Правила наличного обращения здесь не нарушены. Поясним подробнее.
Действительно, наличные средства выдаются под отчет при условии, что лицо, их получающее, отчиталось в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы ( абзац четвертый п. 2.11 Положения № 637*). А за несоблюдение этого требования предусмотрено наказание в виде штрафа в размере 25 % неправомерно выданных под отчет сумм ( абзац пятый п. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95) .
Но в рассматриваемой ситуации говорить о несоблюдении требований Положения № 637 не приходится. Ведь денежные средства на обе командировки выдавались одновременно, и в момент выдачи денежных средств на вторую командировку задолженности по первой у работника еще не было.
Допустим, деньги выданы работнику не единовременно. Будут ли в таком случае нарушены указанные правила?
На наш взгляд, нарушений в этом случае тоже не будет. Ведь выдача наличных средств запрещена, если работник нарушил установленный законодательством порядок предоставления отчета за ранее полученные под отчет суммы. Если же на момент повторной выдачи такой порядок не нарушен, никаких ограничений нет. Из этого следует вывод:
поскольку на момент выдачи наличных на вторую командировку срок предоставления отчета по ранее полученным средствам, установленный п.п. 170.9.2 НКУ, еще не наступил, факт такой выдачи не является нарушением правил наличного обращения
Эту ситуацию можно сравнить с выплатой аванса на одну командировку частями. То, что осуществление таких «частичных» выплат не является нарушением, в свое время подтвердил даже Нацбанк (см. письмо НБУ от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658). Аргументы те же: срок предоставления отчета по ранее полученным средствам на дату повторной выплаты еще не наступил.
А что если выплата на вторую командировку осуществлена предприятием после возвращения из первой, но до предоставления отчета по израсходованным в ней средствам? Так можно?
Мы считаем, что вполне. Ведь в момент осуществления выплаты на вторую командировку срок предоставления отчета за первую еще не истек. Значит, никаких нарушений тут тоже не усматривается. Хотя имейте в виду, что у налоговиков на сей счет может быть противоположное мнение. ☹
И еще учтите: отправляясь во вторую командировку, не отчитавшись за первую, работник рискует нарушить сроки предоставления отчета, установленные НКУ. Поэтому, если длительность второй командировки превышает такие сроки, отчитаться работнику все же следует до отбытия во вторую командировку. Иначе всю сумму расходов, понесенных в первой командировке, нужно будет обложить НДФЛ и военным сбором ( п.п. 170.9.1, п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). А вот предприятию в этом случае грозит штраф за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности в размере 25 % ее суммы.
А если в правилах трудового распорядка предусмотрена возможность не выходить на работу в день отбытия в командировку и прибытия из нее? Тогда в рассматриваемой ситуации между первой и второй командировками работник на предприятии вообще не появится. Можно ли в таком случае продлить срок предоставления отчета по первой командировке до окончания второй?
Формальных причин для этого нет. Поэтому в данном случае, во избежание штрафоопасных ситуаций, лучше вторую командировку оформить как продолжение первой. Тогда срок предоставления отчета за такую продленную командировку начнет свой отсчет только после ее завершения.
