Представим схему организации хранения документов на предприятиях, предусмотренную Правилами № 1000, на рис. 2.1.
* Здесь и далее — экспертная комиссия.
Каждому понятно, что документы должны быть определенным образом сгруппированы и храниться так, чтобы в любой момент можно было найти нужный. Для этого после обработки (выполнения) документов происходит их формирование в дела (см. подраздел 6.1 на с. 25) и оформление дел (см. подраздел 6.2 на с. 27).
Для установления единого порядка формирования дел, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел на предприятии разрабатывают индивидуальную номенклатуру дел (об этом подробнее — в разделе 5 на с. 17).
С момента создания или поступления документы хранят по месту формирования дел в службе делопроизводства или других структурных подразделениях предприятия в соответствии с номенклатурой дел (п. 1 гл. 3 разд. IV Правил № 1000). Впоследствии дела, законченные делопроизводством, передают на хранение в архив предприятия*. Но перед этим необходимо составить описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу). Подробнее об этом см. в подразделе 6.3 на с. 30.
* О создании архива на предприятии см. на с. 9.
Именно на основании таких описей дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) в упорядоченном состоянии передают в архив предприятия для последующего хранения и использования. Как правило, это происходит через 2 года после окончания их делопроизводством (п. 1 гл. 4 разд. VI Правил № 1000).
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) также могут передаваться в архив предприятия (при условии наличия в нем свободных площадей) по решению руководителя юрлица. Такие дела передают по номенклатуре дел или по сдаточным описям произвольной формы. Больше об этом вы можете узнать из подраздела 7.2 на с. 35.
В архиве предприятия составляют сводные описи дел**, которые являются основными учетными справочниками к документам. При этом годовой раздел сводной описи дел составляют не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве. В дальнейшем по сводным описям документы передаются на хранение в архивные учреждения.
** Подробнее см. в подразделе 7.2 на с. 35.
На предприятии должна быть создана экспертная комиссия
Она осуществляет экспертизу ценности документов на разных этапах работы с ними — при составлении номенклатуры дел, формировании документов в дела, проверке правильности отнесения документов к соответствующим делам, во время подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Больше об экспертизе ценности документов вы можете прочесть в разделе 4 на с. 11.
Хозрасчетные предприятия, документы которых отнесены к НАФ, после окончания предельных сроков их хранения в архиве предприятия могут передать такие документы в государственные и другие архивные учреждения на основании соответствующего договора (п. 2 гл. 1 разд. XIV Правил № 1000).
В отношении документов, срок хранения которых истек, составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ. При этом должна соблюдаться соответствующая процедура, о которой вы можете узнать из раздела 8 на с. 46.
Рассмотрим основные организационные вопросы, которые приходится решать предприятию на каждом этапе хранения документов, при их передаче в архив, а также в случае уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
выводы
- При организации хранения документов предприятия, учреждения и организации всех форм собственности должны руководствоваться Правилами № 1000.
- Дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу), законченные делопроизводством, передают на хранение в архив предприятия.
- На предприятии должна быть создана экспертная комиссия для проведения экспертизы ценности документов на разных этапах работы с ними.
