6.1. Справки
Справка — это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты и события.
Справки бывают двух видов:
— справка-подтверждение удостоверяет юридический факт и выдается гражданам и учреждениям (чаще личного характера). Эти справки требуют заверения печатью при ее наличии;
— справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Их составляют по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.
Также справки можно подразделить на внутренние и внешние.
Внешние справки предоставляют другим предприятиям, учреждениям, организациям, физическим лицам или контролирующим органам.
Справка, направляемая за пределы предприятия, содержит следующие реквизиты:
— наименование организации (07);
— название вида документа (10);
— дату документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— ссылку на регистрационный индекс и дату запроса (13);
— место составления документа (14);
— адресат (16);
— заголовок к тексту документа (19);
— текст (21);
— подпись (23).
На внешних справках служебного характера рекомендуется также оформлять реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» (28).
Такую справку составляют на общем бланке предприятия либо на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Если справка оформлена на чистом листе, то в левом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляют оттиск штампа с наименованием предприятия, справочными данными и кодом ЕГРПОУ. Также в штампе должно быть предусмотрено место для проставления даты и регистрационного индекса документа. Эти данные в оттиск штампа вписывают вручную.
Внешнюю справку, как правило, подписывает руководитель предприятия. Если справка касается финансовых вопросов, ее также подписывает главный бухгалтер.
Внутреннюю справку структурные подразделения или должностные лица направляют руководству предприятия либо в другие подразделения. Ее оформляют на общем бланке предприятия, бланке структурного подразделения или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.
Текст такой справки, как правило, посвящен одному вопросу. Если необходимо осветить несколько не связанных между собой вопросов, рекомендуется по каждому из них составлять отдельную справку.
При оформлении справок учитывайте следующие правила:
1. Дату и регистрационный индекс проставляют в день подписания справки.
2. Внешние и внутренние справки регистрируют отдельно. Регистрационный индекс внешним справкам дают согласно журналу (картотеке, базе данных) регистрации исходящих документов.
3. Реквизит «Место составления документа» не приводят в справках, составленных на бланках, которые содержат реквизит «Справочные данные об организации», или в случае проставления штампа предприятия.
4. Текст справки может состоять из двух частей — вступительной и констатирующей или только из констатирующей части. При этом констатирующая часть может состоять из нескольких пунктов и содержать таблицы.
Приведем пример внутренней справки.
Справку личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляют на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе.
Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера. Так, в ней может отсутствовать заголовок к тексту. Подписи в такой справке необходимо заверять печатью (при ее наличии). Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывают наименование организации, в которую предоставляется справка. Текст такой справки обычно начинают с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения. Например: «Клунько Иван Иванович является старшим преподавателем...».
В связи с тем, что тексты справок личного характера, как правило, типовые, можно применять трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, заполняя в них лишь отдельные реквизиты.
При этом имейте в виду, что для назначения различных видов пособий и субсидий форма справки может быть определена законодательством.
Приведем пример справки личного характера.
6.2. Служебные записки
К информационно-справочной документации относятся и различные служебные записки.
Заметьте: служебные записки — это обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описывают определенные факты или события, а также вносят предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.
При составлении служебной записки указывают точное название документа — докладная, пояснительная или аналитическая записка. Что они собой представляют?
Докладная записка — это документ, адресованный руководителю предприятия (структурного подразделения) или другой инстанции и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными.
Докладную записку могут составлять как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Ее цель — информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагают факты, имевшие место, или сложившуюся ситуацию, во второй — выводы, предложения или просьбу.
В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть:
— внутренними — направляют руководителю предприятия или структурного подразделения, которому подчиняется работник — автор этой записки;
— внешними — адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы — министерство, ведомство и т. п. — или местные органы власти).
Внутреннюю докладную записку составляют на чистом листе бумаги или на бланке соответствующего структурного подразделения. Ее подписывает непосредственно автор или руководитель структурного подразделения.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке предприятия формата А4 или А5 (в зависимости от объема информации). Ее подписывает руководитель юрлица.
Докладная записка содержит следующие реквизиты:
— наименование организации (07);
— наименование структурного подразделения (08);
— название вида документа (10);
— дату документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— адресат (16);
— заголовок к тексту (19);
— текст документа (21);
— подпись (23).
Внешняя докладная записка может также иметь реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» (28).
Дату и регистрационный индекс проставляют в день подписания документа. При этом внутренние и внешние докладные записки регистрируют отдельно. Регистрационный индекс внешним запискам дают согласно журналу (картотеке, базе данных) регистрации исходящих документов.
Докладная записка может иметь приложения. Об этом делают соответствующую отметку.
Приведем пример составления внутренней докладной записки на с. 67.
Теперь поговорим о пояснительных записках. Это документ, поясняющий содержание отдельных положений другого документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства.
Как и докладные записки, пояснительные записки могут быть внутренними и внешними.
Внутренние адресуют руководителю предприятия или его заместителю. Их, как правило, оформляют на бланках структурных подразделений. Если внутреннюю пояснительную записку составляет работник на имя руководителя структурного подразделения, ее оформляют на чистых листах бумаги формата А4 или А5 (в зависимости от объема информации). Подписывает такую записку ее автор — руководитель или работник соответствующего структурного подразделения.
Внешние пояснительные записки адресуют руководителям вышестоящих организаций (или их заместителям). Такие записки оформляют на общих бланках предприятия формата А4. Подписывает внешние пояснительные записки руководитель предприятия.
По содержанию пояснительные записки можно разделить также на две группы.
К первой группе относят записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно их составляют к проекту или отчету (например, «Пояснительная записка к годовому отчету за 2016 год»).
Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением трудовой дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.
Пояснительные записки имеют те же реквизиты, что и докладные записки (см. выше).
При их оформлении учитывайте следующие правила:
1. Датой пояснительной записки является дата ее подписания, а не дата события, которое произошло.
2. Внутренние и внешние пояснительные записки регистрируют отдельно. Регистрационный индекс внешним запискам дают согласно журналу (картотеке, базе данных) регистрации исходящих документов.
3. При составлении внутренней пояснительной записки от имени работника на имя руководителя предприятия (его заместителя) или структурного подразделения ниже реквизита «Адресат» работник указывает сведения о себе: должность, фамилию, имя и отчество (в родительном падеже).
4. Заголовок к тексту внутренней пояснительной записки, составленной работником структурного подразделения в произвольной форме, указывать не обязательно.
5. Если к пояснительной записке прилагают какие-либо документы, об этом делают соответствующую отметку.
6. Во внешней пояснительной записке может быть оформлен реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» (28).
Пример составления пояснительной записки см. на с. 68.
Аналитические записки — письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе работника и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.
Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.
6.3. Акты
Акт — документ, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий некие установленные факты и события. Его оформляют в присутствии свидетелей или на основании обследования.
Как правило, акты составляют комиссии, назначенные приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие — ревизионные, экспертные, инвентаризационные и др. В определенных случаях акт может быть составлен с привлечением представителей сторонних предприятий.
Акты могут иметь различное назначение, а именно:
— служить первично-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт на списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек, акт принятия выполненных подрядных работ и др.);
— являться организационно-распорядительными документами (например, акт ликвидации предприятия);
— составляться в зависимости от характера событий: при смене руководства или материально ответственного лица, при несчастном случае, аварии и др.
Составлению акта обычно предшествуют изучение членами комиссии сути вопроса, действующих нормативных документов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов.
В акте отражают только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт
Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт подают на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно завизировали все члены комиссии и заинтересованные лица.
Вне зависимости от вида все акты составляют по единой схеме. Но имейте в виду: для многих актируемых ситуаций существуют законодательно утвержденные унифицированные формы. Например, нормативными документами утверждены формы актов инвентаризации, актов составляемых архивными подразделениями предприятий при проверке наличия и состояния дел, при изъятии дел для уничтожения и др.
Если форма акта не утверждена, его могут оформлять на бланке структурного подразделения, на специальном бланке для актов или на чистых листах формата А4. При этом может применяться как угловое, так и продольное расположение реквизитов. Если акт подлежит утверждению, целесообразно использовать угловой бланк.
Акт содержит следующие реквизиты:
— наименование организации (07);
— название вида документа (10);
— дату документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— место составления или издания документа (14);
— гриф утверждения (17);
— заголовок к тексту документа (19);
— текст документа (21);
— отметку о наличии приложений (22);
— подписи (23).
Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события
Если комиссия работала несколько дней, в акте указывают последний день работы.
Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Его формулируют с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом «Акт». Например: «О проверке...», «О списании...», «Об уничтожении...» или «приема-передачи».
Текст акта может состоять из трех частей: вводной, констатирующей и заключительной.
Во вводной части указывают название, номер и дату распорядительного документа, на основании которого актируется событие, а также должности, фамилии и инициалы (в именительном падеже) лиц, участвующих в составлении акта. Кроме того, в акте могут быть указаны присутствующие лица.
Вводная часть начинается со слова «Основание», которое печатают ниже заголовка на 2 — 3 интервала без отступа от левого поля. После слова «Основание» ставят двоеточие и указывают название соответствующего организационно-распорядительного документа в именительном падеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дату, регистрационный номер и заголовок. Например:
Основание: приказ от 01.12.2016 № 214 «О реконструкции опытно-экспериментального участка».
С новой строки без отступа от левого поля печатают слово «Составлен» или «Составлен комиссией в составе». Далее ставят двоеточие и приводят должности, фамилии и инициалы составителей акта либо состав комиссии (при этом первым указывают председателя комиссии).
Обратите внимание: если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу руководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указывают.
Должности присутствующих (свидетелей составления акта) нужно указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть:
— лица, работа которых проверяется;
— должностные лица предприятия;
— специалисты данного предприятия или приглашенные;
— представители первичной профсоюзной организации или другой общественной организации;
— свидетели события и др.
Если в составлении акта принимают участие представители других предприятий, в название должности включают и наименование предприятия.
Фамилии членов комиссии и присутствующих указывают в алфавитном порядке. Например:
В констатирующей части приводят даты проведения мероприятия, излагают цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указывают документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируют установленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части формулируют выводы и дают рекомендации.
Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг предприятий или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.
В случае наличия приложений в акте делают соответствующую отметку после текста.
Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении, в том числе и приглашенные.
При подписании должности перед фамилиями не указывают. Например:
При наличии особого мнения у составителей акта или присутствующих его излагают ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. В последнем случае в акте рядом с подписью делают отметку: «с учетом особого мнения (прилагается)».
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт об инвентаризации утверждает руководитель предприятия. В этом случае оформляют гриф утверждения в соответствии с ДСТУ 4163 (см. с. 17).
Приведем образец формы акта на с. 71.
6.4. Служебные письма
Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения — установления служебных контактов, обмена информацией между предприятиями. Путем переписки партнеры ведут переговоры, согласуют вопросы, выясняют отношения, излагают претензии и т. п. При этом отправителями и получателями могут быть как юридические, так и физические лица.
Служебные письма следует оформлять только в том случае, когда невозможно решить вопрос в устном общении (при личной встрече или по телефону)
По функциональному признаку служебные письма делят на требующие и не требующие ответа.
Так, требуют ответа инициативные письма. К ним относят: письма-просьбы, письма-обращения, письма-запросы, письма-предложения, письма-требования.
Среди писем, которые ответа не требуют, можно назвать: письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-отказы, а также сопроводительные и гарантийные письма.
Перечислять все виды служебных писем мы не будем, однако самые распространенные рассмотрим в табл. 6.1.
Таблица 6.1. Виды писем
| № п/п | Вид письма | Комментарий |
| 1 | Письмо-просьба | В тексте этого письма приводят мотивированную просьбу. Его текст рекомендуется начинать со слов: «Обращаемся с просьбой», «Просим направить нам» и т. п. Это инициативные письма, которые требуют ответа |
| 2 | Письмо-ответ | Ответные письма направляют автору инициативного письма. По своему содержанию они зависят от инициативных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить запрашиваемые сведения или характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Ответ должен быть изложен в конкретной форме — все ли просьбы могут быть выполнены и в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументированным. На таких письмах исполнитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. В письмах-ответах обязательно приводят сведения об исполнителе |
| 3 | Сопроводительное письмо | Это документ, который информирует адресата об отправке ему документов, прилагаемых к письму. Такое письмо составляют в случае, когда необходимо пояснить или дополнить прилагаемые документы: указать срок исполнения, пояснить причину задержки, пояснить сложные моменты и т. п. Начинают письма этой разновидности словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем». Далее указывают заголовок и реквизиты (дату и номер) высылаемого документа. Причем текст такого письма может состоять всего из одного предложения. Отметка о наличии приложения является обязательным реквизитом сопроводительного письма |
| 4 | Гарантийное письмо | Документ, который подтверждает выполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.). Текст такого письма содержит слово «гарантируем». Как правило, его подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер. Подписи удостоверяют печатью (при ее наличии) |
| 5 | Информационные письма | Информируют адресата об определенных фактах или мероприятиях. Существует большое количество разновидностей информационных писем: рекламные письма, письма-уведомления, письма-приглашения, письма-оповещения, письма-напоминания, письма-подтверждения |
| 5.1 | Письмо-напоминание | Такой документ содержит указания на приближение или окончание срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем» |
| 5.2 | Письмо-приглашение | Такие письма направляют адресату с предложением принять участие в проводимых мероприятиях. Их могут адресовать как конкретным лицам, так и учреждениям. В этих документах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки его проведения и условия участия в нем |
| 5.3 | Письмо-уведомление | Такое письмо по своему стилю приближено к письму-приглашению. Оно составляется для конкретного адресата и, как правило, является ответом на запрос. Начинают такое письмо со слов «Уведомляем», «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения» и т. п. Далее излагают факты, которые являются целью уведомления |
| 5.4 | Письмо-подтверждение | Содержит уведомление о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли), о том, что предварительный документ остается в силе, и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словом «Подтверждаем» |
Служебные письма оформляют на специальных бланках, которые так и называются — бланк письма предприятия. Он может быть угловым (см. рис. 2.3 на с. 23) или продольным (см. рис. 2.4 на с. 24) в зависимости от размещения реквизитов.
Бланк письма содержит следующие реквизиты:
— изображение Государственного герба Украины (для государственных предприятий) (01);
— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);
— изображение наград (03);
— код организации (04);
— наименование вышестоящей организации (06);
— наименование организации (07);
— наименование структурного подразделения (08);
— справочные данные об организации (09).
Кроме того, на бланке письма рекомендуется размещать ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» (13). Иногда ставят также ограничительные отметки для реквизитов «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).
Как правило, бланки печатают типографским способом. ДСТУ 4163 разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.
Письма, направляемые зарубежным адресатам, целесообразно оформлять на двуязычных бланках
При этом, кроме украинского, используют язык страны-адресата или один из языков международного общения.
Также письма можно оформлять на общем бланке предприятия с обязательным воссозданием реквизита «Справочные данные об организации» (09) или на чистом листе бумаги. В последнем случае вверху слева ставят оттиск углового штампа отправителя.
В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 либо А5.
Обратите внимание: служебное письмо — единственный документ, на котором не ставят реквизит «Название вида документа (10)», т. е. слово «Письмо».
Реквизиты служебного письма:
— дата документа (11);
— регистрационный индекс документа (12);
— ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (13);
— гриф ограничения доступа к документу (15) (при необходимости);
— адресат (16);
— резолюция (18);
— заголовок к тексту документа (19);
— отметка о контроле (20);
— текст документа (21);
— отметка о наличии приложений (22) (при необходимости);
— подпись (23);
— визы документа (25) (оформляют на экземпляре письма, остающемся у отправителя);
— оттиск печати (26) (при необходимости);
— фамилия исполнителя и номер его телефона (28);
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29) (проставляют от руки после исполнения документа);
— отметка о наличии документа в электронной форме (30);
— отметка о поступлении документа в организацию (31) (проставляет адресат в день поступления документа).
Остановимся на особенностях оформления некоторых реквизитов.
Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) имеется только на бланке для писем.
В письмах-ответах этот реквизит проставляют обязательно в специально отведенном для этого месте
Ссылочную дату и номер составитель ответа переписывает из инициативного письма цифровым способом. Это имеет следующий вид: «На № 04-15/110 от 20.12.2016». Такая запись позволяет при получении письма-ответа быстро найти копию письма-запроса. Этот реквизит не следует повторять в тексте. Фраза: «На Ваш № ____ от ______ сообщаем следующее...» — является лишней.
Адресатом может быть другое предприятие, структурное подразделение или отдельное физическое лицо. Если письмо направляют нескольким адресатам, их можно указывать обобщенно.
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О согласовании цен на продукцию».
Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Изложение текста письма должно быть лаконичным, логически последовательным и корректным. Не менее важным для текста письма является соответствие литературным нормам.
Целесообразно, чтобы письмо было посвящено одному вопросу. Это значительно упростит и ускорит все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.
В служебной переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «уведомляем», «направляем», «напоминаем» и т. п.), так как должностное лицо, которое подписывает письмо, выступает от имени предприятия. Также возможно изложение текста от третьего лица единственного числа («институт информирует», «управление считает целесообразным»). Текст от первого лица единственного числа («прошу», «уведомляю», «направляю», «напоминаю» и т. п.) приводят только в случаях, когда письмо оформляют на бланке должностного лица или когда письмо содержит персональное обращение к адресату.
Содержание служебного письма состоит из таких логических элементов: вступление, доказательства, выводы и заключения. Какие из перечисленных элементов необходимы в каждом конкретном случае, составитель письма определяет сам.
Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Также во вступительной части при необходимости приводят ссылки на нормативные или инструктивные документы. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа. Например: «В соответствии с решением наблюдательного совета правление ЧАО «Монолит» информирует заинтересованные предприятия о...» или «С целью выполнения распоряжения...».
В доказательной части излагают историю вопроса, приводят факты, цифровые данные, ссылки на нормативные акты, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.
Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагают суть вопроса, основную цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др. Например: «Учитывая изложенное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию».
В письме могут быть выражены и такие аспекты, как ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству. Например: «Думаем, что этот проект Вас заинтересует» или «Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и взаимовыгодным».
В заключительной части письма перед реквизитом «Подпись» могут присутствовать слова «С уважением».
Если к письму прилагают документы, необходимо оформить реквизит «Отметка о наличии приложений» (22).
Служебное письмо визирует работник, который создал документ, руководитель структурного подразделения, в котором он создан, в случае необходимости — руководители заинтересованных структурных подразделений, а также заместитель руководителя предприятия согласно функциональным обязанностям (если письмо подписывает руководитель предприятия).
Унификация процесса оформления писем позволяет:
— организовать централизованное изготовление бланков для писем;
— сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
— ускорить обработку корреспонденции;
— облегчить визуальный поиск нужной информации;
— применить оргтехнику.
Пример сопроводительного письма вы можете увидеть на с. 76.
выводы
- Существует две разновидности справок: справка-подтверждение удостоверяет юридический факт, а справка информационного характера содержит описание событий и фактов.
- При составлении служебной записки указывают точное название документа — докладная, пояснительная или аналитическая записка.
- Как правило, акты составляют комиссии, назначенные приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа.
- В письмах-ответах должны быть обязательно проставлены регистрационный индекс и дата входящего письма в специально отведенном для этого месте.
