6.1. Формирование дел
Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска (см. с. 17). При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. документов в год, возможно формирование дел в службе делопроизводства.
Правила формирования документов в дела описаны в гл. 2 разд. IV Правил № 1000. Приведем основные из них:
— в дела помещают только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
— в дела группируют документы, выполненные в течение одного календарного года, за исключением:
1) переходящих и судебных дел, которые ведут в течение нескольких лет до их завершения;
2) личных дел, которые формируют в течение периода работы лица на этом предприятии;
3) документов выборных органов и их постоянных комиссий, которые формируют за период их созыва;
4) документов учебных заведений, характеризующих учебно-воспитательный процесс, которые формируют за учебный год;
5) документов театров, характеризующих сценическую деятельность, которые формируют за театральный сезон;
6) дел фильмов;
7) рукописей;
8) историй болезней;
— в дела помещают только оригиналы документов или, в случае их отсутствия, заверенные в установленном порядке копии документов;
— не допускается включать в дела черновики, личные документы, размноженные копии и документы, которые подлежат возврату;
— в дела включают документы только по одному либо группе схожих вопросов, которые составляют единый тематический комплекс;
— отдельно группируют в дела документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения. Как исключение из этого правила, когда этого требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело. По окончании года или после решения вопроса указанные документы должны быть помещены в отдельные дела согласно номенклатуре дел в соответствии с таким принципом: в одно дело помещают документы только постоянного хранения, а в другое — временного (п. 3 гл. 2 разд. IV Правил № 1000);
— по объему дело постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов (толщиной не более 40 мм).
Документы формируют в дела в хронологическом и/или логическом порядке.
Положения, правила, инструкции и т. д., утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии (п. 5 гл. 2 разд. IV Правил № 1000).
Распространенной ошибкой предприятий является формирование всех приказов руководителя в одно дело. В связи с этим обратите внимание:
приказы и распоряжения по основной деятельности предприятия, по административно-хозяйственным вопросам и по кадровым вопросам (личному составу) группируют в разные дела
Приказы по кадровым вопросам (личному составу) группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. При этом учтите: запрещено группировать вместе приказы длительного (75 лет) и временного (5 лет) хранения.
Заметьте: при больших объемах документов целесообразно приказы по кадровым вопросам (личному составу), касающиеся различных направлений деятельности учреждения (прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т. п.), группировать в отдельные дела. Если создается незначительное количество различных видов приказов по кадровым вопросам (личному составу), их можно группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного срока хранения.
Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела (п. 7 гл. 2 разд. IV Правил № 1000):
1) протоколы и документы к ним (доклады, справки, проекты решений и т. п.);
2) документы по организации заседаний (повестка дня, макет размещения, список приглашенных и др.).
Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, — по повестке дня заседания (п. 8 гл. 2 разд. IV Правил № 1000).
Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ размещают за документом-запросом.
Поручения вышестоящих учреждений и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности предприятия или по авторам инициативных документов. Документы в небольшом количестве группируют в одно дело. В деле документы систематизируют по датам поручений.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки группируют в дела отдельно от проектов этих документов
Документы в личных делах работников группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности (п. 12 гл. 2 разд. IV Правил № 1000):
— внутренняя опись документов, включенных в дело;
— заявление о приеме на работу (контракт);
— направление или представление;
— личный листок по учету кадров;
— автобиография;
— документы об образовании (копии);
— копии или выписки из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника и т. п.;
— дополнения к личному листку по учету кадров;
— справки и другие документы.
Обратите внимание: копии приказов и распоряжений о взысканиях, поощрениях, смене фамилии работника и т. п. в личное дело не включают. Эти сведения вносят в дополнения к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. При этом заметьте: сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся (п. 2.2 Инструкции № 58).
Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег (ведомости начисления заработной платы) формируют ежемесячно в пределах года.
Методическое руководство и контроль за формированием дел на предприятии и в его структурных подразделениях осуществляют служба делопроизводства и архив предприятия (п. 16 гл. 2 разд. IV Правил № 1000).
6.2. Оформление дел
Дела предприятия следует должным образом оформить. Требования к оформлению дел установлены гл. 2 разд. VІ Правил № 1000. Рассмотрим их.
В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное (упрощенное) оформление дел
Документы временного хранения, сформированные в дела, хранят в папках с завязками и/или скоросшивателях. Их не подшивают и не нумеруют*, а также не проводят уточнение элементов оформления обложки. Таким образом осуществляют частичное оформление дел.
* За исключением первичной бухгалтерской документации и документов с грифом «Для служебного пользования» и другими грифами ограниченного доступа.
А вот дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по кадровым вопросам (личному составу), оформляют «по полной». В частности, оформление таких дел предусматривает:
— систематизацию документов в деле;
— нумерацию листов в деле;
— составление (при необходимости) внутренней описи документов дела;
— наличие заверительной надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела;
— подшивку или переплет дела;
— оформление обложки (титульного листа) дела.
Систематизация документов предусматривает их размещение в деле по хронологии поступления или создания (с января по декабрь).
Все листы дела нумеруют арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруют отдельно.
Чернила, пасту или цветные карандаши применять для нумерации листов дела, листов заверительной надписи и внутренней описи запрещено (п. 5 гл. 2 разд. VІ Правил № 1000)
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруют как один лист. Если к документу подклеены одной стороной другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы и др.), то каждый документ нумеруют отдельно.
Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруют сплошной нумерацией листов дела. При этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в конверте.
Листы большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют в формат А4.
В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов (13-а, 13-б и т. д.).
При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем зачеркивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового
Согласно п. 6 гл. 2 разд. VІ Правил № 1000 к некоторым категориям дел составляют внутреннюю опись документов. К таковым относятся дела, содержащие уникальные документальные памятки, документы с грифом «Для служебного пользования», личные дела, судебно-следственные дела, названия которых неполностью раскрывают их содержание. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии.
Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
Внутреннюю опись составляют на отдельном листе по форме, приведенной в приложении 16 к Правилам № 1000. Ее подписывает составитель.
К внутренней описи оформляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и словами количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Если дело переплетено или подшито ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, их исключение, замену оригиналов копиями и др.) отражают в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие документы (акты, приказы и т. п.) и к внутренней описи составляют новую итоговую запись.
Приведем пример составления внутренней описи личных дел.
С целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации в конце дела составляют заверительную надпись (п. 7 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).
Заверительную надпись дела по форме, приведенной в приложении 17 к Правилам № 1000, составляют на отдельном листе. Ее помещают в конце дела, а в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т. п.) — на оборотной стороне последнего чистого листа. В ней указывают цифрами и прописью количество листов в деле и отдельно, через знак «+» (плюс), — количество листов внутренней описи, если она есть.
В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела:
— наличие буквенных и пропущенных номеров листов;
— номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т. п.;
— номера крупноформатных листов;
— номера конвертов с вложениями и количество листов вложений.
Заверительную надпись подписывает ее составитель.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т. п.) указывают в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ (акт, приказ).
При большом количестве перенумерованных листов в конце дела составляют новую заверительную надпись
При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.
Приведем пример составления заверительной надписи.
Документы, содержащиеся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой. А дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) переплетают в твердую обложку из картона. Металлические скрепления (скрепки, шпильки) при этом удаляют (п. 8 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).
Во время переплета или подшивки документов нельзя затрагивать текст. Если текст документа напечатан слишком близко к его левому краю, необходимо нарастить корешок документа бумагой того же качества, что и носитель текста документа.
При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т. п.) эти документы вкладывают в конверт, который подшивается к делу. Если таких документов значительное количество, их изымают из дела и на них составляют отдельную опись.
Обложки (титульные листы) дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) оформляют по форме, приведенной в приложении 18 к Правилам № 1000. Титульные листы рекомендуется изготавливать печатным способом и заполнять изменяющуюся информацию от руки (п. 9 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).
Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения
На обложке дел (титульных листах) проставляют:
— даты документов, включенных в каждое дело (год начала и окончания дела). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов. В случае проставления точных календарных дат число и год указывают арабскими цифрами, а название месяца — прописью. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за предельные даты дела, то ниже даты дела с новой строки делают запись «В деле есть документы за____ годы». Даты можно не указывать на обложке (титульном листе) дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они отражены в заголовках дел;
— количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью (без учета листов внутренней описи и заверительной надписи);
— в правом верхнем и левом нижнем углах — архивный шифр дела*;
* По согласованию с архивом учреждения номера сводной описи и архивного фонда, номер дела по сводной описи проставляют в архиве после утверждения сводной описи дел.
— в случае изменения наименования предприятия (его структурного подразделения) в течение периода, охватывающего документы дела, или при передаче дел на другое предприятие (в структурное подразделение) указывают новое наименование предприятия (структурного подразделения), а предыдущее берут в скобки.
Надписи на обложках дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения делают четко черными светостойкими чернилами или пастой.
В случае помещения в дело надлежащим образом оформленного титульного листа, изготовленного печатным способом, на обложке дела указывают только номера архивного фонда, описи и дела. При этом запрещено наклеивать титульный лист на обложку дела.
6.3. Составляем описи дел
Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) через год после завершения дел в делопроизводстве. С этой целью составляют описи дел. В случае ликвидации или реорганизации предприятия описи в обязательном порядке составляют также и на дела временного (до 10 лет) хранения.
Описи дел структурных подразделений должностное лицо, ответственное за делопроизводство в таком подразделении, при методической помощи архива предприятия составляет по форме, приведенной в приложении 19 к Правилам № 1000.
Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации
Во время составления описей дел необходимо соблюдать такие требования:
— номер описи структурного подразделения должен состоять из:
1) цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел;
2) первой буквы названия категории документов, включенных в опись. Так, для дел постоянного хранения указывают букву «П», для дел длительного (свыше 10 лет) хранения — «Т», для дел по кадровым вопросам (личному составу) — «К» или «ОС»;
3) четырех цифр года, в котором начаты дела, включенные в опись.
Например, опись дел постоянного хранения структурного подразделения № 04, которые числятся по номенклатуре дел и заведены в 2017 году, будет иметь номер 04 П — 2017;
— дела каждого года составляют годовой раздел описи дел;
— порядок нумерации дел в описи — сплошной за несколько лет;
— заголовки дел вносят в опись в соответствии с принятой схемой систематизации, как правило, на основе номенклатуры дел (при необходимости заголовки дел редактируют и уточняют);
— каждое дело вносят в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносят в опись под отдельным номером;
— в случае внесения в опись нескольких дел подряд с одинаковым заголовком приводят полностью только заголовок первого дела, а все другие однородные дела отмечают словами «то же». При этом прочие сведения о делах вносят в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводят полностью;
— графы описи заполняют в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку (титульный лист) дела;
— графу «Примечание» используют для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий документов в деле.
Также учтите следующие правила для распределения дел в соответствии со схемой систематизации (п. 6 гл. 2 разд. VI Правил № 1000):
— дела относятся к тому году, в котором их завели в делопроизводстве или в котором они поступили в структурное подразделение для продолжения;
— планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления;
— перспективные планы относят к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;
— дела, которые начаты в одном структурном подразделении и переданы для продолжения в другое подразделение, принадлежат тому подразделению, где они завершены. При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего.
В конце описи делают итоговую запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (буквенные и пропущенные номера дел).
В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года
В таком случае в конце годовых разделов описи каждого последующего года указывают: «Документы за этот год см. также в разделе за _____ год, № ____». Графы 4 и 5 описи при этом не заполняют.
Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах (п. 11 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).
Первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.
Опись дел подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения (п. 10 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).
На с. 32 приведем пример составления описи дел по личному составу отделом кадров.
выводы
- Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
- В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное (упрощенное) оформление дел.
- Сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ, вносят во внутреннюю опись документов дела.
- Документы, содержащиеся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой. А дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) переплетают в твердую обложку из картона.
- Структурные подразделения предприятия через год после завершения дел в делопроизводстве обязаны описывать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по кадровым вопросам (личному составу) путем составления описи дел.
