При работе с наличностью все предприятия, в том числе обособленные подразделения, должны руководствоваться Положением о ведении кассовых операций..., утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637).
Торговая точка = обособленное подразделение?
Определение термина «обособленное подразделение» приведено в п. 1.2 Положения № 637. Так, обособленные подразделения — это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины.
Как видите, в «наличном» плане обособленными подразделениями признают как собственно обособленные подразделения в понимании ГКУ и ХКУ (информация о них попадает в ЕГР), так и прочие структурные подразделения предприятия*. А значит,
* Подробнее о том, что понимают под обособленными и структурными подразделениями предприятия ГКУ и ХКУ, а также в чем разница между ними, читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 99, с. 4.
все торговые точки, которые осуществляют операции с наличкой (в том числе расчеты с покупателями с использованием РРО), для целей Положения № 637 являются обособленными подразделениями
Ну а это, в свою очередь, говорит нам о том, что при проведении «налично-кассовых» операций в торговых точках нужно применять специальные нормы Положения № 637.
Быть или не быть кассовой книге в торговой точке?
По общему правилу все поступления и выдачу наличных в национальной валюте отражают в кассовой книге. При этом каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений). Об этом говорят абзацы первый и второй п. 4.2 Положения № 637.
А вот для обособленных подразделений абзацы третий и четвертый п. 4.2 Положения № 637 устанавливают свои, специальные, правила применения кассовой книги. Так, кассовую книгу:
— должны вести — обособленные подразделения предприятий, которые проводят операции по приему наличности за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением их приходными кассовыми ордерами (ПКО), а также операции по выдаче наличности (например, на выплаты, связанные с оплатой труда, на производственные (хозяйственные) нужды и т. д.) с оформлением их расходными кассовыми ордерами (РКО) и ведомостями;
— могут не вести — обособленные подразделения предприятия, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам.
То есть, вопрос наличия кассовой книги в торговой точке решают в зависимости от того, проводят ли в ней наличные расчеты с использованием ПКО, РКО и ведомостей на выплату денег
Если ПКО, РКО и ведомости в торговой точке в ходу, тогда кассовая книга должна быть обязательно. Если же перечисленные кассовые документы не составляют, то и кассовую книгу вести не обязательно (но при желании, конечно же, можно).
Получается, в торговой точке без кассовой книги нельзя, например, принимать выручку по ПКО, выплачивать заработную плату работникам или выдавать подотчетные средства по РКО и ведомостям. Зато без оформления кассовых ордеров, а значит, без кассовой книги можно продавать товары за наличку с использованием РРО, оформлять возврат покупателям наличных за ранее проданный товар (такую операцию также нужно проводить через РРО), а также самостоятельно сдавать выручку в банк.
Кассовые книги торговые точки ведут независимо от кассовой книги головного предприятия и хранят их на месте проведения наличных расчетов, т. е. в кассе торговых точек. В остальном применяются общие для всех правила оформления кассовой книги.
Вот и все нехитрые правила применения кассовых книг в торговых точках. В то же время здесь не лишним будет вспомнить консультацию налоговиков, размещенную в подкатегории 109.15 БЗ. В ней специалисты ГФСУ приходят к выводу, что кассовую книгу не ведут торговые объекты, которые не являются обособленными подразделениями в понимании Положения № 637 и не проводят операции по приему наличной выручки по кассовым ордерам.
Напомним: в самом начале мы обращали ваше внимание, что под определение «обособленное подразделение» для целей применения норм Положения № 637 подпадают все структурные подразделения предприятия, в том числе торговые точки. Это означает, что при, в общем-то, правильном выводе, к которому приходят специалисты ГФСУ в упомянутой консультации, формулировка «…торговые объекты, которые не являются обособленными подразделениями в понимании Положения № 637…» несколько некорректна. Торговые точки — те же обособленные подразделения (естественно, для целей налично-кассовых правил), поэтому, повторим, на них в полной мере распространяются все правила, которые установлены для обособленных подразделений.
Когда и куда девать наличку?
Известен факт, что наличность в нерабочее время может храниться в кассе обособленного подразделения только в пределах лимита кассы*. В свою очередь, всю наличку, превышающую лимит, торговые точки должны сдать ( п. 2.8 Положения № 637):
* Напомним: лимит кассы для своих торговых точек предприятие устанавливает самостоятельно на основании Расчета установления лимита остатка наличности в кассе (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 99, с. 40).
— в кассу головного предприятия или
— в любой банк для ее перевода и зачисления на банковские счета головного предприятия.
При отсутствии банков наличную выручку для перевода на банковские счета предприятия можно сдавать операторам почтовой связи и небанковским финансовым учреждениям, которые в установленном законодательством порядке получили лицензию на перевод средств без открытия счета.
На том, что обособленные подразделения имеют право выбора путей зачисления выручки на банковские счета (самостоятельно или через кассу головного предприятия), акцентировали внимание специалисты НБУ (см. письмо от 30.04.2013 г. № 11-117/1518/5387), а также налоговики (см. консультацию в подкатегории 109.16 БЗ).
В какие же сроки нужно «пристроить» выручку? Тут, на наш взгляд, нужно действовать так, чтобы соблюсти общие сроки сдачи наличности в банки, установленные Положением № 637. При этом порядок взаимодействия бухгалтерии предприятия и торговых точек в части определения рабочих смен, сроков сдачи наличности, а также оформления кассовых операций устанавливают внутренними документами предприятия.
Как правило, сверхлимитную наличность нужно сдавать в банк (в кассу головного предприятия) ежедневно ( п.п. «а» п. 5.1 Положения № 637)
В то же время Положение № 637 оговаривает ряд случаев, когда не является нарушением сдача наличности не «день в день».
Так, наличность не считается сверхлимитной в день ее поступления, если она была сдана в банк на следующий рабочий день или выдана под отчет ( п. 5.9 Положения № 637).
Если время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством Украины, не дает возможности обеспечить сдачу наличности в день ее поступления, в этом случае п.п. «б» п. 5.1 Положения № 637 разрешает перенести сдачу наличности на день, следующий за днем ее поступления.
Ну и наконец, если торговая точка работает в выходные и праздничные дни и не имеет возможности из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию сдать полученную за эти дни наличную выручку (наличные), то она должна быть сдана в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия ( абзац третий п. 5.1 Положения № 637).
Что же получается? В общем случае торговые точки должны сдавать сверхлимитную выручку в банк или в кассу головного предприятия (по своему выбору) непосредственно в день ее поступления. Однако, если этому мешает установленный график работы, не считается нарушением ситуация, когда наличная выручка «переночевала» в кассе торговой точки, а на следующий день была сдана в банк (в том числе через кассу головного предприятия) или, например, выдана на хознужды (см. письмо НБУ от 09.08.2010 г. № 11-110/4073-13707, консультация в подкатегории 109.15 БЗ). Правда, в последнем случае у особо ретивых налоговиков иногда возникают претензии к оформлению таких операций. В чем суть претензий?
Как оформить «заночевавшую» в торговой точке выручку?
Дело в том, что уже на протяжении многих лет налоговики последовательно продвигают достаточно фискальную позицию в отношении того, что следует понимать под своевременным оприходованием наличности.
По мнению налоговиков,
в случае применения РРО своевременным и полным оприходованием следует считать учет наличных средств в полной сумме фактических поступлений в КУРО на основании Z-отчетов с проведением этой суммы в кассовой книге
Исходя из этого утверждается, что если наличность проведена через РРО и указана в КУРО на основании фискальных отчетных чеков, но не проведена в день ее поступления по кассовой книге, имеет место несвоевременное оприходование.
Что это значит применительно к нашей ситуации?
Проще всего оформить «заночевавшую» в торговой точке выручку тем подразделениям, где есть кассовая книга. В этом случае по окончании смены выручку следует изъять из ящика РРО и оприходовать в кассе торговой точки. Причем выемку денег нужно подтвердить операцией «служебная выдача» после чего — сформировать дневной Z-отчет. Затем изъятую выручку передают в кассу торговой точки, где ее оформляют ПКО и оприходуют в кассовой книге.
В описанной ситуации будут соблюдены все требования налоговиков, поскольку наличка будет учтена как в КУРО на основании Z-отчета, так и в кассовой книге.
Несколько сложнее дело обстоит с хранением выручки в торговых точках, не имеющих кассовой книги. В таком случае, как правило, выручку хранят в ящике РРО до утра (т. е. до начала следующей смены). Поскольку в этой ситуации наличка не покидает ящик РРО, перед выполнением Z-отчета кассир не выполняет операцию «служебная выдача». В свою очередь, печать Z-отчета обнуляет фискальную память РРО, поэтому затем всю сумму выручки, которая остается «ночевать» в ящике РРО, нужно снова ввести в память РРО через операцию «служебное внесение». Такой порядок применения операций «служебная выдача» и «служебное внесение» следует из п. 6 разд. 3 Порядка регистрации и применения РРО…, утвержденного приказом Миндоходов от 28.08.2013 г. № 417. Кроме того, на такой последовательности действий кассира в случае хранения наличности на месте проведения расчетов настаивают и налоговики в своей консультации из подкатегории 109.09 БЗ.
И вот тут возникает вопрос:
нужно ли на сумму выручки, которая в фактической сумме ее поступления учтена в КУРО, дополнительно оформлять ПКО и РКО, а также вносить записи о ней в кассовую книгу?
А значит, нужно ли в торговой точке, которая не осуществляет других приходно-расходных операций с оформлением их кассовыми ордерами, по этой причине обзаводиться кассовой книгой?
На наш взгляд, ничего из этого делать не нужно. Однако налоговики в этом случае нередко расценивают отсутствие записи в кассовой книге как неоприходование наличности со всеми вытекающими отсюда «штрафными» последствиями. Ссылаются они при этом на п. 2.6 и гл. 4 Положения № 637, где говорится, что вся наличность, поступающая в кассу, должна быть своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходована. Причем оприходованием наличности в кассах предприятий, которые осуществляют наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, является учет наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.
Мы придерживаемся противоположной точки зрения и считаем, что все претензии налоговиков в данном случае абсолютно безосновательны. Дело в том, что для торговых точек, оборудованных РРО, абзацем третьим п. 2.6 Положения № 637 установлены свои правила оприходования наличности. Так, при проведении наличных расчетов с использованием РРО оприходованием считается учет наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (т. е. Z-отчетов). «Кассовая» и «РРОшная» нормы оприходования наличности работают параллельно и применяются каждая в своем случае в зависимости от способа проведения расчетов. Оприходование в кассовой книге применяется для наличности, хранящейся в кассе, а оприходование в КУРО — для наличности, находящейся на месте проведения расчетов. В случае использования РРО оприходование наличности не требует дополнительного ее учета в кассовой книге (если в последующем эти суммы не передаются в кассу).
Сдаем выручку в банк: каковы нюансы оформления?
Сразу скажем, что тут предприятие может выбирать один из двух способов инкассации выручки в банк:
— с помощью службы инкассации или
— путем самостоятельного инкассирования.
При инкассации наличности с помощью службы инкассации выемку наличных из ящика РРО отражают операцией «служебная выдача», а передачу наличных инкассатору подтверждает копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью. При этом РКО на выдачу налички из ящика РРО составлять не обязательно, а значит, и кассовую книгу в торговой точке можно не вести. Кстати, не склонны усложнять жизнь налогоплательщиков и специалисты ГФСУ. Аналогичные разъяснения на этот счет они дают в консультации из подкатегории 109.15 БЗ.
Аналогичным образом дело обстоит и в случае самостоятельного инкассирования выручки в банк. НБУ в этом случае не против инкассации без выписки РКО (см. письмо от 07.10.2010 г. № 11-113/4995-17406). А раз нет РКО — нет нужды и в кассовой книге.
В случае «самоинкассации» наличку, попавшую в банк прямо из торговой точки, зачисляют на счет предприятия в безналичном порядке и непосредственно в кассу она не поступает. А значит, на сумму выручки ПКО и РКО в кассе предприятия не оформляют (п. 4.3 Методрекомендаций относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины…, утвержденных приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210). Также движение выручки торговой точки не нужно показывать и в кассовой книге предприятия.
Обратите внимание: хоть в случае «самоинкассации» законодательство и разрешает обходиться без кассовых ордеров, оформить такую операцию каким-либо первичным документом целесообразно с точки зрения сохранности наличных средств. Дело в том, что при «самоинкассации» продавец (оператор РРО) изымает наличные средства из РРО и передает их работнику, который отвозит их в банк. В результате на руках у продавца (оператора РРО) не остается какого-либо документа, подтверждающего сам факт передачи средств, а также их сумму. Какой же выход? Если кассовая книга в подразделении есть, подтверждением передачи наличных в кассу будет квитанция к ПКО. А вот подразделения, которые не ведут кассовой книги, для обеспечения сохранности наличности могут применять ведомость инкассирования, составленную в произвольной форме, или другой аналогичный по назначению документ.
Как оформить передачу наличности в кассу предприятия?
Второй не менее распространенный способ «пристроить» сверхлимитную выручку — передать ее в кассу головного предприятия. В этом случае выручку торговой точки принимают в кассу головного предприятия с оформлением ПКО и отражением этой операции в кассовой книге головного предприятия. Факт сдачи выручки в кассу предприятия будет подтверждать квитанция к ПКО головного предприятия.
