2.1. Порядок проведения инвентаризации
Для начала напомним, что такое основные средства (далее — ОС). Так, с точки зрения п. 4 П(С)БУ 7, ОС — это материальные активы, которые содержатся предприятием с целью использования их в процессе производства или поставки товаров, предоставления услуг, сдачи в аренду другим лицам или для осуществления административных и социально-культурных функций, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых более одного года (или операционного цикла, если он больше года).
При этом в бухгалтерском учете объект ОС признают активом, если существует вероятность того, что предприятие получит в будущем экономические выгоды от его использования и его стоимость может быть достоверно определена ( п. 6 П(С)БУ 7).
Для целей бухгалтерского учета п. 5 П(С)БУ 7 подразделяет ОС на две группы: непосредственно ОС и прочие необоротные материальные активы.
По отношению к ОС и прочим необоротным материальным активам применяют единый порядок инвентаризации, установленный п. 1 разд. III Положения № 879
Поэтому в дальнейшем обобщенно эти две группы будем именовать ОС.
Напомним: проводить обязательную инвентаризацию ОС нужно ежегодно перед составлением годовой финансовой отчетности в период 3 месяцев до даты баланса. Но эта обязанность действует в отношении не всех ОС. Некоторые из них можно инвентаризировать по-особому. Речь идет о:
— земельных участках, зданиях, сооружениях и других недвижимых объектах — их инвентаризацию можно проводить один раз в 3 года;
— инструментах, приборах, инвентаре (мебели) — их по решению руководителя можно инвентаризировать ежегодно в объеме не менее 30 % всех указанных объектов с обязательным охватом инвентаризацией всех таких объектов в течение 3 лет;
— библиотечных фондах — при наличии объема библиотечных фондов от 100 до 500 тыс. единиц инвентаризацию можно проводить в течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц, а более 500 тыс. единиц — в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц. По решению руководителя предприятия инвентаризация библиотечных фондов может проводиться по установленному им графику в течение года.
Инвентаризация ОС ставит перед собой такие цели:
— проверка фактического наличия ОС;
— установление излишка или недостачи ОС путем сопоставления фактического их наличия с данными бухучета;
— выявление активов, не используемых предприятием;
— выявление активов, не соответствующих критериям признания;
— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации ОС;
— проверка реальной стоимости числящихся на балансе ОС (решение вопроса о необходимости проведения их переоценки — дооценки, уценки).
Еще до начала инвентаризации ОС рабочая инвентаризационная комиссия должна проверить:
— наличие и состояние регистров аналитического учета ОС (инвентарных карточек, инвентарных книг или описей);
— наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
— наличие документов на ОС, переданные или принятые предприятием в аренду, на ответственное хранение, во временное пользование. При отсутствии соответствующих документов предприятие должно принять меры для их получения или оформления;
— наличие документов на объекты ОС, переведенные на консервацию или выведенные из эксплуатации в связи с реконструкцией, техническим перевооружением и другими улучшениями.
При обнаружении расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации нужно внести соответствующие исправления и уточнения.
Перед началом инвентаризации материально ответственные лица дают в инвентаризационной описи расписки в подтверждение того, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такая расписка включена в заголовочную часть как формы № инв-1 «Инвентаризационная опись основных средств», так и формы Инвентаризационной описи необоротных активов, утвержденной приказом № 572 (см. табл. 1.5 на с. 16).
Инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) проверяет правильность присвоения инвентаризационных номеров ( п.п. 1.7 разд. III Положения № 879)
При проведении инвентаризации земельных участков, зданий, сооружений, другой недвижимости, водоемов и других объектов природных ресурсов проверяют также наличие документов, подтверждающих право собственности предприятия на эти объекты ( абзац шестой п.п. 1.3 разд. III Положения № 879). А во время инвентаризации машин, оборудования и транспортных средств инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) проверяет заводские номера кузова, двигателя, шасси и т. п.
Особо внимательными нужно быть при инвентаризации библиотечных фондов.
Здесь перед комиссией стоят следующие задачи:
— выявить ошибки, допущенные при шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям;
— установить задолженность пользователей перед библиотекой;
— выявить дублетные документы, документы, не отвечающие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п.
В случае установления факта отсутствия документа его разыскивают в срок, установленный правилами пользования библиотекой читателем, но не более 1 года ( п.п. 1.11 разд. III Положения № 879).
Обратите внимание: если в ходе инвентаризации комиссия выявляет пригодные для использования объекты ОС, остаточная стоимость которых согласно учетным данным равна нулю, она передает соответствующие материалы руководителю предприятия ( п.п. 1.4 разд. III Положения № 879). В дальнейшем такие объекты могут быть дооценены.
Имейте в виду: объекты ОС, в частности автомобили, морские и речные суда, которые отправятся в длительные рейсы, нужно проинвентаризировать до момента их временного выбытия с предприятия.
По окончании инвентаризации материально ответственные лица снова дают расписку, в которой подтверждается, что проверка ОС состоялась в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют, и что они принимают на ответственное хранение перечисленные в описи ОС.
При проведении инвентаризации в случае смены материально ответственного лица лицо, принимающее ОС, дает расписку в их получении, а лицо, передающее ОС, — в их передаче.
2.2. Оформляем инвентаризацию основных средств документально
Как вы могли увидеть в табл. 1.5 на с. 16, для оформления данных инвентаризации ОС можно использовать одну из следующих утвержденных форм:
— Инвентаризационную опись основных средств (форма № инв-1), утвержденную постановлением № 241;
— Инвентаризационную опись необоротных активов, утвержденную приказом № 572.
Но если ни одна из них не подходит вам по каким-либо параметрам, вы можете смело доработать ее, дополнив необходимыми реквизитами, либо разработать свою форму с учетом требований Положения № 88 и ст. 9 Закона № 996.
Инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) составляет инвентаризационную опись по объектам или группам ОС и отдельно по каждому материально ответственному лицу
На это прямо указывает п.п. 1.2 разд. III Положения № 879.
В инвентаризационной описи объекты ОС фиксируют по наименованиям в соответствии с их основным назначением.
Также в описи указывают ( п.п. 1.3 разд. III Положения № 879):
— инвентарный номер;
— изготовителя;
— заводской номер (в случае его наличия);
— год выпуска;
— первоначальную (переоцененную) стоимость;
— сумму износа;
— срок полезного использования;
— другие сведения.
Особенности отражения в инвентаризационной описи отдельных объектов ОС показаны в табл. 2.1.
Таблица 2.1. Особенности составления инвентаризационных описей по ОС
| № п/п | Объекты ОС | Порядок отражения в инвентаризационной описи |
| 1 | Однотипные по техническим характеристикам, назначению и условиям использования объекты ОС с одинаковой стоимостью, которые поступили на предприятие одновременно и в отношении которых ведется групповой учет | Включают в опись по наименованию с указанием количества этих объектов |
| 2 | Объекты, прошедшие восстановление, реконструкцию, расширение или переоборудование, вследствие чего изменилось их основное назначение | Вносят в инвентаризационную опись под наименованием, соответствующим новому основному назначению объекта |
| 3 | Многолетние насаждения | Вносят в инвентаризационную опись по культурам, ботаническим сортам с указанием года закладки, площади, количества деревьев или кустов, по категориям и их балансовой стоимости |
| 4 | Ирригационные и мелиоративные сооружения | Записывают по виду и роду сооружений с указанием их размеров, года сооружения, балансовой стоимости и других сведений, характеризующих их назначение и состояние |
| 5 | Неучтенные объекты, а также объекты, данные о которых отсутствуют в учете | Вносят в инвентаризационную опись отсутствующие сведения о таких объектах и их технические показатели*. Например, в отношении зданий указывают их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (внешний или внутренний обмер), площадь (общую полезную площадь), число этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и т. п. Оценку выявленных объектов производят по справедливой стоимости |
| 6 | Объекты, которые ремонтируются на других предприятиях | Вносят в инвентаризационную опись на основании документов о передаче объектов в ремонт |
| 7 | Объекты, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению** | На такие объекты составляют отдельную инвентаризационную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, которые привели эти объекты к состоянию непригодности |
| 8 | Малоценные необоротные материальные активы, выданные в индивидуальное пользование работников | На такие объекты можно составлять групповые инвентаризационные описи с указанием в них ответственных за эти объекты лиц (на которых ведутся личные карточки) с их распиской в инвентаризационных описях |
| 9 | Белье, постельные вещи, одежда и обувь одного наименования, близкие по размерам, качествам материала и цене | Вносят в инвентаризационную опись суммарно, с указанием количества этих предметов и их номенклатурных номеров |
| 10 | Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт | Вносят в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций поставщика услуг |
| 11 | Библиотечные фонды | Оформляют групповыми инвентаризационными описями |
| * Одновременно с этим инвентаризационная комиссия обязана выяснить, когда и по чьему распоряжению возведены (приобретены) выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, куда списаны затраты на их возведение (приобретение), и отразить это в протоколе. ** Такие объекты списывают в порядке, установленном законодательством. | ||
Стоит также учитывать, что при установлении факта неотражения работ капитального характера (достройка этажей, пристройка новых помещений и т. п.) или частичной ликвидации зданий и сооружений (снос отдельных конструктивных элементов) нужно:
1) в бухгалтерском учете предприятия отразить сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта;
2) в инвентаризационной описи указать данные о проведенных изменениях.
Приведем образец заполнения Инвентаризационной описи необоротных активов на с. 27.
После оформления в установленном порядке инвентаризационные описи передают в бухгалтерию, где на выявленные недостачи и излишки составляют сличительную ведомость (см. пример на с. 71). Для этого можно использовать уже готовую форму ведомости (форму № инв-18, утвержденную постановлением № 241, или форму для сличения результатов инвентаризации необоротных активов, утвержденную приказом № 572) либо разработать ее самостоятельно. На основании сличительной ведомости отражают инвентаризационные разницы в учете предприятия (см. с. 74).
В ходе инвентаризации рабочая комиссия дает оценку фактического состояния объектов ОС. Так, например, она может рекомендовать перевести объекты ОС в состав других активов (товарно-материальных ценностей или малоценных необоротных материальных активов), сделать их переоценку или списать с баланса (если такие ценности не соответствуют критериям признания активом).
Все выводы и предложения рабочая комиссия фиксирует в протоколе, который передает на рассмотрение инвентаризационной комиссии.
выводы
Инвентаризацию ОС и прочих необоротных материальных активов осуществляют в порядке, установленном п. 1 разд. III Положения № 879.
В общем случае проводить обязательную инвентаризацию ОС нужно ежегодно перед составлением годовой финансовой отчетности в период 3 месяцев до даты баланса.
Инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) проверяет, в частности, правильность присвоения объектам ОС инвентарных номеров.
Объекты ОС, например, автомобили, морские и речные суда, которые отправятся в длительные рейсы, нужно проинвентаризировать до момента их временного выбытия с предприятия.
Инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) составляет инвентаризационную опись по объектам или группам ОС и отдельно по каждому материально ответственному лицу.
