При снятии наличных в банкомате или оплате расходов в безналичной форме с использованием КПК на карточном счете, как правило, сперва осуществляется резервирование (блокировка) соответствующих сумм, а вот само списание заблокированных средств с карточного счета проходит позднее. Поэтому даты проведения операции (снятие командированным работником наличных с помощью КПК через банкомат) и списания средств с карточного счета предприятия (то, что покажет выписка банка) могут не совпадать.
Тем более что в данном случае командированный работник получил в банкомате совершенно другую валюту (мексиканские и колумбийские песо), чем та, в которой открыт карточный счет (открывают счет только в твердой валюте). Поэтому добавьте сюда и время на конвертацию валюты.
Как правило, в операции конвертации участвуют три валюты — валюта операции (та валюта, в которой происходит снятие денежных средств или совершается покупка), валюта биллинга и валюта карточки. Командированный работник снял в банкомате необходимую ему валюту в мексиканских и колумбийских песо. Что происходит?
1. Валюта операции сравнивается с валютой биллинга, если валюты не совпадают, то происходит конвертация по курсу международной платежной системы. Как правило, операция конвертации совершается в течение 2 — 3 дней.
2. Далее платежная система присылает в банк файл, в котором указана сумма в валюте биллинга, которую банк должен списать с карточного счета.
3. Банк сравнивает валюту биллинга с валютой счета карты. И если валюты не совпадают, то снова происходит конвертация, но на этот раз уже по внутреннему курсу банка и списываются деньги с карточки.
Так на какую же дату ориентироваться? Вручая командированному за рубеж работнику КПК, это еще не означает что средства предприятия уже у него в кармане, т. е. выданы под отчет. Пока деньги находятся на карточном счете предприятия, они — собственность предприятия и считаться выданными под отчет не могут.
Только списанные денежные средства с карточного счета считаются выданными под отчет командированному работнику — держателю КПК.
Именно на дату списания средств с карточного счета и следует применять курс НБУ для пересчета выданных под отчет командировочных средств в гривни
То есть, глядя на выписку банка по карточному счету, на дату утверждения авансового Отчета командировочные расходы следует признавать по курсам НБУ, действовавшим на даты списания (!) средств с карточного счета.
Если же расходы в командировке уже понесены, но сумма израсходованных средств пока еще не списана с карточного счета, то расходы в бухучете показывают по курсу НБУ на дату утверждения Отчета ( п. 5 П(С)БУ 21).
И еще важный момент! Когда работнику для загранкомандировки выдана гривневая КПК, то движение средств по карт-счету будет проводиться в гривне (в выписке банка будут фигурировать гривневые суммы). Поэтому в таком случае пересчитывать понесенные расходы по курсу НБУ не потребуется. Подробнее об особенностях учета расчетов за границей по гривневой карточке см. «Налоги бухгалтерский учет», 2015, № 16, с. 33.