2.1. Основные обязанности кассира
Кассир является ответственным лицом в кассе предприятия. Общие требования к работникам этой профессии предусмотрены Справочником № 336.
Так, согласно положениям этого документа кассир предприятия обязан:
— осуществлять операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия;
— обеспечивать сохранность наличных денежных средств, ценных бумаг и прочих вверенных ему ценностей;
— получать наличность в учреждениях банка;
— осуществлять записи в кассовой книге об операциях получения и выдачи наличных по каждому приходному кассовому ордеру и расходному документу в день их поступления или выдачи;
— проверять правильность заполнения и наличие всех реквизитов на приходных кассовых ордерах и расходных документах (в том числе наличие и достоверность подписи главного бухгалтера, а на расходных документах — разрешительной надписи руководителя или уполномоченных им лиц);
— проверять наличие и правильность оформления всех приложений (заявлений, накладных, расчетов, справок и т. д.), указанных в приходных и расходных кассовых ордерах;
— возвращать документы в бухгалтерию для соответствующего оформления в случае несоблюдения хотя бы одного из предъявляемых к ним требований;
— подписывать приходные кассовые ордера и расходные документы сразу после получения или выдачи по ним наличности;
— проставлять штамп или надпись «Оплачено» на прилагаемых к расходным ордерам или ведомостям документах;
— выдавать квитанции к приходному кассовому ордеру лицам, сдавшим наличные в кассу;
— проставлять штамп «Депонировано» или делать соответствующую запись в ведомости на выплату денег рядом с фамилиями лиц, которым в установленный срок не произведены выплаты, связанные с оплатой труда;
— составлять реестр депонированных сумм, указывать в ведомости на выплату денег фактически выплаченную сумму и сумму, подлежащую депонированию, сверять эти суммы с общим итогом по ведомости на выплату денег и подписывать ее;
— ежедневно в конце рабочего дня выводить остаток денежных средств в кассе предприятия и передавать в бухгалтерию отчет кассира (копию записей в кассовой книге) вместе с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под подпись лица, которое осуществляет контроль за ведением кассовых операций;
— выполнять прочие обязанности по сохранности в кассе денежных документов, ценных бумаг и т. д.
На практике перечень обязанностей кассира может значительно отличаться от предусмотренного Справочником № 336. Конкретные требования к кассиру предприятия, перечень его обязанностей и функций, а также порядок привлечения к ответственности за невыполнение возложенных на него функций устанавливают в должностной инструкции кассира. О ней мы дальше и поговорим.
2.2. Составляем должностную инструкцию кассира
Должностная инструкция кассира — это основной документ, в котором устанавливают задачи, обязанности, права и ответственность кассира предприятия в процессе осуществления им своей трудовой деятельности.
При разработке должностной инструкции кассира в обязательном порядке необходимо придерживаться общих правил составления таких документов. Перечислим их.
1. Инструкция должна быть разработана на основании Справочника № 336, которым, напомним, предусмотрены основные требования к работникам рассматриваемой профессии (см. подраздел 2.1 на с. 13).
2. Инструкция должна быть составлена в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины и не противоречить им. Должностная инструкция не может включать условия, ограничивающие права и социальные гарантии работника, предоставленные ему трудовым законодательством.
Имейте в виду: если дискриминационные условия прямо или косвенно все же будут включены в должностную инструкцию, они считаются недействительными.
В случае внесения в законодательство изменений, которые затрагивают положения инструкции, она должна быть приведена в соответствие с законодательством
3. Должностная инструкция кассира должна учитывать специфику выполняемых таким работником трудовых функций. Это значит, что она должна основываться на конкретных задачах и обязанностях, функциях и правах, ответственности работника, в том числе касающихся охраны труда, безопасного ведения работ и экологической безопасности, с необходимыми разъяснениями.
4. Инструкция должна содержать ряд обязательных реквизитов:
1) наименование предприятия;
2) название вида документа;
3) дату составления документа и его номер;
4) место составления документа;
5) заголовок должностной инструкции, в котором приводится полное наименование должности в родительном падеже в соответствии с Классификатором профессий;
6) гриф утверждения документа, включающий:
— слово «УТВЕРЖДАЮ» (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия);
— наименование должности лица, утверждающего документ;
— подпись лица, уполномоченного утверждать документ, его инициалы и фамилию;
— дату утверждения;
7) подпись лица, составившего документ;
8) визу (внутреннее согласование документа), состоящую из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, с которым согласована инструкция, и даты согласования;
9) подпись работника, подтверждающую факт его ознакомления с должностной инструкцией.
В соответствии с п. 6 Общих положений Справочника № 336 должностная инструкция, в том числе должностная инструкция кассира, состоит из таких разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования», «Взаимоотношения (связи) по должности».
Однако это вовсе не означает, что в разрабатываемой должностной инструкции обязательно должны присутствовать все указанные разделы. Так, может отсутствовать раздел «Взаимоотношения (связи) по должности», если порядок взаимодействия кассира с другими работниками предприятия отражен в положениях о структурных подразделениях (например, в Положении о бухгалтерии).
Должностную инструкцию оформляют в двух экземплярах. Один хранится в отделе кадров предприятия, а второй передается работнику. После ее утверждения руководителем предприятия
должностная инструкция доводится до сведения работника под подпись
Ниже приведем пример должностной инструкции кассира (код согласно Классификатору профессий — 4211).
2.3. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Работа кассира очень ответственная, ведь он непосредственно имеет дело с ценностями предприятия и, как мы выяснили (см. подраздел 2.1 на с. 13), обеспечивает их сохранность. Поэтому весьма логично возникает вопрос: нужно ли заключать с кассиром предприятия договор о полной индивидуальной материальной ответственности? Давайте разбираться.
Перечень случаев привлечения работников к материальной ответственности в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, учреждению, организации, приведен в ст. 134 КЗоТ. В частности, в соответствии с п. 1 этой статьи к полной материальной ответственности привлекаются работники, с которыми предприятие на основании ст. 1351 КЗоТ заключило письменный договор о взятии работником на себя полной материальной ответственности за необеспечение целостности имущества и других ценностей, переданных ему на хранение или для других целей.
В свою очередь, как предусмотрено упомянутой ст. 1351 КЗоТ, письменные договоры о полной материальной ответственности заключают с работниками, которые достигли 18 лет и занимают должности или выполняют работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Какие именно это работы и должности, устанавливает Перечень № 447.
Исходя из сказанного, договор о полной материальной ответственности заключается с работником в случае одновременного выполнения следующих условий:
1) работник достиг 18-летнего возраста;
2) исполнение работником обязанностей согласно его должности (выполнение работы по его специальности) должно быть непосредственно связано с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства доверенных ему ценностей;
3) занимаемая работником должность (выполняемая им работа) должна быть предусмотрена в Перечне № 447.
Обратите внимание: только лишь формальное наличие должности или работы в этом Перечне не дает основания для заключения договора о полной материальной ответственности, если среди трудовых функций работника отсутствуют обязанности, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства товарно-материальных ценностей предприятия. На это указывает и Минтруда в письме от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88.
Теперь вернемся к нашим кассирам. Соответствуют ли они установленным ст. 1351 КЗоТ критериям?
В общем случае трудовые функции кассира непосредственно связаны с хранением переданных ему денежных средств. Кроме того, должность кассира предусмотрена в Перечне № 447. Из этого следует, что
при приеме на работу кассира руководитель предприятия должен заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Аналогичное требование устанавливает и п. 4.7 Положения № 637.
Однако имейте в виду: кассир кассиру рознь. Так, если на работу принимают контролера-кассира, который фактически не осуществляет прием и выдачу наличных денег, другие работы по приему на хранение, обработке, хранению, отпуску материальных ценностей, то договор о полной материальной ответственности с ним заключать не нужно.
А какие будут последствия, если договор о полной индивидуальной ответственности с кассиром не заключен? Если такой договор не заключен по вине руководителя, кассир несет ограниченную материальную ответственность на общих основаниях, если нет других законных оснований для привлечения его к полной материальной ответственности. Кроме того, в незаключении договора о полной материальной ответственности с кассиром проверяющие могут усмотреть нарушение правил ведения кассовых операций (подробнее об ответственности за нарушения в сфере наличного обращения см. в разделе 11 на с. 110).
Если же работник отказывается подписать договор о полной материальной ответственности, то он может быть уволен на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ ( абзац пятый п. 19 постановления Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9).
Обратите внимание: заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности не означает, что работник за все случаи причиненного им работодателю ущерба несет полную ответственность.
Полная ответственность ограничена лишь условиями заключенного договора
Что касается возмещения ущерба, выходящего за его рамки, то привлечение работника к материальной ответственности зависит от характера причиненного ущерба. Например, кассир согласно заключенному договору о полной материальной ответственности несет полную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денег, бланков строгого учета и др.). В то же время если из-за небрежности кассира сломался кассовый аппарат, калькулятор и др., то привлечь его можно только к ограниченной материальной ответственности согласно ст. 132 КЗоТ. Размер возмещаемого ущерба в таком случае будет ограничен средним заработком кассира.
Форма Типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности утверждена постановлением № 447/24. Несмотря на то что этот документ был разработан еще в 70-х годах, он остается действующим и в настоящее время*.
* Законодательное основание для этого дает постановление Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-XII.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составляют в двух экземплярах, один из которых находится у работодателя, а второй — у работника. При этом работодатель самостоятельно определяет место хранения договора (см. письмо Минтруда от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88).
Далее предлагаем ознакомиться с образцом договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира.
2.4. Выполнение обязанностей кассира другими лицами
Очень часто на предприятиях с небольшой численностью работников должность кассира не предусмотрена штатным расписанием. Кто же в таком случае должен выполнять его функции?
Ответ на этот вопрос можно найти в абзаце четвертом п. 4.8 Положения № 637. В соответствии с ним предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возложить в соответствии с распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника.
С таким работником заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности
В этом договоре указывают должность работника (например, бухгалтер) и наименование выполняемой им работы — обязанности кассира.
Заметьте: Положение № 637, впрочем, как и другая «кассовая нормативка», не содержит каких-либо ограничений относительно того, работнику какой должности будет поручено исполнять обязанности кассира. Следовательно, если объемы деятельности предприятия не позволяют ему иметь отдельную штатную единицу кассира, то его функции может выполнять главный бухгалтер. Аналогичное мнение по этому вопросу высказывает и НБУ в письмах от 26.09.2005 г. № 11-113/3262-9602 и от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645.
Более того, функции кассира может выполнять и непосредственно руководитель предприятия. Однако для этого должно быть соблюдено одно условие: кроме директора, в штате предприятия не должно быть других работников, на которых можно возложить обязанности кассира (см. письмо НБУ от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645). Не возражают против выполнения обязанностей кассира руководителем предприятия и налоговики. Это подтверждает консультация, размещенная в категории 109.15 БЗ*. В таком случае при оформлении кассовых документов руководитель подписывает их отдельно как кассир и как руководитель предприятия.
* База знаний, размещенная на официальном сайте ГФСУ: http://zir.sfs.gov.ua.
Итак, кто может выполнять функции кассира при отсутствии на предприятии такой штатной единицы, мы выяснили. Теперь поговорим о случае, когда кассир на предприятии есть, но временно отсутствует по уважительной причине (отпуск, временная нетрудоспособность и пр.). Вопрос передачи функций кассира на период его временного отсутствия урегулирован Положением № 637.
Так, согласно абзацу второму п. 4.8 этого Положения на предприятиях, которые имеют одного кассира, в случае необходимости его временной замены, выполнение обязанностей кассира письменным приказом руководителя возлагается на другого работника. При этом необходимо:
— на время выполнения таким работником обязанностей кассира заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности (пример договора см. на с. 20);
— провести инвентаризацию кассы (подробнее см. на с. 103).
В иных случаях, кроме временного отсутствия кассира по уважительным причинам, передоверять выполнение порученной кассиру работы другим лицам запрещено
В случае отсутствия кассира (например, в связи с болезнью и т. д.) ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия.
О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт, который подписывают указанные лица.
Приведем пример составления такого акта ниже.
выводы
Должностные обязанности кассира, его права и ответственность устанавливаются должностной инструкцией.
При приеме на работу кассира руководитель предприятия должен заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возложить в соответствии с распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника предприятия.
На предприятиях, которые имеют одного кассира, в случае необходимости его временной замены выполнение обязанностей кассира письменным приказом руководителя возлагается на другого работника.
