Объекты инвентаризации
Понятно, что в ходе инвентаризации основных средств (ОС) предприятию необходимо «пересчитать» активы, которые относятся к составу ОС с точки зрения П(С)БУ 7. Напомним, что в бухучетных целях к ОС относят:
— собственно ОС, учет которых ведут на счете 10 «Основные средства»*;
* Исключение составляют разве что долгосрочные биологические активы, которые инвентаризируют по особым правилам из п. 5 разд. III Положения № 879.
— прочие необоротные материальные активы, учитываемые на счете 11 «Прочие необоротные материальные активы».
А вот незавершенные капитальные инвестиции (счет 15) не являются классификационной группой ОС, поэтому их инвентаризируют отдельно по правилам, предусмотренным п. 3 разд. III Положения № 879.
Кроме того, если вы помните, перед составлением годовой отчетности проводят сплошную инвентаризацию, которая охватывает все активы предприятия независимо от их месторасположения, а также ценности, которые не принадлежат предприятию, но учитываются у него на забалансовых счетах (п. 6 разд. I Положения № 879). Примером последних являются ОС, полученные в аренду (учитываемые на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы»), находящиеся на ответственном хранении (учитываемые на забалансовом субсчете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении»).
Поэтому
в ходе инвентаризации не забудьте проверить наличие собственных ОС, переданных в аренду, на ответственное хранение или ремонт, а также ОС, полученных в аренду или принятых на ответственное хранение
С объектами инвентаризации разобрались, теперь давайте посмотрим, как провести инвентаризацию и какими документами оформить ее результаты.
Процедура инвентаризации ОС
Перед началом инвентаризации ОС материально ответственные лица в инвентаризационной описи дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на ОС сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие — списаны. Забегая вперед, отметим, что такая расписка включена в заголовочную часть как Инвентаризационной описи основных средств (форма № инв-1), так и Инвентаризационной описи необоротных активов, утвержденной приказом № 572 (см. с. 12).
Кроме того, прежде чем начать инвентаризацию ОС, инвентаризационная (рабочая инвентаризационная) комиссия проверяет (п.п. 1.1 разд. III Положения 879):
— наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации на ОС;
— наличие документов на ОС, переданные или принятые предприятием в аренду, на ответственное хранение, во временное пользование.
При обнаружении расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации нужно внести соответствующие исправления и уточнения.
Сама процедура инвентаризации ОС, как и любых других активов и обязательств предприятия, заключается в проверке и документальном подтверждении их наличия, состояния, соответствия критериям признания и оценки (п. 5 разд. I Положения № 879). Для этого комиссия в ходе инвентаризации выявляет:
— фактическое наличие ОС;
— активы, которые частично утратили свои первоначальные качества и потребительские свойства;
— устаревшие и временно не используемые ОС;
— ОС, которые не соответствуют критериям признания активами.
При проведении инвентаризации земельных участков, зданий, сооружений, другой недвижимости, водоемов и прочих объектов природных ресурсов проверяют наличие документов, подтверждающих право собственности предприятия на такие объекты (п.п. 1.3 разд. III Положения № 879).
При инвентаризации машин, оборудования и транспортных средств проверяют заводские номера кузова, двигателя, шасси и т. п.
При инвентаризации библиотечных фондов инвентаризационная (рабочая инвентаризационная) комиссия в соответствии с п.п. 1.11 разд. III Положения № 879:
— выявляет ошибки, допущенные при шифровании документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям;
— устанавливает задолженность пользователей перед библиотекой;
— выявляет дублетные документы, документы, не отвечающие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п.
В случае установления факта отсутствия документа его разыскивают в срок, установленный правилами пользования библиотекой, но не более 1 года.
Кроме того, при проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия проверяет правильность присвоения объектам ОС инвентарных номеров.
Если в ходе инвентаризации комиссия выявляет пригодные для использования объекты ОС, остаточная стоимость которых согласно учетным данным равна нулю, она передает соответствующие материалы руководителю предприятия. В дальнейшем такие объекты могут быть дооценены* (п.п. 1.4 разд. III Положения № 879).
* Но помните, что проведение дооценки вовсе не обязательно. Подробнее о том, что делать с «нулевыми» ОС, читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 79, с. 28; 2016, № 87, с. 28.
По окончании инвентаризации материально ответственные лица снова дают расписку, в которой подтверждают, что проверка ОС состоялась в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют и принимают на ответственное хранение перечисленные в описи ОС (п. 18 разд. II Положения № 879).
Оформляем результаты инвентаризации ОС
Для оформления данных инвентаризации ОС используют инвентаризационные описи.
Инвентаризационная комиссия составляет их по объектам ОС или их группам и отдельно по каждому материально ответственному лицу (п.п. 1.2 разд. III Положения № 879)
При этом проще всего использовать одну из утвержденных форм:
— Инвентаризационную опись основных средств (форма № инв-1), утвержденную постановлением № 241;
— Инвентаризационную опись необоротных активов, утвержденную приказом № 572.
Если эти формы инвентаризационной первички вам по какой-либо причине оказались не по душе, то их легко можно доработать, дополнив новыми реквизитами. Кроме того, вы можете и не привязываться к готовым формам, а разработать их под себя самостоятельно. Главное, чтобы «самодельные» формы отвечали требованиям Положения № 88 и ст. 9 Закона о бухучете.
В инвентаризационной описи ОС фиксируют по наименованиям в соответствии с их основным назначением с указанием (п.п. 1.3 разд. III Положения № 879):
— инвентарного номера;
— изготовителя;
— заводского номера (при его наличии);
— года выпуска;
— первоначальной (переоцененной) стоимости;
— суммы износа;
— срока полезного использования и других сведений.
При отражении в инвентаризационных описях данных о различных объектах ОС учитывают такие правила, установленные Положением № 879:
(1) однотипные по техническим характеристикам, назначению и условиям использования, одинаковой стоимости объекты ОС, поступившие на предприятие одновременно и в отношении которых ведут групповой учет, в инвентарной описи приводят по наименованию с указанием количества таких объектов. Аналогичным образом составляют инвентарные описи прочих необоротных материальных активов (п.п. 1.2 разд. III);
(2) объекты ОС, основное предназначение которых изменилось в результате проведенных работ по восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вносят в инвентаризационную опись по наименованию, соответствующему их новому назначению (п.п. 1.3 разд. III);
(3) если при инвентаризации выявлен факт неотражения работ капитального характера (достройка этажей, пристройка новых помещений и т. п.) или частичной ликвидации зданий и сооружений (снос отдельных конструктивных элементов), в инвентаризационной описи указывают данные о проведенных изменениях (п.п. 1.3 разд. III);
(4) многолетние насаждения вносят в инвентаризационную опись по культурам, ботаническим сортам с указанием года закладки, площади, количества деревьев или кустов, по категориям и их балансовой стоимости. Ирригационные и мелиоративные сооружения записывают по виду и роду сооружения с указанием их размеров, года сооружения, балансовой стоимости и других сведений, характеризующих их назначение и состояние (п.п. 1.3 разд. III);
(5) по неучтенным объектам, а также объектам, данные о которых отсутствуют в учете, в инвентаризационную опись вносят все отсутствующие сведения о таких объектах и их технические показатели. Например, в отношении зданий указывают их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (внешний или внутренний обмер), площадь (общую полезную площадь), число этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и т. п. Оценку выявленных объектов производят по их справедливой стоимости (п.п. 1.5 разд. III);
(6) ОС, которые ремонтируют на других предприятиях, вносят в опись на основании документов о передаче в ремонт (п.п. 1.6 разд. III);
(7) на ОС, которые не пригодны к эксплуатации и не подлежат восстановлению, составляют отдельные описи с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, по которым они стали непригодны к эксплуатации (п.п. 1.8 разд. III);
(8) на МНМА, выданные в индивидуальное пользование работников, составляют групповые инвентаризационные описи с указанием в них ответственных за эти предметы лиц (на которых ведутся личные карточки) с их распиской в инвентаризационных описях (п.п. 1.9 разд. III);
(9) белье, постельные принадлежности, одежду и обувь одного наименования, близкие по размерам, качеству материалов и цене, вносят в инвентаризационную опись суммарно, с указанием количества этих предметов и их номенклатурных номеров. Предметы одежды и столового белья, направленные в стирку и ремонт, вносят в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанции поставщика услуг (п.п. 1.10 разд. III).
Пример заполнения Инвентаризационной описи необоротных активов смотрите в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 27.
Форму Инвентаризационной описи заполняют члены инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии непосредственно во время проведения инвентаризации. Впрочем, при большой номенклатуре инвентарных объектов целесообразнее, чтобы графы 1 — 6 Инвентаризационной описи формы № инв-1 (графы 1 — 7 Инвентаризационной описи необоротных активов) еще до начала инвентаризации были заполнены бухгалтерией предприятия. Это позволит избежать расхождений в названиях и характеристиках ОС в бухгалтерском учете и в Инвентаризационной описи, что иногда случается при проведении инвентаризации.
После оформления инвентаризационная (рабочая инвентаризационная) комиссия передает инвентаризационные описи в бухгалтерию, где на выявленные недостачи и излишки составляют сличительную ведомость. Для этого можно использовать уже готовые формы:
— Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № инв-18), утвержденную постановлением № 241;
— Сличительную ведомость результатов инвентаризации необоротных активов, утвержденную приказом № 572.
