Уважающий себя ФЛП-общесистемщик часто нанимает на работу бухгалтера. Разумеется, не для ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности, каковые обязанности в ч. 1 ст. 2 Закона о бухучете возлагаются лишь на предприятия. Но ФЛП-общесистемщику и без бухгалтерского учета ой как есть чем заняться и по части учета, и в смысле отчетности... ☹
Что касается учета, то самым главным (и зачастую единственным) легальным учетным регистром ФЛП-общесистемщика служит Книга учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, которые проводят независимую профессиональную деятельность, утвержденная приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481 (далее — Книга УДР). Учитывая тему номера, о независимых профи забываем...
А ФЛП-общесистемщикам напомним, что их
обязанность вести Книгу УДР прямо прописана в п. 177.10 НКУ
Главное, что записи в Книге УДР крайне важны сразу для нескольких целей:
— во-первых, для материального учета (и для «как бы инвентаризации ТМЦ») — здесь указываются реквизиты подтверждающих документов на купленные товары (работы, услуги);
— во-вторых, для «кассовой дисциплины» (см. статью на с. 34) — запись дневной наличной выручки служит условием полного и своевременного оприходования наличности (о безнале пока умолчим, поскольку ФЛП-общесистемщик обычно работает с налом, хотя и безнал записывать в Книгу УДР ему тоже обязательно);
— в-третьих, для налогового учета — именно здесь выводится сумма чистого налогооблагаемого дохода за отчетные периоды для определения сумм авансовых платежей по НДФЛ, а также вся необходимая информация для составления как годовой декларации всеми такими субъектами, так и первой декларации — новичками (об этой особенности см. в статье на с. 8).
Забегая вперед, заметим, что при заполнении Книги УДР идеальный бухгалтер столкнется с милым его сердцу принципом соответствия доходов и расходов — но без принципа начисления (здесь господствует подобие «кассового метода» — об этом позже).
На три года или навсегда?
Важно отметить, что ФЛП-общесистемщик сам вправе выбирать, в каком виде ему завести, зарегистрировать и вести Книгу УДР — в бумажном ( п. 3 Порядка № 481) либо электронном ( п. 4 Порядка № 481).
Если он — как и подавляющее большинство бывалых коллег — предпочтет бумажный вид Книги УДР, то ему придется сперва приобрести ее печатный экземпляр (самые экономные могут самостоятельно разлинеить толстую тетрадь — разумеется, с соблюдением всех необходимых реквизитов и граф), пронумеровать страницы (или листы), прошнуровать все как положено (т. е. налепить на «хвостики» прошивки на последней странице клочок бумаги с указанием сколько страниц/листов пронумеровано), заполнить титульный лист (Ф. И. О., регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов — в народе его называют просто «кодом», ну, или для «религиозно убежденных» — серию и номер паспорта, налоговый адрес — как правило, это адрес местожительства). Потом эту «книгу жизни» вместе с заявлением в произвольной форме надо подать в свой налоговый орган для регистрации (в нужном месте Книги УДР налоговый начальник в течение пары дней поставит подпись, которую скрепят печатью) и — вперед за первым честно заработанным миллионом! ☺
Кстати, если регулярные записи в зарегистрированной Книге УДР все ближе подбираются к ее последним страницам, побеспокойтесь и заблаговременно зарегистрируйте новую: лучше это сделать намного раньше (за это не накажут), чем немного позже (ведь если записи делать уже негде и нагрянула проверка — это станет гораздо дороже, но к этому вернемся под конец статьи)... Если год не закончен, но заполнена последняя свободная строка в предыдущей Книге УДР — следующую продолжайте вести просто нарастающим итогом ( п.п. 4 п. 3 Порядка № 481), а законченную храните как зеницу ока! И хотя в п. 8 Порядка № 481 срок ее хранения установлен как «3 года после окончания отчетного периода, в котором в ней сделана последняя запись», мы с оглядкой на п.п. «б» п. 176.1 НКУ, во-первых, отдаем приоритет п. 44.3 НКУ и его срокам: «не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы» (читай: декларации по НДФЛ), а если последняя не предоставлялась — с предусмотренного НКУ предельного срока предоставления такой отчетности. Как видите, это несколько дольше. ☹ Во-вторых, настоятельно рекомендуем хранить не только саму Книгу УДР, но и все подтверждающие документы, записанные в ее графу 5 (об этом ниже). А в-третьих, обращаем ваше внимание на то, что наличие в Книге УДР информации по ЕСВ в принципе принуждает хранить ее чуть ли не вечно. ☹
И еще:
исправления в Книге УДР разрешены
Для этого надо просто зачеркнуть ошибочную запись и сделать новую, а также удостоверить такое исправление личной подписью.
О порядке регистрации Книги УДР в электронной форме налоговики рассказали в 104.08 БЗ.
Самое главное: электронная Книга УДР ведется ФЛП-общесистемщиком в своем электронном кабинете на портале ГФСУ в режиме онлайн, т. е. в принципе в любой момент доступна контролерам. Так что если вы предпочтете работать в режиме «вывернутых карманов» ☹ — обзаведитесь ЭЦП с усиленным сертификатом открытого ключа, заключите договор о признании подписи со своей налоговой, потом зарегистрируйте свой электронный кабинет, заполните обязательные поля для формирования заявления, наложите свою ЭЦП и отошлите через Интернет. И ждите в течение 3 рабочих дней уведомления о регистрации (с указанием номера и даты) вашей виртуальной Книги УДР. Понятно, что срок ее жизни — «вечно»... Помните об этом, выбирая этот «модный» вариант.
Графомания...
Совершенно очевидно, что структура доходных и расходных граф Книги УДР построена по аналогии со структурой ст. 177 НКУ (особенно это касается расходов). Кстати, в связи с существенными дополнениями п. 177.4 НКУ, в частности, новыми «амортизационными» нормами (см. статью на с. 37), можно ждать соответствующих изменений и в форме Книги УДР.
Прежде всего обратимся к ФЛП-общесистемщикам, зарегистрированным как плательщики НДС. Согласно п. 177.3 НКУ и п. 7 Порядка № 481 никакие суммы НДС, участвующие в ваших предпринимательских расчетах — ни полученные, ни уплаченные — в Книгу УДР не включаются, т. е. суммы как доходов, так и расходов заносятся в ее соответствующие графы без учета сумм НДС. Сумму НДС, закинутую на электронный счет в СЭА НДС или уплаченную прямо в бюджет, в расходные графы включать нельзя. Напротив, если вы — неплательщик НДС, то понятно, что от своих покупателей в составе выручки вы этот налог получать не можете — и поэтому в доходную графу 2 Книги УДР включайте всю сумму полученной выручки, и аналогично этому — в ее расходные графы тоже включайте всю уплаченную сумму полностью — даже если в ней «сидит» НДС, уплаченный вами в составе цены приобретения. Кроме того, согласно новому п.п. 177.3.1 НКУ в доходы ФЛП-общесистемщика, торгующего подакцизными товарами (и, разумеется, зарегистрированного плательщиком акцизного налога), не включаются полученные в составе цены продажи суммы «розничного» акциза.
Но вернемся к нашим графам, и прежде всего —
Період обліку (день, місяць, квартал, рік) — графе 1. В п. 5 Порядка № 481 написано прямо:
Записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход
То есть в течение рабочего дня ничего записывать не требуется, а уже по его окончании нужно проставить дату в графе 1 и заполнить положенные графы такой строки (суммовые — в грн. и коп. — см. п. 9 Порядка № 481). Если в этот день дохода не было, то Книгу УДР за такой день не заполняют, но если была выдана зарплата или понесены так называемые прочие расходы — это достаточное основание заполнить строку с такой датой с показателями таких расходов.
Переходим к следующей —
Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності... — графе 2. Согласно п.п. 2 п. 6 Порядка № 481 сюда следует записывать (1) всю поступившую наличную и безналичную (на предпринимательский банковский счет) выручку — кстати, включая и валютную (по курсу НБУ на день поступления на валютный счет, а в случае обязательной продажи — по курсу продажи (подробнее см статью на с. 16)), но не включая зачисленных на счет собственных средств — все это написано в письме ГФСУ от 27.08.2014 г. № 2364/6/99-99-17-02-02-16; (2) стоимость товаров (работ, услуг), полученных ФЛП-общесистемщиком в качестве оплаты за проданные им товары (работы, услуги); (3) все, полученное бесплатно, а также (4) суммы его задолженности, по которым истек срок исковой давности.
Что касается (1) и (2) — тут все ясно, поскольку соответствует п. 177.2 НКУ, да и кстати: в 104.05 БЗ разъясняется, что при бартере или взаимозачете (т. е. в отсутствие денежных расчетов) соответствующие хозоперации записываются в Книгу УДР раздельно: например, при обмене товарами, стоимость переданного товара записывайте в расходные графы 5 и 6, а полученного взамен — в доходную графу 2.
Отметим, что в указанном письме налоговики значительно расширяют перечень доходов, подлежащих включению в графу 2, предписывая включать сюда все доходы, связанные с ведением предпринимательской деятельности, и в частности, проценты банка, а также полученные от контрагентов-нарушителей штрафы и т. п. (см. статью на с. 16).
И еще: у ФЛП-общесистемщика не существует никакого «принципа начисления», т. е. доходы признаются (и записываются в графу 2) только по факту получения оплаты (и предварительной тоже), а по факту отгрузки, скажем, товара (или производства работ и оказания услуг) делать запись в графе 2 оснований нет. Кстати, на «кассовом методе» признания дохода ФЛП-общесистемщиками настаивают налоговики в письме ГФСУ от 27.10.2015 г. № 10011/Д/99-99-17-02-02-14.
Полезный совет: поскольку при заполнении декларации вам понадобится распределить суммы полученных предпринимательских доходов в разрезе кодов КВЭД (!), советуем в случае ведения нескольких видов деятельности фиксировать такие коды в привязке к конкретным суммам полученных доходов — подобная «шифровка» значительно облегчит вашу участь при заполнении декларации.☺
Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги) — графа 3. Разработчики формы Книги УДР вполне могли обойтись без отдельной «возвратной» графы ( п.п. 3 п. 6 Порядка № 481), а предложить, скажем, записывать возврат в ту же графу 2, но с минусом... Однако, как говорится, был бы возврат, а графа найдется ☹. Только учитывайте «кассовую» специфику признания доходов/расходов ФЛП-общесистемщиком. Если ваш вредный покупатель товар не получал, то при возврате ему предоплаты вам достаточно ограничиться записью соответствующей суммы в графе 3 (внимание! — без «минуса», т. е. со знаком «плюс»). А вот если вам вернули товар, а вы покупателю — деньги, то придется решить задачку не на одно, а на два действия: а) записать сумму возврата в графу 3 и б) отминусовать стоимость товара по графе 6 (о ней поговорим позже).
Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр. 2 - гр. 3) — графа 4. Тут просто арифметика.
Витрати, пов’язані з господарською діяльністю... В этом месте нарушим естественный порядок граф и сперва коснемся вот этой —
...сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг) — графы 6. Вот и пришло время напомнить о бухгалтерском принципе соответствия доходов и расходов. Смотрите. Согласно п. 177.4 НКУ разрешается включать в состав расходов только те из них, которые непосредственно связаны с получением доходов, а в п.п. 6 п. 6 Порядка № 481 разрешается записывать в графу 6 только расходы — внимание! — (1) оплаченные ФЛП-общесистемщиком и (2) документально подтвержденные.
Для записи этих самых подтверждающих документов в Книге УДР есть отдельная —
...реквізити документа, що підтверджує понесені витрати — графа 5. Но поскольку сказать о последней особо нечего — разве что укажем на прямой запрет нового п.п. 177.4.5 НКУ на включение в состав расходов (т. е. графу 6) «документально не подтвержденных расходов» (т. е. не «расшифрованных» в графе 5), — вернемся к расходной графе 6. Таким образом, получается, что
заполнять графу 6 можно строго одновременно с графой 5 и не раньше (одновременно), чем записаны «непосредственно связанные» с этими расходами суммы доходов в графе 2
Что важно: на подобном принципе признания расходов (если использовать экономическую терминологию — себестоимости товаров, работ, услуг), непосредственно связанных с получением доходов от продажи ФЛП-общесистемщиками, настаивают фискалы в уже упомянутом письме ГФСУ от 27.10.2015 г. № 10011/Д/99-99-17-02-02-14 (ср. ). А что касается одновременного заполнения граф 2 и 6 Книги УДР — в 104.08 БЗ. Внимание! Даже если при этом расходы фактически понесены в одном году, их можно записать в графу 6 Книги УДР следующего года (104.05 БЗ).
Например, ФЛП-общесистемщик купил в декабре 2016 года для последующей продажи партию товара на 1000 грн. и в течение этого же месяца продал половину этой партии товара на общую сумму 700 грн., а вторую половину расторговал на ту же сумму уже в течение января 2017 года. Тогда указанная сумма декабрьской выручки должна распределиться по соответствующим датам продажи товара строкам графы 2 за декабрь, а общая сумма себестоимости проданных в декабре товаров — по тем же самым строкам графы 6 за декабрь (с одновременным заполнением графы 5 этих же строк декабря). Это — по декабрьским продажам. А себестоимость другой половины той же партии товара будет расписана по тем строкам январской графы 6 (с указанием реквизитов, подтверждающих приобретение этого товара документов в графе 5), в которых будет записана выручка от продажи этих товаров (тоже в январе!) по графе 2 Книги УДР. Соответственно, если других расходов, связанных с продажей этой партии товара, не было, сумма чистого облагаемого дохода ФЛП-общесистемщика от такой продажи (графа 9) составит: 700 - 500 = 200 (грн.) за декабрь 2016 года и 700 - 500 = 200 (грн.) за январь 2017 года.
Обращаем ваше внимание, что записывать в Книгу УДР расходы на стоимость естественной убыли ТМЦ налоговики не разрешают (104.05 БЗ).
Если у ФЛП-общесистемщика трудятся наемные работники, то он заполняет —
...витрати на оплату праці найманих осіб — графу 7. Важно напомнить, что часть первая ст. 115 КЗоТ требует от работодателя выплачивать наемным работникам зарплату «не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий шестнадцати календарных дней, и не позднее семи дней после окончания периода, за который осуществляется выплата». При этом в п.п. 7 п. 6 Порядка № 481, регламентирующем порядок заполнения конкретно «зарплатной» графы 7 Книги УДР, прямо предписано отражать «сумму расходов на оплату труда и начисления на оплату труда наемных лиц, понесенные в отчетном месяце». Как видите, разрешено включать такие суммы, во-первых, за весь месяц, а во-вторых, — и это главное — без какой-либо привязки к датам записей в графе 2 Книги УДР!
Тем не менее в 104.08 БЗ налоговики посмели запретить заполнять графу 7 Книги УДР, если в отчетном месяце ФЛП-общесистемщик не получал доходов и поэтому не заполнял графу 2 Книги УДР. Но! Очевидно, что этот запрет не касается записи за конкретный день выплаты зарплаты работнику (точнее — двух дней за месяц: выдачи аванса и получки), а прямо затрагивает ситуацию, когда дохода в определенном месяце не было вообще ни копейки! Понятно, что тут налоговики продвигают свою «сверхидею»: мол, сумма чистого налогооблагаемого дохода за отчетный период (месяц, квартал, год) не должна получиться отрицательной... На самом деле она отрицательной получиться может, причем не только в Книге УДР, но и в приложении Ф2 к декларации, а вот попасть оттуда в строку 10.7 декларации такой «минус» не сможет. ☹
Таким образом, ФЛП-общесистемщик имеет полное право заполнить графу 7 Книги УДР в день выдачи заработной платы своим наемным работникам без оглядки на то, есть ли запись в графе 2 за этот день. И еще: начисленные на зарплату работников суммы ЕСВ в графу 7 записываются вместе с «грязной» суммой зарплаты, а удержанные из последней суммы НДФЛ и ВС здесь не выделяются.
В Книге УДР есть еще одна расходная —
...інші витрати, пов’язані з одержанням доходу — графа 8. Интересно отметить, что, невзирая на прописанное для всех подпунктов п. 177.4 НКУ требование относительно «непосредственной связи с получением доходов» — плюс к которому в соответствующем п.п. 177.4.4 НКУ еще дважды фигурирует требование подобной «связанности», — к заполнению графы 8 фискалы почему-то благоволят ☺ А именно: в 104.08 БЗ они прямо разрешают заполнить графу 8 в тот день (т. е. по той строке), когда доход получен не был и графа 2 соответственно не была заполнена тоже. Напомним, что согласно п.п. 8 п. 6 Порядка № 481 обсуждаемая графа 8 предназначена для записи так называемых «других» расходов — например, аренды, связи, транспортных и других услуг, коммунальных платежей (кстати, в п.п. 177.4.4 НКУ их перечень пошире, чем в п.п. 8 п. 6 Порядка № 481). Настолько же по-доброму высказались налоговики в 104.05 БЗ, разрешив записать в графу 8 Книги УДР текущего года документально подтвержденные расходы в виде предоплаты аренды за будущий год....
Заметим: в отличие от других граф Книги УДР, итоги граф 6 — 8 переносятся в декларацию без фокусов (там это графы 5 — 7 раздела I приложения Ф2)...
Что касается итоговой —
Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 - гр. 6 - гр. 7 - гр. 8) — графы 9. Тут тоже чистая арифметика по формуле в скобках.
А теперь разберемся с итоговыми строками Книги УДР. Для этого вернемся к п.п. 2 п. 6 Порядка № 481 и процитируем, что доход в графе 2 отражается «с суммарным итогом за месяц, квартал, год». Это значит, что после последней заполненной строки Книги УДР, относящейся к определенному календарному месяцу, надо выделить отдельную строку, указать в ее графе 1 название соответствующего месяца и вывести в ней итоги по всем графам, но главное — по графе 9. Аналогичным образом следует действовать по окончании каждого календарного квартала, а после четвертого квартала — еще и вывести итоги за календарный год. Заметим лишь, что квартальные (кроме 4!) итоговые суммы вам будут нужны для определения суммы авансовых платежей по НДФЛ, так сказать, непосредственно, а вот при заполнении приложения Ф2 к годовой декларации (и первой декларации новичка) придется повозиться с сортировкой доходов, полученных в течение года (!) в разрезе кодов КВЭД (это вы знаете из статьи на с. 3).
Бескнижники-грешники
В заключение несколько слов для «плохишей»...
Если налоговики при проведении проверки поймают ФЛП-общесистемщика «на горячем», т. е. если он торгует без зарегистрированной Книги УДР или не ведет ее, то в 104.13 БЗ они угрожают:
1) админштрафом «за неведение учета или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов, для которых законами Украины установлена обязательная форма учета» согласно ст. 1641 КоАП (51 — 136 грн. — за первое нарушение, 85 — 136 грн. — за повторное в течение года);
2) штрафом «за необеспечение хранения документов по вопросам исчисления и уплаты налогов» согласно ст. 121 НКУ (510 грн. — за первое нарушение, 1020 грн. — за повторное в течение года).
Плюс они постараются припаять пятикратный штраф «за неоприходование наличной выручки». ☹
О хлопотах, связанных с потерей Книги УДР, и о том, чем грозит несоблюдение установленного порядка действий в таком случае, вы уже знаете из «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 47, с. 34.
Главное — не работать без «правильной» (зарегистрированной) Книги УДР!..
