Создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация, является неотъемлемой частью деятельности любого предприятия. Конкретный состав управленческих документов определяется функциями того или иного субъекта хозяйствования. О том, какой бывает управленческая документация и по каким признакам ее классифицируют, поведает этот раздел спецвыпуска.
Для начала давайте вспомним, что такое документирование. В общих чертах — это процесс, который включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. При этом система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований к созданию документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве.
Единство правил документирования управленческих действий обеспечивает унифицированная система документации
Унифицированная система документации — это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на их составление и обработку.
Государственный классификатор управленческой документации ДК 010-98 определяет унифицированные системы:
— организационно-распорядительной документации;
— первично-учетной документации;
— банковской документации;
— финансовой документации;
— отчетно-статистической документации;
— плановой документации;
— ресурсной документации;
— торговой документации;
— внешнеторговой документации;
— ценовой документации;
— документации по труду, социальным вопросам и защите населения;
— документации по бытовому обслуживанию населения;
— бухгалтерско-учетной документации;
— документации по Пенсионному фонду;
— словарно-справочной документации.
Как видите, деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации. Безусловно, по роду своей деятельности бухгалтер чаще всего сталкивается с первично-учетными, бухгалтерско-учетными и отчетно-статистическими документами. Их типовые формы, как правило, утверждены нормативно-правовыми актами.
Но не бухучетом единым... Также довольно часто вы, наверняка, имеете дело с организационно-распорядительной документацией. О составлении этих документов мы в основном и будем говорить в следующих разделах спецвыпуска.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на:
— организационную, которая содержит правила, нормы, определяющие статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав предприятия, а также функциональное содержание деятельности предприятия и его подразделений. Это устав предприятия, положение о его структурных подразделениях, должностные инструкции, штатные расписания, договоры и т. п.;
— распорядительную, которая фиксирует решения нормативно-правового или организационно-распорядительного характера по основным вопросам деятельности предприятия, административно-хозяйственным или кадровым (личного состава) вопросам. К распорядительной документации относят постановления, решения, приказы, распоряжения;
— информационно-аналитическую, содержащую информацию, на основании которой принимают определенные управленческие решения. Это акты, справки, докладные записки, заявления, пояснительные записки, протоколы, служебные письма и т. п.
Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно по:
1) видам деятельности;
2) происхождению;
3) месту составления;
4) наименованию;
5) степени сложности;
6) срокам исполнения;
7) срокам хранения;
8) степени подлинности;
9) технике создания;
10) способу фиксации информации и т. п.
В зависимости от происхождения документы бывают:
— служебные — документы, которые создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности;
— личные — документы, которые удостоверяют личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также могут содержать биографические и/или другие сведения о нем;
— документы личного происхождения — документы, составленные физическими лицами вне служебной деятельности или находящиеся в их частном собрании.
По месту составления документы подразделяют на:
— внутренние — составляемые на конкретном предприятии и используемые внутри него;
— внешние — поступившие на предприятие (входящие) или направляемые предприятием другим юридическим либо физическим лицам (исходящие).
По наименованию различают несколько десятков видов и разновидностей документов. Среди видов документов можно выделить, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.). Известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.
По степени сложности документы бывают:
— простые — содержат информацию по одному вопросу;
— сложные — содержат информацию по нескольким вопросам.
По срокам исполнения выделяют документы:
— срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим нормативно-правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;
— несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.
По срокам хранения бывают документы:
— постоянного хранения;
— временного хранения — документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить. Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.
По степени подлинности различают:
— черновик (предварительная редакция документа);
— подлинник — экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;
— копия — документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков. В свою очередь, копия может быть:
а) незаверенная — копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу;
б) заверенная — копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала.
Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. Выписка — это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.
В случае утери владельцем подлинного документа соответствующим органом или предприятием может быть выдан дубликат
Он представляет собой повторно оформленный служебный документ для пользования вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.
По технике создания документы бывают рукописные и печатные.
По способу фиксации информации различают:
— письменный документ — текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;
— графический документ — изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;
— аудиовизуальный документ — документ, содержание которого представлено в виде изображения и/или записи звука, для фиксирования и/или воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;
— видеодокумент — документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;
— кинодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;
— фотодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;
— фонодокумент — документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи;
— электронный документ — документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.
А теперь расскажем об основных требованиях к порядку оформления и составления документов, создаваемых на предприятиях.
выводы
- Для сокращения объема документов, а также снижения затрат на их составление и обработку используют унифицированные системы документации.
- Наиболее общей и многочисленной является система организационно-распорядительной документации.
- Все многообразие документов классифицируют по различным признакам.
