История с выгоревшими чеками «долгоиграющая». Практически все кассовые аппараты в магазинах печатают чеки на термобумаге. Такая печать действительно очень недолговечная: символы стираются, легко исчезают при перепаде температур, выгорают на солнце. Вот и получается, что через какое-то время под авансовым отчетом (АО) вы видите чистый прямоугольный листочек бумаги. Поэтому бухгалтеры делают правильно, когда копируют чеки и подкладывают их под те же АО для подстраховки. Что это дает?
С точки зрения НДС
В п. 198.6 НКУ указано, что не относятся к НК суммы налога, уплаченного (начисленного) в связи с приобретением товаров (услуг), которые не подтверждены налоговыми накладными (НН), таможенными декларациями или другими подобными документами согласно п. 201.11 НКУ. В случае, если на момент проверки налогоплательщика суммы налога, предварительно отнесенные к НК, остаются неподтвержденными документами, налогоплательщик несет ответственность в соответствии с законом (санкции смотрите ниже).
Кассовый чек (КЧ) является одним из тех документов, который может заменить собой НН ( п.п. «б» п. 201.11 НКУ) и подтвердить НК (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 60, с. 4). Для этого нужны две вещи:
— КЧ должен содержать сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного НДС, фискальный номер и налоговый номер продавца;
— с целью начисления НК максимальная сумма чека не может превышать 200 грн. в день (без учета НДС).
Если же максимальная сумма превышена, то НН просто необходима. Причем требовать от поставщика НН следует сразу же в день совершения покупки. В противном случае продавец может составить «итоговую» НН и вы утратите право на НК безвозвратно ( п. 14 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2015 г. № 1307).
Однако наличие НН на НК, которая не подтверждена документом (чеком), — не повод «расслабляться». Так как налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных первичными документами, другими документами, связанными с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством ( п. 44.1 НКУ). Вот и получается: если чек испорчен (к примеру, выгорел), то оснований для отражения НК у налогоплательщика нет.
С точки зрения налога на прибыль
Начиная с 01.01.2015 г. налог на прибыль рассчитывается по бухгалтерским правилам ( п. 134.1 НКУ). В п. 44.2 НКУ установлено, что для расчета налога на прибыль плательщик налога использует данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности по доходам, расходам и финансовому результату до налогообложения. В свою очередь, основанием для бухгалтерского учета хозопераций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления таких операций ( ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV).
И до внесения этих изменений в НКУ расходы учитывались на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета ( п. 138.2 НКУ в редакции до 01.01.2015 г.).
Одним словом, первичный документ — это основа хозяйственной операции в бухгалтерском учете, и его наличие обязательно для расчета налога на прибыль.
Увы, если чек испорчен, то вам придется пожертвовать не только расходами и НК.
С точки зрения кассовой дисциплины
Требование к наличию оригиналов документов под АО заложено в п. 7.39 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Так, при проверке отчетов об использовании средств для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяется наличию оригиналов подтверждающих документов, их погашению и т. п. В противном случае их отсутствие приведет к плохим последствиям (см. ниже).
С точки зрения НДФЛ
Кроме того, при проверке могут не признать АО с выгоревшими чеками. В итоге сумма, которая получена в качестве аванса на командировку или под отчет и не возвращена в срок, будет считаться излишне израсходованными денежными средствами ( п. 170.9 НКУ). Базу налогообложения по излишне израсходованным денежным средствам будут определять с применением «натурального» коэффициента из п. 164.5 НКУ. Что касается военного сбора, то он рассчитывается от суммы, уже пересчитанной на коэффициент. Все эти суммы должны быть удержаны с работника-подотчетника.
К сожалению, идеальных решений проблемы с выгоревшим чеком не существует, но у вас есть один аргумент — копия чека! И, возможно, он сработает, если вы сделаете дополнительные шаги, которые мы вам хотим предложить.
Спасательный круг
Точнее, круги, ибо их несколько.
1. Наличие копии фискального чека — это уже что-то! Ведь, скорее всего, на кассовом чеке есть такие обязательные реквизиты, как наименование и адрес хозяйственной единицы. Обратитесь к продавцу с просьбой заверить сделанную вами копию. Обычно документ заверяется продавцом так: ставится надпись «копия верна», подпись должностного лица (Ф. И. О., должность), печать предприятия (при ее наличии).
В то же время имейте в виду, что продавец не обязан заверять копию выданного им чека, это его право, а не обязанность.
2. Неплохо, если у предприятия есть какие-либо дополнительные документы к фискальному чеку, к примеру, накладные (в том числе и приходные накладные, составленные самим предприятием для оприходования ТМЦ, купленных за наличку).
Наличие правильно оформленных первичных документов, возможно, поможет вам с признанием расходов и НДС при проверке. Однако все такие документы не являются расчетными, т. е. такими, которые бы подтверждали факт уплаты денежных средств продавцу. Поэтому постарайтесь заверить копию чека у продавца.
Важно! Мы не можем исключить того, что легитимность заверенной копии чека остается под сомнением. Ведь копия — это не оригинал. Поэтому при проверке многое будет зависеть от лояльности проверяющих и ваших аргументов для признания расходов, НК и факта израсходования средств подотчетным лицом.
3. Этот поможет тем, кто проводил расчет с продавцом через терминал с использованием корпоративной либо личной платежной карточки (подробнее см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 46). Банк по запросу клиента может предоставить выписку по текущему счету. Согласны, в квитанции терминала или в выписке не приводится информация о количестве проданного товара (услуги). И рассматривать ее как расчетный документ нельзя. Однако наличие заверенной продавцом копии чека и полученной выписки, будем надеяться, сделает налоговиков более снисходительными при проверке.
Штрафные санкции
Что дает вам знание штрафных санкций?
Во-первых, вы узнаете, на какую сумму «попали».
Во-вторых, вы просчитаете возможные варианты расходов по восстановлению, к примеру, заказать экспертизу (дорогой вариант).
В-третьих, вы можете согласно п. 44.5 НКУ уведомить контролирующий орган по месту учета об утрате, повреждении или досрочном уничтожении документов. На их восстановление вам отводится 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения. В то же время посчитайте сами, стоит ли заранее признаваться. Может быть, с учетом информации о штрафах и сложности восстановления просто понадеяться, что этот чек не найдут?..
Штрафы, если испорчен чек РРО
| № п/п | Нарушение | Основание | Санкция |
| 1 | Если контролирующий орган самостоятельно определяет сумму НО, уменьшение суммы бюджетного возмещения и/или отрицательного значения суммы НДС плательщика налогов | 25 % суммы определенного НО, завышенной суммы бюджетного возмещения | |
| 2 | При повторном нарушении в течение 1095 дней | 50 % суммы определенного НО, завышенной суммы бюджетного возмещения | |
| 3 | По результатам деятельности в 2015 году штрафные (финансовые) санкции к плательщикам налога на прибыль предприятий за нарушение порядка исчисления, правильности заполнения налоговых деклараций по налогу на прибыль предприятий и полноты его уплаты не применяются | подразд. 10 разд. XX НКУ | не применяются |
| 4 | За превышение срока использования выданной под отчет наличности | 25 % от суммы, выданной под отчет | |
| 5 | За проведение расчета с подотчетным лицом без наличия подтверждающих документов под АО | 100 % от выданной под отчет суммы | |
| 6 | К физлицу-подотчетнику за излишне израсходованные денежные средства ( п. 170.9 НКУ) с применением «натурального» коэффициента ( п. 164.5 НКУ) | 18 % от излишне израсходованной суммы (рассчитанной с применением коэффициента) | |
Вот такой неслабый перечень штрафов за выгоревший чек. И это без учета админштрафов и пени.
