8.1. Документооборот: коротко о главном
Организационные моменты
Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия.
Мы остановимся на первой составляющей — документообороте.
Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов.
Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:
— прохождение документов на предприятии наиболее коротким путем;
— сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы (например, во время согласования);
— одноразовость операций по обработке документов, исключение дублирования во время работы с ними;
— централизацию, осуществление однотипных операций с документами в одном месте;
— рациональное размещение на предприятии структурных подразделений и рабочих мест.
Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.
Исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации процессов делопроизводства, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников является годовой объем документооборота.
Как его определить
Прежде всего напомним, что различают три основных потока документации:
— документы, поступающие из других организаций (входящие);
— документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
— документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками этого предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота.
Подсчет количества документов осуществляют по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов в местах их регистрации. Размноженные экземпляры, обработанные службой делопроизводства, подсчитывают отдельно на основе принятой на предприятии системы учета документов.
Итоговые данные об объеме документооборота анализирует и обобщает служба делопроизводства. Полученные результаты отражают в специальном документе — отчете об объеме документооборота (см. приложение 3 к Правилам № 1000/5). После анализа и обобщения данные об объеме документооборота передают руководителю предприятия в установленном им порядке.
График документооборота
Движение документов с момента их создания до передачи на хранение регламентирует график документооборота. Какой-то унифицированной формы такого графика не существует. Каждое предприятие разрабатывает его с учетом особенностей своей деятельности. При этом нужно предусмотреть оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый документ, а также минимальный срок его нахождения в подразделении.
При составлении графика документооборота прежде всего необходимо определить:
— перечень документов, которые предприятие создает или получает от других предприятий (учреждений, организаций);
— список ответственных лиц, которые допускаются к составлению определенных документов, их обработке, контролю за правильностью и своевременностью их оформления;
— схемы взаимодействия между подразделениями предприятия (исполнителями);
— порядок следования каждой формы документа от одного исполнителя (или подразделения) к другому;
— сроки составления и обработки документов с учетом сроков подачи информации конечному потребителю.
Конкретным исполнителям вручают выписку из графика документооборота.
В такой выписке перечисляют только документы, относящиеся к сфере функциональных обязанностей исполнителя
Кроме того, в ней указывают подразделения, в которые эти документы должны быть переданы после создания, проверки или обработки, а также сроки их передачи.
В целом по предприятию график документооборота составляют на основании соответствующих графиков его подразделений.
График документооборота оформляют в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. На практике его часто составляют в табличной форме. Приведем пример графика документооборота на рис. 8.1 (см. с. 89).
Заметьте: поскольку правила документооборота предприятие утверждает самостоятельно, решение о необходимости составления графика документооборота относится к компетенции конкретного предприятия.
8.2. Порядок обращения с документами
Порядок обращения с документами зависит от того, поступили они извне или созданы самим предприятием.
Например, технологический процесс обработки и движения поступивших документов состоит из следующих этапов:
— прием и первичная обработка документов;
— предварительное рассмотрение;
— регистрация документов;
— передача документов для рассмотрения соответствующими должностными лицами;
— рассмотрение документа и направление исполнителю;
— исполнение документов.
В свою очередь, исходящую документацию после ее создания и подписания (утверждения) необходимо обработать, зарегистрировать и отправить адресату.
Давайте подробнее рассмотрим этапы документооборота на предприятии. Начнем с приема входящих документов.
Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение
Прием и первичная обработка документов проходят централизованно в службе делопроизводства (экспедиции). Также документы может принимать специально выделенный работник канцелярии или секретарь. Если документы поступили в нерабочее время, их принимает дежурный работник предприятия (при наличии), который, не раскрывая корреспонденцию, передает ее в службу делопроизводства на следующий рабочий день под подпись. Другие работники предприятия принимать корреспонденцию не должны.
Факт поступления документа на предприятие обязательно фиксируют путем проставления на входящих документах отметки о его поступлении. Такую отметку проставляют от руки, при помощи штампа (см. с. 20) или автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Этот реквизит содержит сокращенное наименование предприятия, регистрационный индекс и дату (при необходимости — часы и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации указанную информацию наносят при помощи штрих-кода.
На невскрываемых письмах отметку о поступлении проставляют на конверте
При получении документов прежде всего проверяют правильность их доставки. Ошибочно получили чужую корреспонденцию? Тогда следует вернуть ее отправителю без рассмотрения.
Если доставка по правильному адресу, корреспонденцию вскрывают (кроме писем с пометкой «Лично»). После вскрытия конверта проверяют наличие и целостность вложения, т. е. наличие всех страниц документа и всех приложений.
Предположим, в ходе проверки выявлено отсутствие приложений, указанных в документе, или отдельных листов либо обнаружены ошибки в оформлении документа, которые делают невозможным его исполнение (отсутствует подпись, гриф утверждения и т. п.). Тогда документ не регистрируют. Отправителю направляют письменный запрос или сообщают ему о сложившейся ситуации по телефону. При этом на документе делают соответствующую отметку с указанием даты запроса (разговора по телефону), должности и фамилии лица, которому сделан запрос, а также подписи лица, осуществившего запрос, и ее расшифровки.
В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта или упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляют акт в двух экземплярах. Один акт направляют отправителю, второй — хранят в службе делопроизводства.
Если адрес отправителя, дату отправки и получения документа можно определить только по конверту, его сохраняют и прилагают к документам, которые были в нем присланы
Кроме того, конверт нужно сохранить, если установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, или отсутствуют отдельные документы.
Также сохраняют и прилагают к документам адресные ярлыки заказных конвертов и пакетов.
Все документы, поступившие на предприятие, проходят обязательное предварительное рассмотрение. Его осуществляет служба делопроизводства в день поступления документов либо на следующий рабочий день (в случае поступления документов после окончания рабочего дня, в выходные или праздничные дни). Поручения вышестоящих организаций, телеграммы и телефонограммы рассматривают немедленно.
Целью предварительного рассмотрения является:
— выделение документов, которые требуют обязательного рассмотрения руководителем предприятия, его заместителями или структурными подразделениями;
— отбор документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, а также таких, которые передаются для регистрации структурным подразделениям.
Лицо, которому поручено предварительное рассмотрение, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по назначению: руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от затронутых в документах вопросов. Это же лицо определяет необходимость регистрации документов.
Во время предварительного рассмотрения учитывают полномочия должностных лиц, предусмотренные в учредительных документах предприятия, положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем предприятия и его заместителями, должностных инструкциях. Также ориентируются на классификатор вопросов деятельности предприятия, номенклатуру дел, схемы прохождения документов.
Руководителю предприятия и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя предприятия, распределяют по структурным подразделениям. На документе указывают подразделение или фамилию специалиста. Такая пометка имеет силу резолюции руководителя.
Регистрация документов
Служебный документ, полученный либо созданный предприятием (в том числе для внутреннего пользования), считается внесенным в документационный фонд с момента регистрации.
Регистрация документа — это фиксирование факта создания, отправки или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса и внесения в учетные формы кратких сведений о служебном документе.
Регистрацию документов осуществляют с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативного использования имеющейся в документах информации.
Служба делопроизводства, как правило, осуществляет регистрацию документов централизованно. Вместе с тем
документы, касающиеся направлений деятельности структурных подразделений предприятия, можно регистрировать в таких структурных подразделениях
Место регистрации отдельных групп документов (приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу), договоров, отчетов, прейскурантов и пр.) определяют в инструкции по делопроизводству предприятия.
Примерный перечень документов, которые не регистрирует служба делопроизводства, приведен в приложении 4 к Правилам № 1000/5 (ср. ). Так, не подлежат регистрации в службе делопроизводства:
1) графики, наряды, заявки, разнарядки;
2) сводки и информация, направленные к сведению;
3) учебные планы, программы (копии);
4) рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. д.;
5) прейскуранты (копии);
6) нормы расхода материалов;
7) поздравительные письма и приглашения;
8) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
9) научные отчеты по темам;
10) месячные, квартальные, полугодовые отчеты;
11) формы статистической отчетности;
12) договоры.
При этом документы, перечисленные в пунктах 1, 3, 8 — 12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях предприятия (бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации).
При регистрации документов необходимо соблюдать определеные требования:
1. Документы регистрируют независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2. Регистрация осуществляется по документопотокам (входящие, исходящие, внутренние).
3. Документы регистрируют только один раз:
— входящие — в день поступления или не позже следующего рабочего дня (если документ поступил в нерабочее время);
— создаваемые — в день подписания или утверждения.
4. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляют.
5. Документы регистрируют по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов.
6. Отдельно регистрируют:
— акты органов государственной власти, поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденцию Верховной Рады Украины, поступившие на предприятие;
— распорядительные документы по основным вопросам деятельности предприятия;
— распорядительные документы по административно-хозяйственным вопросам;
— распорядительные документы по кадровым вопросам (личному составу) — в соответствии с их видами и сроками хранения;
— решения коллегиальных органов;
— акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности;
— бухгалтерские документы;
— заявки на материально-техническую поставку;
— служебные письма;
— обращения граждан;
— запросы на получение публичной информации;
— факсограммы;
— документы, передаваемые электронной почтой в сканированной форме без электронной цифровой подписи.
Во время регистрации документу присваивают условное обозначение — регистрационный индекс.
Регистрационный индекс документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера в пределах группы регистрируемых документов. Порядковый номер можно дополнять индексами по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, рассматривающих и подписывающих документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ, и т. п.
Регистрационный индекс распорядительных документов и некоторых внутренних документов (акты, протоколы, договоры и др.) состоит из порядкового номера в пределах года.
С целью разграничения групп документов к регистрационному индексу можно добавлять отметку, состоящую из букв, например: 358/04-16 ДСП, где ДСП применяют для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования». Кроме того, как мы уже говорили ранее (см. с. 79), добавлять буквенный индекс можно к порядковому номеру разных по содержанию приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу).
Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка (угловой или продольный) и вида документа.
Сам процесс регистрации состоит в снятии с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных. Из документов, как правило, выписывают следующие сведения:
— название вида документа;
— дату получения;
— входящий номер (индекс);
— дату документа;
— индекс документа;
— автора;
— заголовок;
— резолюцию (исполнителя, содержание поручения, автора резолюции, дату);
— срок исполнения;
— исполнителя;
— отметку об исполнении (краткую запись решения вопроса, дату фактического исполнения, индекс документа-ответа);
— номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Формы регистрации документов могут быть трех видов:
— журнальная — документы регистрируют в специальных журналах (см. приложения 5 — 7 к Правилам № 1000/5). Такую форму регистрации целесообразно использовать только на предприятиях с объемом документооборота до 600 документов в год;
— карточная — предусматривает заполнение регистрационно-контрольных карточек (см. приложение 8 к Правилам № 1000/5), из которых формируют справочные и контрольные картотеки. Обязательные реквизиты регистрационно-контрольных карточек перечислены в приложении 9 к Правилам № 1000/5. Предприятие может их дополнять;
— автоматизированная — документы регистрируют с использованием специальных компьютерных программ.
Исполнение документов
Зарегистрированные документы передают на рассмотрение руководству предприятия в день их поступления или на следующий рабочий день (если они поступили в нерабочее время). Срочные и важные документы (в частности, телеграммы, телефонограммы, акты органов государственной власти и пр.) передают на рассмотрение немедленно.
Руководитель проставляет резолюцию, в которой указывает исполнителя, содержание поручения, срок исполнения (см. с. 13).
Далее документы возвращают в службу делопроизводства, которая, в свою очередь, передает их на исполнение.
Обратите внимание: если исполнителей несколько, документ может быть передан им одновременно в виде копий с передачей оригинала главному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Факт передачи документов исполнителям фиксируют путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме с указанием информации об исполнителях, которым передан оригинал документа и его копии.
За исполнение документа отвечают лица, указанные в распорядительном документе и резолюции, а также работники, которым непосредственно поручено исполнение
Главный исполнитель организовывает работу соисполнителей, в частности определяет сроки подачи ими предложений, порядок подготовки и согласования проекта документа. Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременную подачу главному исполнителю предложений.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, подачу для подписания (утверждения) руководителю предприятия (структурного подразделения), а также в случае необходимости — подготовку для пересылки адресату.
Если работник, ответственный за исполнение документа, уходит в отпуск, направляется в командировку либо увольняется, он по согласованию со своим непосредственным руководителем обязан передать все неисполненные документы другому работнику.
В случае, когда необходимо передать документ из одного структурного подразделения в другое, это делают через службу делопроизводства, которая проставляет соответствующие отметки в регистрационных формах.
При этом учтите: документы, исполнение которых находится на контроле, передают в другие структурные подразделения или другим исполнителям только с уведомлением об этом службы контроля.
Контроль исполнения
С целью обеспечения своевременного и надлежащего исполнения документов осуществляют контроль такого исполнения.
Контроль исполнения документов включает:
— взятие документов на контроль;
— определение форм и методов контроля;
— проверку хода своевременного доведения документов до исполнителей;
— контроль за состоянием исполнения;
— снятие документов с контроля;
— направление исполненного документа в дело;
— учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов;
— информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
Взятие документа на контроль осуществляют на основании резолюции руководителя предприятия или его заместителей.
Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу делопроизводства или службу контроля — специальное подразделение либо должностное лицо, ответственное за осуществление контроля. В структурных подразделениях такой контроль осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.
Типовые сроки исполнения документов регламентируют нормативно-правовые акты. А вот индивидуальные сроки исполнения устанавливают в распорядительном документе или резолюции руководителя предприятия (структурного подразделения). Их исчисляют в календарных днях. При этом отсчет сроков исполнения внутренних документов начинают с даты подписания (регистрации), а входящих — с даты их поступления (регистрации).
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, последним днем такого срока является первый рабочий день после нерабочего дня
В случае неуказания в документе сроков его исполнения его необходимо исполнить не позднее чем за 30 календарных дней с момента его регистрации.
При необходимости срок исполнения документа может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя. Такую просьбу рекомендуется подавать не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а что касается документа без указания срока — до окончания 30-дневного срока с даты его регистрации. Срок исполнения документа может быть изменен только по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае отсутствия этого лица — замещающего должностного лица.
Контроль исполнения документа осуществляют с помощью регистрационно-контрольной карточки или автоматизированной информационной системы (базы данных).
Контроль за ходом исполнения осуществляют на всех этапах прохождения документа до окончания срока его исполнения в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству предприятия.
После исполнения документ снимают с контроля. При этом имейте в виду: документы считаются исполненными и снимаются с контроля после исполнения заданий, запросов, сообщения о результатах заинтересованным предприятиям и лицам или после другого подтверждения исполнения.
Помните: снять документ с контроля может только руководитель предприятия, его заместители, установившие контрольный срок в резолюции, либо по их поручению служба делопроизводства (служба контроля).
Исполненные документы подают на подпись руководству не менее чем за один день до окончания срока их исполнения
Такая заблаговременная подача нужна для того, чтобы осталось определенное время на доработку документов по решению руководства. Конкретные сроки подачи документов, находящихся на контроле, на подпись руководству устанавливают в инструкции по делопроизводству предприятия.
Информацию о результатах исполнения взятых на контроль документов обобщают по состоянию на 1-е число каждого месяца и подают руководству предприятия в виде сводок об исполнении документов по установленной на предприятии форме.
Обработка и отправка исходящих документов
Исходящие документы обрабатывают и отправляют адресату централизованно в день их получения от структурных подразделений — исполнителей или не позднее следующего рабочего дня.
Во время приемки от исполнителей исходящих документов необходимо проверить:
— правильность оформления документа (состав и размещение на нем всех реквизитов);
— наличие и правильность указания адреса;
— наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;
— наличие виз на копии документа, которая остается в деле предприятия;
— наличие на документе отметки о приложениях;
— наличие и полноту приложений;
— соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Перед отправлением (передачей) адресату документы должны быть зарегистрированы на предприятии
При регистрации в учетных формах фиксируют номер исходящего документа, дату регистрации, заголовок документа и номер дела, в котором будет храниться его копия.
Документы, направляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладывают в один конверт (упаковку). При этом на конверте указывают адрес и при необходимости проставляют регистрационные индексы всех документов, которые в нем находятся.
Досылку или замену разосланного ранее документа осуществляют по указанию должностного лица, подписавшего документ, или руководителя службы делопроизводства.
Теперь вы имеете представление об организации «бумажного» документооборота. Далее поговорим об особенностях документооборота электронного.
выводы
- Различают три основных потока документации: входящие документы, исходящие и внутренние.
- Движение документов с момента их создания до передачи на хранение регламентирует график документооборота.
- Факт поступления документа на предприятие обязательно фиксируют путем проставления на входящих документах соответствующей отметки.
- Служебный документ, полученный либо созданный предприятием, считается внесенным в документационный фонд с момента регистрации.
- За исполнение документа отвечают лица, указанные в распорядительном документе или резолюции руководства, а также работники, которым непосредственно поручено исполнение.
