Объекты инвентаризации
В процессе годовой инвентаризации задолженностей комиссия путем документальной проверки устанавливает (п.п. 7.4 Положения № 879):
— правильность расчетов с банками, контролирующими органами, другими предприятиями, а также со структурными подразделениями предприятия, выделенными на отдельные балансы;
— задолженность подотчетных лиц;
— правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и хищениям;
— правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, в том числе тех, по которым срок исковой давности истек;
— реальность задолженности работникам по оплате труда и гражданам, а также по безналичным расчетам по этим выплатам.
Давайте рассмотрим правила проведения инвентаризации отдельных видов расчетов.
Инвентаризируем расчеты и задолженности
При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяют соответствие данных бухгалтерского учета выданным авансам и отчетам подотчетных лиц о них.
При инвентаризации задолженностей по недостачам и потерям от порчи ценностей проверяют причины, по которым задерживается рассмотрение материалов по выявленной недостаче и отнесение ее на виновных лиц или списание в установленном порядке (п.п. 7.4 Положения № 879).
Для того, чтобы проинвентаризировать расчеты с контролирующими органами, предприятию следует получить у налоговиков письменный документ о состоянии расчетов с бюджетом по налогам, сборам и ЕСВ. По разъяснению самих контролеров, для этого субъекту предпринимательства нужно обратиться в налоговый орган с письменным заявлением. В этом заявлении предприятие должно указать платежи и период, в отношении которых проводят сверку расчетов, а также начисленные и уплаченные суммы этих платежей за указанный период (см. консультацию в категории 135.04 БЗ).
Не позднее 15 рабочих дней со дня получения такого заявления налогоплательщик получит письменный документ, подтверждающий состояние расчетов по налогам, сборам и ЕСВ
Кроме того, свериться с бюджетом налогоплательщик может в электронном виде в режиме реального времени. То есть получить информацию о состоянии расчетов с бюджетом можно через так называемый электронный кабинет (ЭК). Однако для этого необходимо иметь электронную цифровую подпись. Причем с 2017 года ЭК можно считать «официальным» источником информации.
Инвентаризация средств целевого финансирования состоит в проверке обоснованности их остатка путем сопоставления данных о поступлении на предприятие средств целевого финансирования и их использования в соответствии с целевым назначением (п.п. 7.6 Положения № 879).
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей состоит в сверке документов и записей в регистрах учета и проверке такой задолженности в отношении (пп 7.1 и 7.3 Положения № 879):
(1) соблюдения срока исковой давности;
(2) обоснованности сумм, учитываемых на счетах учета расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, полученных и выданных векселей, с прочими дебиторами и кредиторами.
Начинается инвентаризация дебиторской задолженности с того, что предприятие-кредитор передает всем своим дебиторам выписки с аналитических счетов об их задолженности. После получения выписок предприятия-дебиторы обязаны подтвердить задолженность или заявить свои возражения. Возвращенные дебиторами выписки предъявляют рабочей инвентаризационной комиссии для подтверждения наличия задолженности (п.п. 7.2 Положения № 879).
Обратите внимание! Положение № 879 не ограничивает срок, в течение которого предприятие-дебитор должно подписать акт сверки и направить его в адрес кредитора. В то же время в ваших интересах, чтобы дебитор не затягивал с подписанием акта и вернул его вам еще до окончания инвентаризации. Поэтому желаемый срок возврата акта рекомендуем указывать при его оформлении.
Ну а что, если до конца отчетного периода дебитор акт сверки не вернул или выявленные при сверке разногласия не устранены или остались не выясненными? Тогда каждая сторона отражает расчеты с дебиторами и кредиторами в своем балансе в суммах, которые указаны в записях в бухучете и признаются ею верными (абзац второй п.п. 7.2 разд. ІІІ Положения № 879).
Если ваш контрагент на дату проведения инвентаризации выступает одновременно и дебитором, и кредитором, то в выписке указывайте отдельно дебиторскую и отдельно кредиторскую задолженности
Отдельно нужно сказать об инвентаризации дебиторской задолженности в том случае, если ваш контрагент расположен в зоне АТО. Понятное дело: составить и подписать акт сверки с ним у вас навряд ли получится. Поэтому в этом случае такую задолженность учитывают и отражают в отчетности по данным бухучета до тех пор, пока она не будет признана безнадежной, а значит, можно будет ее списать. Об исковой давности в условиях АТО мы писали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 61, с. 25.
Кредиторскую задолженность инвентаризируют на основании актов сверки, полученных от контрагентов-кредиторов. Если же ваши кредиторы пренебрегают своими «инвентаризационными» обязанностями и акты сверки вы от них не получили, тогда рекомендуем вам не полениться и направить им такие акты самостоятельно. Только так вы можете быть уверены в том, что в вашей финансовой отчетности отражена достоверная и согласованная с контрагентом сумма.
И еще один важный момент. По мнению Государственной аудиторской службы Украины, несмотря на то, что оформление акта сверки прямо предусмотрено Положением № 879, контрагент, в принципе, не обязан подписывать такой акт. Поэтому для того чтобы избежать разногласий относительно оформления и подписания акта сверки, стороны имеют право оговорить этот вопрос в договоре. В таком случае в договоре предусматривают положения о необходимости проведения сверки, устанавливают сроки, периодичность и порядок ее проведения, а также сроки возврата согласованного акта сверки (см. письмо Госаудиторской службы Украины от 20.02.2017 г. № 25-16/104).
Оформляем результаты инвентаризации
Акт сверки расчетов. Как мы уже сказали выше, проведение инвентаризации дебиторской задолженности начинают с оформления выписок с аналитических счетов дебиторов об их задолженности. Типовая форма такой выписки не утверждена. Но каждый практикующий бухгалтер в курсе, что, как правило, роль такой выписки играет Акт сверки расчетов.
Акты сверки обычно составляют в произвольной форме, которую предприятие разрабатывает для себя самостоятельно. Ориентироваться при этом можно на форму, приведенную в приложении 1 к приказу Минэкономики, Минфина, Госкомстата от 10.11.98 г. № 148/234/383. При этом, на наш взгляд, в «самодельной» форме акта сверки желательно предусмотреть реквизиты первичных документов из п. 2.4 Положения № 88, а также всю необходимую информацию для проведения сверки взаиморасчетов.
То есть в акте сверки рекомендуем указывать такую информацию:
— наименование предприятия, от имени которого составлен документ;
— наименование документа;
— дату его составления;
— наименование предприятия-контрагента, с которым сверяют взаиморасчеты;
— наименование, дату составления и номер документа, на основании которого возникла (погашена) задолженность;
— сумму дебиторской (кредиторской) задолженности по данным предприятия-кредитора (дебитора);
— сумму задолженности по данным предприятия-контрагента;
— расхождения в сумме задолженности между данными предприятий-контрагентов;
— подписи представителей предприятия-кредитора и предприятия-дебитора.
Акт инвентаризации. По результатам инвентаризации расчетов оформляют акт инвентаризации. Причем здесь вы уже можете выбирать из нескольких форм, таких как:
— Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, утвержденный приказом № 572. К нему прилагают справку о дебиторской и кредиторской задолженностях, по которым срок исковой давности истек. В этой справке указывают: наименование и местонахождение дебиторов или кредиторов, суммы задолженностей с истекшим сроком исковой давности, причины и основания возникновения задолженности, а также дату, на которую срок исковой давности по задолженности истек. Форму справки также можно найти в приказе № 572;
— Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17), утвержденный постановлением № 241. В комплекте с этим актом идет справка, являющаяся приложением к форме № инв-17.
Кроме того, при необходимости составляют отдельные акты:
— Акт инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которую планируется списать, утвержденный приказом № 572;
— Акт инвентаризации расчетов по возмещению материального ущерба, утвержденный приказом № 572. В нем указывают такие данные: Ф. И. О. должника; за что и когда возник долг; дату принятия судебного решения или решения другого органа (добровольного согласия должника) о возмещении суммы материального ущерба. Если такое решение не принято, указывают дату предъявленного предприятием иска, сумму задолженности на дату инвентаризации (п.п. 7.5 Положения № 879).
Ну и, конечно, вы можете отойти от утвержденных приказом № 572 форм актов, которые, напомним, обязательны только для бюджетников. Тогда придется разработать такие формы самостоятельно.
При этом не забудьте, что ваши формы должны содержать все обязательные для первичных документов реквизиты, а также всю необходимую информацию, предусмотренную Положением № 879
Примеры заполнения Акта сверки расчетов, Акта инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, Справки о дебиторской и кредиторской задолженностях, по которым срок исковой давности истек, Акта инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которую планируется списать, а также Акта инвентаризации расчетов по возмещению материального ущерба см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 58, 60, 62 — 64.
