Итак, произошла нестандартная ситуация: работник заболел в командировке. Как говорил «самый больной в мире человек» (он же по совместительству мужчина в полном расцвете сил): «Спокойствие, только спокойствие». Что делать и как быть — мы подскажем. Но для начала — важное уточнение!
Если работник заболел до начала командировки и у него открыт больничный, то работодатель не вправе направлять его в командировку (см. письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854). В сложившейся ситуации нужно командировать другого работника, перенести командировку на другой период или вообще отменить ее.
А теперь начнем отвечать на вопросы.
Какие нужны «бумаги»?
Для начала нужно отделить дни болезни от командировки. Вы наверняка уже догадались, что документальное подтверждение болезни в этом случае играет не последнюю роль. Как же все оформить? В принципе, схема классическая.
После прибытия на место постоянной работы работник подает докладную записку о причине задержки (см. абзац второй разд. ІІ п. 10 Инструкции № 59*, письмо Минфина от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/668). К ней необходимо приложить документы, подтверждающие причины задержки, в частности — больничный лист.
* Напоминаем, что положения Инструкции № 59 обязательны только для «бюджетников». Но хозрасчетные предприятия часто используют ее в качестве ориентира (подробности — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 43, с. 4).
Основанием для оплаты дней нетрудоспособности командированного работника является больничный лист (независимо от того, где заболел работник)
Далее, после получения от работника указанных документов, работодатель принимает решение о продлении срока командировки, которое оформляется соответствующим приказом (распоряжением). С примерами докладной записки и приказа о продлении срока командировки вы можете ознакомиться в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 7, с. 83.
Заметьте: приказ о продлении срока командировки следует издать до получения от работника Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Это позволит избежать вопросов от контролирующих органов о соблюдении сроков подачи Отчета. К Отчету работник прилагает оригиналы документов, подтверждающих понесенные им в связи с командировкой расходы.
Уточним некоторые моменты, касающиеся подтверждения нетрудоспособности.
Так, лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места проживания, в частности, во время нахождения в командировке, листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения главного врача лечебно-профилактического заведения на число дней нетрудоспособности. Такой листок нетрудоспособности заверяется подписью главврача (подпись проставляется в графе «Видачу листка непрацездатності дозволяю») и печатью лечебно-профилактического заведения (см. п. 1.10 Инструкции № 455, п. 3.8 Инструкции № 532).
Если работник не предоставит больничный лист или предоставит его неправильно заполненным, то ему не оплатят дни временной нетрудоспособности
Командированный работник лечился в стационере? Тут работают аналогичные правила: больничный лист выдается с разрешения главного врача, заверяется его подписью и печатью лечебно-профилактического учреждения на число дней, необходимых для лечения ( п. 1.11 Инструкции № 455).
А вот еще вопрос: как отразить болезнь, совпавшую с периодом командировки, в Табеле учета рабочего времени (далее — Табель), типовая форма которого утверждена приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489? Отвечаем: дни болезни, приходящиеся на период командировки, не включаются в срок командировки (см. абзац третий п. 9 разд. II Инструкции № 59). Следовательно, дни болезни в командировке, удостоверенные листком нетрудоспособности, в Табеле кодируют «ТН» (26) (оплачиваемая временная нетрудоспособность).
Как видите, никаких премудростей: все вполне логично. А потому идем дальше и теперь разберемся с выплатами, которые причитаются работнику.
Выплаты за период недуга в командировке
За работником, который заболел в командировке, сохраняются все государственные гарантии. В частности, ему будут выплачены суточные и возмещены расходы на проживание (в том числе за дни болезни), оплачен больничный (при его правильном оформлении), выплачена зарплата за дни командировки (когда работник не болел). Обо всем по порядку.
Суточные и оплата жилья. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не более двух месяцев ( п. 9 разд. II Инструкции № 59):
1) возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении);
2) выплачиваются суточные.
Именно поэтому и важно иметь больничный лист, выданный в установленном порядке (чтобы впоследствии дни болезни не посчитали днями «задержки по неуважительным причинам»).
Заметим, что работнику может не хватить аванса, выданного ему перед отъездом, для покрытия суточных расходов и расходов на проживание. В этом случае работодатель может (но не обязан!) обеспечить заболевшего работника дополнительными денежными средствами (денежным переводом или пополнить платежную карту).
Но не расценят ли проверяющие такие действия как нарушение п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637? Напоминаем: «новые средства» под отчет выдают только при условии, что работник отчитался в установленном порядке по ранее полученным суммам.
Мы убеждены: в данном случае нарушений нет, ведь такие действия осуществляются в рамках одной командировки (см. также письмо НБУ от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658).
Другими словами,
выдача «новых» средств под отчет не должна повлечь за собой применение штрафа, предусмотренного абзацем пятым ст. 1 Указа № 436*
Перечисление работнику дополнительной суммы средств на одну и ту же командировку может осуществляться по решению руководителя предприятия на основании докладной записки командированного работника (факсограммы). Об этом говорится в письме Минфина от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/6681.
Больничные. Как вы уже знаете, отправной точкой в такой ситуации является больничный лист. Если он есть (и выдан в установленном порядке), то работнику оплатят дни нетрудоспособности. Что же нужно знать о больничном в командировке? А вот что:
1) дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки ( абзац третий п. 9 разд. II Инструкции № 59). Напомним: желательно, чтобы командировки по Украине не превышали 30 календарных дней. В противном случае контролеры могут расценить поездку переводом на работу в другую местность (а это требует соблюдения гарантий, установленных ст. 120 КЗоТ). Но если этот срок будет продлен из-за болезни, то нарушений нет;
2) за период временной нетрудоспособности, совпавшей с командировкой, работнику на общих основаниях производится оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности и выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Как рассчитать и начислить больничные, читайте на с. 7.
Командировочная зарплата. Дни недели по графику, установленному на командировавшем работника предприятии, когда работник в командировке не болел, а работал, должны быть оплачены в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором. Размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка ( ст. 121 КЗоТ, п. 13 разд. І Инструкции № 59).
Напоминаем, что для оплаты рабочих дней в командировке следует:
— определить дневной заработок за месяц, в котором работник находился в командировке (расчет следует производить исходя из полностью отработанного месяца);
— рассчитать среднедневную зарплату работника;
— сравнить полученные величины.
Если дневной заработок выше среднедневной заработной платы, оплата рабочих дней в командировке будет производиться исходя из дневного заработка. В противном случае — по среднедневному заработку. Подробно нюансы оплаты труда в командировке мы разбирали в тематическом выпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 43, с. 24.
За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается зарплата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы ( абзац третий п. 10 разд. II Инструкции № 59). Но тут возникнет вопрос: а можно ли в свете последних изменений возместить такому работнику расходы на обратный проезд? Нужно разобраться.
Действительно, с 11.09.2015 г. в Инструкцию № 59 были внесены изменения. Теперь руководитель предприятия может возместить работнику расходы на обратный проезд, если задержка в командировке без уважительных причин приходится на выходной (праздничный, нерабочий день), при этом работник приступил к работе согласно графику (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 74, с. 19). Коммерческим предприятиям для такого «жеста доброй воли» нужно внести соответствующие изменения в «свое» Положение о командировках, иначе компенсацию стоимости налоговики расценят как допблаго с соответствующим налогообложением.
Вернемся к нашему вопросу: можно ли компенсировать расходы на обратный проезд, если работник задержался в командировке и такая задержка не подтверждена больничным листом? Отвечаем: если день задержки по неподтвержденной болезни приходится на выходной (праздничный) день и вы внесли соответствующие изменения в «свое» Положение о командировках, то, считаем, компенсации — зеленый свет. Но! Если возвращение приходится на другой день и тем более, если никаких изменений в «свое» Положение о командировках вы не вносили, то компенсацию стоимости проезда, скорее всего, ждет судьба допблага.
Как видите, если недуг застал работника в командировке, за ним сохраняются государственные гарантии.
выводы
Если работник заболел в командировке, то больничный лист заверяется подписью главврача и печатью местного лечебно-профилактического заведения.
Нельзя направить работника в командировку, если он заболел до ее начала.
Работник, который заболел в командировке, имеет право на суточные и возмещение расходов на жилье, а также больничные и «командировочную» зарплату.
