Темы статей
Выбрать темы

Командировка за границу. Ситуация из жизни бухгалтера

Предприятие выдало аванс наличной иностранной валютой сотруднику, командированному за границу. В командировке он рассчитывался своей личной гривневой банковской карточкой и предоставил в бухгалтерию отчет на сумму, превышающую сумму средств, выданных ему под отчет. «Когда доплатите мне разницу?» — спросил сотрудник. Ответ бухгалтера ранил сотрудника в самую душу: «Сначала верните, пожалуйста, аванс, который не был израсходован в командировке!»…
img 1

Кто же прав в данной ситуации? Чьи деньги тратил сотрудник: деньги предприятия, которые были выданы ему под отчет, или свои собственные средства? И правомерны ли будут действия бухгалтера, если он выполнит требования сотрудника и просто возместит ему перерасход?

Подотчетные ≠ собственные

Прежде всего, следует сказать, что денежные средства, выданные под отчет, имеют четкую целевую направленность. Это определяет п. 8.14 Правил № 200, согласно которому

наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами — резидентами и иностранными представительствами с собственных текущих счетов в иностранной валюте, открытых в уполномоченных банках, используется исключительно на цели, на которые она получена

Неиспользованную наличную иностранную валюту предприятие должно сдать в банк для зачисления на текущий счет ( п. 8.4 Правил № 200). Необходимость возврата неиспользованной подотчетной суммы предусматривает и п.п. 170.9.2 НКУ.

В рассматриваемой ситуации сотрудник не потратил наличную иностранную валюту, полученную под отчет, поэтому в установленный срок должен вернуть ее в кассу. А предприятие на протяжении пяти банковских дней обязано сдать такую валюту в банк.

В то же время работник потратил в командировке собственные средства. О таких потраченных собственных средствах работник составляет Отчет, после чего предприятие принимает решение о возмещении.

Порядок и сроки возмещения работнику его собственных средств НКУ не регулирует

С этой позицией согласны и налоговики (см. БЗ, категория 109.14).

Поэтому данную ситуацию следует рассматривать как два отдельных события:

1) выдача валютного аванса и его возврат в связи с тем, что он не был израсходован (или был израсходован частично);

2) предоставление отчета о потраченных в командировке собственных средствах и их возмещение сотруднику.

Отметим также: если в документах, подтверждающих расходы, понесенные в командировке, зафиксирована только форма оплаты (в данном случае — банковской картой), но не усматривается, что расчеты по такой карте производились в гривне, можно считать их понесенными за счет аванса, выданного на командировку в иностранной валюте. Ведь нет доказательств, что было иначе. В конце концов, работник мог положить полученный аванс на свою личную инвалютную карточку и преспокойно рассчитываться ею за границей. В таком случае никаких опасностей мы не видим.

Ну и конечно, из суммы аванса, подлежащей возврату, можно смело вычитать сумму суточных, независимо от того, на что и каким способом работник потратил такие суммы и потратил ли он их вообще. Ведь налоговое законодательство не требует как-либо подтверждать израсходование суточных в командировке.

Отражаем в учете

Сумма выданного аванса отражается в учете в соответствии c Положением (стандартом) бухгалтерского учета 21 «Влияние изменений валютных курсов», утвержденным приказом Минфина от 10.08.2000 г. № 193, по курсу на дату выплаты аванса. В соответствии с п.п. 170.9.2 НКУ отчет об использовании средств, выданных под отчет, предоставляется до окончания пятого банковского дня, который наступает за днем окончания командировки. Средства, которые не были потрачены, либо потраченные средства, не подлежащие возмещению предприятием, должны быть возвращены ранее либо вместе с предоставлением отчета. Аванс, возвращенный в кассу предприятия, признается по курсу НБУ на дату его оприходования в кассу. Одновременно признаются курсовые разницы, в случае изменения курса с момента выдачи аванса на командировку.

Сроки предоставления отчета о потраченных собственных средствах не установлены законодательством, но поскольку предприятия зачастую используют для таких целей форму Отчета об использовании средств, выданных под отчет (что следует закрепить в отдельном приказе по предприятию), обычно придерживаются тех же сроков.

В рассматриваемом случае сотрудник должен предоставить два отчета:

1) об использовании средств, выданных под отчет;

2) о потраченных собственных средствах.

Расходы, понесенные в командировке, в случае если они осуществлены за счет собственных средств работника, признаются по курсу НБУ на дату предоставления авансового отчета

Согласно п. 2.5 Правил № 200 собственные средства, израсходованные в иностранной валюте, возмещаются средствами в национальной валюте по курсу на дату возмещения этих средств.

Рассмотрим на примере порядок отражения рассматриваемой ситуации в учете.

Пример. Предприятие направило зам. директора в командировку за границу и выдало ему аванс наличными в сумме 500 евро (курс на дату выдачи — 25,0 грн./€). Работник предоставил отчет о потраченных в командировке средствах с документами, подтверждающими соответствующие расходы. Согласно им: проживание — 400 евро, проезд — 50 евро. Причем в чеке об оплате гостиничных услуг указано, что оплата осуществлена банковской картой сотрудника. Кроме того, из него также видно, что списание с этой карточки требуемой суммы происходило в гривне. В билете на проезд способ оплаты не указан. Размер «заграничных» суточных установлен на предприятии в размере 900 грн. Срок командировки — 5 дней. В пересчете на евро сумма суточных составит 180 евро (5 дней х (900 грн. : 25,0 грн./€)).

Командировка за границу. От аванса до возмещения

№ п/п

Операция

Бухгалтерский учет

Курс НБУ

Сумма, €/грн.

Дт

Кт

На дату выдачи аванса

1

Выдан аванс командированному работнику

372

302

25,0

€500

12500

На дату предоставления авансового отчета

2

Возвращена неиспользованная сумма аванса (€500 - €180 (суточные) - €50 (проезд) = €270)

302

372

24,7

€270

6669

3

Отражены курсовые разницы на дату возврата аванса €270 х (24,7 грн./€ - 25,0 грн./€)

945

372

81

4

Отражены расходы на проживание по курсу НБУ на дату утверждения отчета

92

372

€400

9880

5

Отражены расходы на проезд по курсу НБУ на дату выдачи аванса

92

372

25,0

€50

1250

6

Списаны на расходы суточные по курсу НБУ на дату выдачи аванса

92

372

€180

4500

На дату погашения задолженности перед работником

7

Отражена суммовая разница* на дату погашения задолженности перед работником €400 х х (25,1 грн./€ - 24,7 грн./€)

92

372

25,1

160

8

Погашена задолженность перед работником
(9880 грн. + 160 грн. = 10040 грн.)

372

301

10040

* Такая разница не считается курсовой, поскольку расчет с работником производится в гривне.

Ответственность

Прежде всего отметим, что у предприятия, в случае если аванс не будет возвращен, есть все основания взыскать с работника сумму, эквивалентную тройной сумме невозвращенной валюты согласно ст. 2 Закона № 217. Эта сумма направляется на погашение убытков, понесенных предприятием в связи с таким невозвратом, остаток перечисляется в государственный бюджет ( ст. 3 Закона № 217).

Причем обратите внимание, что в отличие от гражданско-правовых санкций, взыскание которых является не обязанностью, а правом предприятия, в данном случае говорить о возможности такого выбора не приходится. Поэтому , если работник отказывается вернуть аванс, предприятию следует взыскать с него именно тройную сумму, две части из которой следует перечислить в бюджет. Иначе, вполне возможно, что контролеры посчитают «прощенную» сумму в двойном размере невозвращенной валюты подарком работнику.

Если же предприятие не потребовало вернуть аванс и просто возместило работнику перерасход, не исключено, что при проверке ему вменят нарушение правил наличного обращения, в виде невозврата неиспользованных средств, выданных под отчет.

Чем это грозит? Прежде всего, это чревато обложением НДФЛ невозвращенной суммы аванса согласно п. 170.9 НКУ.

Однако следует отметить, что дословная трактовка п.п. 170.9.1 НКУ вряд ли позволяет это сделать. Согласно п.п. 170.9.1 НКУ обложению НДФЛ подлежит сумма выданных на командировку средств, не возвращенных в срок, которая превышает сумму расходов плательщика налогов на такую командировку.

В данном случае сумма средств, выданных под отчет, не превышает сумму фактических расходов на командировку, поэтому объект налогообложения по п. 170.9 НКУ не возникает.

Но вряд ли налоговики будут трактовать ситуацию именно так.

Скорее всего, по результатам проверки предприятие обяжут обложить НДФЛ сумму невозвращенной валюты, считая ее дополнительным благом работника

Теоретически можно предположить и возможность привлечения к административной ответственности согласно ст. 1642 КоАП. Однако по этой статье «наказать» могут только органы государственного финансового контроля ( ст. 234 КоАП).

Говорить о привлечении к ответственности согласно Указу Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95 вообще не приходится, поскольку он устанавливает штрафные санкции за нарушение норм обращения наличности в национальной валюте.

В общем, если предприятие не потребовало у сотрудника вернуть неизрасходованную сумму аванса и возместило ему перерасход, то возможны споры с налоговыми органами. В то же время шанс «выйти сухим из воды», как видим, есть. Поэтому, если нарушение уже совершено — боритесь. А вообще, конечно же, лучше не «смешивать» в учете валютные средства предприятия, выданные под отчет, и собственные гривневые средства работника.

выводы

  • Средства, выданные под отчет, имеют четкую целевую направленность.
  • Неиспользованная сумма наличных средств, выданных под отчет, должна быть возвращена в кассу предприятия в установленные п.п. 170.9.2 НКУ сроки.
  • Порядок и сроки возмещения собственных средств, потраченных в командировке, НКУ не устанавливает.
  • Возмещение собственных средств, потраченных в загранкомандировке, происходит в национальной валюте Украины.
  • В случае «смешивания» подотчетных и собственных средств сотрудника предприятию не избежать споров с налоговыми органами.

Документы статтьи

  1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
  2. КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.
  3. Закон № 217 — Закон Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.
  4. Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные Постановлением НБУ от 30.05.2007 г. № 200.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше