Темы статей
Выбрать темы

Особенности компенсации «загранкомандировочных» расходов

редактор Вороная Наталья, налоговые эксперты Свириденко Алла, Чернышова Наталья
Особенности командирования работников за границу хозрасчетные предприятия прописывают в том же внутреннем локальном акте, что и правила внутриукраинских командировок, например, в Положении о служебных командировках (см. с. 3). При составлении «заграничного» раздела этого документа руководствуйтесь НКУ, КЗоТ и другими актами трудового законодательства. Отдельные нюансы можно «подсмотреть» в Инструкции № 59. Что же касается «бюджетников», то для них и в этом случае главные документы — все тот же КЗоТ, Инструкция № 59 и постановление № 98.

Еще один исключительно важный момент:

общие правила, касающиеся командировок по Украине, по большей части применимы и в случае направления в командировку за границу

Поэтому, командируя работника за рубеж, не забудьте предварительно ознакомиться с предыдущими разделами этого спецвыпуска. Ну а здесь остановимся на основных отличиях, которые есть по части документального оформления и компенсации расходов, понесенных в загранкомандировке.

4.1. Оформляем документы на загранкомандировку

Как вы помните, направление работника в командировку по Украине оформляют приказом. Составить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку понадобится и при служебной поездке работника за границу. О правилах составления этого документа см. на с. 22.

Но это еще не все. Пункт 1 разд. III Инструкции № 59 дополнительно к приказу рекомендует оформлять еще два документа:

1) техническое задание на командировку. В нем определяют цель командировки, задание и ожидаемые результаты командировки, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом). Техническое задание в произвольной форме составляет, как правило, начальник отдела, в котором работает командируемый работник;

2) смету расходов на командировку. Она представляет собой перечень расходов работника, которые будут им понесены в командировке, с указанием их предполагаемой суммы.

Обратите внимание! И задание на командировку, и смета расходов на сегодняшний день обязательны только для бюджетников. Что касается «обычных» предприятий, то для них оформление этих документов — дело абсолютно добровольное. В то же время оба документа могут сослужить добрую службу предприятию при обосновании компенсации работнику тех или иных расходов на командировку. Кроме того, смета пригодится при определении суммы аванса, который должен быть выплачен командируемому работнику, а также при получении в банке иностранной валюты для выдачи такого аванса.

Приведем пример составления задания на командировку и сметы расходов.

img 1

img 2

* Размер суточных, установленный в Положении о служебных командировках, действующем на предприятии (условно).

И, конечно же, перед началом командировки нужно не забыть оформить все необходимые документы для въезда работника в страну командирования, в частности, заграничный паспорт, разрешение на въезд (визу), медицинскую страховку и т. д.

4.2. Выдаем аванс на загранкомандировку

Следующий ваш шаг при направлении работника в загранкомандировку — выдача ему аванса.

Аванс на загранкомандировку выдают в национальной валюте государства, куда командируют работника, либо в свободно конвертируемой валюте

Также, на наш взгляд, не запрещено выдать командировочный аванс частично в гривнях, частично в иностранной валюте. Особенно удобно так поступать в том случае, если при направлении работника в командировку за границу руководитель предполагает, что часть расходов будет понесена на территории Украины (например, оплата проезда, проживания на территории Украины и т. д.). Не возражает против выдачи части командировочного аванса в гривне и Минфин (см. письмо от 04.06.2007 г. № 31-26030-12/23-3982/4279). Единственное, рекомендуем «гривневую» сумму аванса обосновать при составлении сметы расходов на командировку.

Аванс командированному работнику можно выдать наличными денежными средствами либо перечислить в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек*.

* О порядке использования банковских платежных карточек в случае направления работников в командировку читайте на с. 91.

Естественно возникает вопрос: где брать валюту?

Для обеспечения работника «наличным» авансом в иностранной валюте предприятию необходимо либо получить соответствующую сумму в учреждении банка (при наличии денежных средств на валютном счете), либо специально через уполномоченный банк приобрести валюту на межбанковском валютном рынке (если средств на валютном счете недостаточно).

А вот покупать наличную валюту для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте категорически запрещено, поскольку это является нарушением установленного НБУ порядка и условий торговли валютными ценностями на межбанковском валютном рынке Украины.

Дело в том, что согласно требованиям п. 1 ст. 6 Декрета № 15-93 торговлю иностранной валютой на территории Украины резиденты и нерезиденты — юридические лица должны осуществлять только через уполномоченные банки и другие финансовые учреждения, получившие лицензию НБУ на торговлю иностранной валютой, исключительно на межбанковском валютном рынке Украины. Игнорирование этой нормы для предприятий чревато финансовыми санкциями. По мнению НБУ (см. письмо от 16.08.2004 г. № 46-009/285-8297), предприятию-нарушителю грозит штраф** в сумме, эквивалентной сумме (стоимости) операции, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день ее осуществления, на основании п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93.

** Впрочем, на наш взгляд, вероятность применения этого штрафа весьма мала (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 20, с. 36).

Если у предприятия есть валютный счет и на нем достаточная сумма иностранной валюты, то для выдачи аванса на командировку предприятию нужно только получить соответствующую сумму в учреждении банка.

Что необходимо для того, чтобы получить командировочные с инвалютного счета предприятия

Порядок использования юридическими лицами наличной иностранной валюты с собственных текущих счетов регулируют Правила № 200.

Пункт 2.1 этого документа дает «добро» резидентам — юридическим лицам на использование наличной иностранной валюты с текущих счетов, в частности, для обеспечения расходов на командирование работников за границу.

Выдачу наличной иностранной валюты с текущего счета юридического лица уполномоченный банк осуществляет на основании таких документов ( п. 2.2 Правил № 200):

1) заявления на выдачу наличности;

2) доверенности полномочному представителю на получение иностранной валюты в кассе уполномоченного банка;

3) письма-расчета, которое содержит такие данные:

— фамилию, имя и отчество (при наличии) лиц, выезжающих за границу;

— расчет расходов.

Расчет расходов составляют в произвольной форме. Он должен содержать информацию о суточных, расходах на наем жилого помещения (оплату гостиниц), транспортных и других расходах за рубежом, подлежащих возмещению согласно действующему законодательству. Как видите, расчет расходов, по сути, является сметой расходов на командировку. Поэтому если вы воспользовались нашими рекомендациями и смету расходов составляете перед каждой загранкомандировкой, тогда оформить письмо-расчет для банка не составит никакого труда.

Кроме того, наличную иностранную валюту с текущего счета юридического лица можно использовать для приобретения дорожных чеков на сумму, соответствующую расходам на командировку и представительским расходам. Покупают дорожные чеки на основании заявления на выдачу дорожных чеков, оформленного в произвольной форме, а также перечисленных выше документов ( п. 2.3 Правил № 200).

После получения валюты с текущего счета ее необходимо оприходовать в кассе предприятия.

При выдаче работнику аванса в иностранной валюте учитывайте ограничение, установленное п. 2.4 Правил № 200. В соответствии с ним одному работнику может быть выдана иностранная валюта наличностью и/или дорожные чеки на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты (дорожных чеков), установленных нормативно-правовыми актами НБУ, которые регулируют перемещение иностранной валюты (дорожных чеков) через таможенную границу Украины.

Нормы вывоза физическими лицами наличной иностранной валюты за пределы Украины установлены гл. 2 Инструкции № 148 и составляют:

— сумму, не превышающую эквивалент 10000 евро, без письменного декларирования таможенному органу;

— сумму, превышающую эквивалент 10000 евро, при условии письменного декларирования таможенному органу в полном объеме. При этом необходимо иметь документы, которые подтверждают снятие наличных со счетов банков (финансовых учреждений), исключительно на ту сумму, которая превышает в эквиваленте 10000 евро. Срок действия таких документов составляет 30 календарных дней со дня их выдачи.

Юридическое лицо вывозит наличность за пределы Украины через полномочного представителя без ограничения суммы на условиях письменного декларирования соответствующему таможенному органу в полном объеме. При этом полномочный представитель декларирует наличные, которые вывозит по поручению юридического лица, и собственные средства отдельно с использованием двух экземпляров таможенной декларации.

Иногда бывает так, что предприятие получило в банке иностранную валюту на командировку и уже выдало аванс, однако поездка по какой-либо причине не состоялась. В таком случае работник должен вернуть аванс в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения об отмене командировки в той валюте, в которой был получен аванс ( п. 18 разд. ІІІ Инструкции № 59).

И будьте внимательны!

Инвалютную наличность, полученную с текущего счета в иностранной валюте, предприятие должно использовать исключительно на те цели, на которые она была получена

Такое требование установлено п. 8.14 Правил № 200.

Всю неиспользованную в командировке инвалютную наличность (в том числе по причине отмены командировки) предприятие должно сдать в банк в течение 5 банковских дней с момента оприходования валюты в кассе предприятия ( п. 8.4 Правил № 200). Использовать эту валюту на другие цели запрещено.

4.3. «Загранкомандировочные» суточные

Определяем однодневный размер загрансуточных

Как вы помните, чуть раньше (см. с. 49) мы с вами пришли к выводу, что хозрасчетные предприятия устанавливают размер загрансуточных по собственному усмотрению во внутренних документах, например в Положении о служебных командировках. При определении их конкретной величины руководителю нужно помнить два важных момента:

1. Размер суточных для работников «обычных» предприятий не должен быть меньше, чем величина суточных, которая установлена постановлением № 98 для бюджетников.

2. Для оптимизации налогообложения желательно утвердить такую сумму суточных расходов, которая не превысит предельные необлагаемые нормы, установленные п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Напомним: этой нормой Кодекса предусмотрено, что в налогооблагаемый доход не включают загрансуточные в размере не более 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года в расчете за каждый календарный день командировки (не более 1033,50 грн. в день).

Если же вы все-таки решились выплачивать суточные в сумме, которая превышает 1033,50 грн. в день, тогда сумму превышения придется включить в налогооблагаемый доход работника и удержать с нее НДФЛ и ВС*.

* О налогообложении сверхнормативных суточных см. на с. 50.

При этом предельный размер суточных расходов работодатель-небюджетник может установить в единой сумме, независимо от того:

— включается ли стоимость питания в счета на оплату проживания в гостинице или в проездные документы;

— обеспечивает ли принимающая сторона в соответствии с условиями приглашения командированного работника бесплатным питанием;

— в какую страну командирован работник.

Однако можно поступить и по-другому: предусмотреть уменьшение суточных с учетом всех перечисленных факторов, аналогично нормам суточных расходов для бюджетников, которые определены Инструкцией № 59 и постановлением № 98.

Рассчитываем общую сумму загрансуточных

Известно, что аванс на загранкомандировку выдают в национальной валюте страны командирования или в свободно конвертируемой валюте. Хорошо, если нормы загрансуточных предприятием установлены в той валюте, в которой выдают аванс. Тогда расчет их общей суммы сводится к тому, чтобы умножить норму суточных на количество дней пребывания в командировке.

Если же валюты разные, тогда для выполнения этого требования приходится предварительно пересчитывать предельные размеры суточных расходов в валюту аванса.

Итак, в зависимости от валюты аванса используют такие способы расчета суммы суточных, подлежащей выплате в составе аванса:

1. Если нормы суточных для загранкомандировок установлены в гривнях, то работодателю следует:

— узнать официально установленный НБУ курс гривни к требуемой валюте на дату выплаты аванса;

— норму суточных в гривнях разделить на курс и умножить на количество дней пребывания в командировке.

2. Если нормы суточных установлены в одной валюте (например, в долларах США аналогично приложению 1 к постановлению № 98 у бюджетников), а аванс необходимо выдать в другой валюте, то расчет суточных осуществляют так:

— на дату выплаты аванса определяют кросс-курс валют как отношение установленного на эту дату курса гривни к валюте, в которой установлен размер суточных (например, к доллару США), к курсу гривни к валюте, в которой будет выдаваться аванс (например, к евро);

— норму суточных расходов умножают на предварительно рассчитанный кросс-курс и на количество дней пребывания в командировке.

Для наглядности расчет суточных для каждого из описанных вариантов покажем на примере.

Пример 4.1. Работник предприятия направлен в командировку в США сроком на 5 дней. Приказом руководителя по предприятию установлена выплата загрансуточных в размере $40. Аванс выдают в долларах США.

Сумму суточных, подлежащую выплате в составе аванса, рассчитывают так:

$40 х 5 дн. = $200.

Пример 4.2. Работник направлен в загранкомандировку продолжительностью 7 дней. Приказом руководителя по предприятию установлена выплата загрансуточных в размере 1000,00 грн. в день.

Аванс выдают в долларах США. Официально установленный НБУ курс гривни к доллару США на день выдачи аванса составляет 25,00 грн./$**.

** Здесь и далее курс условный.

Сумму суточных, подлежащую выплате в составе аванса, определяют так:

1000,00 грн. : 25,00 грн./$ х 7 дн. = $280.

Пример 4.3. Работник предприятия направлен в командировку во Францию сроком на 5 дней. Аванс выдают в валюте страны пребывания (евро). Приказом руководителя по предприятию установлена выплата загрансуточных в размере $40.

Официально установленный НБУ курс гривни к доллару США на дату выдачи аванса составляет 25,20 грн./$.

Официально установленный НБУ курс гривни к евро на день выдачи аванса составляет 28,00 грн./€.

Определяем кросс-курс евро к доллару:

25,20 грн./$ : 28,00 грн./€ = 0,9 €/$.

Сумма загрансуточных, подлежащая выплате в составе аванса, составит:

$40 х 0,9 €/$ х 5 дн. = €180.

И еще один важный момент, от которого существенно зависит правильность расчета суммы суточных, подлежащей выплате работнику при предоставлении аванса на командировку.

Дело в том, что направляясь в загранкомандировку или возвращаясь из нее, работник некоторое время может находиться на территории Украины. Поэтому, если даты пересечения границы отличаются от дат выбытия в командировку и прибытия из нее, возникает вопрос:

с какого дня командировки выплачивать суточные по заграничным нормам

К сожалению, ответить на него не так просто, как кажется на первый взгляд.

Сложность ситуации в том, что п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ устанавливает загрансуточные в размере 0,75 размера минимальной заработной платы без привязки к дате пересечения границы командированным лицом. Более того, предельные нормы суточных установлены на каждый день командировки, а не на каждый день пребывания в Украине или за границей. В свою очередь, принимать в расчет время нахождения на территории Украины при выплате суточных по загранкомандировке требует не обязательная для нас Инструкция № 59.

Отсюда напрашивается вывод: законодательство не требует от «обычных» предприятий обязательно разбивать продолжительность загранкомандировки на время пребывания в Украине и время нахождения за границей, а норматив загрансуточных в размере 1033,50 грн. распространяется на все дни загранкомандировки. А раз так, то хозрасчетное предприятие по большому счету может самостоятельно выбирать, какие именно суточные (украинские или заграничные) платить за время пребывания в Украине при загранкомандировке. Главное, не забудьте свое решение зафиксировать в Положении о служебных командировках.

Так-то оно так, но нужно признать, что налоговикам вряд ли понравится подобная «щедрость» работодателей. Скорее всего, в целях обложения НДФЛ и ВС контролеры потребуют руководствоваться известным подходом, закрепленным в Инструкции № 59. Суть его в том, что суточные возмещают командированным работникам:

— по нормам, установленным для командировки по Украине, — за время проезда по территории Украины;

— по нормам, установленным для командировок за границу, — за время проезда и пребывания на территории другой страны.

Вот и получается: хоть НКУ и не требует выплачивать разные суточные «до» границы и «после», не делать этого могут только смелые налогоплательщики, которые готовы отстаивать свою правоту в суде. А вот тем, кому спорить неохота, придется руководствоваться правилами Инструкции и выплачивать загрансуточные исключительно за время фактического пребывания за границей, а проезд по территории Украины оплачивать по украинским нормам.

Ну и поскольку в этом случае от требований Инструкции № 59 нам, похоже, не уйти, давайте посмотрим, что говорит этот документ о том, как в том или ином случае определить фактическое время пребывания за границей.

Итак, количество дней командировки для выплаты суточных рассчитывают с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитывают как два дня ( п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Фактическое время пребывания работника в командировке с целью расчета возмещения суточных определяют при командировании ( п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, п.п. 16.1 разд. ІІІ Инструкции № 59):

— в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — в соответствии с приказом о направлении работника в командировку и соответствующими первичными документами;

— в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — в соответствии с приказом о командировке и отметками о пересечении границы уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в заграничном паспорте или заменяющем его документе. Поэтому не забудьте предупредить работника о том, что отметку в паспорте о пересечении государственной границы поставят только после личного обращения к пограничникам с соответствующей просьбой.

Перечень стран и режимы въезда (визовый/безвизовый) в них граждан Украины приведены на официальном сайте Министерства иностранных дел (www.mfa.gov.ua).

Но это еще не все. Раздел III Инструкции № 59 устанавливает особые правила определения количества дней в командировке, которые оплачивают либо в порядке, установленном для командировок по Украине, либо в порядке, установленном для загранкомандировок (см. табл. 4.1).

Таблица 4.1. Правила оплаты суточных в загранкомандировке

№ п/п

Условие

Порядок оплаты суточных

Основание

Для командировок в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд)

1

Дата выбытия в командировку или дата возвращения из нее не совпадает с датами в отметках о пересечении государственной границы Украины в заграничном паспорте или заменяющем его документе

Суточные расходы за время проезда по территории Украины возмещают в порядке, предусмотренном для командировок по Украине

П.п. «б» п.п. 16.2 разд. III Инструкции № 59

2

Дни пересечения границы Украины (в обоих направлениях) в соответствии с отметками о пересечении государственной границы в заграничном паспорте или заменяющем его документе

Суточные расходы возмещают по нормам, установленным для командировок за границу

Для командировок в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд)

3

Командированный, находясь в дороге в такую страну или возвращаясь из нее, делает пересадку на другое транспортное средство или остановку в гостинице (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины

Возмещение командировочных расходов за период проезда по территории Украины осуществляют в порядке, предусмотренном для командировок в пределах Украины

П.п. «в» п.п. 16.2 разд. III Инструкции № 59

4

Время со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из гостиницы, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины во время следования в командировку за границу и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) во время возвращения в Украину

Суточные расходы возмещают по нормам, установленным для командировок за границу

5

День выбытия в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем указанной в п. 4 данной таблицы пересадки (остановки)

Суточные расходы за соответствующие день выбытия или прибытия возмещают по нормам, установленным для командировок за границу

П.п. «в» п.п. 16.2 разд. III Инструкции № 59

6

Пересадки (остановки) на пути в командировку за границу или из загранкомандировки к месту постоянной работы отсутствуют

Суточные расходы возмещают за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, по нормам, установленным для командировок за границу

Вот и все правила определения загрансуточных, которые установлены Инструкцией № 59. В то же время обычное предприятие вправе установить в Положении о служебных командировках более жесткие правила, чем предусмотрены этой Инструкцией. В таком случае оспаривать верховенство этого Положения налоговики вряд ли будут.

А теперь давайте потренируемся определять фактическое время пребывания за границей на примерах. При этом будем следовать требованиям, установленным Инструкцией № 59.

Пример 4.4. Работник предприятия, расположенного в г. Киеве, 10.10.2016 г. вылетел в загранкомандировку в г. Париж (Франция). Отметка в загранпаспорте о пересечении границы Украины сделана 10.10.2016 г.

Обратно работник предприятия вылетел 13.10.2016 г. (о чем свидетельствует авиабилет). Отметка о пересечении государственной границы Украины в загранпаспорте сделана 13.10.2016 г. В этот же день работник прибыл к месту постоянной работы.

Франция является страной с режимом визового въезда для граждан Украины. Фактическое время пребывания в командировке за границей определяем по отметкам уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте работника. Причем, как следует из п.п. «б» п.п. 16.2 разд. III Инструкции № 59, за дни пересечения границы Украины (в обоих направлениях) согласно отметкам в загранпаспорте суточные возмещают по нормам, установленным для командировок за границу.

Следовательно, в данном случае суточные выплачивают по нормам, установленным для командировок за границу, за все 4 дня командировки работника (10.10.2016 г. — 13.10.2016 г.).

Пример 4.5. Работник предприятия, расположенного в г. Киеве, направляется в заграничную командировку в г. Варшава (Польша) 17.10.2016 г. на автобусе, а возвращается в г. Киев самолетом 21.10.2016 г. В загранпаспорте работника имеются отметки о датах пересечения границы Украины (туда — 18.10.2016 г., обратно — 21.10.2016 г.).

Обратите внимание: дата выбытия в командировку и дата пересечения границы Украины по отметкам в загранпаспорте не совпадают. При определении размера суточных будем руководствоваться п.п. «б» п.п. 16.2 разд. III Инструкции № 59.

Польша является страной с режимом визового въезда для граждан Украины. Поэтому фактическое время пребывания в загранкомандировке в такой ситуации определяют по отметкам уполномоченного должностного лица Государственной пограничной службы Украины в загранпаспорте работника.

То есть по нормам, установленным для загранкомандировок, оплачивают 4 дня командировки работника (18.10.2016 г. — 21.10.2016 г.), а за 17.10.2016 г. суточные оплачивают по нормам для командировок по Украине.

Пример 4.6. Работник предприятия, расположенного в г. Одессе, 12.10.2016 г. направляется в заграничную командировку в г. Гродно (Беларусь), куда прибывает 13.10.2016 г. Обратно работник выезжает из г. Гродно 18.10.2016 г. и пребывает в г. Одессу 19.10.2016 г. Проезд к месту командировки и обратно осуществляется прямым поездом Одесса — Гродно.

Поскольку Беларусь является страной с безвизовым въездом для граждан Украины, в данной ситуации фактическое время пребывания в загранкомандировке определяют на основании приказа о командировке и соответствующих первичных документов. С учетом того, что при проезде к месту командировки и обратно транзитных остановок (пересадок) не было, то за все дни командировки, включая день отъезда и день приезда — 8 дней, возмещение суточных производится по нормам, предусмотренным для загранкомандировок ( п.п. «в» п.п. 16.2 разд. III Инструкции № 59).

Пример 4.7. Работник предприятия, расположенного в г. Ровно, 24.10.2016 г. выехал на автобусе в загранкомандировку в г. Минск (Беларусь). Пересадок на другой вид транспорта и остановок по пути к месту командирования не было.

Обратно работник предприятия выехал 27.10.2016 г. поездом Минск — Киев. Дата прибытия в Киев — 28.10.2016 г.

В тот же день работник на автобусе выехал из г. Киева к месту работы. В г. Ровно он вернулся 29.10.2016 г.

Поскольку Беларусь является страной с безвизовым въездом для граждан Украины, в данной ситуации фактическое время пребывания в загранкомандировке определяем на основании приказа о командировке и соответствующих первичных документов. По пути из загранкомандировки к месту работы была транзитная остановка в г. Киеве с пересадкой на другое транспортное средство. Поэтому за 5 дней (с 24.10.2016 г. по 28.10.2016 г.) суточные возмещают по нормам, предусмотренным для загранкомандировок, а за 1 день (29.10.2016 г.) — по нормам для командировок в пределах Украины.

4.4. Возмещаем другие расходы на загранкомандировку

Кроме загрансуточных, командированным работникам можно компенсировать затраты на ( п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):

— проезд (в том числе на перевозку багажа и бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно, а также по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте);

— проживание в гостиницах (мотелях) или наем других жилых помещений;

— включенных в счета гостиниц (мотелей) расходов на питание;

— оплату бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах, стоимость которых включена в счет за проживание (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви и белья);

— оплату телефонных разговоров;

— оформление заграничных паспортов;

— оформление разрешений на въезд (виз);

— оплату стоимости обязательного страхования;

— другие документально подтвержденные затраты, связанные с правилами въезда и пребывания в стране командирования, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением расходов.

Кроме того,

командированному работнику компенсируют также сумму комиссионных платежей при обмене валюты ( п.п. «з» п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59)

Нюансы возмещения командированному работнику расходов на проезд и проживание мы с вами рассмотрели в разделе 3 этого спецвыпуска (см. с. 55). И хоть тогда речь шла о возмещении внутриукраинских затрат, практически все то же самое справедливо и для загранкомандировок*. Поэтому сейчас не будем повторяться, а остановимся на вопросах компенсации расходов, возникающих исключительно при командировках за границу: затрат на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз) и обязательное страхование.

* Естественно, для документального подтверждения расходов, понесенных в загранкомандировке, будут применяться другие документы, оформленные в соответствии с законодательством страны пребывания.

Самое главное, что нужно помнить о расходах на оформление загранпаспортов и виз:

для того чтобы их можно было отнести к командировочным, оформление документов и виз нужно начинать после издания приказа о командировке

В таком приказе следует указать на необходимость осуществления перечисленных расходов.

При соблюдении этого условия средства, выданные работнику в качестве компенсации стоимости расходов на оформление загранпаспорта и виз, как часть расходов на загранкомандировку, не включают в налогооблагаемый доход работника.

Аванс на оформление загранпаспорта и виз чаще всего выдают отдельно от аванса на другие расходы, связанные с командировкой. В этом случае работник после оформления загранпаспорта и визы должен отчитаться о понесенных расходах, предоставив работодателю в установленные сроки Отчет об использовании средств. К Отчету, понятное дело, он должен приложить оригиналы документов, подтверждающих оплату стоимости паспорта/визы. И, конечно же, в описанной ситуации помните: второй аванс (в сумме суточных, расходов на проживание и проезд, а также прочих расходов) можно выдавать работнику только после получения Отчета по первому авансу.

Другой возможный вариант — профинансировать такие затраты в общей сумме расходов на командировку. В таком случае работник обязан отчитаться по всем командировочным расходам, в том числе и на оформление загранпаспорта/виз, после возвращения из командировки в установленные законодательством сроки (о сроках предоставления Отчета см. на с. 33).

А как быть с такими затратами в случае отмены командировки? На наш взгляд, в том случае, если загранкомандировка не состоялась по не зависящим от работника причинам, сумму средств, уже потраченную на оформление загранпаспорта, нельзя считать его налогооблагаемым доходом, а потому удерживать с нее НДФЛ и ВС не нужно. Только не забудьте оформить приказ об отмене командировки (см. с. 36).

Как гласит п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, не включают в налогооблагаемый доход работников расходы на обязательное страхование.

Далее НКУ уточняет: если согласно законам страны командирования или стран, территорией которых осуществляется транзит, обязательно необходимо осуществить страхование жизни или здоровья командированного лица либо гражданской ответственности (в случае командировки на автомобиле), то расходы на такое страхование не включают в налогооблагаемый доход командированного лица.

Получается, что при компенсации и налогообложении страховых расходов нужно исходить из их обязательности. То есть:

— если для получения визы в страну командирования обязательно наличие страхового полиса, то расходы на его приобретение можно компенсировать работнику без удержания с этой суммы НДФЛ и ВС (конечно, при наличии документального подтверждения расходов на оплату страхового полиса);

— если наличие страховки для въезда в страну не обязательно, а ее оформление — частная инициатива работодателя, тогда работник не имеет права на безналоговую компенсацию ее стоимости. В случае, когда Положение о командировках предусматривает возмещение стоимости необязательной страховки, ее сумму нужно расценивать как допблаго от работодателя и соответственно удерживать с нее НДФЛ и ВС.

Для подтверждения обязательности страховки работодателю, на наш взгляд, следует иметь перечень документов, которые требуются для оформления разрешения на въезд (визы) в страну командирования.

Заметим, что п. 15 разд. III Инструкции № 59 устанавливает следующее ограничение: если в государстве, в которое командируют работника, медицинскую помощь иностранным гражданам оказывают бесплатно, стоимость страхового полиса не возмещают. Информацию об оказании медицинских услуг гражданам Украины за рубежом и о государствах, при командировании в которые гражданам Украины оказывается неотложная медицинская помощь на бесплатной основе, предложено искать на официальных сайтах Министерства иностранных дел Украины (mfa.gov.ua/ua) и Министерства здравоохранения Украины (www.moz.gov.ua/ua/portal/).

Кроме того, упомянутый пункт Инструкции определяет исчерпывающий перечень страховых случаев, которые могут быть включены в страховой полис, чтобы работодатель имел право возместить расходы на него. Однако вы уже знаете, что небюджетные предприятия могут не обращать внимания на те ограничения, которые отсутствуют в НКУ.

4.5. Загранкомандировка на служебном автомобиле

img 3

Если вспомнить правила командирования работников по Украине, то там расходы, связанные с командировкой работника на служебном автомобиле, не считают командировочными расходами (подробнее см. на с. 60). Их можно возместить в составе прочих хозяйственных затрат предприятия. Иначе дело обстоит с автокомандировками за границу.

Так, п. 12 «заграничного» разд. III Инструкции № 59 прямо указывает, что в случае загранкомандировки на служебном автомобиле работнику предприятия возмещают следующие расходы:

— на ГСМ в соответствии с действующими нормами* за километр пробега и утвержденным маршрутом, что должно быть указано в приказе (распоряжении) руководителя предприятия;

* Речь идет о Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43. Хотя следует заметить, что об обязательности их использования в данных целях (впрочем, как и самой Инструкции № 59) НКУ ничего не говорит.

— на техническое обслуживание (далее — ТО);

— на стоянку и парковку;

— сумму сборов за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Все перечисленные расходы могут быть компенсированы работнику без включения в состав его налогооблагаемого дохода

Хотя, конечно, это правило работает только в случае, если расходы должным образом документально подтверждены.

Заметим, что признание расходов на использование служебного автомобиля командировочными, в случае с загранкомандировками очень важно. Ведь действующее валютное законодательство в общем случае запрещает приобретать какие-либо ТМЦ и/или услуги для хознужд предприятия во время пребывания в командировке за границей (подробнее см. в подразделе 4.6). Поэтому, не будь разрешающей нормы п. 12 разд. III Инструкции № 59, компенсировать «заграничные» автомобильные расходы в качестве расходов на хознужды (по аналогии с компенсацией таких расходов, понесенных во время внутриукраинской командировки), мы с вами не имели бы права.

Еще один важный момент, связанный с компенсацией загранкомандировочных расходов на служебный автомобиль.

Вы, конечно же, заметили, что в составе подлежащих компенсации расходов упомянуты исключительно расходы на ТО служебного автомобиля, а вот о возмещении расходов на ремонт Инструкция № 59 умалчивает. Логично возникает вопрос:

можно ли компенсировать работнику ремонтные затраты, если необходимость в таком ремонте возникла на территории иностранного государства

Нужно сказать, что Положение № 102 четко разграничивает ТО транспортных средств и их ремонт. О том, что представляет собой и что включает в себя каждая из этих процедур, см. спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 58, с. 58.

Так, согласно определению, приведенному в п. 1.3 Положения № 102, под техническим обслуживанием понимают комплекс операций или операцию по поддержанию работоспособности или исправности изделия во время использования по назначению, хранения и транспортировки дорожных транспортных средств.

Существует несколько видов техобслуживания автотранспорта, однако в контексте «автокомандировочной» темы достаточно остановиться на одном из них — ежедневном обслуживании, которое предусматривает проверку технического состояния, выполнение работ по поддержанию надлежащего внешнего вида транспортного средства, заправку эксплуатационными жидкостями, устранение выявленных неисправностей, санитарную обработку транспортного средства и уборочно-моечные работы ( п. 3.5 Положения № 102).

Очевидно, что в подавляющем большинстве случаев во время загранкомандировки придется проводить именно этот вид ТО и, как следует из п. 12 разд. III Инструкции № 59, никаких препятствий по возмещению расходов на его проведение (да и остальных видов ТО тоже, если в них появится необходимость) возникать не должно.

Под ремонтом дорожных транспортных средств понимают комплекс операций по восстановлению исправности или работоспособности изделий и восстановлению ресурсов изделий или их составных частей ( п. 1.3 Положения № 102). По своей структуре ремонт автотранспорта бывает текущий и капитальный, различие между которыми заключается в количестве заменяемых деталей и целях их проведения.

Как видите, техническое обслуживание и ремонт автомобиля, по сути, разные технологические операции. А это значит, при буквальном прочтении Положения № 102 можно прийти к выводу о запрете на возмещение «ремонтных» расходов, понесенных работником во время заграничной «автокомандировки».

Однако, на наш взгляд, в этом случае нужно опираться не на узкое определение термина «техническое обслуживание» из Положения № 102, а на широкое его толкование, согласно которому ТО — это любые операции, восстанавливающие исправность и/или поддерживающие работоспособность транспортного средства. Рассматривая ТО с такой точки зрения, можно заключить, что и ТО, и ремонт, по большому счету, преследуют одну и ту же цель — обеспечивают возможность бесперебойной эксплуатации автомобиля. А значит, вряд ли правильно будет ставить их в разные условия при решении вопроса о компенсации расходов, понесенных в связи с их проведением. Именно при таком подходе

расходы на ремонт автомобиля можно возмещать наряду с расходами по проведению его ТО

И последнее, что касается «автокомандировки». Инструкцией № 59 не предусмотрено возмещение расходов на заправку, ТО, стоянку, парковку личного автомобиля, на котором работник выехал в командировку. Выход в таком случае тот же, что и в случае командирования работника по территории Украины (см. с. 60). А именно, для возмещения расходов командированному работнику достаточно заключить с ним договор аренды (или ссуды) автомобиля.

4.6. Покупаем ТМЦ в загранкомандировке

Известно, что при приобретении любых товарно-материальных ценностей для нужд предприятия командированный работник действует не от своего имени, а от имени такого предприятия.

При этом расчеты между резидентами и нерезидентами в рамках торгового оборота можно осуществлять только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ ( ст. 7 Декрета № 15-93). Получается, что

работник, находясь в загранкомандировке, не может покупать за наличную валюту ТМЦ для нужд предприятия

Обращают на это внимание и налоговики (см. консультацию в подкатегории 109.13 БЗ).

Если работник проигнорирует это требование валютного законодательства (т. е. приобретет ТМЦ за наличную валюту), а работодатель компенсирует его валютные расходы, тогда предприятию грозит штраф за нарушение порядка расчетов, установленного ст. 7 Декрета № 15-93. Размер штрафа эквивалентен сумме валютных ценностей, которые использованы при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких расчетов ( абзац шестой п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93).

Кроме того, запрет на приобретение физлицами ТМЦ за границей предусмотрен не только для случаев расчета наличными, но и для безналичных расчетов с использованием корпоративных платежных карточек. Такой вывод следует из положений п. 8.3 Инструкции № 492. В соответствии с ним средства с текущих счетов юридического лица не могут быть использованы с применением электронных платежных средств (к которым относятся и корпоративные платежные карточки) для расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам).

А как же быть, если работник все же что-то прикупил для предприятия, находясь в загранкомандировке? Прежде всего, он не должен отражать стоимость приобретенных ТМЦ в Отчете об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. При этом все денежные средства, полученные работником на командировку и израсходованные на приобретение ТМЦ за границей, следует вернуть в кассу предприятия или на его текущий счет.

Для того чтобы возместить работнику его затраты, предприятие может (!) купить у него приобретенные им за границей от своего имени и за собственные средства ТМЦ. При этом работником должны быть соблюдены установленные законодательством правила перемещения ценностей через таможенную границу Украины. Имеется в виду соблюдение ограничений относительно ввоза/вывоза средств через таможенную границу Украины, требований о декларировании и таможенном оформлении приобретенного товара при его ввозе на территорию Украины. Не возражал против такого выхода из сложившейся ситуации и НБУ (см. письмо от 16.08.2004 г. № 46-009/285-8297).

Однако, если вы пойдете на такой вариант «компенсации» затрат работника, тогда помните:

стоимость ТМЦ, выплаченная работнику, подлежит налогообложению

Причем, на наш взгляд, начисленный доход нужно расценивать как доход от продажи движимого имущества ( ч. 2 ст. 181 ГКУ). В свою очередь, ст. 173 НКУ предусматривает, что из такого дохода НДФЛ удерживают по ставке, установленной п. 167.2 НКУ, а именно — 5 %.

Заметьте: базу налогообложения согласно абзацу второму п. 173.1 НКУ нужно определять исходя из цены, указанной в договоре купли-продажи, но не ниже оценочной стоимости, определенной в соответствии с законом. То есть нормы указанного пункта требуют провести оценку объекта движимого имущества в порядке, установленном постановлением № 358 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 72, с. 5).

В то же время налоговики считают, что доход от продажи товаров должен облагаться НДФЛ по ставке 18 %. Все дело в том, что контролеры относят к движимому имуществу только транспортные средства, а товары считаются имуществом, «отличным от движимого и недвижимого» (см. разъяснение в подкатегории 103.03 БЗ). Соответственно, только при продаже транспортных средств они разрешают применять сниженную ставку 5 %. А вот доход от реализации ТМЦ, по мнению фискалов, облагается НДФЛ по общей ставке.

Кроме того, из облагаемого дохода работника следует удержать ВС по ставке 1,5 %. Ведь все облагаемые НДФЛ доходы попадают в базу обложения этим сбором ( п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

И еще один момент. Чтобы возместить работнику всю сумму, израсходованную им при покупке ТМЦ, на их стоимость нужно «накрутить» НДФЛ и ВС. Учтите это при установлении цены в договоре купли-продажи. Для этого используйте коэффициент, приведенный в подразделе 3.2 на с. 50.

4.7. Окончательный расчет с работником по загранкомандировке

Как вы помните, одна из основных обязанностей работника, вернувшегося из командировки,— отчитаться о суммах понесенных им расходов путем предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Общие правила составления и сроки предоставления Отчета мы с вами рассмотрели в подразделе 1.9 нашего спецвыпуска (см. с. 29). Теперь давайте изучим особенности предоставления Отчета после возвращения из загранкомандировки.

Итак, первое, что нужно помнить: если работник предприятия возвращается из командировки в «визовую» страну, то кроме оригиналов первичных документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов, он должен приложить к Отчету ксерокопии страниц заграничного паспорта или заменяющего его документа с фамилией, отметками о пересечении границы Украины и визой страны командирования. Эти копии должны быть заверены отделом кадров или главным бухгалтером.

Следующий принципиальный момент: первичные документы на иностранном языке, которые работник привез из загранкомандировки и прилагает к Отчету, имеет смысл сразу перевести на украинский язык. Ведь согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ по запросу представителя органа ГФС налогоплательщик обязан обеспечить за свой счет перевод подтверждающих документов, изданных на иностранном языке.

Аналогичное требование выдвигает к работодателю и абзац второй п. 1.3 Положения № 88. В соответствии с ним документы, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык. Об этом напоминают также Минфин (см. письмо от 24.10.2011 г. № 31-08410-07-29/26066) и налоговики (см. письмо ГФСУ от 25.12.2015 г. № 27700/6/99-95-42-03-15).

Казалось бы, перевод — это никому не нужные дополнительные хлопоты и с ним можно подождать до тех пор, пока первичка не понадобится контролерам. Однако сделав его сразу после возвращения работника из командировки, предприятие значительно облегчит работу бухгалтера, не владеющего языком, на котором составлены подтверждающие документы, и поможет ему правильно учесть расходы, понесенные командированным работником за границей.

Для перевода документов не обязательно обращаться к услугам бюро переводов и при желании его можно осуществить собственными силами предприятия

После утверждения авансового отчета руководителем предприятия возможны два основных варианта развития событий. Рассмотрим последствия каждого из них.

1. Аванс превышает сумму расходов, понесенных в загранкомандировке.

В таком случае работник должен возвратить в кассу или на соответствующий счет предприятия, выдавшего командировочный аванс, сумму излишне израсходованных средств (остатка средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету).

Обратите внимание! Работник должен вернуть остаток неизрасходованных средств в кассу предприятия (или зачислить на его счет) в денежных единицах, в которых был выдан аванс. Например, если аванс на командировку выдавали в евро, то и остаток средств работник обязан вернуть именно в евро. Причем сделать это надо до или во время предоставления Отчета.

В свою очередь, предприятие в течение 5 банковских дней с момента оприходования неиспользованного остатка наличности в кассу должно вернуть эти деньги на текущий счет в иностранной валюте ( п. 8.4 Правил № 200).

В случае нарушения работником установленных НКУ сроков возврата излишне израсходованных денежных средств, такие средства включают в налогооблагаемый доход работника согласно пп. 164.2.11 и 170.9.1 НКУ (см. подраздел 1.10 на с. 34).

Но это еще не все. В случае невозврата в установленный срок валютного аванса, выданного на загранкомандировку, и в других случаях несдачи подотчетной инвалюты задолженность работников предприятий взыскивают в сумме, эквивалентной утроенной сумме (стоимости) указанных валютных ценностей, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день погашения задолженности ( ст. 2 Закона № 217). Проще говоря, задолженность в иностранной валюте с работника взыскивают в тройном размере. При этом часть взысканной суммы, прежде всего, направляют на возмещение убытков предприятия, а остаток перечисляют в Госбюджет.

2. Сумма расходов, понесенных в загранкомандировке, превышает размер аванса.

Понятно, что в этом случае работодатель обязан выплатить работнику дополнительные средства для компенсации понесенных им расходов. Абзац первый п. 19 разд. III Инструкции № 59 рекомендует сделать это до окончания 3-го банковского дня после утверждения руководителем Отчета.

Учтите!

Дополнительную сумму средств для компенсации расходов работника выплачивают в гривне по официальному обменному курсу НБУ на день погашения задолженности

Такое требование установлено п. 2.5 Правил № 200. И только для работников-нерезидентов указанная норма делает исключение. Им возместить понесенные в загранкомандировке расходы можно как в гривне, так и в инвалюте.

А вот возмещение работнику-резиденту загранкомандировочных расходов в иностранной валюте расценивается как нарушение действующего законодательства в сфере валютного регулирования (см. письмо Минфина от 17.02.2005 г. № 31-06230-13-10/2362).

И, наконец, еще один нюанс, связанный с проведением окончательного расчета по загранкомандировке. Как вы помните, аванс на загранкомандировку можно выдавать либо в валюте страны командирования, либо в другой свободно конвертируемой валюте. В последнем случае (когда валюта аванса не совпадает с валютой страны командирования) работнику приходится уже по месту командировки обменивать одну валюту на другую. При этом валюта аванса не будет совпадать с валютой подтверждающих документов, прилагаемых к Отчету.

В такой ситуации при проведении окончательного расчета с работником придется валюту подтверждающих документов пересчитать в валюту аванса. Порядок проведения такого перерасчета зависит от наличия у работника подтверждающих документов об обмене валюты, в которой был выдан аванс, на национальную валюту страны командирования.

Если командированный работник вместе с Отчетом предоставляет в бухгалтерию предприятия и квитанцию обменного пункта, подтверждающую факт обмена валюты, а также курс обмена, то пересчет проводят по курсу, указанному в квитанции, выданной обменным пунктом.

Пример 4.8. Работник направлен в командировку за границу. Аванс был выдан в сумме $1700. В соответствии с подтверждающими первичными документами в командировке работник потратил €900. Приказом по предприятию суточные при командировках за границу установлены в размере $50 в день. Сумма суточных за 8 дней командировки составила $400 ($50 х 8 дн.). Работник приложил к Отчету квитанцию об обмене $1200 на евро (курс обмена 0,89286 €/$).

Здесь, прежде всего, нужно определить сумму потраченных работником в командировке долларов США:

€900 : 0,89286 €/$ = $1008.

Таким образом, после командировки работник предприятия должен вернуть в кассу остаток неиспользованных средств в сумме $292 ($1700 - $400 - $1008).

Если же документы об обмене валюты, в которой был выдан аванс, на национальную валюту страны командирования отсутствуют, то рекомендуем воспользоваться порядком, приведенным в абзаце втором п. 19 разд. III Инструкции № 59. А именно: пересчет документально подтвержденных расходов, произведенных в командировке, осуществляйте исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета.

Пример 4.9. Работник направлен в командировку за границу. В качестве аванса на командировку работнику выдано $1300. В соответствии с подтверждающими первичными документами в командировке работник потратил €850. Приказом по предприятию суточные при командировках за границу установлены в размере $50 в день. Сумма суточных за 8 дней командировки составила $400 ($50 х 8 дн.).

Документов, подтверждающих обмен валюты, работник не предоставил. Официальный курс гривни, установленный на дату утверждения Отчета, составляет:

к доллару США — 25,00 грн./$;

к евро — 28,00 грн./€.

Итак, с учетом положений абзаца второго п. 19 разд. III Инструкции № 59 в данном случае сумму потраченных работником в командировке долларов США определяем следующим образом:

€850 х 28,00 грн./€ : 25,00 грн./$ = $952.

Следовательно, работник израсходовал на $52 ($1300 - $400 - $952) больше выданного ему аванса. Указанную сумму предприятие возмещает в гривнях по курсу НБУ на день погашения задолженности.

выводы

  • Аванс на командировку за границу выдают в национальной валюте страны командирования или в свободно конвертируемой валюте.
  • При проведении окончательного расчета с работником-резидентом по загранкомандировке задолженность перед ним погашают в гривне по официальному обменному курсу НБУ на день погашения задолженности.
  • Остаток неизрасходованных в командировке средств работник возвращает в кассу предприятия (или зачисляет на его счет) в денежных единицах, в которых был выдан аванс.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше