Действительно, должен ли в этом случае работник (в вашем вопросе — руководитель) составлять авансовый отчет? В свое время специалисты Минтруда (см. письмо от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09) и Минфина (см. письмо от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266) советовали отчитываться в такой ситуации путем подачи Отчета об использовании подотчетных средств (авансового отчета).
В настоящее время налоговики также настаивают на том, что физическое лицо, приобретшее ТМЦ для предприятия за собственные средства, должно составлять авансовый отчет. Причем, по мнению фискалов, отчет должен быть составлен в сроки, предусмотренные пп. 170.9.2, 170.9.3 НКУ (см. консультацию из БЗ, подкатегория 109.14). По нашему же мнению, работник, потративший в интересах предприятия собственные средства, не обязан соблюдать указанные сроки. По крайней мере, никакие санкции за их нарушение ни работнику, ни предприятию-работодателю точно не грозят.
А в какой срок предприятие должно погасить задолженность, возникшую перед работником? Он законодательством не установлен. Это признают также и налоговики. В другой консультации из БЗ, подкатегория 109.14 фискалы отмечают, что вопрос возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, относится к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируется ГКУ. Налоговым законодательством указанные вопросы не регулируются и к компетенции налоговых органов не относятся.
Последний вывод сверхважен: вопросы сроков, в которые предприятие должно компенсировать работнику потраченные им средства, — это не компетенция налоговиков! Отношения, возникшие между предприятием и работником, который за свои средства приобретает ТМЦ для предприятия, имеют гражданско-правовой (а не трудовой) характер.
Поэтому в нашей ситуации налоговики не имеют никаких оснований требовать, чтобы предприятие компенсировало подотчетному физлицу понесенные им расходы в любой срок, кроме установленного по договоренности сторон. А можно ли некомпенсированные расходы считать возвратной финпомощью, полученной предприятием?
Оснований для квалификации некомпенсированных расходов физлица как возвратной финпомощи предприятию от такого физлица нет. Ведь возвратная финансовая помощь — это сумма средств, поступившая плательщику налогов в пользование по договору, не предусматривающему начисления процентов или предоставления других видов компенсаций в виде платы за пользование такими средствами, и являющаяся обязательной к возврату ( п.п. 14.1.257 НКУ). Естественно, наша ситуация под определение возвратной финпомощи не подпадает.
Тем временем в «единоналожные» доходы включаются суммы финансовой помощи, предоставленной на возвратной основе, полученной и не возвращенной в течение 12 календарных месяцев со дня ее получения ( п.п. 3 п. 292.11 НКУ). Кроме того, по общему правилу «единоналожный» доход юрлицами отражается в случае поступления денежных средств на счет или в кассу предприятия ( п.п. 1 п. 292.1 НКУ). Понятно, что в нашем случае деньги предприятию не поступают. Поэтому нет ни возвратной финансовой помощи, ни каких-либо оснований отражать «единоналожный» доход.
