Записи в трудовой книжке принимают во внимание при назначении пенсии, осуществлении выплат за выслугу лет, а также при назначении прочих «трудовых» льгот. Поэтому неверных или неточных записей в трудовой книжке быть не должно. А если вдруг ошибка все-таки закралась в записи этого важного документа? Как ее исправить? Разбираемся!
Кто и как может исправить ошибку?
Перво-наперво запомните:
исправлять ошибки, сделанные в записях в трудовых книжках работников, могут только работодатели, которые собственно такие неточные записи допустили
Об этом предупреждает п. 2.6 Инструкции № 58.
Если предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидировано, то соответствующую запись вносит и заверяет печатью его правопреемник. Нет правопреемника? Тогда исправляющую запись делает вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие. Ее не существует? Значит, исправление вносят облархив, госархив ( п. 2.8 Инструкции № 58).
Новый работодатель обязан лишь поспособствовать работнику решить возникшую проблему.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения. Не можете найти этот приказ/распоряжение? Тогда поищите другие документы, которые подтверждают выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. А вот на свидетельские показания не рассчитывайте — они не могут служить основанием для исправления ранее внесенных записей ( п. 2.9 Инструкции № 58).
Внимание! Запрещается зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи в разделах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» трудовой книжки.
Способ исправления данных в трудовой книжке путем зачеркивания допустимо использовать (при необходимости) только при корректировке сведений, приведенных на титульном листе.
А вот для исправления записей во внутреннем блоке трудовой книжки п. 2.10 Инструкции № 58 предусмотрена своя специальная процедура. Давайте подробно на примерах разберемся в том, в чем именно она заключается.
Порядок исправления неточностей в записях трудовой книжки
Пример 1. В графе 3 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки запись не соответствует содержанию приказа о приеме на работу (допущена ошибка при внесении записи).
Как исправить? Для исправления неточной (неверной) записи в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки укажите:
— в графе 1 — очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
— в графе 2 — дату внесения изменений;
— в графе 3 — номер записи, которая является недействительной, а затем — текст правильной записи. То есть графу 3 начните фразой: «Запис за № таким-то недійсний», а продолжите корректным вариантом записи: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
— в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Впрочем, на практике иногда встречаются случаи, когда ранее внесенную неточную или неправильную запись в трудовой книжке исправляют двумя отдельными строками под отдельными порядковыми номерами. То есть сначала в первой строке под одним порядковым номером указывают: «Запис за № таким-то недійсний», а в следующей отдельной строке под следующим порядковым номером приводят правильную запись. Однако такой подход неприемлем.
Дело в том, что нормы Инструкции № 58 предписывают исправлять ошибочные записи в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки с помощью именно одной записи под одним порядковым номером. То есть графу 3 начинают фразой: «Запис за № таким-то недійсний», а затем после точки запись продолжают правильной формулировкой.
Другого способа исправления Инструкция № 58 не предусматривает.
Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 1).
Пример 2. В приказе о приеме на работу (от 10.01.2017 г. № 11-ос) наименование должности не соответствует штатному расписанию. Ошибка выявлена после внесения сведений о приеме на работу в трудовую книжку работника. Издан приказ (от 13.01.2017 г. № 15-ос) о внесении изменений в пункт приказа, в котором неверно указано название должности или профессии работника. Вносим изменения в трудовую книжку работника.
Как исправить? В рассматриваемом случае исправление записи в трудовой книжке осуществляют так:
— в графе 1 — очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
— в графе 2 — дату внесения изменений;
— в графе 3 указывают: «Запис за № таким-то недійсний», а продолжают корректным вариантом записи: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)», где и указывают правильное наименование должности;
— в графе 4 — дату и номер уточняющего приказа (распоряжения) работодателя.
Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 2 на с. 23).
Пример 3. В графе 3 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки наименование предприятия вписано с ошибкой. Вместо «Приватне акціонерне товариство «Мотор» указано «Приватне підприємство «Мотор».
Как исправить? Порядок исправления такой ошибки не прописан в Инструкции № 58 (ср. ). На практике исправляют следующим образом. После последней записи в трудовой книжке делают запись в графе 3 «Запис «Приватне підприємство «Мотор» недійсний. Приватне акціонерне товариство «Мотор».
Нумеровать эту исправительную запись не нужно.
Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 3).
Пример 4. В графе 1 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки нарушена нумерация записей. После записи № 8 от 22.02.2016 г. следует другая запись с тем же № 8, но уже от 30.12.2016 г.
Как исправить? Начнем с того, что порядок исправления таких ошибок Инструкцией № 58 не установлен. По нашему мнению, нужно действовать так. Укажите:
— в графе 1 — правильный порядковый номер (в данной ситуации — № 9);
— в графе 2 — дату внесения исправлений;
— в графе 3 — номер записи, которая является недействительной (в данной ситуации — № 8 от 30.12.2016 г., а затем — текст правильной записи);
— в графе 4 повторите дату и номер приказа (распоряжения) работодателя.
Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 4).
Пример 5. В графе 2 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки проставлена неверная дата приема на работу (перевода, увольнения).
Как исправить? К сожалению, и в этом случае Инструкция № 58 не дает ответа кадровикам, как исправить такую ошибку. По нашему мнению, следует поступать так. Укажите:
— в графе 1 — очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
— в графе 2 — дату внесения исправлений;
— в графе 3 вначале напишите: «Запис за № таким-то недійсний», а затем повторите запись о приеме на работу с указанием здесь же в тексте правильной даты приема;
— в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого изначально в трудовой книжке была сделана запись. То есть повторите здесь реквизиты приказа из неверной записи.
Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 5 на с. 25).
Пример 6. В графе 4 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки указаны неверные реквизиты приказа о приеме на работу (переводе, увольнении).
Как исправить? Порядок исправления такой ошибки не прописан в Инструкции № 58. На наш взгляд, следует действовать так. Укажите:
— в графе 1 — очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
— в графе 2 — дату внесения исправлений;
— в графе 3 — номер записи, которая является недействительной, затем — текст правильной записи. То есть в графе 3 напишите: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
— в графе 4 — правильные реквизиты приказа.
Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 6 на с. 25).
Пример 7. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после оформления увольнения работника, т. е. когда запись об увольнении уже заверена подписью руководителя предприятия/специалиста кадровой службы и печатью предприятия/кадровой службы.
Как исправить? Начнем с того, что исправительную запись должно будет сделать то предприятие, которое внесло в трудовую книжку работника неверную запись (см. п. 2.6 Инструкции № 58). Поэтому, если на момент ее выявления работник уже трудится у нового работодателя, такая исправительная запись может быть внесена в трудовую книжку работника только после его увольнения от этого работодателя, когда книжка окажется на руках у работника. В этом случае действуйте так:
1) снова впишите в трудовую книжку в виде заголовка наименование предприятия-работодателя;
2) внесите исправляющую запись в порядке, предусмотренном п. 2.10 Инструкции № 58 (см. выше);
3) заверьте исправляющую запись подписью руководителя предприятия/специалиста кадровой службы и печатью предприятия/отдела кадров, т. е. в таком же порядке, как вы заверили запись об увольнении работника.
Приведем еще один образец заполнения трудовой книжки (см. рис. 7 на с. 26).
Здесь же отметим об исправлениях записей в трудовых книжках в случае восстановления работника на прежней работе по решению суда и изменении формулировки причины увольнения.
Так, в случае восстановления работника на прежней работе в судебном порядке после записи о незаконном увольнении необходимо сделать такую запись: «Запис за № таким-то є недійсним. Поновлений на попередній роботі» .
А вот при изменении формулировки причины увольнения указывают: «Запис за № таким-то є недійсним. Звільнений...» и приводят новую формулировку (например, «Запис за № 8 є недійсним. Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України»).
В графе 4 в приведенных случаях делают ссылку на приказ о восстановлении работника на работе или об изменении формулировки причины увольнения, который издают во исполнение решения суда.
Еще один случай корректировки записи об увольнении — задержка выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя. В этом случае согласно п. 4.1 Инструкции № 58 днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Что из этого следует? А то, что о новом дне увольнения работодателю придется издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенную запись о дне увольнения нужно признать недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58.
Следует также добавить, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной ( п. 2.10 Инструкции № 58).
Итак, с исправлением неточных записей в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки разобрались. А как исправляют ошибки в разделах «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення»? Да в таком же порядке, как и в разделе «Відомості про роботу», т. е. по процедуре, предусмотренной п. 2.10 Инструкции № 58. Это в общем-то следует из указанной нормы.
Ну вот, теперь вы хорошо знаете, как исправить неточности в трудовых книжках. Тем не менее желаем вам как можно меньше ошибаться в своей работе!
