В загранкомандировку с КПК: о чем следует помнить

Что такое КПК и как расходовать «карточные» средства?

Для начала напомним: КПК — электронное платежное средство, которое дает возможность его держателю осуществлять операции по счету субъекта хозяйствования. То есть

денежные средства, которые можно использовать с применением КПК, находятся на счете субъекта хозяйствования

Это значит, что сам факт перечисления денег на карточный счет еще не говорит о том, что они выданы под отчет держателю КПК. Такие средства становятся подотчетными только в момент их списания со счета субъекта хозяйствования. То есть после того, как держатель КПК воспользовался средствами, перечисленными на карточный счет.

Причем учтите: при заграничных расчетах даты осуществления расчетной операции с применением КПК и даты списания средств со счета субъекта хозяйствования могут не совпадать. Ведь зачастую при снятии валютной наличности в банкомате/другой расчетной операции средства только резервируются (блокируются) на счете, а списываются они позднее. Но запомните: подотчетной является только сумма, списанная со счета субъекта хозяйствования.

Так что неиспользованный остаток на карточном счете к подотчетным суммам не имеет никакого отношения. Его сумму работник не учитывает при составлении авансового отчета. А субъект хозяйствования распоряжается таким остатком по своему усмотрению:

— он может перечислить его на текущий счет либо

— не предпринимать никаких действий — тогда остаток будет продолжать числиться на карточном счете.

Помните: средства в иностранной валюте, перечисленные на карточный счет, командированный работник может расходовать только на строго определенные цели, такие как:

— получение наличности за пределами Украины с целью оплаты командировочных расходов;

— осуществление расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанных с командировочными, представительскими расходами, а также эксплуатационными расходами на содержание и пребывание воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.

Обратите внимание:

и получать наличность, и осуществлять расчеты в безналичной форме с применением валютной КПК можно только за пределами Украины

Средства с карточного счета не могут быть использованы для:

— получения заработной платы;

— получения других выплат социального характера;

— осуществления расчетов по внешнеэкономическим договорам;

— осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за границу ( п. 8.3 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492).

Повторим еще раз: с помощью КПК нельзя рассчитываться по внешнеэкономическим договорам. То есть приобретать товары/работы/услуги за границей (кроме тех, которые непосредственно связаны с разрешенными для валютных КПК расходами — командировочными, представительскими, эксплуатационными), рассчитываясь при этом КПК командированный работник не может.

Отчет о «КПК-расходах»

Как известно, по возвращении из командировки работник должен предоставить Отчет об использовании подотчетных средств. Сроки предоставления Отчета о командировочных расходах, оплаченных с использованием КПК, установлены п.п. 170.9.3 НКУ. Так, если во время служебной командировки работник:

— получил наличные с использованием КПК — он подает отчет и возвращает не использованную им сумму снятых наличных до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки ( п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ);

— использовал КПК для проведения расчетов в безналичной форме — предоставляет отчет не позднее 10-го банковского дня после завершения командировки. А при наличии уважительных причин этот срок может быть продлен работодателем до 20 банковских дней (до выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами) ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ).

Факт расходования средств с карточного счета работник подтверждает квитанциями платежного терминала, чеками банкоматов, слипами, другими документами в бумажной форме

Хотя в случае их отсутствия для подтверждения расходования вполне достаточно и выписки банка.

Вместе с Отчетом работник также должен предоставить документы, подтверждающие факт приобретения «командировочных» товаров/услуг (кассовые, товарные чеки, расчетные квитанции, проездные документы, счета из гостиницы и пр.) ( п. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637).

Помните: документального подтверждения не требуют только суточные (расходы на питание и финансирование других личных потребностей командированного работника).

Хотя и их следует подтвердить — приказом о командировке, другими соответствующими первичными документами (например, табелем учета рабочего времени, отчетом об использовании подотчетных средств и пр.). А при командировке в «визовую» страну понадобятся еще и отметки погранслужбы в загранпаспорте. Иначе сумма суточных попадет в налогооблагаемый доход работника ( п.п. 170.9.1 НКУ).

Кроме того, напомним: «заграничные» суточные не включаются в налогооблагаемый доход работника в сумме, не превышающей 0,75 МЗП, установленной на 1 января отчетного года, за каждый день командировки ( п.п. 170.9.1 НКУ). Если же сумма суточных больше — сумму превышения придется обложить. Кстати, на наш взгляд, согласно НКУ «заграничный» предел суточных действует на все дни загранкомандировки (в том числе и на дни пребывания в Украине) (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 19, с. 26; № 84, с. 71).

«КПК-загранкомандировка» в учете

При отражении валютных операций в учете следует помнить о том, что:

1) валютные операции во время первоначального признания отражаются в валюте отчетности путем пересчета иностранной валюты по курсу НБУ, действующему на дату осуществления такой операции ( п. 5 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»);

2) монетарные статьи баланса в иностранной валюте подлежат пересчету на дату осуществления операции (в пределах суммы такой операции или по всей статье — согласно учетной политике), а также на каждую дату баланса ( п. 8 П(С)БУ 21). А немонетарные — не пересчитываются ( п. 7 П(С)БУ 21).

То есть

списанные с карточного счета валютные суммы пересчитывают по курсу НБУ на дату списания средств. А возникшую в результате такого списания задолженность в дальнейшем не пересчитывают

Обратите внимание: «подотчетная» задолженность возникает на дату списания средств с карточного счета (а не на дату осуществления операции по КПК). Поэтому и пересчитывается она по курсу НБУ на дату списания средств (а не на дату осуществления операции по КПК).

Необходимость пересчитать задолженность (рассчитать курсовые разницы) может возникнуть только в том случае, если сумма списанных со счета средств окажется больше, чем сумма подтвержденных командировочных расходов. Ведь тогда на дату утверждения отчета такая задолженность трансформируется в монетарную статью. Помните: вернуть неизрасходованные денежные средства работник должен в той валюте, в которой был выдан аванс.

Если же работник предоставляет отчет на сумму, превышающую сумму средств, снятых с КПК (т. е. в командировке он потратил собственные валютные средства), то в сумме такого превышения расходы признают по курсу НБУ на дату утверждения отчета.

Учтите: возместить потраченные за границей собственные валютные средства работника предприятие должно в гривне по курсу НБУ на день их выплаты ( п. 2.5 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200). Причем выплатить их необходимо либо наличными денежными средствами через кассу предприятия, либо в безналичной форме, перечислив на личную карточку работника. А вот КПК для этих целей использовать нельзя.

Инвалютные денежные средства, перечисленные на карточный счет, учитывают на субсчете 314 «Прочие счета в иностранной валюте». Причем для учета заблокированных на счетах денежных средств и средств, доступных для использования, можно ввести дополнительные субсчета (например, 314/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК», 314/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК»).

Подробнее обо всех «командировочных» нюансах вы можете прочитать в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 86.

Закрепим сказанное примером.

Пример. Работник направлен в командировку в Польшу на 11 дней (с 24.10.2016 г. по 03.11.2016 г.). 20.10.2016 г. на КПК перечислены денежные средства в сумме €380 (из расчета: €30/день — суточные, €50 — прочие расходы). В этот же день КПК выдали работнику.

Денежные средства в сумме €150 сняты наличными в банкомате 26.11.2016 г. Еще €100 работник снял 28.10.2016 г. 01.11.2016 г. он рассчитался КПК за билет — €129. По возвращении из командировки работник предоставил документы, подтверждающие:

— расходы на проезд — на сумму €159;

— проживание в гостинице — на сумму €550.

Отчет предоставлен 07.11.2016 г. Собственные средства, потраченные работником, возмещены 08.11.2016 г. (согласно учетной политике на дату осуществления операции курсовые разницы предприятие рассчитывает в пределах суммы этой операции).

Учет расчетов с использованием КПК в командировке

выводы

• Денежные средства, перечисленные на КПК, считаются выданными под отчет только в момент их списания с карточного счета.
• Получать наличность и осуществлять безналичные расчеты с использованием валютной КПК можно только за пределами Украины.
• Факт расходования средств с КПК работник подтверждает квитанциями платежного терминала, чеками банкоматов, слипами, другими документами в бумажной форме. Хотя при их отсутствии вполне достаточно и выписки банка.
• Списанные с карточного счета валютные суммы пересчитывают по курсу НБУ на дату списания средств. А возникшую в результате такого списания задолженность в дальнейшем не пересчитывают (исключение: с КПК списано больше средств, чем подтверждено отчетом).