомобильном транспорте общего пользования и т. д.) Если вы приобретаете билеты у стороннего перевозчика, то об отражении в учете расходов забудьте, они оформлены на обычное физлицо (не наемного работника). То же самое касается ваших расходов на перевозку багажа, пользование постельными принадлежностями в поездах, бронирование транспортных билетов и т. д. Сюда же — расходы на проезд городским транспортом общего пользования, такси и т. п.
А что, если ФЛП едет в командировку на собственном или арендованном автомобиле (грузовом или служебном легковом, который используется в предпринимательской деятельности)? Здесь можно воспользоваться разрешением на отражение расходов на ремонт и эксплуатацию имущества. К ним можно отнести стоимость приобретенных ГСМ. Но ваша задача — обосновать, что в командировке вы осуществляли хозяйственную деятельность: занимались продвижением продукции, закупкой товаров, предоставляли услуги и т. п.
Прочие расходы
Оплата ваших завтраков, обедов, ужинов не попадет в расходы, как и другие личные расходы. В то же время п.п. 177.4.4 НКУ разрешает учесть услуги связи, т. е. мобильную связь и Интернет. Это означает, что оплата ваших телефонных разговоров и пользования Интернетом за время командировки найдет отражение в расходах.
Также отметим, что у ФЛП есть право отразить затраты на рекламу. Независимо от места пребывания смело заказывайте и раздавайте рекламные проспекты, оплачивайте услуги рекламистов в другом городе, это не запрещено.
Кроме того, если в командировке вы закупили товар (сырье, материалы), то у вас есть право учесть их стоимость. Заметим, покупную стоимость товаров вы записываете в Книге УДР после их реализации и получения дохода. Это же правило касается и стоимости услуг, которые прямо связаны с продажей товаров (работ, услуг).
Командировка работников ФЛП
Парадоксально, но для командировки работника ФЛП п.п. 177.4.4 НКУ, как уже было сказано, разрешает отразить в расходах и суточные, и стоимость проживания и проезда любым видом транспорта. Фактически ФЛП стоит перед выбором: довериться работнику или пожертвовать правом на расходы.
Если вы пойдете по первому варианту, то не забудьте оформить командировку работника приказом (распоряжением). Оговорите в нем размер суточных (средств на личные нужды за каждый день), правила возмещения командировочных расходов, подачи авансового отчета, оформления документов и т. д. (подробнее см. с. 4).
Учтите: перед командировкой работодатель обязан выдать работнику средства в виде аванса для осуществления текущих расходов. По возвращении нужно обязательно предоставить работодателю авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на проезд, проживание и т. д.
Заметим, вы можете установить суточные в любом размере, вся сумма войдет в расходы. Но часть суточных, которая превысит 243,60 грн. (для Украины) и 913,50 грн. (за границей), придется включить в налогооблагаемый доход работникаи обложить НДФЛ и ВС, как допблаго (подробнее см. с.10).
выводы
ФЛП, который отправляется в деловую поездку, не оформляет свою командировку. Все расходы он осуществляет на свое усмотрение.
ФЛП на общей системе не сможет отразить в расходах стоимость проезда пассажирским транспортом, проживания, питания, прочих нужд. В то же время есть шанс отстоять расходы на ГСМ при поездке на собственном автомобиле и некоторые другие расходы.
Вместе с тем по командировке работников ФЛП-общесистемщика можно отражать документально подтвержденные расходы и суточные.
