* См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 14.
Облагаем и отражаем в форме № 1ДФ
НКУ относит больничные (суммы оплаты первых пяти дней за счет средств работодателя и пособия по временной нетрудоспособности) к зарплате (см. п.п. 169.4.1). Следовательно, их сумму в общей сумме зарплаты за месяц:
— учитываем при определении предельного размера дохода, который дает право на налоговую социальную льготу (НСЛ);
— облагаем НДФЛ (ставка 18 %) и ВС (ставка 1,5 %).
Важно! Для целей налогообложения (в частности, применения НСЛ) «переходящие» больничные «разбрасываем» по месяцам, за которые они начислены.
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ больничные отражаем в общей сумме зарплаты, начисленной за отчетный квартал. Признак дохода — «101».
Взимаем ЕСВ
Больничные включаем в базу начисления ЕСВ. Ставки взноса в зависимости от категории работодателя-страхователя приведем в таблице ниже.
Ставки ЕСВ для больничных и декретных** в 2017 году
** Под декретными понимаем пособие по беременности и родам.
| Категория плательщиков | Ставка ЕСВ |
| 1. Предприятия (кроме указанных в пп. 3 и 4 этой таблицы) на доходы обычных работников. Предприниматели и независимые профессионалы на доходы всех работников | 22 % |
| 2. Предприятия (кроме указанных в пп. 3 и 4 этой таблицы) на доходы работников-инвалидов | 8,41 % |
| 3. Предприятия всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществ УТОГ и УТОС* | 5,3 % |
| 4. Предприятия и организации общественных организаций инвалидов* на больничные/декретные: | |
| — работников-инвалидов | 5,5 % |
| — остальных работников | 22 % |
| * Если у них количество работников-инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее 25 % суммы расходов на оплату труда. | |
Для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ и выполнения требования об уплате ЕСВ с фактической базы начисления ЕСВ, но не ниже минзарплаты (см. ниже), «переходящие» и запоздавшие больничные относим к месяцам, за которые они начислены. Ясно, что если какая-либо выплата попадает в базу начисления ЕСВ, то ей прямая дорога в Отчет по ЕСВ ☺. О правильном отражении больничных в ЕСВ-отчетности мы с вами сейчас и поговорим.
Больничные в Отчете по ЕСВ
Больничные показываем в Отчете по форме № Д4 за тот месяц, в котором они были фактически начислены (в бухгалтерском учете).
Их суммы должны «засветиться» и в таблицах 1 и 6 Отчета. Но поскольку таблица 1 формируется на основании данных таблицы 6, то все внимание на таблицу 6 Отчета по ЕСВ. При ее заполнении учитываем следующие правила:
1) больничные отражаем в месяце их начисления;
2) по больничным формируем столько строк, на сколько месяцев приходится период временной нетрудоспособности;
3) суммы больничных распределяем пропорционально дням болезни, приходящимся на каждый месяц болезни, указывая в графе 9 код КЗО*** из приложения 2 к Порядку № 435**** (в общем случае — «29», но если болел работник-инвалид, трудоустроенный у юрлица (ставка ЕСВ — 8,41 %), КЗО — «36»);
*** Код категории застрахованного лица.
4) месяц, на который приходятся дни временной нетрудоспособности, проставляем в графе 11, а количество календарных дней болезни — в графе 13 таблицы 6 по строке с больничными.
Графу 15 по строке с больничными заполняем только в том случае, если в месяце, за который начислены больничные, работнику не начислялась зарплата.
В графе 17 указываем начисленную работнику сумму пособия за соответствующий месяц, а в графе 18 — сумму, которая вошла в базу начисления ЕСВ в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ.
Заметьте: сейчас работодатели вправе включать выплаты в базу начисления ЕСВ в любой последовательности. Однако мы рекомендуем в первую очередь взимать ЕСВ с зарплаты, а затем с остальных выплат. Так вы не занизите работнику в будущем больничные/декретные. Ведь в расчете пособий участвует зарплата, с которой взимался ЕСВ, и не участвуют больничные/декретные.
В графе 21 проставьте сумму ЕСВ, которую вы начислили на больничные. Графы 22 — 25 заполняйте в общем порядке.
Пример 1. Работница Кравченко Ольга Петровна (налоговый номер — 2954895756) болела с 30 января по 10 февраля 2017 года. Листок нетрудоспособности за весь период болезни предоставлен 11 февраля 2017 года. Заработная плата, начисленная ей за фактически отработанные дни в январе, — 3600 грн. (ЕСВ — 792 грн.), в феврале — 2400 грн. (ЕСВ — 528 грн.). Общая сумма больничных — 1933,80 грн., в том числе за 2 дня болезни в январе — 262,30 грн. (ЕСВ — 57,71 грн.), 10 дней в феврале — 1311,50 грн. (ЕСВ — 288,53 грн.). Предприятие является основным местом работы работницы.
Приведем фрагменты заполненных таблиц 6 Отчета по форме № Д4 за январь и февраль с данными по этой работнице (см. рис. 1).
Дополнительная база начисления ЕСВ
Если к базе начисления ЕСВ работника применяем ставку взноса 22 %, не забываем о требовании уплатить ЕСВ с фактической базы начисления ЕСВ, но не ниже минзарплаты, действующей в соответствующем месяце.
Важно! Если листок нетрудоспособности «переходящий» (открыт в одном месяце, а закрыт — в следующем), действуем так:
1) в месяце открытия больничного листа ЕСВ начисляем на фактическую базу начисления;
2) после предоставления листка нетрудоспособности и начисления больничных их суммы для целей сравнения с минзарплатой «разбрасываем» по месяцам, за которые они начислены;
3) если после распределения больничного база начисления ЕСВ за прошлый месяц будет ниже минзарплаты, установленной законом на такой месяц, определяем разницу между этими величинами и начисляем на нее ЕСВ. Такие же сравнительные расчеты проводим по текущему месяцу, в котором начислили больничные.
Заметьте: в бухучете такую разницу (между фактической базой начисления ЕСВ и минималкой) не отражают. А вот сумма ЕСВ, начисленного на нее, должна «попасть» на субсчет 651.
Переходим к Отчету по форме № Д4.
В таблице 1 сумма ЕСВ-разниц должна оказаться в строках 2.5, 2, а начисленный на нее ЕСВ — в строках 3.5, 3, 6.1, 6.
В таблице 6 ЕСВ-разницы отражаем отдельными строками с данными тех работников (см., в частности графы 8, 12), по которым их определяли. При этом в графе 9 указываем код категории застрахованного лица из приложения 2 к Порядку № 435 (ср. ). Выбираем его с учетом следующих требований:
— по текущему месяцу. Если в текущем месяце работнику наряду с больничными начислялись зарплатные выплаты, в графе 9 проставляем код КЗО, соответствующий зарплате (в общем случае — «1»). Если были начислены только больничные, в графе 9 указываем код КЗО «29»;
— по прошлому месяцу. В случае начисления «переходящих» больничных либо предоставления «запоздавшего» листка нетрудоспособности может возникнуть необходимость отражения ЕСВ-разницы за прошлые месяцы в Отчете по ЕСВ за текущий месяц. В перечисленных ситуациях
сумму ЕСВ-разницы за прошлый месяц, определенную в текущем месяце в связи с начислением «переходящих» больничных, отражаем с кодом КЗО «29» в графе 9
Об этом идет речь в письме ГФСУ от 02.02.2017 г. № 1925/6/99-99-13-02-01-1.
Важно! Если в прошлом отчетном периоде ЕСВ-разницу ошибочно не отразили либо отразили, но не нужно было этого делать, ошибку исправляют в Отчете по ЕСВ за текущий отчетный период. В этом случае в графе 10 таблицы 6 ЕСВ-разницу отражают с кодом типа начислений:
— «2» — если доначисляют ЕСВ на ЕСВ-разницу, которая ошибочно не была отражена в прошлом отчетном периоде;
— «3» — если уменьшают ранее отраженные обязательства по ЕСВ на сумму взноса с ошибочно определенной ЕСВ-разницы.
Пример 2. Работница предприятия Возница Леся Павловна (налоговый номер — 3012365478) болела с 18 января по 3 февраля 2017 года. Листок нетрудоспособности за весь период болезни предоставлен 6 февраля 2017 года. Зарплата, начисленная ей за фактически отработанные дни в январе, — 1760 грн. (ЕСВ — 387,20 грн.), в феврале — 2720 грн. (ЕСВ — 598,40 грн.). Общая сумма больничных — 510 грн., в том числе за 14 календарных дней болезни в январе — 420 грн. (ЕСВ — 92,40 грн.), 3 дня в феврале — 90 грн. (ЕСВ — 19,80 грн.). Предприятие является основным местом работы работницы.
Что касается января, то на момент начисления ЕСВ общий доход работницы за этот месяц не был известен, поскольку больничный лист не был предоставлен работодателю. Поэтому ЕСВ начисляем на фактическую базу начисления.
После предоставления больничного листа в феврале и начисления больничных определяем (уточняем) базы начисления ЕСВ за январь и февраль 2017 года.
Итак, база начисления ЕСВ:
— за январь 2017 года равна 2180 грн. (1760 + 420), что ниже минзарплаты, установленной на этот месяц (3200 грн.). Определяем ЕСВ-разницу: 3200 - 2180 = 1020 (грн.). Сумма ЕСВ, начисленного на нее, — 224,40 грн.;
— за февраль — 2810 грн. (2720 + 90). ЕСВ-разница — 390 грн. (3200 - 2810). Сумма ЕСВ, начисленного на нее, — 85,80 грн.
Приведем фрагменты заполненных таблиц 6 Отчета по форме № Д4 за февраль с данными по этой работнице (см. рис. 2 ниже).
