«Получи и распишись!»* (о подписи ответственного лица в «первичке»)

* Из м/ф «Ишь ты, Масленица!».

Для начала напомним, что первичные документы являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций. Они фиксируют факты осуществления хозяйственных операций и должны быть составлены в момент осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания ( ст. 9 Закона о бухучете**).

** Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Перечень обязательных реквизитов первичного документа установлен ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88***. К таким реквизитам относятся:

*** Положение о документальном обеспечении записей в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

— название документа (формы);

— дата и место составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);

— должности (и фамилии) лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личная подпись, аналог собственноручной подписи или подпись, приравненная к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи», или другие данные, предоставляющие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Отметим:

подпись лица, ответственного за хозяйственную операцию, действительно есть среди обязательных реквизитов первичного документа

Это, в частности, отмечает Минфин, когда заявляет, что в первичном документе является обязательным наличие подписи лица, уполномоченного на проведение хозяйственной операции и подписание первичного документа (см. письмо от 04.08.2010 г. № 31-34010-10-21/20263).

В то же время предприятие может самостоятельно определять права работников на подписание бухгалтерских документов ( ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете). Для этого руководитель предприятия утверждает перечень лиц (т. е. должностей), имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества ( п. 2.13 Положения № 88).

При этом, как отмечает Минфин, следует исходить из требований действующего законодательства об определенных должностях для подписания отдельных первичных документов и предусматривать (или не предусматривать) права для подписания первичных документов заместителями руководителей (см. письмо от 04.08.2010 г. № 31-34010-10-21/20263).

О каких требованиях здесь может идти речь? Ну, например, о требованиях для подписания кассовых ордеров. При этом приходный кассовый ордер может подписывать или главный бухгалтер, или другое уполномоченное руководителем лицо ( п. 3.3 Положения № 637****). А вот расходный кассовый ордер кроме подписи одного из вышеуказанных лиц должен также содержать подпись руководителя ( п. 3.4 Положения № 637). В таком случае подпись руководителя, безусловно, нужна, хоть ее и нет среди общего перечня обязательных реквизитов первичного документа.

**** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Но правомерно ли применять такие требования ко всем первичным документам? И даже если подпись определенного должностного лица нужна (является обязательным реквизитом конкретно для данного документа), то чем грозит его отсутствие предприятию? Можно ли такой документ считать ничтожным и, например, лишать по таким документам расходов для целей определения объекта обложения налогом на прибыль (исходя из требований п. 44.1 НКУ)?

По нашему мнению, такого быть не должно. Для обоснования обратимся к свежей судебной практике, имевшей целью определить, каково значение обязательных реквизитов в первичных документах и каковы последствия того, если некоторые из этих реквизитов имеют недостатки.

Так вот, ВАСУ последовательно утверждает, что:

незначительные недостатки в заполнении реквизитов первичных бухгалтерских документов не делают их недействительными и не свидетельствуют об их ненадлежащем качестве и недопустимости в качестве доказательств

При каких именно условиях недостатки в заполнении реквизитов первичного документа считаются незначительными? ВАСУ называет незначительными такие недостатки, при наличии которых есть возможность установить:

(1) содержание хозяйственной операции;

(2) стоимостное выражение этой операции;

(3) участников хозяйственной операции;

(4) прочие сведения, информация о которых должна содержаться в обязательных реквизитах.

Кроме того, в одном из судебных решений (см. постановление ВАСУ от 18.03.2015 г. по делу № К/9991/27384/11*) промелькнула еще одна интересная мысль. Согласно ей, отсутствие отдельных документов, а также недостатков в их оформлении не является основанием для выводов об отсутствии хозяйственной операции, если из других данных усматривается, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика в связи с его хозяйственной деятельностью имели место.

***** См.: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/43765380.

Ниже в таблице приведем примеры тех первичных документов, незначительные недостатки в заполнении которых признаны судами не мешающими установить указанные сведения. Также будем приводить примеры собственно незначительных недостатков (в тех решениях, из текста которых понятно, что это за недостатки)**.

****** Там, где из текста решений не удалось определить, о каких именно недостатках шла речь, мы конкретные недостатки не указываем.

Незначительные недостатки в первичных документах

Как видим, в отношении незначительных недостатков в реквизитах «первички» судебная практика фактически выработала единый принцип, применяемый к самым различным документам. Надеемся, налоговики учтут это и не будут при проверках искать в черной комнате черную кошку, которой там нет.

выводы

• Первичные документы фиксируют факт осуществления хозяйственных операций и должны содержать обязательные реквизиты, определенные ст. 9 Закона о бухучете.
• Подпись лица, ответственного за хозяйственную операцию, является обязательным реквизитом первичного документа. Перечень лиц, уполномоченых на подписание «первички», определяет руководитель предприятия.
• Судебная практика сейчас едина во мнении о том, что незначительные недостатки в реквизитах первичных документов не являются основанием считать такие документы ничтожными.