Хранение документов

7.1. Временное хранение документов в структурных подразделениях

Сохранность документов и дел в структурных подразделениях обеспечивают руководители этих подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство в них.

Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели. В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах. Для повышения оперативности розыска документов дела располагают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы и заголовки по номенклатуре дел.

Выдачу дел во временное пользование работникам структурных подразделений предприятия осуществляют с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело. А вот другим предприятиям такую выдачу осуществляют только с письменного разрешения руководителя предприятия (п. 5 гл. 3 разд. IV Правил № 1000). На выданное дело составляют карточку-заменитель по форме, приведенной в приложении 12 к Правилам № 1000. В ней указывают название структурного подразделения, индекс дела, его заголовок и дату выдачи, лицо, которому выдано дело, дату его возврата, а также проставляются подписи лиц, которые выдали и приняли дело.

Учтите: дела предоставляют во временное пользование не более чем на один месяц (п. 6 гл. 3 разд. IV Правил № 1000).

Должностное лицо, которое выдало и приняло дело, обязано осуществить проверку наличия документов в деле.

Обратите внимание:

запрещено выдавать во временное пользование работникам структурных подразделений предприятия отдельные документы из дел

Изъятие оригиналов документов (дел) возможно только с разрешения руководителя предприятия. При этом на предприятии обязательно должны оставаться копии изъятых документов, заверенные в установленном порядке, и протокол изъятия (выемки).

Если документы или дела, числящиеся по номенклатуре, утеряны, в структурных подразделениях принимают соответствующие меры по их розыску (см. подраздел 4.3 на с. 15).

Требования к хранению бухгалтерских документов установлены разд. 6 Положения № 88 (ср. ). Так, первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские и другие отчеты до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах. При этом под специальным помещением понимают помещение с температурно-влажностным режимом, который обеспечивает сохранность документов и записей в них, а также помещение, исключающее возможность использования либо вынос документов, которые в нем хранятся, без разрешения главного бухгалтера предприятия (см. письмо Минфина от 22.07.2002 г. № 053-3996). Ответственность за документы несут лица, уполномоченные главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских и других отчетов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских и других отчетов из бухгалтерской службы работникам других структурных подразделений может производиться только по решению главного бухгалтера или лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

В случае пропажи либо уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи либо уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также органу ГФСУ в 10-дневный срок (п. 6.10 Положения № 88).

7.2. Передача дел в архив предприятия

Основные правила

Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по кадровым вопросам (личному составу) через 2 года после завершения их ведения в делопроизводстве подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования (п. 1 гл. 4 разд. VI Правил № 1000). Такие дела передают по описям, о составлении которых вы можете прочесть в подразделе 6.3 на с. 30.

Что касается дел временного (до 10 лет включительно) хранения, то они могут передаваться в архив предприятия (при наличии в нем свободных площадей) по решению руководителя юрлица. В таком случае передача осуществляется по номенклатуре дел или, на усмотрение предприятия, по сдаточным описям произвольной формы. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.

Подготовка дел структурного подразделения к передаче в архив включает (п. 5 гл. 4 разд. VI Правил № 1000):

— проверку правильности формирования документов в дела;

— соответствие заголовков дел содержанию помещенных в дело документов;

— оформление документов каждого дела;

— оформление дел;

— соответствие дел номенклатуре, утвержденной руководителем предприятия.

В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. Кроме того, в случае отсутствия дел структурных подразделений, указанных в описях, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п. 9 гл. 2 разд. V Правил № 1000 (подробнее см. в подразделе 4.3 на с. 15.

Упорядоченные и оформленные дела работники структурных подразделений должны доставлять в архив предприятия связанными (упакованными) надлежащим образом.

Приемка-передача каждого дела осуществляется работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения. При этом во всех экземплярах описи дел делают отметку о принятии того или иного дела.

В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указывают фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дату приемки-передачи дел и ставятся подписи лиц, сдающих и принимающих дела (п. 7 гл. 4 разд. VI Правил № 1000). Один экземпляр описи возвращают структурному подразделению, а остальные хранят в архиве предприятия.

В архиве на основании описей дел структурных подразделений составляют годовые разделы сводных описей дел предприятия. На бесструктурных предприятиях годовые разделы сводных описей дел составляют по направлениям деятельности предприятия на основании сводной номенклатуры дел за тот же год.

Сводную опись дел составляют по форме согласно:

— приложению 20 к Правилам № 1000 — для дел постоянного хранения;

— приложению 21 к Правилам № 1000 — для дел длительного (свыше 10 лет) хранения;

— приложению 22 к Правилам № 1000 — для дел по кадровым вопросам (личному составу).

Больше о составлении и оформлении таких описей дел расскажем далее.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения

В годовой раздел описи таких дел включают все заголовки дел постоянного хранения, которые формировались в структурных подразделениях предприятия в течение года, а также заголовки дел с документами, изъятыми из дел временного хранения, которые имели отметку «ЭПК». Систематизация заголовков дел в описи должна соответствовать порядку, определенному в сводной номенклатуре дел предприятия за этот же год.

Годовую сводную опись дел постоянного хранения составляют в 4 экземплярах, которые после одобрения ЭПК соответствующего государственного архива утверждает руководитель предприятия. Затем указанными экземплярами распоряжаются следующим образом (п. 2 гл. 2 разд. VII Правил № 1000):

— первый — направляют в государственный архив (архивный отдел горсовета), в зоне комплектования которого находится предприятие;

— второй — хранится как неприкосновенный в архиве предприятия;

— третий и четвертый — используются архивом и службой делопроизводства для текущего поиска дел и в случае их передачи на постоянное хранение поступают в государственный архив (архивный отдел горсовета).

Предприятия, хранящие документы НАФ постоянно у себя, составляют годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения в 2 экземплярах. Согласованные ЭПК соответствующего государственного архива описи утверждает руководитель предприятия. Первый экземпляр описи хранится в архиве предприятия, а второй — в службе делопроизводства.

В пределах архивного фонда первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения присваивается номер. Все последующие годовые разделы сводной описи дел будут иметь тот же номер до составления законченной описи. При этом после номера каждого следующего годового раздела описи дел в скобках указывают слово «продолжение», например: Опись № 1 (продолжение) дел постоянного хранения.

Заголовки дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруют в сплошном порядке до числа 9999 (п. 4 гл. 2 разд. VII Правил № 1000)

После этого опись считается законченной.

На предприятиях с годовым документооборотом до 600 документов целесообразно заканчивать сводную опись с количеством дел 999.

Имейте в виду: запрещено присваивать описям одинаковые учетные номера (например, не может быть двух описей № 1 дел постоянного хранения), а также присваивать им буквенные индексы «а», «б» и другие (п. 3 гл. 2 разд. VII Правил № 1000). Номер выбывшей описи другим описям не присваивается.

Сводная опись дел длительного (свыше 10 лет) хранения

В такую опись включают заголовки дел, образовавшихся в деятельности структурных подразделений предприятия и имеющих в соответствии со сводной номенклатурой дел сроки хранения свыше 10 лет, а также со сроком хранения «До ликвидации предприятия» (кроме документов по кадровым вопросам (личному составу)). Систематизация заголовков дел в этой описи должна соответствовать порядку, определенному в сводной номенклатуре дел предприятия за этот же год.

Описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения составляются в 2 экземплярах и одобряются ЭК предприятия*. Затем такие описи подают на согласование ЭПК государственного архива или одобрение ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистраций, горсовета по решению этих комиссий.

* На предприятиях, в деятельности которых не создаются документы НАФ, такие описи дел подают на одобрение ЭК вышестоящего органа (при наличии).

Одобренные и согласованные описи дел утверждает руководитель предприятия. Первый экземпляр как неприкосновенный хранится в архиве предприятия, а второй используется в практической работе.

В пределах архивного фонда первому годовому разделу сводной описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения присваивают номер с прибавлением к нему буквенного индекса «т». Например: Опись № 3-т длительного (свыше 10 лет) хранения (п. 1 гл. 7 разд. VII Правил № 1000). В остальном порядок нумерации сводных описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения аналогичен порядку нумерации, установленному для описей дел постоянного хранения (см. с. 36).

Заголовки дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения, нумеруют в сплошном порядке до числа 999 (п. 5 гл. 3 разд. VII Правил № 1000).

Сводная опись дел по кадровым вопросам (личному составу)

Такая опись содержит документы, которые создаются в деятельности кадровой, бухгалтерской служб и службы охраны труда и по номенклатуре дел предприятия имеют срок хранения свыше 10 лет.

Заголовки дел описи по личному составу систематизируют по номинальному признаку в такой последовательности (п. 2 гл. 4 разд. VII Правил № 1000):

— приказы по кадровым вопросам (личному составу), подлежащие длительному хранению (75 лет);

— учетные документы (списки работников предприятия);

— книги (журналы) учета приказов по кадровым вопросам (личному составу);

— карточки по учету личного состава;

— личные дела (в том числе лиц, представленных к присвоению почетных званий), аттестационные дела, персональные дела;

— контракты, трудовые договоры, заменяющие приказы по кадровым вопросам (личному составу);

— бухгалтерские документы (лицевые счета по заработной плате, а в случае их отсутствия — расчетные ведомости по зарплате);

— документы об аттестации и тарификации (тарификационные ведомости (списки));

— документы о проведении аттестации и установлении квалификации;

— наградная документация;

— документы о несчастных случаях на производстве (акты, протоколы, заключения, журналы);

— невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, дипломы, аттестаты и т. д.).

Личные дела (личные карточки) вносят в опись по году увольнения работников в алфавитном порядке их фамилий

В зависимости от объема личные дела вносят в опись как отдельные единицы хранения или группируют по алфавиту в дела-наряды, каждое из которых включают в опись под самостоятельным номером, например:

15. Личные дела уволенных работников с фамилиями с буквы «А» по букву «К».

16. То же, с фамилиями с буквы «Л» по букву «Я».

В дела-наряды помещают внутреннюю опись* всех личных дел с указанием номеров страниц каждого личного дела. Сформированные в дела-наряды личные дела отделяют друг от друга чистыми листами бумаги, где указывают фамилию, имя, отчество лица, на которое заведено дело (п. 5 гл. 4 разд. VII Правил № 1000).

* О внутренних описях см. в подразделе 6.2 на с. 27.

Личные карточки также формируют в дела-наряды в алфавитном порядке, например: Личные карточки уволенных работников (ф. П-2) с фамилиями с буквы «А» по букву «Н».

Лицевые счета работников формируют в хронологическом порядке по алфавиту фамилий работников или по структурному принципу, например:

Лицевые счета работников с фамилиями с буквы «А» по букву «М».

Лицевые счета работников отдела снабжения.

В зависимости от количества личных дел и личных карточек на личные дела и карточки уволенных работников может быть составлена отдельная опись (п. 8 гл. 4 разд. VII Правил № 1000).

Описи дел по кадровым вопросам (личному составу) предприятий, в деятельности которых создаются документы НАФ, составляют в 3 экземплярах. Их согласовывают с ЭПК соответствующего государственного архива. После этого они утверждаются руководителем предприятия.

Экземплярами годовых разделов таких описей распоряжаются следующим образом (п. 9 гл. 4 разд. VII Правил № 1000):

— первый — хранят в архиве предприятия как неприкосновенный;

— второй — используют в практической работе;

— третий — направляют для контроля в госархив (архивный отдел горсовета), в зоне комплектования которого находится предприятие.

Если в деятельности предприятий не создаются документы НАФ, описи дел по кадровым вопросам (личному составу) оформляют в 2 экземплярах. Их согласовывают с ЭПК госархива или ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистрации либо городского совета. После этого они утверждаются руководителем предприятия. Первый экземпляр годового раздела описи хранится в архиве предприятия как неприкосновенный, а второй используется в практической работе.

В пределах архивного фонда первому годовому разделу сводной описи дел по кадровым вопросам (личному составу) присваивают номер с добавлением к нему буквенного индекса «к» или «о/с», например: Опись № 2-к по кадровым вопросам (личному составу). В остальном действуют такие же правила нумерации, что и при нумерации описей дел постоянного хранения (см. с. 36).

Заголовки дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел по кадровым вопросам (личному составу), нумеруют в сплошном порядке до числа 999 (п. 11 гл. 4 разд. VII Правил № 1000).

Итоговая запись, заверительная надпись и предисловие к архивным описям дел

Суммарный учет дел закрепляют в итоговой записи, которую составляют для всех архивных описей дел. После последней статьи каждой описи указывают цифрами и прописью фактическое количество дел, внесенных в годовой раздел описи, а также особенности нумерации дел (наличие буквенных и пропущенных номеров) (п. 1 гл. 5 разд. VII Правил № 1000). Например:

В эту опись включено 250 (двести пятьдесят) дел с № 1 по № 250, в том числе:

буквенные номера: 30а, 113а, 113б;

пропущенные номера: 132, 150, 244.

Обратите внимание: каждое изменение общего количества дел в описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел и т. п., фиксируют в итоговой записи со ссылкой на соответствующие документы, являющиеся основанием для внесения записи. Например:

В опись включено дело № 83-а. Основание: акт о проверке наличия и состояния дел от 27.02.2017 № 10;

Дела с № 90 по № 93 исключены из описи. Основание: акт о недостаче архивных дел (документов) от 16.03.2017 № 1;

Дела №№ 14, 60, 99 изъяты. Основание: акт об изъятии дел из НАФ от 03.07.2017 № 2;

Дело № 190 расформировано. Документы дела № 190 частично включены в дело № 180. Дела 210 и 211 объединены. Основание: акт от 24.05.2017 № 1.

После внесения в опись дополнительных записей составляют новую итоговую запись к описи.

В случае выбытия дел из описи в графе «Примечание» напротив каждого такого дела делают отметку «Выбыло» (п. 3 гл. 5 разд. VII Правил № 1000)

Для учета количества листов годового раздела сводной описи дел, фиксации особенностей нумерации описи на отдельном листе составляют заверительную надпись к разделу описи, которую размещают в конце годового раздела сводной описи. Заверительную надпись к разделу описи составляют по форме, приведенной в приложении 17 к Правилам № 1000, аналогично заверительной надписи дела (см. подраздел 6.2 на с. 28).

Кроме того, к каждому годовому разделу сводной описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по кадровым вопросам (личному составу) составляют предисловие, которое является элементом справочного аппарата к годовому разделу сводной описи дел (п. 1 гл. 6 разд. VII Правил № 1000).

Предисловие к описи состоит из двух частей:

— первая — история предприятия-фондосоздателя. Здесь в хронологической последовательности приводят сведения об изменениях за соответствующий период, которые произошли в направлениях деятельности предприятия, его названии, подчиненности либо структуре;

— вторая — история фонда. В этой части сжато характеризуют содержание и полноту документов в делах, освещают особенности формирования и описания дел, их систематизации в описи.

Предисловие подписывают составитель описи и руководитель архива предприятия (лицо, ответственное за архив).

Законченная архивная опись дел

Несколько годовых разделов сводной описи дел или один годовой раздел, количество заголовков дел в которых достигло числа 9999 (или 999), считаются законченной описью (п. 1 гл. 8 разд. VII Правил № 1000). Дела, созданные в последующие годы, включают в другую опись, которая имеет следующий порядковый номер, например 2, или другой валовой номер.

Законченную опись составляют и в случае ликвидации предприятия-фондосоздателя независимо от количества заголовков дел в годовых разделах

Законченная опись, состоящая из годовых описей дел, должна иметь общую итоговую запись, составленную в соответствии с правилами, рассмотренными выше. Если опись состоит из нескольких томов, итоговую запись составляют к каждому тому, а к последнему тому составляют общую итоговую запись к описи в целом.

К законченной описи дел постоянного хранения составляют заверительную надпись в соответствии с приложением 17 к Правилам № 1000 и в порядке, приведенном в подразделе 6.2 на с. 28. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводной описи, изымают (п. 4 гл. 8 разд. VII Правил № 1000).

Обязательными элементами оформления законченной описи дел постоянного хранения являются:

— титульный лист (приложение 23 к Правилам № 1000). В его состав входят данные для поиска описи в архиве: последнее официальное название предприятия (с указанием на отдельном листе сведений о переименованиях и изменениях в подчиненности, произошедших в течение периода, за который документы включены в опись), номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты дел;

— содержание, размещаемое в начале законченной описи дел. В нем перечисляют (с указанием номеров соответствующих листов):

1) предисловие (общее);

2) дополнения к предисловию, которые помещались в каждом годовом разделе описи;

3) названия разделов и подразделов описи;

4) названия других групп документов, включенных в опись (их подают в соответствии со схемой систематизации описи);

5) список сокращений (при наличии в годовых разделах);

— предисловие, составленное по правилам, приведенным выше. При этом в единый документ сводят сведения, которые содержатся в предисловиях к годовым разделам;

— список сокращений. Его составляют, если в законченной описи дел употреблены сокращенные названия, аббревиатуры, характерные для сферы деятельности предприятия. Сокращения располагают по алфавиту. Расшифровку приводят через тире после сокращений.

При этом учтите: в список не включают общепринятые сокращения слов (г. — год, г. — город, л. — лист и т. д.), а также сложносокращенные названия организаций (профсоюз, облгосадминистрация, сельсовет и т. д.). Списки сокращений годовых разделов сводных описей дел изымают.

Все эти элементы помещают в опись перед описательными статьями в указанной последовательности.

Законченную опись вместе со справочным аппаратом к ней переплетают в твердую обложку, все листы описи нумеруют сплошной нумерацией (п. 10 гл. 8 разд. VII Правил № 1000).

На с. 40 приведем фрагмент годового раздела описи дел по личному составу предприятия.

7.3. Хранение документов в архиве предприятия

Правила хранения

Чтобы обеспечить сохранность документов, архив предприятия должен быть правильно организован. В частности, необходимо соблюдать требования, установленные разд. VIII Правил № 1000 к помещению архива, его пожарной безопасности, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам. Кроме того, архив следует должным образом оборудовать.

Документы, поступающие в архив, как правило, хранят на стеллажах. В архивах предприятий, где хранится менее 100 дел, допускается их размещение в шкафах, которые закрываются.

Документы размещают таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений (п. 2 гл. 6 разд. VIII Правил № 1000). При этом документы постоянного хранения размещают отдельно от документов длительного хранения и по кадровым вопросам (личному составу). Также отдельно размещают документы:

— ликвидированных подведомственных предприятий и предприятий-предшественников;

— поступившие в архив в состоянии рассыпания;

— временного хранения.

Уникальные документы и документы, имеющие во внешнем оформлении или приложениях к ним материальные ценности, хранят в архивохранилищах в специальных шкафах (сейфах), которые надежно закрываются.

Документы с разными материальными носителями информации необходимо хранить отдельно в соответствии с режимами хранения документов для этих видов носителей информации. В случае вынужденного хранения разных документов в одном хранилище следует придерживаться наиболее низких значений температуры и относительной влажности.

Хранить документы на полу, подоконниках, неразобранными штабелями, в транспортировочной таре запрещено (п. 9 гл. 6 разд. VIII Правил № 1000)

Документы постоянного хранения помещают в картонные коробки, футляры. Документы длительного (свыше 10 лет) хранения могут храниться в связках с картонными прокладками. Дела временного хранения разрешается размещать без картонажа или связок.

На коробки наклеивают, а к связкам прикрепляют ярлыки, на которых указывают название фондосоздателя и структурного подразделения, номер фонда и описи, крайние даты и номера дел, помещенных в коробку (связку).

Коробки и связки нумеруют сплошной нумерацией в пределах каждого фонда или описи.

Также должны быть пронумерованы все стеллажи, шкафы и их полки. Стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа в архивохранилище, полки на стеллажах (в шкафах) — сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления места хранения и оперативного поиска документов в архиве составляют карточки постеллажного топографического указателя по форме, приведенной в приложении 25 к Правилам № 1000. Карточки указателя составляют на каждый стеллаж (шкаф) и располагают в порядке возрастания номеров стеллажей (шкафов) в пределах каждого отдельного помещения.

Проверка наличия и состояния дел

Еще одной мерой по обеспечению сохранности документов в архиве предприятия является периодическое проведение проверки наличия и состояния дел.

Такую проверку проводят (п. 2 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000):

— для дел постоянного хранения — один раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов;

— для дел длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) — раз в 10 лет.

Проверка наличия дел может проводиться также внепланово в случае (п. 4 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000):

— перемещения дел в другое хранилище;

— ликвидации последствий чрезвычайной ситуации природного или техногенного характера;

— смены заведующего архивом (лица, ответственного за архив);

— прекращения предприятия.

Кроме того, ежегодно проверяют дела, которые в течение года выдавались из архивохранилища для пользования.

Проверку наличия и состояния дел проводят работники архива либо комиссия в составе 3 — 5 человек, назначенная руководителем предприятия. Ее осуществляют путем сопоставления описательных статей с элементами описания, указанными на обложках единиц хранения, а также фактического наличия документов с итоговыми записями в описях. Дела, имеющие внутреннюю опись, при проверке сверяют подокументно с данными внутренней описи.

Физическое состояние дел оценивают путем их визуального осмотра.

Дела, которые выдавались в структурные подразделения, читальный зал и во временное пользование, проверяют по книгам выдачи дел из архивохранилища и актам выдачи дел во временное пользование.

Состояние дел фиксируют в листе проверки наличия и состояния документов фонда по форме, приведенной в приложении 32 к Правилам № 1000, а затем — в акте о проверке наличия и состояния дел (документов) по форме согласно приложению 33 к указанным Правилам.

Лист проверки составляют непосредственно в ходе ее осуществления на каждую опись отдельно

Во время проверки небольших по объему фондов допускается составление одного листа на все описи.

По окончании проверки наличия и состояния дел в описи после заверительной надписи вносят запись или проставляют штамп «Проверено» и указывают дату проверки (п. 13 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000). Запись заверяет лицо, ответственное за ведение учетных документов в архиве.

Если во время проверки обнаружены неучтенные документы, их передают заведующему архивом (лицу, ответственному за архив) вместе с листом и актом проверки наличия. После этого дело(а) описывают, а в учетных документах фиксируют соответствующие изменения.

При обнаружении в ходе проверки непоправимо поврежденных дел об этом составляют акт по форме, приведенной в приложении 34 к Правилам № 1000. Акт одобряет ЭК предприятия и утверждает его руководитель. На основании акта непоправимо поврежденные дела изымают для уничтожения (п. 15 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000).

Если в ходе проверки выявлены непоправимо поврежденные документы, внесенные в НАФ, составляется заключение реставраторов соответствующего государственного архива или других учреждений, осуществляющих реставрационные услуги, о невозможности восстановления основы документа и использования текстовой и изобразительной информации.

Акт о непоправимых повреждениях дел (документов) вместе с заключением и актом об изъятии документов из НАФ по форме, приведенной в приложении 14 к Правилам № 1000, одобряет ЭК предприятия и представляет на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела горсовета, в зоне комплектования которого находится предприятие.

Окончательное решение об изъятии документов из НАФ принимает ЦЭПК Укргосархива

Если проверкой выявлена недостача дел, организовывается их розыск. Его проводят в течение года после окончания проверки наличия и состояния дел. При этом составляется карточка учета необнаруженного дела (см. приложение 35 к Правилам № 1000).

Дела, найденные во время розыска, возвращают на места их хранения. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, исключают из описей и других учетных документов (п. 17 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000).

Документами, подтверждающими отсутствие дел, могут быть:

— акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (приложение 15 к Правилам № 1000);

— акты о непоправимых повреждениях дел (приложение 34 к Правилам № 1000);

— акты приемки-передачи другим предприятиям и на постоянное хранение (приложение 49 к Правилам № 1000).

Если дела не были найдены, архив составляет акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны (приложение 36 к Правилам № 1000), и справку о проведении мероприятия по их поиску произвольной формы. Акт подписывает руководитель архива (лицо, ответственное за архив) и утверждает руководитель предприятия.

Как мы упоминали ранее, проверку наличия и состояния дел осуществляют также при приемке-передаче дел в связи со сменой заведующего архивом (лица, ответственного за архив).

Для приемки-передачи архива приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3 человек, в том числе представителя службы делопроизводства. По результатам проверки комиссией составляется акт приемки-передачи дел во время смены руководителя архива (лица, ответственного за архив) по форме согласно приложению 50 к Правилам № 1000. Акт подписывают лица, которые сдают и принимают дела, члены комиссии и утверждает руководитель предприятия.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы и подачи соответствующих сведений о делах постоянного хранения в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, одобренные ЭПК госархива (п. 20 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000).

7.4. Передача документов на государственное хранение

Хозрасчетные предприятия, документы которых отнесены к НАФ, могут передавать их на постоянное хранение в госархивы и другие архивные учреждения на основании договора (п. 2 гл. 1 разд. XIV Правил № 1000). Передачу осуществляют ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями предприятия и соответствующего государственного архивного учреждения (архивного отдела горсовета).

На предприятиях с небольшим объемом дел постоянного хранения (до 20 в год) передача документов на постоянное хранение может производиться один раз в 3 — 5 лет*.

* По согласованию с соответствующим госархивом (архивным отделом горсовета).

Перед передачей дел на постоянное хранение архивом предприятия совместно с представителем государственного архивного учреждения (архивного отдела горсовета) проводится проверка наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Выявленные нарушения устраняет архив предприятия (п. 5 гл. 1 разд. XIV Правил № 1000).

Документы предприятий передают на постоянное хранение в упорядоченном состоянии за счет предприятия по описям, утвержденным в установленном порядке. На всех экземплярах описей делают отметки о приемке дел на постоянное хранение.

При этом 3 экземпляра описей остаются в госархиве, а четвертый возвращают в архив предприятия.

Вместе с делами на постоянное хранение передается историческая справка о предприятии и его документах или продолжение исторической справки

Поступление документов на постоянное хранение оформляют актом о приемке-передаче документов учреждения на постоянное хранение (приложение 49 к Правилам № 1000), который составляют в 2 экземплярах. Первый экземпляр вместе с документами передают в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета, а второй остается в деле фонда архива предприятия (п. 1 гл. 2 разд. XIV Правил № 1000).

В случае отсутствия отдельных дел их номера указываются в акте приемки-передачи документов на постоянное хранение. При этом предприятие обязано принять меры по розыску отсутствующих дел в сроки, установленные государственным архивным учреждением (архивным отделом горсовета). На отсутствующие дела составляют акт о необнаруженных делах (документах), пути розыска которых исчерпаны, по форме, приведенной в приложении 36 к Правилам № 1000, и предоставляют справку о проведенных мероприятиях по их розыску.

Как мы уже сказали, вместе с делами на постоянное хранение передается историческая справка о предприятии и его документах или продолжение к ней. Историческая справка — это документ, в котором содержатся сведения об истории предприятия и его фонда, характеристика описей, информация о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им. Ее составляют при первом поступлении документов в архив. В случае пополнения фонда документами за определенный период времени составляют продолжение к исторической справке за это время (п. 1 гл. 6 разд. ХІ Правил № 1000).

Историческая справка состоит из 3 частей: история предприятия, история фонда, характеристика документов фонда.

В первой части исторической справки в хронологическом порядке отражают сведения о (п. 3 гл. 6 разд. ХІ Правил № 1000):

— дате создания предприятия (со ссылкой на акты);

— подчиненности, задачах, функциях, направлениях деятельности предприятия в соответствии с его уставом (положением о предприятии), их изменениях;

— структуре предприятия и сети подчиненных предприятий (при наличии);

— системе или отрасли, в состав которой входит предприятие на момент создания справки;

— изменениях в структуре предприятия;

— причинах, основании и дате прекращения предприятия со ссылкой на соответствующий акт.

Вторая часть справки включает в себя такую информацию (п. 4 гл. 6 разд. ХІ Правил № 1000):

— дату первого поступления документов фонда в архив предприятия, их объемы и крайние даты;

— сведения о формировании и хранении документов до момента их поступления в архив предприятия (период и условия формирования, изменения права собственности на документы и т. п.);

— изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, потери, незадокументированные периоды);

— особенности формирования, описания и систематизации документов;

— сведения о документах по кадровым вопросам (личному составу), других категориях документов, а также о месте их хранения;

— степень сохранности документов фонда;

— сведения о составе справочного аппарата к фонду;

— сведения об использовании документов фонда (публикации, в которых использована документная информация или опубликованы сами документы);

— условия, которые регулируют доступ к документам и использование сведений, содержащихся в них (если доступ ограничен на определенный срок, отмечают даты, когда будут сняты эти ограничения);

— дату первой передачи дел на постоянное хранение в государственное архивное учреждение (архивный отдел горсовета).

В третьем разделе исторической справки приводят:

— состав и содержание дел, включенных в опись (характеристику типичных групп дел по их содержанию, видам и разновидностям документов), виды носителей информации;

— особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о документах, выходящих за хронологические рамки фонда, дела, сформированные из документов за два года или более, и т. п.);

— полноту состава дел, включенных в сводную опись, причины отсутствия тех или иных документов и дел;

— особенности физического состояния отдельных документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное).

Историческую справку к фонду (продолжение к исторической справке) подписывает руководитель архива (лицо, ответственное за архив).

Количество экземпляров исторической справки к фонду (продолжения к исторической справке) должно соответствовать количеству экземпляров годовых разделов сводной описи

Если предприятие является источником формирования НАФ, историческую справку (продолжение к исторической справке) подают на рассмотрение ЭПК соответствующего государственного архива одновременно с годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения.

Документы в государственное архивное учреждение (архивный отдел горсовета) доставляют транспортом и за счет предприятия-сдатчика (п. 7 гл. 1 разд. XIV Правил № 1000).

7.5. Ликвидация или реорганизация предприятия: что с документами?

Порядок передачи и дальнейшего использования документов в случае прекращения предприятия предусматривается в распорядительном документе о его прекращении. Обязанности по передаче документов возлагаются на комиссию, созданную для передачи дел и имущества (п. 1 гл. 3 разд. XV Правил № 1000).

В случае прекращения предприятия путем реорганизации с передачей его функций другому предприятию последнее принимает по акту документы, не завершенные в делопроизводстве реорганизуемого юрлица, и его архив (п. 4 гл. 3 разд. XV Правил № 1000).

Если функции реорганизуемого предприятия передаются нескольким предприятиям, его архивные дела, отнесенные к НАФ, передают в упорядоченном состоянии соответствующему госархиву или архивному отделу горсовета. Дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых не истекли, документы, не завершенные в делопроизводстве, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) передают вышестоящему органу, если он существует на территории соответствующей области, города Киева. Если вышестоящих органов на территории указанных регионов нет, все дела и документы передают в архивные учреждения (п. 5 гл. 3 разд. XV Правил № 1000).

Документы, незавершенные в делопроизводстве, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) работников, перешедших на работу к правопреемнику, передают таким юрлицам-правопреемникам по принадлежности.

В случае реорганизации предприятия, когда из его состава выделяется структурное подразделение, которому предоставляются права предприятия, последнему передают документы, незаконченные в делопроизводстве, относящиеся к профилю деятельности вновь созданного предприятия, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) работников, которые перешли на работу на новое предприятие (п. 6 гл. 3 разд. XV Правил № 1000).

При ликвидации предприятия его архивные дела, отнесенные к НАФ, передают в упорядоченном состоянии соответствующему государственному архивному учреждению, архивному отделу горсовета. Архивные дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не закончились, документы, незавершенные в делопроизводстве, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) передают вышестоящему органу, если он существует на территории соответствующей области, города Киева. Если вышестоящих органов на территории указанных регионов нет, все архивные дела и документы предприятия-фондосоздателя передают в архивные учреждения.

В случае банкротства предприятия передачу его документов для дальнейшего хранения осуществляют в порядке, установленном Законом о банкротстве.

выводы

• С момента создания (поступления) и до передачи на хранение в архив предприятия документы хранят по месту формирования дел в службе делопроизводства или других структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
• Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по кадровым вопросам (личному составу) через 2 года после завершения их ведения в делопроизводстве сдают в архив предприятия для хранения и последующего использования.
• В архиве на основании описей дел структурных подразделений составляют годовые разделы сводных описей дел предприятия.
• Хозрасчетные предприятия, документы которых отнесены к НАФ, могут передавать их на постоянное хранение в госархивы и другие архивные учреждения на основании договора.