6.1. Порядок проведения инвентаризации
Давайте для начала выясним, что представляет собой касса. Касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денежных средств, других ценностей, кассовых документов ( п. 1.2 Положения № 637).
Из приведенного определения следует, что если предприятие использует при расчетах с покупателями регистраторы расчетных операций (далее — РРО) или расчетные книжки (далее — РК), то
инвентаризацию нужно проводить не только непосредственно в кассе, но и в местах осуществления наличных расчетов, т. е. в местах применения РРО и/или РК
Обратите внимание: порядок проведения инвентаризации кассы предприятий устанавливает не только Положение № 879, но еще и отдельные нормы Положения № 637.
Инвентаризация кассы ставит перед собой ряд задач — см. рис. 6.1 на с. 52.
Обязательную ежегодную инвентаризацию кассы нужно проводить в период 2 месяцев до даты баланса ( п. 10 разд. І Положения № 879).
Инвентаризацию лучше приурочить к началу или концу рабочего дня, когда в кассовой книге кассир подвел итоги за день и вывел остаток наличных на начало следующего дня. Но сделать так получается не всегда. Часто бывает, что инвентаризационная комиссия добирается до кассы в середине дня, а к этому моменту кассир может еще не успеть отразить в кассовой книге приходные и расходные документы, выписанные в день инвентаризации, и составить отчет кассира. Ведь для этого, исходя из п. 4.3 Положения № 637, у него есть время аж до конца дня. Так что переживать из-за несоставленного отчета кассиру, на наш взгляд, не стоит. Главное, чтобы на каждую операцию с наличностью у него был подтверждающий кассовый документ.
Инвентаризацию кассы проводят путем полного пересчета всех наличных денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек и пр.
Обратите внимание: инвентаризационная комиссия осуществляет покупюрный пересчет наличности ( п. 4.10 Положения № 637).
Остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Если предприятие применяет РРО, сумму наличности, имеющуюся на месте проведения расчетов, сверяют с суммой, которая указана в Х-отчете РРО (в РК и КУРО).
Запомните: никакие документы или расписки в остаток наличности не включают. Точно так же не принимают во внимание заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих предприятию. Такие указания можно увидеть в п. 37 Положения № 158. И хотя этот документ в первую очередь предназначен для государственных предприятий и организаций, советуем не пренебрегать указанной нормой и хозрасчетным предприятиям*.
* Ранее действовавшая Инструкция № 69 прямо указывала на то, что хозрасчетные предприятия при проведении инвентаризации обязаны руководствоваться требованиями Положения № 158.
Кроме того, подобный вывод следует и из п. 4.10 Положения № 637. Так, наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами**, считается излишком. Если же обнаруживается, что наличных средств в кассе меньше, чем по данным учета, налицо недостача.
** Кассовые документы — это документы, с помощью которых в соответствии с законодательством Украины оформляются кассовые операции (кассовые ордера, ведомости на выплату денег и т. п.), отчеты об использовании средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета ( п. 1.2 Положения № 637).
При выявлении в ходе инвентаризации излишка или недостачи наличности выясняют обстоятельства их возникновения
И что дальше? Дальше излишек приходуют в кассе и зачисляют в доход предприятия. Для оприходования наличности на сумму излишка выписывают приходный кассовый ордер. А вот судьба недостачи не столь радужная. По крайней мере, с точки зрения материально ответственного лица. Ведь именно с него взыщут недостающую сумму. Подробнее о материальной ответственности читайте на с. 94.
Теперь об инвентаризации денежных средств, находящихся в пути, — денежных суммах, внесенных в кассы банков или почтовые отделения для последующего их зачисления на текущие или другие счета предприятия. Как быть с ними? Инвентаризируют такие средства следующим образом: суммы, числящиеся на субсчетах 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» и/или 334 «Денежные средства в пути в иностранной валюте», сверяют с данными квитанций учреждений банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка ( п.п. 6.2 разд. ІІІ Положения № 879).
Денежные документы проверяют в том же порядке, что и наличность: их количество должно совпадать с данными учета.
В акт инвентаризации денежных документов вносят данные о названии, номере, серии и номинальной стоимости проинвентаризированных документов ( п.п. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879).
При инвентаризации ценных бумаг в документарной форме устанавливают ( п.п. 6.4 разд. ІІІ Положения № 879):
— наличие ценных бумаг путем пересчета поштучно;
— правильность оформления и реальность их стоимости, отраженной в балансе предприятия;
— полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете доходов от финансовых инвестиций.
Инвентаризацию ценных бумаг проводят по отдельным эмитентам с указанием в акте инвентаризации названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков их погашения
К слову, инвентаризацию ценных бумаг в бездокументарной форме, переданных предприятием на хранение депозитарным учреждениям, проводят путем сверки остатков, отраженных на соответствующих счетах бухгалтерского учета предприятия, с данными выписок со счетов в ценных бумагах предприятия, выданных депозитарными учреждениями ( п.п. 6.5 разд. ІІІ Положения № 879).
В целях проверки соблюдения условий и порядка хранения денежных средств инвентаризационная комиссия может проверить правомерность оприходования и выдачи наличности из кассы и правильность документального оформления операций с наличными денежными средствами. Для этого она инспектирует такие кассовые документы:
— приходные и расходные кассовые ордера (типовые формы № КО-1 и № КО-2), ведомости на выплату денег;
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или № КО-3а);
— реестры депонированной заработной платы;
— книгу учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5);
— кассовую книгу (типовая форма № КО-4).
Если кассовую книгу предприятие ведет в электронной форме, то проверяют правильность работы программных средств обработки кассовых документов.
Попутно заметим: инвентаризировать предприятию нужно не только наличные денежные средства, но и средства, находящиеся на расчетных, текущих, валютных, регистрационных и других счетах и на аккредитивах. В таком случае инвентаризацию проводят путем сверки остатков сумм по данным бухгалтерского учета предприятия с данными выписок банков. Результаты такой инвентаризации отражают в отдельном акте инвентаризации (например, в Акте о результатах инвентаризации денежных средств по форме, утвержденной приказом № 572).
6.2. Документальное оформление
Работа комиссии по инвентаризации кассы завершается составлением Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637.
Этот Акт оформляют в двух экземплярах. Его подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Один экземпляр Акта передают в бухгалтерию предприятия, а второй остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц Акт составляют в трех экземплярах. Тогда один экземпляр передают в бухгалтерию, второй вручают материально ответственному лицу, сдавшему ценности, а третий — материально ответственному лицу, принявшему эти ценности.
В Акте указывают данные о фактическом остатке денежных средств и других ценностей в кассе предприятия, а также их остаток по данным бухгалтерского учета и определяют результат инвентаризации.
Наличность в инвалюте записывают в Акт с указанием ( п.п. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879):
— названия и суммы иностранной валюты;
— курса НБУ, действующего на день инвентаризации;
— суммы иностранной валюты в пересчете в денежную единицу Украины.
Эта запись может быть, например, такой: «Остаток иностранной валюты в кассе составляет 100 (сто) долларов США, что по курсу НБУ (21,8551 грн. за 1 доллар США) на день составления Акта соответствует 2185 грн. 51 коп.».
Приведем образец заполнения Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств.
выводы
Инвентаризацию наличных денежных средств нужно проводить не только непосредственно в кассе, но и в местах применения РРО и/или РК.
Обязательную ежегодную инвентаризацию кассы проводят в период 2 месяцев до даты баланса.
При инвентаризации кассы комиссия осуществляет покупюрный пересчет всех наличных денежных средств и проверку других ценностей, хранящихся в кассе.
Инвентаризацию ценных бумаг проводят по отдельным эмитентам.
Для отражения результатов инвентаризации кассы используют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств по форме, приведенной в приложении 7 к Положению № 637.
