Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения, принятые на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов*. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь либо специально назначенное лицо.
* Эта группа протоколов не включает специфические протоколы судебно-следственных органов, дипломатической службы, а также протоколы, составляемые официальными лицами для удостоверения какого-либо факта, например протокол санитарного инспектора.
Этот документ составляют на основании записей (или стенограммы), сделанных непосредственно во время заседания.
Протоколы оформляют на общих бланках или на чистых листах бумаги формата А4. Реквизиты протокола следующие:
— наименование вышестоящей организации;
— наименование организации;
— наименование структурного подразделения (при необходимости);
— название вида документа (протокол);
— дата заседания;
— номер документа;
— место заседания;
— гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);
— заголовок к тексту;
— текст;
— подписи.
Имейте в виду:
датой протокола является дата заседания, а не дата окончательного оформления и подписания протокола
Если заседание длится несколько дней, указывают дату начала и через тире — дату окончания заседания, например 01 — 03.12.2016.
Протоколы, как правило, имеют порядковую нумерацию с начала календарного года, которая одновременно означает и количество проведенных заседаний. Вместе с тем индекс протокола может состоять из порядкового номера в пределах календарного года и через косую черту — порядкового номера с момента избрания этого органа.
В реквизите «Место заседания» указывают город (село, поселок), в котором состоялось заседание, а не юридический адрес юрлица.
В заголовке протокола приводят вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например: Протокол заседания экспертной комиссии.
В тексте протокола выделяют две части — вводную и основную.
Вводная часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке.
Вначале указывают фамилию и инициалы председателя и секретаря.
Далее в алфавитном порядке (без указания должности) приводят фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа, а затем — фамилии и инициалы приглашенных с указанием их должностей.
На крупных расширенных заседаниях и собраниях присутствующих указывают только количественно, а пофамильный список прилагают к протоколу.
Например:
Присутствовали: 35 человек (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. В ней указывают вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии и инициалы докладчиков, а также, в случае необходимости, их должности.
Вопросы в повестке дня должны располагаться так, чтобы первыми были наиболее важные и сложные.
Слова «Повестка дня» печатают от границы левого поля (без отступа). После них ставят двоеточие. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской цифрой и помещают с новой строки с абзацного отступа. Формулировки вопросов начинают с предлога «о» или «об».
Например:
В повестке дня не должно быть вопроса, сформулированного словом «разное».
Каждый рассматриваемый вопрос должен быть конкретизирован
Если на рассмотрение вынесено много вопросов, повестку дня можно не вносить в текст протокола, а оформить ее в виде приложения. Тогда в протоколе делают отсылочную запись: «Повестка дня заседания прилагается».
Основная часть протокола отражает работу коллегиального органа. В ней записывают все выступления. Строится эта часть по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Разделы нумеруют арабскими цифрами. При этом заметьте: номер раздела должен соответствовать номеру вопроса повестки дня.
Каждый раздел строится по традиционной схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишут прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставят двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст, и это позволяет быстро найти нужный вопрос.
Раздел начинают словом «СЛУШАЛИ». Его пишут от левого поля без отступа рядом с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. В следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже. После фамилии ставят тире и с прописной буквы излагают основное содержание доклада (сообщения). Текст излагают от третьего лица единственного числа, например: «Указала на необходимость предоставления...».
Если текст или тезисы докладов или выступлений прилагаются отдельно, то после фамилии с инициалами делают запись: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».
Практически таким же образом оформляют раздел «ВЫСТУПИЛИ». Однако с определенными отличиями, а именно:
— слово «ВЫСТУПИЛИ» пишут от левого поля без нумерации;
— фамилии выступающих в этом разделе указывают в именительном падеже. Если выступающих несколько, то фамилию и инициалы каждого из них пишут с абзаца. Далее ставят тире и с прописной буквы приводят суть выступления.
Текст излагают от третьего лица единственного числа. При этом каждую мысль выступающего целесообразно начинать с абзаца.
По каждому вопросу повестки дня принимают решения. При этом сначала приводят слово «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ» (без отступа от левого поля). Далее с абзаца фиксируют само решение. Если в постановлении (решении) содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Раздел «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают через 2 — 3 межстрочных интервала после предыдущего текста.
Постановляющая часть протоколов, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и в какой срок.
Принятые решения записывают, начиная чаще всего словами: «утвердить (тот или иной доклад)», «одобрить (те или иные меры)», «информацию принять к сведению», «утвердить проект в принятой редакции (или с учетом внесенных изменений и поправок)».
Особое мнение по поводу принятого решения участник заседания за своей подписью может изложить на отдельном листе, который прилагается к материалам протокола. О наличии особого мнения в протоколе делают отметку после записи соответствующего решения.
При необходимости в протоколе указывают результаты голосования по тем или иным вопросам, которые стали основанием для принятия решения. Результаты голосования, например по каждой кандидатуре, записывают таким образом: «За Борисенко А. Ю. подано 22 голоса, против — 1, воздержались — 3».
В случае когда принимается решение об утверждении документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагают к протоколу и в нем делают ссылку на номер и дату протокола. При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, их нумеруют арабскими цифрами (приложение 1, приложение 2). В соответствующих пунктах протокола делают ссылку на эти приложения. При этом реквизит «Отметка о наличии приложений» в конце текста протокола не приводят.
Протокол подписывают председатель и секретарь.
Текст протокола должен быть кратким, точным, ясным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопросов
Наиболее важные заседания на крупных предприятиях стенографируют. После расшифровки стенограмму прилагают к протоколу.
В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают краткими и полными. В кратком протоколе указывают только повестку дня, фамилию докладчика, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса, о мнениях, высказанных в прениях. Его можно вести в том случае, когда заседание стенографируется или ведется фонозапись, а также когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. В любом случае стенограмма и фонограмма не исключают протокола. Краткими протоколами оформляют также оперативные совещания. Во всех остальных случаях составляют полный протокол.
Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводят до исполнителей в виде:
— постановлений и решений;
— выписки из протокола;
— приказов — на предприятиях, действующих на принципе единоначалия.
Все документы, связанные с подготовкой заседания (прежде всего это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов и тезисов докладов, проектов предполагаемых решений), обязательно подшивают к протоколу.
Приведем образец протокола на с. 61.
Бывают случаи, когда необходимо сделать выписку из протокола. Как указывалось ранее, выписка — это заверенная копия части текста служебного документа. В выписках делают дословную запись содержания выписываемых разделов, пунктов, абзацев.
Выписка оформляется на соответствующем бланке либо на чистом листе формата А4 или А5 (в зависимости от объема информации).
Из соответствующего протокола без каких-либо изменений, дополнений или сокращений в выписку переносят следующие реквизиты:
— наименование организации (07);
— наименование структурного подразделения (08) — если протокол составлен в результате проведения производственного совещания или заседания отдельного структурного подразделения;
— дату документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— место составления или издания документа (14);
— заголовок к тексту документа (19).
Вместо слова «ПРОТОКОЛ» пишут «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА».
Приведем образец выписки из протокола.
При оформлении выписки вводную часть протокола приводят почти полностью. Только в повестке дня указывают исключительно тот пункт или пункты, по которым делается выписка. При этом нумерацию пунктов сохраняют.
Затем из основной части дословно выписывают текст нужного раздела (разделов). Как правило, выписку делают по одному вопросу повестки дня, указывая пункты «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» (пункт «ВЫСТУПИЛИ» обычно опускается).
Далее проставляют реквизит «Подпись» с фамилиями председателя и секретаря. Однако лично эти лица выписку из протокола не подписывают.
Обязательным реквизитом выписки из протокола является отметка о заверении копии (27). О ее оформлении см. на с. 19.
В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписки заверяют печатью (при ее наличии).
выводы
- Ход заседаний (совещаний, собраний, конференций) коллегиальных органов фиксируют в протоколах.
- Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.
- На крупных расширенных заседаниях и собраниях присутствующих указывают только количественно, а пофамильный список прилагают к протоколу.
- Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводят до исполнителей в виде постановлений, решений, приказов или в виде выписки из протокола.
- Все документы, связанные с подготовкой заседания, обязательно подшивают к протоколу.
