Порядок исправления ошибок в персональных данных застрахованных лиц зависит от того, в каком периоде они были допущены. Если ошибка пробралась в отчет...
...в отчетных годах до 2010 года
В этом случае руководствуемся Порядком № 7-6. Несмотря на то, что этот документ отменен, именно его нормы следует использовать при исправлении ошибок, допущенных за периоды до 2010 года (см. абзац второй п. 2 постановления № 25-2).
С чего начать? Чтобы исправить «несуммовую» ошибку, необходимо:
1) подать заявление в ПФУ в произвольной форме с просьбой провести проверку в связи с выявленной ошибкой в персональных данных работника за периоды до 2010 года (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
2) по результатам проверки заполнить формы ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу»* типа «скасовуюча» (повторяем неправильно заполненную форму) и типа «початкова» (заполняем форму правильно) и, сопроводив их Ярлыком-распиской, сдать в управление Пенсионного фонда. В ГНИ нести такой отчет не нужно!
* Порядку заполнения этих форм была посвящена статья «Персонифицированная отчетность за 2009 год» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 7, с. 52).
...в отчетных месяцах 2010 года
Ошибку, допущенную в персональных данных работника за месяцы 2010 года, исправляем в соответствии с Порядком № 26-1, заполняя действовавшую в 2010 году форму отчета.
Причем, если ошибка допущена в Ф. И. О. работника, данных о начале или прекращении трудовых отношений, действуем следующим образом:
1) уведомляем орган Пенсионного фонда об ошибке, подав заявление с просьбой провести проверку периода, в котором была выявлена ошибка (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
2) формируем таблицу 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 с отметкой «Коригуюча» за тот месяц 2010 года, в котором была допущена ошибка, с правильными данными о застрахованном лице и к ней Перечень таблиц отчета.
Важно!
Даже если ошибка в Ф. И. О. работника продублирована в других таблицах (6, 7 или 8) отчета, формировать их не нужно
Благодаря корректировке через таблицу 5 в базе Ф. И. О. автоматически будут заменены на правильные во всех таблицах.
Пример 1. В таблице 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 за июль 2010 года ошибка в дате приема на работу работника Ковальчука Антона Олеговича (налоговый номер — 2828282828): вместо «13.07.2010» указано «31.07.2010».
Ошибка исправляется в октябре 2015 года.
Приведем корректирующую таблицу 5 приложения 4 к Порядку № 26-1 за июль 2010 года с Перечнем таблиц отчета (см. рис. 1).
Ошибка в идентификационном номере физлица (графа 6 таблиц 5, 6, 7 и 8) или коде основания для исчисления стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством (специальный стаж) (для таблицы 8)? Тогда действуем так:
1) информируем орган Пенсионного фонда об обнаруженной ошибке и подаем заявление с просьбой провести проверку периода, в котором была выявлена ошибка (абзац третий п. 2 постановления № 25-2);
2) формируем необходимую таблицу приложения 4 со статусом «Скасовуюча» за тот отчетный период 2010 года, в котором была допущена ошибка, повторяя неправильные реквизиты;
3) формируем соответствующую таблицу со статусом «Початкова» с правильными реквизитами за те отчетные периоды, в данных которых была допущена ошибка;
4) составляем сопровождающий Перечень таблиц отчета, указав в реквизите «Звіт за місяць» тот месяц, в отчете за который допущена ошибка.
5) подаем отчет в управление Пенсионного фонда.
Пример 2. Работник Гончаренко Сергей Павлович был принят на работу 1-го, а уволен 26-го февраля 2010 года. При формировании на него строк в таблицах 5 и 6 отчета за февраль 2010 года был неверно указан его идентификационный номер (вместо «2458585858» указали «2458885858»).
Ошибка исправляется в октябре 2015 года (см. рис. 2).
...в отчетных месяцах, начиная с января 2011 года
Такие ошибки исправляем согласно Порядку № 435. Исправления отражаем в действующей сегодня форме № Д4 ( приложение 4 к Порядку № 435). Однако при оценке правильности заполнения отчетов по ЕСВ, поданных в период:
— с 01.01.2011 г. по 30.09.2013 г., используем Порядок формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 08.10.2010 г. № 22-2;
— с 01.10.2014 г. по 30.04.2015 г. — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Министерства доходов и сборов Украины от 09.09.2013 г. № 454.
И правки, соответственно, вносить нужно с учетом норм этих документов, хотя и в другую форму, утвержденную Минфином ( приложение 4 к Порядку № 435).
В общем случае ошибки в персональных данных работника исправляем, руководствуясь пп. 2 и 6 разд. V Порядка № 435, через «скасовуючу» и «початкову» таблицы
То есть формируем и подаем «исправительный» отчет за тот предыдущий период, в котором была допущена ошибка. Этот отчет должен содержать перечень таблиц, соответствующую таблицу со статусом «скасовуюча» с ошибочными сведениями, на одно или нескольких застрахованных лиц и соответствующую таблицу со статусом «початкова» с правильными сведениями на одно или нескольких застрахованных лиц.
Готовый отчет сдаем в свою ГНИ!
Исключение из этого правила — исправление ошибки в Ф. И. О. застрахованного лица. В этом случае следует учесть, что Пенсионный фонд берет данные о физлице из последнего поданного отчета. Что из этого следует?
Если работник, в Ф. И. О. которого была допущена ошибка:
— продолжает трудиться на вашем предприятии. В этом случае вы просто в таблице 6 формы № Д4 за месяц, в котором выявили ошибку, показываете работника с правильными (новыми)
Ф. И. О. (фамилией);
— уволился в связи с выходом на пенсию (в том числе по инвалидности). В такой ситуации вам необходимо исправить ошибку в Ф. И. О., сформировав на этого работника таблицы 5, 6 и 7 (если заполняли) со статусом «скасовуюча» и «початкова» за последний отчетный месяц, в котором были начисления бывшему работнику, и перечень таблиц к ним. Иначе у работника могут возникнуть проблемы с оформлением и расчетом пенсии. Отчеты несете в ГНИ;
— уволился по иным причинам, например, решил сменить место работы, то ничего делать не нужно. В месяце приема на другую работу его новый работодатель заполнит на этого работника строки в форме № Д4 с верными Ф. И. О., но все с тем же налоговым номером. И далее он будет числиться в базе под правильными Ф. И. О.
Пример 3. Работник Борщ Ольга Петровна (налоговый номер — 2845654565) была принята на работу по совместительству по трудовому договору с 3 августа 2015 года. При формировании строки в таблице 6 отчета за август с данными по этой работнице был неверно указан в графе 24 признак неполного рабочего времени (вместо 1-да было указано 0-нет).
Ошибку исправляем в октябре 2015 года (см. рис. 3).
Как видите, исправляя ошибки в персональных данных работников, нужно учесть множество нюансов. Помочь не заблудиться в «исправительных» тонкостях вам поможет эта статья.
выводы
Ошибку в персональных данных, допущенную в отчетных годах до 2010 года, исправляем согласно Порядку № 7-6. «Исправительный» отчет подаем в Пенсионный фонд.
Ошибку, допущенную в персональных данных работника за месяцы 2010 года, исправляем в соответствии с Порядком № 26-1. «Исправительный» отчет подаем в Пенсионный фонд.
Ошибка допущена в отчетных месяцах, начиная с января 2011 года? Тогда руководствуемся Порядком № 435. Отчет несем в свою ГНИ.
